安心安全のオフィス移転マニュアル!間違えてしまいがちなポイント4選

文房具

更新日:2017年03月28日 | 公開日:2015年07月29日

オフィスの移転は、スケジュール、移転内容、部屋のレイアウト、書類提出等などすべて綿密に計画した上で行うことが大切です。
というのも、オフィス移転で少しでもトラブルがあれば、業務に大きな支障をきたしてしまうからです。
働く場所が快適でない、不自由な状態で働くのは作業効率が落ちるのはもちろん、もし手違いで通信回線が繋がらないということになればそれこそ大惨事です。

1.予告期間に満たないうちに解約をするのは損!

確定申告

予告期間に満たない中途解約の場合、もちろんですが決められた期間までの賃料を支払う必要があります。
つまり、移転しても新オフィスと前オフィスの物件の賃料を二重に支払う必要があります。

オフィス移転の計画が立ち上がった時には、事前にこの予告期間を確認しましょう。

2.オフィス移転の契約前にも費用はかかります

小銭

オフィス物件を借押さえするため、手付金を納める必要があります。
一般的に保証金・敷金の20%程度の金額と言われています。
手付金はあくまで仮押さえの際に支払う金額なので、もし希望に合わなかった場合に返金をしてくれるか確認し、両者間で明確に取り決めましょう。

トラブルにならないように、必ず預り証(領収書)をもらう事を忘れないようにしてください。

3.オフィスは内覧だけで満足してはいけない!

会議室

内覧だけで判断してはいけない理由は、あくまで物件のレイアウトしか確認できないためです。
オフィスまでの交通アクセス、治安が良いか、エレベーターの混み具合、外部者の出入りは多いかなどは、オフィス内覧だけでは分からないことです。

内覧の際には「入居企業数」「エレベーターのキャパシティ」を事前に確認しておきましょう。

4.空調・防災設備を念頭に入れて部屋のレイアウトを考えよう

打ち合わせ風景

空調、防災設備を考慮してレイアウトを検討しないと、満足のいかない予想外のレイアウトを組む羽目になり、後悔します。

会議室とオフィスを仕切るレイアウトを検討しているときに、防災設備・空調設備が妨げてしまい、結局、特殊なレイアウトを内装が必要になり余計に費用がかかってしまうなんてことも…。

【まとめ】オフィス移転をスムーズに進めるために!

いかがでしたでしょうか。
オフィスの引越しで見落としがちなポイントをまとめました。
オフィス移転は通常業務の合間にプロジェクトを組んで行うことが多く、忙しく限られた時間の中で事務所移転に伴う検討事項を判断してしまいがちです。

しかし、オフィス移転は一度してしまうとすぐに移転する事は現実的ではないため、慎重な判断が必要です。
オフィス移転のチェックリストをまとめておくと非常に便利でしょう。
ぜひ、オフィス移転を検討する際には、以上のポイントを参考にしてみてくださいね。

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