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Box(ボックス)の使い方と特徴|オンラインストレージを徹底比較【2020最新】

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インターネット上にファイルを保存し、そのファイルを複数人で、またいろいろな端末からアクセスすることができるサービスがオンラインストレージです。

オンラインストレージには、個人向けの無料サービスから法人向けの有料サービスまで、さまざまな種類があります。容量、機能、セキュリティのレベルによってサービスの内容が異なるため、どんなオンラインストレージを選べばいいのか迷うところです。

今回は、セキュリティの高さから多くの企業に支持されている「Box(ボックス)」について調べてみました。

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目次

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Boxとは

<総評>「Box」は大企業でも使われているセキュリティのしっかりとしたオンラインストレージ

「Box(ボックス)」は、アメリカの大手ビジネス専門誌「Fortune」に掲載された全米売上高上位500社のうちの60%が利用している世界最大シェアの法人向けオンラインストレージサービスです。多くの企業から支持されている「Box」のコンセプトは、「社内」「PC」という環境に縛られず、社内社外を問わず「いつでも」「どこからでも」仕事環境にログインでき、共有ファイルのやりとりを可能にすることで仕事効率、生産性、競争力向上の実現をサポートをするというものです。

容量無制限、ファイル共有がしやすい、シンプルで使いやすいコラボレーションツールなど、「Box」には多くの魅力的な特徴がありますが、多くの大企業から信頼されている最大の理由が万全なセキュリティ対策です。

【基本編】Boxの使い方

概要を押さえたところで、次は「Box」の基本的な使い方について解説します。

まずはBoxの無料体験の登録

「Box」には「無料体験」が用意されていますので、そちらの登録方法について簡単に解説します。
法人向けのStarterプラン、Businessプラン、Business Plusプラン、Enterpriseプランと4つのプランで、4週間の無料体験から開始できます。なお個人プランは、無料プラン、Personal Proプランともに無料体験はできませんので注意しましょう。

まずは、Boxの公式サイトにアクセスします。

Boxトップページ
出典Box

ページ右上に「サインアップ」とあるのでクリックし、プラン選択画面に移動します。表示されているプランから1つを選んで「試す」をクリックしてください。あとは表示されている入力項目を入力して送信し、送られてくるメールの指示に従って操作を進めます。

なお、複数ユーザーでのアカウントの使いまわしは利用規約に反するので注意してください。

ファイルのアップロード

画面右上の「アップロード」をクリックし、保存したいファイルやフォルダを選択してアップロードします。複数のファイルを同時にアップロード指定することも可能で、コントロールキーを押しながら対象のファイルを選択すればOKです。
直観的な操作が可能なので、パソコン操作が苦手な人でも簡単にデータをBoxに保存できます。

ファイルのダウンロード

保存中のファイルの中からダウンロードしたいファイルを選択して、「ダウンロード」をクリックするだけでダウンロードが開始されます。
複数のファイルをシフトキーを押しながら選択することで、複数ファイルを同時に選択してダウンロードできます(この場合、指定した複数のファイルは「zipファイル」として保存されるので注意)。

ファイルの共有

Boxでファイル共有する方法は2種類あり、1つはユーザーを招待する方法、もう1つは共有リンクを作成する方法です。共有したいファイルにカーソルを遭わせて共有ウインドウを開き、作成された共有URLをメール等を用いて共有したいユーザーに送信します。
Boxの共有ウインドウ内にはメールアドレスを入力する機能があり、別のメールサービス等を使用せずにBox内で共有URLの送信まで完結できます。

【応用編】Boxの活用方法

以上がBoxの基本的な使い方ですが、Boxには便利な使い方・活用方法がいくつもあるのです。

Box Driveの活用

「Box Drive」というアプリケーションを利用することで、Box内のデータへのアクセスがさらに簡単になります。

Box Driveを利用することで、デスクトップから直接Box内のデータにアクセスできます。インターネットに接続していればブラウザを経由せずにBoxにアクセスできるので、手早くデータにアクセスしたい場合などに便利です。

