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公開日:2020年07月07日 更新日:2020年07月07日

「SharePoint」の評判と実態【2020年最新版】

SharePoint

SharePointは、アメリカ合衆国に本社を構える「Microsoft社」が提供するナレッジマネジメントツールです。インターネット環境があればどこでも導入でき、PCやスマートフォンに対応しています。

SharePointにファイルをアップロードするだけで、気軽に情報共有できるのが特長です。今回は、SharePointの評判やメリットなどを徹底調査した結果を紹介。ナレッジマネジメントの導入を検討されている方は、ぜひ参考にしてください。

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目次
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<総評>SharePointはOfficeと連携できるサービス

SharePointは、Microsoftが提供しているサービスで、Office製品と連携して利用することが可能。ファイルをアップロードすることで、WordやExcelでの編集ができるのが特長です。

パソコンに導入されているOfficeソフトでの編集に対応しているので、作業効率の向上を実現できます。Microsoft365の導入をしていると、SharePointと連携したグループの作成もでき、サイト共有が簡易的にできるのが魅力でしょう。

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SharePointの6つのメリット

それでは、SharePointを活用することでどのようなメリットがあるかお伝えします。

共有しやすい

SharePointは、webブラウザを開ける環境であれば、どこでも利用できます。ファイルのアクセスを行ったアカウントの追跡ができるので、セキュリティ対策としても安全です。

営業で会社にあまり戻れない方に迅速に必要書類を共有でき、無駄がなく業務を進めることが可能。また、作成した書類は、SharePointに必ず格納するとルールを決めておくと、ファイルの共有連絡を省くこともできるでしょう。

さまざまな端末で利用できる

SharePointは、パソコン、スマートフォンでの利用ができ、インターネットと通信できる端末であれば利用できます。スマートフォンでの利用には、専用のアプリもあるので、簡単に使用できるのがポイントです。

パソコンでの利用には、GoogleをはじめMicrosoft Edgeなどさまざまなブラウザに対応。外出先で利用する際にも、端末とインターネット環境があれば利用できるのが大きなメリットでしょう。

実績が豊富

SharePointは、Microsoftが提供していることもあり、ExcelやWordを利用している方からすると実績が豊富で安心できます。20万以上の組織で導入されていて、さらに1.9億人ものユーザーに利用されているナレッジマネジメントです。

国内外での多くの利用者がいるので、日本と海外での事業を展開している方でも利用しやすいのが魅力でしょう。Officeに使い慣れている方だと導入しやすく、業種も選ばずに使用できるのがメリットです。

ほかのofficeアプリケーションが含まれたプランがある

SharePointは、Microsoftアプリケーションと組み合わされたプランが用意されています。既に導入済みの方には単体での販売もありますが、これからOfficeの購入を検討している方におすすめです。

単体での購入でも、OneDriveはセットでプランに組み込まれていて、SharePointと合わせて利用可能。簡単にファイルのやり取りもできるので、今までOneDriveで管理していたファイルをスムーズに移動できるのも魅力です。

検索機能が使いやすい

アップロード済みのファイル検索は、種別ごとにフィルターをかけられ、使いやすいのが特長です。SharePoint内に検索ボックスが用意されていて、「サイト」「ユーザー」「ファイル」にわけて検索できます。

さらに、良く利用する資料はお気に入りとして表示もされるので、再度アクセスする際にも便利です。また、MicrosoftGraphを有効にしておくと、結果に基づいたおすすめのデータを表示しています。

カスタマイズが豊富

デザインはもちろん、webパーツやロゴなどのカスタマイズを提供しているのが特長のナレッジマネジメントツールです。webページのようにナビゲーションのカスタマイズができ、常に表示させたいリンクを固定できます。

画像の埋め込みやテキストを書き込むこともでき、社員に向けて共有事項を表示させたい方にもおすすめです。アップロードしたファイルをただ表示させるだけではなく、カスタマイズして自由に表示させたい方にぴったりでしょう。

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徹底調査で分かったSharePointを使うべき人・会社

