ナレッジマネジメントとは?重要なシステムとおすすめのツール5選を紹介!

ナレッジマネジメント

更新日:2018年12月26日 | 公開日:2018年12月26日

市場のグローバル化や人材の流動化、働き方の多様化にともない、以前にも増して重要視されるようになってきているナレッジマネジメント。このページではその概要やメリット・デメリットをあらためて整理したうえで、ナレッジマネジメントに役立つおすすめのツール5選をご紹介します。部署間の情報共有や業務の標準化に課題を抱えている企業の方は、ぜひ参考にしてみてください。

1.ナレッジマネジメントとは?

1.ナレッジマネジメントとは?

ナレッジマネジメントとは、仕事の進め方のノウハウ、システムの知識、顧客のニーズといった社員1人ひとりが抱えている情報を体系化。誰でも理解できるナレッジ(形式知)として活用できるようにすること。

たとえば優秀な営業マンの退職によって売り上げが一時的に落ちてしまったり、ベテラン営業スタッフが休職したことによって決算時に混乱が生じてしまったりするケースは少なくありません。そうした業務の属人化を防ぎ、会社全体の生産性をアップさせていくのがナレッジマネジメントの目的です。

もともとナレッジマネジメントは、ハンガリーの物理化学・社会学者マイケル・ポランニーが1950年代に著書のなかで提唱した概念。インターネットをはじめとする情報技術の発展にともない、経営効率化のためのアプローチの1つとして捉えられるようになりました。現在では業種・規模を問わず多くの企業がクラウドサービスや業務用システムを活用し、ナレッジマネジメントに取り組んでいます。

2.ナレッジマネジメントツールの種類

2.ナレッジマネジメントツールの種類

ナレッジマネジメントを実践するためには、どういったツールが必要なのでしょうか。用途別に5つに分けてご紹介します。

2-1.オンラインストレージ

インターネット上のディスクスペースを使って、ファイルやドキュメントを保存・共有することが可能。代表的なサービスとして、Dropbox, Inc.が提供している「Dropbox」、Googleの「Google Drive」などが挙げられます。

近年ではそのほとんどがスマートフォンとタブレットに対応しています。ネットに接続できる環境さえあれば、場所を問わず利用可能。外出の多い営業スタッフとの情報共有にも、役立ちます。他のツールと比較すると料金も安く、たとえば後述する「Dropbox」の場合、月額1,000円で容量1TBのストレージを利用することができます。

2-2.グループウェア

カレンダー、ワークフロー、チャット、社内SNS、掲示板といった機能をパッケージ化した法人向けツールです。近年はクラウド型が主流になりつつあり、代表的なサービスとしてはMicrosoftの「Office 365」、サイボウズの「kintone」などが挙げられます。

チャットや社内SNSを使えば社員同士でリアルタイムにコミュニケーションをとることが可能。グループウェアの種類によっては、自社オリジナルのアプリを作成できる機能がついたものもあります。

半纏や浴衣の製造・販売を手掛けるある染物メーカーでは、顧客管理や受注管理のプロセスをアプリ化したところ業務効率が大幅にアップ。残業時間が大幅に減った一方で、過去最高の売り上げを計上しました。

2-3.SFA(Sales Force Automation)

名前の通り、営業アプローチを標準化。セールスの拡大につなげていくための業務用システムです。代表的なものとして世界シェアNo.1の「Salesforce」や、「Sales Cloud」が挙げられます。

売り上げ目標に対する進捗をグラフ化する機能や、スタッフ1人ひとりのスケジュール管理機能、顧客情報の一元管理機能を装備。クロージングまでの過程を、ひと目で把握することが可能。最近では人材育成の観点からこうした機能に加え、ナレッジの共有に主眼を置いたSFAも多く見られるようになりました。

2-4.CRM(Customer Relationship Management)

営業アプローチを標準化するSFAに対して、顧客の管理に特化したのがCRMです。代表的なサービスとしては「Knowledge Suite」や「SPIRAL」など。売り上げや従業員数、過去の商談履歴、担当者の連絡先といった顧客情報をあらかじめ登録しておくことで、必要な時に条件に沿って抽出。営業リストとして社内で共有することができます。