Box Syncの活用

「Box Sync」を利用することで、デスクトップにミラーリングして生産性を向上させることができます。

Box Syncはブラウザを経由せずにBox内のデータと同期したファイルを編集し、変更内容を自動的にBox内のデータに反映させることができます。インターネットに接続していれば自動的に変更内容を反映してくれるので、いちいち変更したデータをBoxにアップロードしなくても良くなり、作業性が向上します。

Box Editの活用

「Box Edit」を利用することで、Boxからデスクトップへコンテンツを直接ストリーミングして生産性を高めることができます。

Box Editは、ローカルコンピュータでBox内の全てのファイルを表示できるようになります。オンラインのBoxフォルダ内でもローカルのBox Driveからでもファイルを編集できるようになり、Box内のデータの編集に関わる作業を効率化できます。

アクセス権限の設定

Boxを複数のユーザーで使用する場合には、ユーザーごとに異なるアクセス権限を設定できます。

Boxには7種類のアクセス権限が設定可能であり、ユーザーごとにアップロードやダウンロード、編集などの権限を個別に設定できます。ユーザーに不要な権限を与えないため、共有しつつもセキュリティ性を高めることができ、無用なトラブルを回避するのに役立ちます。

メールの通知設定

Boxには、Box内のデータに加えられた変更内容を自動的にメールで通知する機能を設定可能です。

例えば「ファイルが編集された」「ファイルが削除された」といった変更点を、保存しているフォルダごとに個別にメール通知の設定が可能です。複数のユーザーで共有する場合はいつ、誰がデータに手を加えたかがリアルタイムに判明するため、セキュリティ性を高めるのに役立ちます。

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他社と比較したBoxのメリット

1.「Box」の3つのメリット

法人向けに特化して開発された「Box」にはどんなメリットがあるのでしょうか。「Box」の3つのメリットについてご紹介します。

10GB~無制限の容量

Boxのビジネス向けプランは4種類ありますが、Starterプランでは100GBまで、それ以上の3つのプランではなんとストレージ容量の上限がなしに設定されているのです。つまり、音声や動画などの大きなデータをいくらでも保存し放題であり、非常に利便性の高いオンラインストレージサービスなのです。

安心のセキュリティ

Boxは今までに数多くの企業・ユーザーによって利用されていますが、今まで一度も重大な情報漏洩が発生したことがありません。
高度なセキュリティ制御や脅威検出、情報ガバナンスを備えたプラットフォームを開発・発展させることにより、Boxは多くのユーザーのセキュリティ面でのニーズを満たしているのです。

アクセス権限設定が簡単

「Box」の特徴としてあげられるのが、管理者による特定のフォルダへのアクセス権限の設定です。これにより、フォルダやファイルへのアクセス権限をグループ単位、ユーザー単位で付与できます。さらに、各ユーザーには所有者、編集、削除、リンクを取得、プレビュー、ダウンロード、アップロードと7種類の細かいアクセス制限を簡単に設定できます。

この機能によって、管理者は誰にどんな権限を与えるかを自由に選択でき、またユーザーごとに与える権限を変更することが可能で、社員の入社や異動また退職などにも迅速に対応できます。さらに、誰がどのようなアクセス権限でフォルダにアクセスしたかが一目瞭然でわかるのも大きな魅力です。

利用履歴の追跡が可能

Boxでは、複数の社員で共有することになる以上どうしても気になる「アクセスログ」においても優秀。データに手を加えると操作ログが残り、管理コンソールから確認できます。
対象ユーザーの特定だけでなく、アクセスログの一括エクスポートも可能なので必要に応じてアクセスログを社内で共有できるのです。重要なデータを守るためには非常に役立つ機能となるでしょう。

アプリだけでなくブラウザからもアクセス可能

「Box」は、あらゆる端末から利用可能なオンラインストレージです。webブラウザからアクセスする場合は、アプリをインストールしていなくても「Box」のトップサイトからユーザーID(登録のメールアドレス)とパスワードを入力するだけでログインできます。また、多数のスマートデザインに対応している「Box」は、700種類以上のモバイルアプリからデータ編集、保存が行えることも特徴です。

