【こんなにやることあるの!?】 スタートアップ企業の会社移転に関わる実務手続き全部見せます!

更新日:2017年02月22日 | 公開日:2014年11月09日

スタートアップ企業の多くは社員数が少ないにもかかわらず、やることはたくさんあります。そんな中でオフィス移転をするとなれば、通常業務に加えてさらに仕事が増えることになりスタッフはてんてこ舞いです。手順を事前に確認し、トラブルのないよう引っ越し手続きを行ないましょう。

STEP1.まずは移転先の物件探しから

今回は起業してから2回目の移転だったのですが、しっかり相見積もりを取るために3社の不動産屋に足を運びました。1社は以前から取引が合った不動産業者、もう1社は知り合いから紹介された業者でした。そして、今回、駅前にある大き目な不動産屋にも初めて足を運びました。

不動産取引は同じ物件でも業者によって家賃や保証金の金額が違うことも多いため、複数の業者から情報を仕入れることをおすすめします。自身の住む部屋を借りるなど個人での不動産賃貸契約などを経験していると、流れもわかっているので、スムーズに契約ができると思います。

STEP2.賃貸条件の交渉もぬかりなく!

気に入ったオフィスが見つかったら、次は賃貸条件の交渉です。近年、事務所系物件の不動産業界では空室が問題になっていますので、昔に比べると家賃交渉などがしやすくなっています。ここで注意したい点は、物件に見通しがついてから交渉開始するのでは遅いということです。不動産屋も営業ですので、こちらが契約したい意向を表明するととたんに値引きは聞かなくなってしまいます。「この物件いいな」と思ってもその気持ちをぐっと抑えて、この物件にで決める場合には、家賃交渉や仲介手数料の値引きなどをお願いしたい旨をハッキリ伝えておきましょう。後から気づいても遅いですよ!

交渉できる金額項目は以下のものがあります。
■家賃(金額の表示が税込か税抜きかを確認しておきましょう)
■管理費(エレベーター等の保守管理費などが含まれています)
■保証金(敷金のようなもので、20%程度が償却されることが多いです)
■フリーレント(最初の1-2カ月などを賃料無料にしてくれることがあります)
■礼金(物件オーナーへの御礼金です)
■仲介手数料(不動産屋への御礼金です。通常は家賃1ヶ月分の金額です)
■保証会社使用料(会社によって条件や金額が異なります。また契約者の信用度によっても金額が左右されます。)
■火災保険料

契約するには色々な費用項目が発生しますので、1つずつ確認し条件交渉致しましょう。
相場情報が分かっていると交渉時に強いですので、不安であれば管理している元付不動産業者ではなく、ワンクッションおいて客付不動産業者を使うなどすると良いでしょう。ただし、その場合は元付不動産業者の手数料が減ってしまうので、仲介手数料以外の割引額が減ってしまう場合もありますので要注意です。ある程度不動産の知識を持っているならば、元付と呼ばれるその物件を管理している不動産業者に直接行くことをおすすめします。

STEP3.物件契約し、入居日調整へ

物件の契約条件がが決まったら、いよいよ契約を行います。
契約日の前に、初期費用(補償金、礼金、保証会社使用料など)を入金する必要があります。
まとまったお金が必要になりますので準備しておきましょう。

正式契約前に「入居日」も決めます。
その際、現在の物件の解約も合わせて進める必要があります。
解約は早めに、入居は遅めにするのが良いと思いますが、場合によります。
現物件のオーナーにはオフィス移転を検討していることを伝えることで、移転先が決まった際に解約条件交渉がしやすくなりますので早めにお伝えすることをオススメします。

STEP4.通信環境の契約変更(電話・ネット回線)を早めに済ませる

注意したい点は、「インターネット回線(ISP)」の契約です。新住所の場所によりますが、東京都内ですと、3-4週間程度はかかります。インターネットが無いと仕事になりませんので、契約日から3-4週間は入居ができないことになります。このタイムラグについては見落としがちですので、ご注意ください。

その他、電話回線(ビジネスフォン)が1回線だけでなく沢山必要な場合は、オーナーと交渉するなどして早急に動いたほうがよいでしょう。後からできない!と言われて後悔しないように、事前の準備が大切です。

STEP5.機材やインテリアの購入

筆者は、IKEA(イケア)やニトリなどでインテリアを購入しました。
この際に注意したい点は、「粗大ゴミ」です。
旧オフィスで捨てていきたい粗大ゴミ(机・椅子など大きなもの)は、事前に予約をしないと
すぐに捨てれる訳ではありません。新オフィスに捨てるモノも一緒に持っていくことになります。
(粗大ごみの収集は各自治体によって条件は異なりますのでご注意ください)

ちなみに、筆者が今回のオフィス移転に際して購入したモノを一部ご紹介します。

買ったモノ1.IKEA伸長式テーブル(NORDBYN)

IKEA伸長式テーブル(NORDBYN)

買ったモノ2.IKEA折りたたみチェア(BILMAR)

IKEA折りたたみチェア(VILMAR)

買ったモノ3.書棚(ニトリ)

書棚(ニトリ)

買ったモノ4.パーフェクトシットアップ

パーフェクトシットアップ

買ったモノ5.マルコメの味噌汁サーバー

マルコメの味噌汁サーバー

買ったモノ6.ビジネスフォン増台

ビジネスフォンを増台!

STEP.6 :引っ越し業者は頼まない!?「格安レンタカーのススメ」

日進レンタカーさんのトラックを借りました

STEP.7 :速やかに「移転登記等」を済ませましょう

オフィス移転に伴い、本店を移転される場合は、必ず登記情報を変更する必要があります。
移転登記には6万円(収入印紙代)がかかることもお忘れなく。
移転から2週間以内に、旧オフィスがある法務局に届け出をしてください。
株主総会を開くのも忘れずに!

また移転登記だけではなく、下記のような所に届け出を出す必要があります。
・郵便局への移転届
・銀行など各種金融機関
・契約中のクラウドサービス会社
 (レンタルサーバー、グループウェア等)
・掲載している求人媒体の会社概要
などがあります。他にもいろいろあるので、きちんと事前調査をして必要書類等を準備しておきましょう。

STEP.8 :お世話になっている方々へ「移転案内」を出す

移転が完了したらその日の内に移転案内を出しましょう。
ハガキで出す場合、メールで出す場合両方あるかと思いますので、
こちらも事前に準備が必要です。うっかり忘れてしまった!などないようにしましょう。

【まとめ】スタートアップのオフィス移転で気をつけるべきこと

いかがでしたでしょうか。スタートアップらしい手作り感満載の引っ越し風景をお届けしました。
業者を使った移転も良いですが、少人数オフィスなら自分たちでオフィス移転するのも愛着がわいてよいかもしれません。(あくまでスタートアップに限った話かもしれませんが・・)

とはいえ、オフィス移転のすべてを自分たちでやるのも難しいかもしれませんね。業者に任せる際にはどの業者に任せるのが良いのかわからないこともあるかと思います。是非、日本最大級の発注業者比較サイト「アイミツ」まで、お気軽にご相談ください!全国のオフィス移転業者から、あなたに合った業者を選定し、担当のコンシェルジュがご紹介致します。

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