また、メルマガ配信、セミナーやイベントの告知、アンケートの配信・集計といった機能が付いたものも多く、見込み顧客の育成にも効果を発揮します。SFAを売り上げをアップさせるためのツールとすれば、CRMはその下地をつくるためのツールと位置付けられるかもしれません。

2-5.エンタープライズサーチ

社内に蓄積された営業資料や商品カタログ、ミーティングの議事録、各種ドキュメント、画像ファイルなどを横断的に検索・抽出するためのシステムです。GoogleやYahoo!の社内版と考えるとわかりやすいかもしれません。代表的なサービスとして、「Neuron」や「QuickSolution」が挙げられます。

エンタープライズサーチの多くにはファイル名での検索に加えて、全文検索や絞り検索機能が付いています。その時に必要な情報だけをスピーディーに抽出することが可能。オンラインストレージとあわせて活用すれば、情報資産の有効活用につながります。

3.ナレッジマネジメントツール導入のメリット

3.ナレッジマネジメントツール導入のメリット

続いてナレッジマネジメントツールを導入する、メリットとデメリットについてご紹介します。まずはメリットから。3つにまとめてみました。

3-1.情報共有が進む

たとえば、成約にいたるまでのプロセスを社内SNSで公開する場合。ルーティンワークを効率化した事例を社内掲示板に掲載することにより、特定の部署や個人が抱えている有益な情報を、全社的なナレッジとして活用できます。

3-2.業務がスピードアップする

個別の業務を効率化することができるのもナレッジマネジメントツールのメリットの1つ。

たとえばオンラインストレージの特定の階層にPowerPointの資料を蓄積し続けます。新卒社員がミーティングのアジェンダを作る際などにも、テンプレートとして活用することができるでしょう。

3-3.社員の成長につながる

ナレッジマネジメントツールによって社員同士の情報交換が進みます。1人ひとりにさまざまな成功事例やノウハウが蓄積されることになり、おのずと成長につながるでしょう。ハイスキルなメンバーが休職・離職してしまった際も、業務が滞ることが少なくなるのではないでしょうか。

4.ナレッジマネジメントツール導入のデメリット

4.ナレッジマネジメントツール導入のデメリット

次にデメリットについて。2つに分けてご紹介します。

4-1.コストがかかる

ハイエンドモデルのSFAやCRMの場合、社員1人あたり月額5,000円~1万円の費用がかかります。また、サービスによっては初期費用も発生。グループウェアにしても1人あたりの月額料金は、600円~800円前後が相場です。仮に従業員1,000名の企業の場合、年額に換算すると700万円以上の出費は避けられません。

ナレッジの共有や成功事例の横展開など、経営の効率化に大きな効果を発揮。いざ導入となると事業の規模によっては、二の足を踏んでしまうケースもありそうです。

4-2.定着するまで時間がかかることも…

チャットや社内SNS、共有のスケジューラーなどを導入すると、それまでのコミュニケーションのあり方が一気に変わります。ただ、そのメリットを充分に享受できるようになるまで、時間がかかることがあります。また、長年にわたって自分のやり方で成果を積み上げてきたベテラン社員のなかには、ツールの導入に抵抗を感じる人も少なくありません。

そういった意味で、導入の意図が全社員に伝わるよう、会社としてのビジョンや事業計画とあわせてしっかり説明するのが大切。場合によっては、特定の部署に限ってスモールスタートするのも1つの方法だと思います。

5.ナレッジマネジメントに役立つツール5選

5.ナレッジマネジメントに役立つツール5選

最後にナレッジメントに役立つ、アイミツおすすめのツールを5つご紹介。いずれも多くの企業への導入実績を持ち、使い勝手にも定評があります。

「Evernote」(エバーノート)

「Evernote」(エバーノート)

Evernoteの公式サイトはこちら

アメリカ・カリフォルニア州に本社を置くEvernote Corporationが提供しているメモアプリ。全世界で累計2憶人以上のユーザーに利用されており、2010年に日本語版がリリースされました。