さらに、「Box」では管理者が設定することによってシングルサインオンが可能となっています。これは、業務で使用している「Box」アプリへ、同じIDとパスワードで社員全員がアクセスできるというものです。これによって、ユーザーのIDやパスワードの管理に対する問題も解決できます。

徹底調査でわかった「Box」を使うべき人・会社

2. 徹底調査でわかった「Box」を使うべき人・会社

ここまで「Box」のメリットを紹介してきました。では、どんな人・会社に「Box」は向いているのか、3つにまとめてみました。

セキュリティ管理をしっかり行いたい会社

「Box」は、大規模なセキュリティ問題を起こしていないことで定評があるオンラインストレージです。どんな企業にとっても情報漏洩は大きな信用問題となるため、オンラインストレージではセキュリティが強固なことが必要不可欠な課題となります。

ビジネスユース専用ストレージとして企業向けに作られたBoxは、セキュリティの高さを意識して設計されており、かつBox側でも高度な管理がされています。さらに、ログ監視機能では、ユーザーの行動を追うことができ、管理者がその行動を把握することが可能です。ファイル共有機能では、共有したファイルそれぞれのURLを作ることができます。それらのファイルにパスワードを設定することや共有リンクに有効期限を設定することが可能です。

このように、多くのセキュリティ対策が施されているため、セキュリティ面を重視する会社に向いているオンラインストレージサービスであるといえます。

さまざまなデバイスで使用したい人・会社

「Box」は、PCはもちろんスマートフォン、タブレットとあらゆるデバイスに対応しています。スマートフォンやタブレットで撮影した写真や動画もすぐに「Box」へアップロードでき、共有できます。また、「Box」へ保存することを日常化しておけば、各デバイスの空容量を気にすることなくデータの蓄積を行えます。

デスクでの作業が多いデザイナーから外回りが主な営業までさまざまな立場の人が関わるプロジェクトを進行する会社やデータ量の多い業種の人にとって「Box」は、作業効率を上げるオンラインストレージとして役立ちます。

ストレージを自分好みにカスタマイズしたい人

「Box」の特徴の1つがカスタマイズ機能です。この機能を活用することで、会社概要の設定、ロゴのアップロード、カラーの設定と会社のブランドに合わせてアカウントをカスタマイズできます。さらに、ログインページでは、すべての管理対象ユーザーがログインした時に表示されるメッセージを設定できます。

この他にも最上位プランであるエンタープライズプランでは、システムメールの署名、サポートの連絡先情報、フッターのテキストなど詳細なカスタマイズができます。

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Boxの導入企業と評判

4.「Box」の導入実績と評判

どんなサービスも完璧ではありませんから、実際に使っているユーザーは良いと思う意見だけでなく、悪いと感じている意見も多数見られます。これからBoxを利用しようと思っているユーザーは参考にしてください。

Boxを利用している企業

Boxは、顧客企業数9万7千社以上、そのうち68%がフォーチュン500企業という実績があります。

BoxはHPで導入企業を紹介しています。従業員数1万人以上のエンタープライズ企業に限定してみると、「コカ・コーラ社」や「ドバイ空港」をはじめ、「キングストン大学」や「ロンドン警視庁」などの機関でも利用実績があります。世界中はもちろん、日本でも「楽天」「資生堂」「慶応義塾大学」などの有名どころが利用している実績があるのです。

Boxの評判

ユーザーたちは「Box」を利用する中でどんなことを思っているのでしょうか。メリットとなる良い口コミと、デメリットとなる悪い口コミをそれぞれピックアップしてみました。

良い口コミ

・PCのディレクトリの一部のように扱える
・ファイル操作履歴も管理されている為、セキュリティ面も安心
・スマホ版アプリも使いやすい
・簡単なので新しく使う人にレクチャーしなくて済む

悪い口コミ

・もっと分かり易いアイコン表示になるといい
・付属のBOXノートのテンプレートがもう少し増えてくれるとさらに活用しやすくなる
・解凍ソフトに配慮が必要
・同時に編集作業を行うと、コピーファイルが自動生成されてしまう


