グループウェア「GRIDY(グリッディ)」の評判と実態|37個のグループウェアを使ってわかった本当のおすすめ

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更新日:2019年01月16日 | 公開日:2019年01月16日

グループウェアを導入するにあたり、頭を悩ませる問題の1つが、どこまでオープンにするのかということ。

組織として風通しがいいに越したことはありませんが、チャットや社内SNSが浸透して社員がタッチできる情報が増えれば、おのずと情報漏洩のリスクは高まります。経営陣のMTGのスケジュールが公開されていることによって、トップシークレットの懸案事項が全社的に広まり、混乱を招いてしまうようなケースも少なくないようです。

今回取り上げる「GRIDY(グリッディ)」(運営会社:ナレッジスイート株式会社)は、高度な管理機能に特長があるグループウェア。詳しくは後述しますが、データの共有範囲をあらかじめ決めておくことで、「見せる・見せない」の枠組みを適正に保つことができます。

ITサービス企業や不動産会社など、業種を問わず数多くの導入実績があり、2010年には「東京ベンチャー技術大賞」のベストイノベーション賞、2012年にはASPICによる「ASP・SaaS クラウドアワード」の会長特別賞を受賞しています。

<総評>「GRIDY(グリッディ)」の特徴は充実した管理機能。手軽な無料版も◎

<総評>「GRIDY(グリッディ)」の特徴は充実した管理機能。手軽な無料版も◎

前述の通りGRIDYの特徴は、充実した管理機能です。所属部署や役職などに合わせてあらかじめデータの共有範囲を指定しておくことで、「見せる・見せない」を自動的にコントロールすることが可能。スケジューラーやToDoリストについて、一人ひとり個別にアクセス制限を設定する手間はかかりません。

「情報マネジメントをしっかり行いたいけど、コストがかかるのは避けたい」「できるだけ手間をかけずにグループウェアを運用したい」といった企業にはぴったりのツールだと思います。

加えて、無料版が用意されているのも魅力の1つです。無料版は管理機能こそ付いていないものの、スケジューラーやチャット、タイムカード、ワークフローといった23種類の標準機能が搭載されており、幅広いビジネスシーンをカバーします。予算の限られる中小企業にとっても、有力な選択肢の1つになるのではないでしょうか。

他のグループウェアと比べてどうなのか?

まず料金から比較すると、GRIDYの有料プランの料金は1社あたり月額6,000円からとなっています。初期費用はかかりません。この金額をどう捉えるかは、会社の規模や求める機能によって人それぞれだとは思いますが、仮に従業員100名での利用なら、「G Suite」や「Office 365」と比べて年間50万円以上のコストを削減することも可能です。

次に機能の面を見ていくと、やはり目を引くのは管理機能の充実度。一人ひとり個別のアクセス権限を設ける手間がかからないうえ、役員のスケジュールについて、詳細を公開せずに「予定あり」という表示にしたり、プロジェクトにまつわる情報を関連部署の特定の階層だけで共有するといったこともできます。

ただし、一方でストレージの容量はやや限られており、無料プランでは電話・メールによるサポートも利用できません。大量のデータを取り扱う企業、初めてグループウェアを導入する企業などにとっては、使いにくさを感じるケースもあるのではないでしょうか。

1.「GRIDY(グリッディ)」の5つのメリット

1.「GRIDY(グリッディ)」の5つのメリット

それでは、GRIDYのメリットを料金、機能、セキュリティなど5つに分けて紹介します。

1-1. 情報の共有範囲を自動的にコントロール

GRIDYは、動的可視化という独自のコンセプトにもとづいて開発されており、ヒエラルキー型、マトリックス型といった組織体系にとらわれず、縦断的・横断的に情報の共有範囲を決めることが可能です。

情報漏洩対策やコンプライアンスを重視する企業にとっては、非常に心強いツールになるのではないでしょうか。

1-2. 無料で使える

前述の通りGRIDYには無料版が用意されており、登録フォームに必要事項を入力するだけでID・パスワードが発行され、その日のうちから利用可能です。サーバー代などの初期費用はかかりません。

グループウェアが初めての場合、まずは無料版から申し込み、事業の拡大や社員の増加にともなって管理・統制の必要が出てきたタイミングで有料版へ移行するといいでしょう。

1-3. 利用人数の制限がない

無料・有料問わず利用人数の制限がなく、有料版は1ライセンスあたりの定額料金制のため、ユーザー数が増えて料金がかかることもありません。使い方次第では、高いコストパフォーマンスを実感できるでしょう。

1-4. 基本機能が充実

スケジューラーやToDoリスト、チャット、タイムカードのほか、設備予約、備品管理などトータル23種類の基本機能が搭載されています。一般的なオフィス業務なら困ることはないはずです。

それぞれの操作画面もシンプルで非常にわかりやすく、マニュアルを見なくても直感的に使えます。

1-5. 強固なセキュリティ

IPアドレスによるアクセス制限機能によって不正侵入・情報漏洩を未然に防ぎます。さらに、チャットやメールでやりとりしたデータはすべてログとしてダウンロードすることが可能。万が一のインシデントの際もスピーディーに原因を特定することが可能です。

運営元のナレッジスイートは、プライバシーマークとISO27001(情報セキュリティマネジメント)の認証を取得しており、セキュリティにおいては、国内のグループウェアなかでもトップクラスの水準を誇っています。

2.「GRIDY(グリッディ)」の3つのデメリット

2.「GRIDY(グリッディ)」の3つのデメリット

次に、GRIDYのデメリットをお伝えします。

高度な管理機能に定評がありますが、無料版はその管理機能が使えないうえ、ストレージの容量やスマートフォンでの利用、アフターサポートなどに制限があります。詳しく確認していきましょう。