ここまで紹介したメリットを踏まえ、SharePointは一体どんな人・会社が使うべきなのか、具体的にお伝えします。

Microsoft製品を導入している方

MicrosoftOfficeとのプランが用意されていて、同じドキュメントを複数人で同時に開けるのも魅力です。さらに、WordでアップロードしたデータをOnlineで表示できるので、効率的に業務を行えます。

SharePointは、Microsoft365を利用しているユーザー情報をもとにグループ化させることも可能。同じメーカーの製品なので相性がよく、今までOfficeを導入していた会社であれば使いなじみがあるのも魅力でしょう。OneDriveとのファイル移動もスムーズなので、これまでMicrosoft製品を利用していた方にぴったりです。

webサイトのように利用したい方

SharePointは、アップロードされたデータを順番に表示するのではなく、webサイトのように表示できます。ニュースとして一番に知らせたい内容をトップに表示させることもでき、コミュニケーションが取りやすいのも魅力。カテゴリとして、アクティビティやファイル、リストなどで仕分けされているのも特長なナレッジマネジメントといえます。

webサイトで見かけるようなナビゲーションの機能も搭載されているので、検索を効率よく行いたい方にもおすすめです。さらに、自由にカスタマイズを行って表示を変えることもでき、会社のニーズに合わせた利用ができます。ファイルの共有場所としてではなく、コミュニケーションも取れる場所として導入を検討している方にぴったりです。

信頼できるナレッジマネジメントを利用したい方

Microsoftは、業務で欠かせないものとなっているExcelやWordを提供していて、多くの方に馴染み深い会社です。SharePointは、Microsoftが販売をしているナレッジマネジメントなので、信頼できるツールといえます。
導入実績と利用ユーザーの数もとても多く、初めてナレッジマネジメントを導入する会社でも安心です。

また、自由にカスタマイズもでき、さらにアップロードも簡単なので、難しい知識が無くても利用できます。国内外で多く利用されているので、外国籍スタッフの多い会社でもスムーズに導入できるでしょう。ファイルの閲覧者は追跡することもでき、セキュアに利用したい方におすすめです。

SharePointの料金プラン

ここでは、SharePointの料金プランについて紹介します。

【基本プラン】
SharePoint Online(プラン1):540円/月
SharePoint Online(プラン2):1,090円/月
Office365 E3:2,170円/月


すべて消費税抜きで、年間契約の料金プランとなっています。プラン1、2はofficeアプリケーションは含まれておらず、SharePointとOneDriveのみの提供です。中小企業と大企業向けのプランとなっていて、会社の規模によって選ぶ必要があります。

また、「Office 365 E3」はWordやExcelなどOfficeアプリケーションが含まれているのがポイント。Office製品をこれから導入する方におすすめのプランでしょう。

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まずはSharePointの見積もりを

SharePointは、カスタマイズ性が高く、情報共有を行いやすいナレッジマネジメントツールです。ユーザー単位での購入になりますが、価格も比較的安価なので小規模の会社でも導入しやすいのが魅力でしょう。

さらに、検索ではフィルター機能を導入しているので、簡単に検索できるのもポイント。ニーズに合わせてOfficeアプリケーションが含まれたプランもあります。少しでも気になる方は、まずは見積もりから始めてみるのが良いでしょう。アイミツでは、SharePointの見積もりを受け付けています。詳しい詳細を確認するためにも、お気軽にお問い合わせください

まとめ

SharePointは、Office製品と連携できるナレッジマネジメントです。共有がしやすい構成で作られていて、ファイルのアップロードが簡単にできるのが特長となっています。

スマートフォンでの利用にも対応しているので、インターネット環境があればどこでも運用可能。豊富な実績のあるナレッジマネジメントを利用したい方におすすめの製品といえるでしょう。

ナレッジマネジメントツールの導入を検討していて、どの製品が良いか迷っている方は、アイミツまでお問い合わせください。各ナレッジマネジメントツールの見積もりを受け付けているので、自社にとって最も良いツール選ぶために活用していただければと思います。

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著者

imitsu編集部

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