以上、導入実績や評判をご紹介しました。
セキュリティの高さ、無制限に使用できるストレージ、直感的に操作できるUIが特徴の「Box」は多くの企業・大学に導入されています。

「Box」を導入した企業からの評判をまとめると、多くの企業、大学がその圧倒的なセキュリティの高さについて大きく評価しています。また、容量無制限で使えること、情報共有がしやすいことも導入の効果としてあげられています。

Boxの料金プラン

3.「Box」の料金プラン

「Box」には、ビジネス、ビジネスプラス、エンタープライズと3タイプの料金プランがあります。どのタイプも容量無制限で利用できますが、プランによっては利用できない機能もあります。では、それぞれの料金プランの違いを見ていきましょう。

【法人向け】Starterプラン

年間1ユーザー6,600円、月間あたり550円で利用できる小規模チームに最適なプランです。このプランは、利用可能ユーザー数が最小3人〜最大10人で、100GBのストレージ、2GBのファイルアップロードが可能です。利用できる機能としては、さまざまな機器からのファイルアクセス、SSL及び保存データ暗号化、2要素認証、月間25,000APIコールなどが挙げられます。

【法人向け】Businessプラン

最も人気のあるプランで、料金は年間1ユーザー21,600円、月間あたり1,800円です。すべてのStarter機能に加え、高度なセキュリティ対策、容量無制限のストレージ、5GBのファイルアップロード、高度なユーザーレポート生成、データ損失防止(DLP)など、豊富な同期・共有機能と月間50,000APIのコールが利用可能です。ユーザー数は最小3人〜上限なしで利用可能ですが、社外コラボレータとファイルを共有するには有償となります。

【法人向け】Business Plusプラン

このプランの特徴は、高度な管理コントロールと機能が利用できる上、上限なしで外部コラボレータとファイル共有ができることです。ユーザー数は最小3人〜上限なしで利用でき、料金は年間1ユーザー36,000円、月間あたり3,000円です。

このプランでは、Businessプランすべての機能に加え、社外のコラボレータ数無制限、コンテンツの完全な把握と管理、ユーザアクティビティの完全な追跡、メタデータとカスタムのテンプレート、月間50,000APIコールなどの利用が可能です。

【法人向け】Enterpriseプラン

さらなる高度なセキュリティを求める会社に向いているこのプランは、ワークフローの自動化を備えたコンテンツ管理が可能です。年間1ユーザー50,400円、月間あたり4,200円とかなり高額なプランですが、より細かいカスタム設定、文字への電子透かし埋め込み、不正アクセス監視システムなどの機能が備わっています。APIコールは、月間100,000コールが可能です。

【個人向け】無料プラン

無料で利用できるこのプランは、250MBのファイルがアップロード可能で10GBのストレージをセキュアに保存できます。Boxの基本的な機能である共有リンクのURL生成、文書の暗号化、モバイルセキュリティ、パスワード保護などに加え、表示のみといったアクセスコントロールなどビジネスプラン最上位であるエンタープライズプランと同レベルのセキュリティ対策が享受できます。

【個人向け】Personal Proプラン

月間1,200円で利用できるこのプランは個人プランをアップグレードしたもので、100GBのストレージ容量と5GBのファイルアップロードができます。このプランではファイルアップロード容量が5GBとなっており、無料プランの250MBに対して格段にアップグレードされています。データ容量の多いファイルをアップロードする機会が多い方にはこちらのプランがおすすめです。もちろん、個人プランで利用できる各機能はすべて利用可能です。

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Boxと比較するべきオンラインストレージ3選

ここまでBoxの魅力について説明してきましたが、さまざまなオンラインストレージを知っておくことも大切です。ここからは、Boxのほかにどのようなシステムがあるかを見ていきましょう。

OneDrive

OneDrive
出典OneDrive

マイクロソフトのオンラインストレージサービスです。「Office 365」とのセットでも利用できますが、ビジネス向けのプランにはBox同様に容量無制限のプランもあります。

Boxと比較してコスパの良さがメリットとして挙げられますが、セキュリティ面での評価はBoxに軍配が上がると評価しています。WindowsやOffice365との相性が良好なので、これらを利用する頻度の高い会社では導入を検討してみると良いでしょう。