2-1. ストレージの容量が小さい

無料プランの場合、会社全体で利用できるオンラインストレージの容量が1GBに限られます。

一時的なファイルのやりとりなどには問題なく使えると思いますが、ストレージ内に商品画像やwebコンテンツなどを蓄積していく場合は、外部サービスと併用する必要がありそうです。

2-2. スマートフォンに未対応

スマートフォンアプリに対応しておらず、込み入った作業は都度オフィスに戻って行う必要があります。

外出先での利用を前提にグループウェアを導入する人は、無料プランでもスマートフォンに完全対応している「iQube」などの方が向いているのではないでしょうか。

2-3. 電話・メールでのサポートがない

無料プランの場合、web上の操作ガイドは用意されているものの、電話・メールでのサポートには対応していないのも痛いところです。

利用者の多いグループウェアなので、掲示板サイトなどで回答を得ることはできそうですが、緊急の際には不便さを感じることがありそうです。

3.徹底調査でわかった「GRIDY(グリッディ)」を使うべき人・会社

3.徹底調査でわかった「GRIDY(グリッディ)」を使うべき人・会社

ここまで紹介してきたメリット・デメリットを踏まえ、GRIDYはどういった方に向いているかお伝えしていきます。

3-1. 組織の統制や情報マネジメントに力を入れている企業

何より大きな特徴は、データを共有する範囲を自動でコントロールできる高度な管理機能です。

「グループウェアを導入したいけど情報マネジメントが大変そう」「コンプライアンスの観点からもしっかりしたものを選びたい」といった企業には、最適な選択肢の1つだと思います。

3-2. 初めてグループウェアを導入する企業

ストレージの容量や使える機能が限られているものの、永続的に無料で使えるプランが用意されているのも魅力の1つです。

初めてグループウェアを導入する企業をはじめ、まずは無料版から申し込み、使い慣れてきたところで有料版に切り替えたい方にもおすすめです。

4.徹底調査でわかった「GRIDY(グリッディ)」を使うべきでない人・会社

4.徹底調査でわかった「GRIDY(グリッディ)」を使うべきでない人・会社

一方、次のような人にはGRIDYはあまり向いていないかもしれません。他のグループウェアも視野に入れながら慎重に検討しましょう。

4-1. 大容量のデータを取り扱う企業

無料プランに限った話ではありますが、社内全体で容量1GBのストレージは正直なところ情報共有ツールとして実用性に乏しく、サーバーのディスクや外部のストレージサービスと併用する必要があります。

大量のデータを取り扱う企業、数千枚の商品画像を管理する必要があるネットショップや通販会社などは、最初からストレージの容量が大きい「Office 365」などを選んだ方がいいのではないでしょうか。

4-2. スマートフォンでの利用が前提の人

デメリットでも触れた通り、無料プランはスマートフォンに対応していません。営業スタッフや店舗の接客スタッフとの情報共有が主な目的の場合には、使い勝手を考えてもあまり向いていません。

5.「GRIDY(グリッディ)」の成功事例

5.「GRIDY(グリッディ)」の成功事例

続けて、GRIDYを実際に利用しているクライアントの成功事例を2つ紹介します。

【A社の場合】

web上でのプレスリリース配信代行サービスを手がけるA社。スケジュールやファイルを共有するために、以前から低価格のグループウェアを使っていたものの、操作性が悪いうえ、セキュリティ対策にオプション料金がかかることに不満を抱えてしました。

そこでGRIDYへ切り替えたところ、アイコンやレイアウトが格段に見やすくなったことで、社員が自発的に使うようになり業務効率が改善されました。セキュリティ対策にも追加料金がかからないので、年間コストの削減にもつながっています。

【B社の場合】

広告・建築・インテリアなど幅広い分野のデザインを手がけているB社。業種柄リモートワークのメンバーが多く、メールだけのやりとりだと情報の行き違いや共有漏れが起きてしまうことに悩みを抱えており、GRIDYを導入することに。

結果、チャットやスケジューラーの活用が浸透し、情報共有は大幅な効率アップに成功。社員同士のコミュニケーションが活発になり、新しいアイデアも生まれやすくなりました。

6.まずは「GRIDY(グリッディ)」の無料体験を

6.まずは「GRIDY(グリッディ)」の無料体験を

最後に「GRIDY」の登録方法についてご紹介します。まずは無料版に申し込み、機能や使い勝手を試してみましょう。

1.公式サイトの無料申し込みボタンをクリック

GRIDY無料版の公式サイト(https://ksj.co.jp/knowledgesuite/free/)にアクセスし、画面右上の「始める」をクリックします。

2.登録フォームに必要事項を入力

続けて表示される登録フォームに会社名、氏名、電話番号、メールアドレスなど必要事項を入力します。入力が済んだら利用規約とプライバシーポリシーを確認し、「次へ」をクリック。

3.仮登録メールに記載されたID・パスワードでログイン

2.で入力したメールアドレス宛てに仮登録を知らせるメールが届きます。メールに記載されたIDと仮パスワードでログイン画面(http://gridy.jp/login)からログインしましょう。遷移先であらためて会社名などを登録すれば管理画面が使えるようになります。

7.まとめ

7.まとめ

充実した管理機能に定評があり、「ASP・SaaS クラウドアワード」などの受賞歴も豊富なGRIDY。

大手が提供するグループウェアと比較すると、ストレージの容量やアフターサポートにやや物足りない点はあるものの、組織の統制や情報マネジメントに力を入れていきたい企業には有力な選択肢の1つになるのではないでしょうか。

グループウェアを導入する際は、今回紹介したい内容をぜひお役立てください。

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