オフィス移転て?確認しておきたい項目を、チェックリストにまとめました

更新日:2016年06月23日 | 公開日:2015年07月27日

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1.移転前の準備

このオフィス移転の手続きの準備を万全に行うことで、よりスムーズに移転作業を進めることができます。確認する項目が多いので、見落とさないように気をつけましょう。

□オフィスオーナー、管理会社、リース機器会社へ移転告知をしたか
□郵便物の転送手続きは完了しているか
□解約予告が必要な時期はいつか
□現状利用している電気容量はどのくらいか
□現状の備品・荷物の量はどのくらいか

2.移転先の検討

移転先の検討は妥協しないことが重要です。オフィス移転のスケジュールがギリギリだからといって、移転先を決めてしまうと、「電力が足らず、頻繁にブレーカーが落ちる」「備品を全て置くスペースがなく、いくらか廃棄することになってしまった」のように業務に支障がでてしまい、後悔することになります。事前に下記の項目を確認しましょう。

□新オフィスに入居できる時期はいつか
□オフィス移転のコストはどのくらいか
□必要な設備・空調・ネット回線は全て揃っているか
□現状の備品が入るスペースは確保されているか
□床・収納スペースの耐荷重はどのくらいか
□業務に支障がない電気容量が確保できているか
□電源の場所は問題ないか
□エレベーターの容量や重量制限はどのくらいか

3.内装・設備・インフラ工事

準備作業が全て完了したら、いよいよ新オフィスの工事に入ります。工事の際には以下の業者に作業の依頼・手配と作業スケジュールを確認しましょう。

□インターネット回線業者
□パーテーション・レイアウト改装業者
□電気工事業者
□空調業者

4.引越し作業

引越し作業の最中は、移転するオフィスに勤務する社員はイレギュラーな業務対応になります。移転の最中のオフィス環境、工事の進捗に関して、随時、連絡を怠らないようにしましょう。また引越し作業においてトラブルになりやすい物損の対応についても、あらかじめ移転業者に確認しておくのが良いでしょう。

□社内に移転時の対応について事前告知しているか
□社内へ事務所移転のメールはしているか
□オフィス移転のスケジュールは調整できているか
□引越し最中の物損についての対処は確認済みか

5.作業完了後

引越し作業をしたら終わりというわけではありません。住所変更や社員の定期券の変更促進の連絡など行う作業はまだまだ多くあります。

□取引先・関連会社に事務所移転の案内は出しているか
□社判・パンフレット・名刺等の会社書類の住所は変更したか
□社員の定期券の切り替えは完了したか
□原状回復の内容は確認したか
□廃棄物・残量物はどのくらいあるか
□廃棄物処理はどのように行うか

オフィス移転「一括発注」がおすすめ

オフィス移転といってもこれだけ多く、そして広い範囲で業務が発生します。オフィス移転はよほど小さい会社でない限り、一度あるかないかの業務になります。もしオフィス移転を検討しているなら、オフィス移転の準備、プランニング、移転作業、作業後フォローを一括で行ってくれる業者に頼めば、通常の業務に支障をきたすことなく、オフィス移転を比較的スムーズに進めることができるでしょう。オフィス移転の際には、以上で紹介したチェックポイントをぜひ参考にしてみてください。

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