Google Drive

グーグルが提供するオンラインストレージサービスです。
無料サービス(15GB)を「 Google Drive 」、有料プラン(100GB~)を「 Google One 」というサービスで提供しています。
Google Drive は無料で利用できますが、容量が15GBまでなので上手に活用できる会社は限られるかもしれません。ビジネスでの活用であれば「G Suite」というグループウェアを特定の条件で契約することで、オンラインストレージサービスを容量無制限で利用できるのでそちらもおすすめです。

Dropbox

Dropbox
出典Dropbox

Dropbox,Incが提供するオンラインストレージサービスです。近年、ビジネス向けのプランが充実しています。

Box同様に容量無制限のプランも用意されています。ZoomやSlackなどのビジネス向けツールとの連携機能が豊富であり、これらのサービスを頻繁に利用している会社であればメリットが大きいでしょう。無料プランも用意されているのですが、保存容量が2GBしかないのでビジネス向けには活用が難しいです。

他のオンラインストレージと比べてどうなのか

他のオンラインストレージと比べてどうなのか

オンラインストレージには、個人向けサービスと法人向けのサービスがあります。この記事では、法人向けプランを比較していきます。「Box」以外でオンラインストレージとして人気のサービスは、世界的にポピュラーな「Dropbox」、マイクロソフトがリリースしOfficeと連携している「OneDrive」、無料で使える容量が大きい「Google Drive」などがあります。

まず料金面で比較すると、「Box」は容量無制限で利用できるビジネスプランが1ユーザー月額1,800円です。「Dropbox」は容量無制限で利用できるビジネスプランは1ユーザー月額1,500円から、「OneDrive」は1ユーザー月額1,360円のビジネスプレミアムプランで1TB、「Google Drive」のG Suiteビジネスプランは1ユーザー月額1,360円で容量無制限となっています。

一方、企業が最も重要視しているセキュリティ面では、アクセス制限機能、ユーザーの履歴を追うことができるログ監視機能が充実している「Box」が圧倒的に高く、このことが多くの企業から支持される理由となっています。

まとめ表
Box
総評 Boxは、高セキュリティで知られる世界最大シェアの法人向けオンラインストレージサービスです。
Boxは、いつでも・どこからでもログインでき、共有ファイルのやりとりを可能にし、仕事効率、生産性、競争力向上の実現をサポートすることをコンセプトとしています。
機能性 ★★★★★ 5点
サポート体制 ★★★★★ 5点
料金 ★★★★★ 5点
使いやすさ ★★★★★ 5点
導入実績 ★★★★★ 5点
特徴 セキュリティの高さが評判!世界のトップ企業が認める業界最高水準のセキュリティが人気の秘密
カスタマイズ機能搭載が好評!自社ロゴ、カラー設定などアカウントをカスタマイズできるところが大きな魅力
あらゆるファイルに対応できる!100種類以上の拡張子プレビューが可能で高評価
メリット 全てのプランが容量無制限で利用可能
7種類の管理者権限設定で安心して利用できる
ファイル単位で共有設定可能
プラン名 Starter・Business・Business Plus・Enterprise
対応デバイス PC・マルチデバイス
使用をおすすめする会社の特徴 豊富なセキュリティ機能を求める
アカウントに自社ロゴ、カラーを使用したい
企業名 BOX,Inc.
サービス開始日 2014年5月
導入実績 85,000社以上

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【まとめ】万全のセキュリティでおすすめのオンラインストレージ

6. まとめ

「Box」は、高度なセキュリティ対策を期待する企業に対して十分に期待に応えるオンラインストレージです。ただし、導入の目的が不明確であったり、使い方が合っていなかったりすると、期待通りの効果を得られない可能性があります。

管理者にもある程度のITの知識が求められることからも、導入する際には、「Boxの導入・活用を成功させるための5つのポイント」「Boxの導入・活用を成功させるための5つのポイント」を参照して、十分に検討することをおすすめします。

アイミツ

著者

imitsu編集部

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