スマートフォン・タブレットに完全対応。ドキュメントや画像、位置情報などをワンタッチで取り込み、関連タグを付けて保存しておくことが可能です。Evernote」のユーザー同士なら、URLを共有するだけで他の社員もリアルタイムに閲覧できます。名刺管理ソフトして活用している営業マンも、多いようです。

料金は月額600円から。手軽な無料プランも用意されてはいますが、容量は月間60MBまで。同期できる端末が2台までに限られてしまうため、法人での利用は有料版がおすすめです。

「Google Drive」(グーグルドライブ)

「Google Drive」(グーグルドライブ)

Google Driveの公式サイトはこちら

検索エンジン最大手のGoogleが提供しているオンラインストレージです。2012年のサービス開始以来、法人・個人含めて全世界で10憶人以上に利用されています。

Word・Excelをはじめ、pdf、jpg、mp4などあらゆる形式のファイルに対応。あらかじめ権限を設定しておけば、複数の社員で同時に編集することも可能です。セキュリティ対策にも非常に力が入れられており、すべての情報がデータセンターに保存されます。そのため、万が一の際も漏えい・消失の心配はいりません。

容量15GBの無料プランのほか、容量無制限のBusinessプラン(1ユーザーあたり月額1,200円)など4つのプランを用意。事業の規模によって使い分けることができます。

「Dropbox」(ドロップボックス)

「Dropbox」(ドロップボックス)

Dropboxの公式サイトはこちら

こちらはアメリカ・カリフォルニア州の「Dropbox, Inc.」が提供するオンラインストレージ。2007年のサービス開始から全世界5億人以上に利用されています。「Google Drive」と並ぶオンラインストレージの代名詞的存在です。

画像やドキュメント、動画コンテンツを保存するとURLが自動生成。社員同士でスムーズに共有することが可能です。また、運営元から連携アプリもリリースされており、それらを組み合わせることで機能を拡張していくことができます。

法人向けのプランは1ユーザーあたり月額1,250円から。最安プランの場合、容量が3TBに限られます。ただ最大120日間のファイル復元、データの遠隔削除など、儒実したサービスに定評があります。

「Neuron」(ニューロン)

「Neuron」(ニューロン)

ブレインズテクノロジー株式会社が提供しているエンタープライズサーチです。国内トップクラスのシェアを誇り、IT製品比較サイト「ITトレンド」の年間問い合わせ数ランキングでも、2017年度の第1位を獲得しました。

特徴は利用者目線に徹底的にこだわった、シンプルなインターフェイス。ファイル名や保存場所の階層が色分けして表示され、GoogleやYahoo!とまったく同じ感覚で利用できます。文書の内容からサムネイルが自動生成。ファイルを開かなくても、内容を把握することが可能です。

ある大手電機メーカーでは「Neuron」を導入したことによって、情報収集にかける時間が大幅に短縮。製品の設計などにより、本質的な業務に時間を充てられるようになりました。

「Salesforce」(セールスフォース)

「Salesforce」(セールスフォース)

世界No.1のシェアを誇るSFAです。日本国内のマーケットでも、60%以上のシェアを占める企業です。運営元のSalesforce.com(アメリカ・カリフォルニア州)は、米フォーブス誌の「世界で最も革新的な企業」に4年連続で選出されています。

顧客情報や商談内容、売り上げ進捗の管理、レポートの自動生成をはじめ、AI(人口知能)による顧客先への製品レコメンドなど、豊富な機能が付いています。営業にまつわるあらゆるニーズを、カバーすることが可能。利用金額は他社のSFAの水準からすれば、やや割高(ユーザー1名あたり月額3,000円~)です。使い方次第では、それを大きく上回るリターンが期待できます。

6. まとめ

6. まとめ

いかがだったでしょうか。

ナレッジマネジメントツールは一定のコストがかかり、使い慣れるまでに時間がやや時間を要します。ただ導入すれば社員同士のコミュニケーションが活発になり、1人ひとりの成長にもつながります。

業務の属人化や風通しの悪い環境に課題を抱えている企業は、今回ご紹介した内容をぜひお役立てください。

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