社内ポータルとは?導入事例やメリットは?活用方法は?徹底解説!

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更新日:2018年12月28日 | 公開日:2018年12月28日

近年のIT技術の進化により、ビジネスのあり方も変わりつつあります。業務の効率化を図り、より結果が求められるようになりました。その対策の一つに、社内コミュニケーションの効率化が挙げられます。社内の情報共有をよりスピーディーに行うことができるツールに、社内ポータルサイトが欠かせなくなっているようです。

この記事では、社内ポータルの特長や導入事例、活用法も交えながら社内ポータルについて分かりやすく解説します。社内ポータルサイトの導入を検討している方は、ぜひ参考にしてください。

社内ポータルとは?

社内ポータルとは?

社内ポータルを一言でいうと、社内で利用するさまざまなアプリケーションにアクセスするための「入口」です。社内ポータルサイトには、業務で使用するアプリケーションやメール、掲示板、社内SNSなどが用意されています。これらにアクセスするための入口が、社内ポータルサイトです。

社内ポータルサイトは、複数の社内アプリケーションを1ヵ所にまとめ、業務の効率的を実現する役割を担っています。社内ポータルにはさまざまな形式のものがありますが、Webサイトの形式になっていることが一般的です。

一般的なポータルサイトと比べ、社内ポータルサイトは、使用範囲が限定されています。そこが大きく異なる点です。社内ポータルサイトは、基本的には社内からのみアクセスができます。そのため社内ポータルは、社員しか使うことができないという特徴を持っています。

ビジネスチャットツール グループウェアとの違い

ビジネスチャットツール グループウェアとの違い

ビジネスで使用する情報共有ツールの中には、「ビジネスチャットツール」や「グループウェア」があります。ここでは、ビジネスチャットツールやグループウェアの特長と、社内ポータルとの違いについて説明していきます。

ビジネスチャットツールとの違い

「ビジネスチャットツール」は、LINEやTwitter、FacebookなどのSNSをビジネス向けに利用できるようにしたツールです。主に社内のミュニケーションや情報共有を目的に利用されており、さまざまな製品が販売されています。

社内ポータルと比較すると、ビジネスチャットツールはメンバー間でリアルタイムに近いやり取りが簡単にできます。その手軽さが、魅力です。ファイルや資料のやり取り、音声通話・ビデオ通話など、さまざまな機能を持つツールがあります。
人気と実績のあるビジネスチャットツールとしては、「Chatwork」「Slack」「LINE WORKS」「Talknote」「Yammer」などが挙げられます。

グループウェアとの違い

社内ポータルサイトに必要とされる、機能の大部分をカバー。それが「グループウェア」です。社内の情報共有に必要な機能を、ひとまとめにしたソフトウェアともいえます。

メールや掲示板、ライブラリの管理・共有、スケジュールの管理・共有、申請書類決済…。多くのグループウェアには、これらの機能がサポートされています。このようなグループウェアの機能を利用することで、利便性の高い社内ポータルサイトを構築することが可能です。

代表的なグループウェアとしては、「サイボウズOffice10」「Aipo」「iQube」などがあります。作業の効率化が図れるツールとして、多くの会社が導入しているようです。

社内ポータルを導入するメリット

社内ポータルを導入するメリット

社内ポータルは、基本的に業務の効率的を目的に導入されます。社内ポータルを導入・活用することで、具体的にどのようなメリットや効果があるのでしょうか。3つに分けて説明します。

メリット1:迅速・円滑に情報共有ができる

かつては会話や会議、資料配布によって、情報を共有していました。しかしこれでは、社内全体に情報が行き渡るまでには時間を要します。場合によっては、情報が行き渡らない可能性もないとは限りません。
また業務に必要な書類フォーマットやマニュアルなどが、特定のパソコンにしか入っていないこともありました。これでは必要な情報を探し出すまでに、多くの時間を費やすことになります。

業務で使うさまざまな情報やツールが集約されているのが、社内ポータルサイトです。社内ポータルでは、パソコンからの入力により伝えたい内容を、全ての社員のパソコンに表示させることが可能。社内ポータルを導入することで、社内での情報共有が迅速・円滑にできるようになります。

メリット2:コミュニケーションの活性化につながる

社内ポータルは、基本的に会社全体で利用します。そのため普段あまり交流のない他部署の社員と、接点を持つことが必要です。

対面や電話、メールによるスケジュール調整では、時間を要します。また部署へ問い合わせる際は、相手の都合も配慮しなくてはなりません。そんなときに、社内ポータルサイトが活躍します。また、メンバーの意見が聞きたいときや、プロジェクトのメンバーを募集したいときも同様です。社内ポータルサイトに用意されたSNS機能やメッセージ機能を使うことで、気軽に瞬時に情報を共有することができます。

業務連絡以外にも、さまざまな用途があります。たとえば企業トップの訓示を、コンテンツの一つとして社内ポータルに掲載。全社員に会社の方向性を、浸透させることも可能です。

メリット3:1度のログインで多くの情報にアクセスできる

社内のさまざまな場所にある情報や、業務で日常的に使う機能を1ヵ所に。社内ポータルサイトは、そういった役割を担っています。それにより、社員の利便性を向上させることが可能です。

社内ポータルでは1つのIDとパスワードがあれば、全てのアプリケーションにログインが可能。従来は個別にアクセスしていた、グループウェアや社内SNS、チャットツールなどの業務ツールを社内ポータルサイトへ。それだけで、ログインの手間を省略できます。

「資料を探すのに時間がかかる」「その都度、別のサイトにアクセスするのが面倒」…。そういったことも、社内ポータルの利用により解消。業務の効率化を図れます。社内ポータルサイトが各業務システム・ツールの入口となるため、アクセス管理なども容易です。

社内ポータルの事例

社内ポータルの事例

ここまで、社内ポータルの特長やメリットについて説明してきました。では、社内ポータルを導入することで、具体的にどのような効果が表れるのでしょうか。ここでは社内ポータルの導入事例について紹介します。

事例1:FAQ共有による問い合わせ数の減少

某社の導入事例を紹介します。社内ポータルサイトにFAQを掲載することで、問い合わせが減少。業務の効率化に成功しました。

■総務経理部門におけるFAQ作成と全社共有の事例:
総務経理部門の課題として、「複数の社員から同じような内容の問い合わせがある」ということがありました
。その都度同じ回答を繰り返し、時間をロスしていたのです。そこで社内ポータル導入後、よくある質問とその回答をFAQとして共有。問い合わせが激減しました。

■情報システム部門における問い合わせの「見える化」による業務改善の事例:
問い合わせが多い質問が、いくつかありました。それを社内ポータル上でのメールマガジンや、FAQ作成による情報の可視化・共有化を実施。その結果、月に500件あった問い合わせが、150件にまで減少させました。

「困ったら、社内ポータルサイトを見る」という習慣をつけること上記の2つの事例からも、それが明らかになりました。

事例2:ノウハウ集・成功事例の共有化によるスキルの底上げ

某社の営業部では、メンバー間の成果の格差が課題になっていました。そこで、「ノウハウを共有し、営業部としてのスキルを底上げしよう」という改善策が浮かびました。その改善策のツールとして、「営業部ポータル」を導入した事例です。

■「ノウハウ集」と「成功事例」の共有化によるスキルの底上げ事例:
ノウハウ集・成功事例は、 営業部のメンバー全員が書き込める状態にしました。情報が常に更新されるようになったのです。 また「営業部ポータル」には、メンバーが毎日アクセスするように習慣づけました。業務に必要な情報を、すべて集約したのです。
「見てほしい情報」と「必要な情報」を併せて表示。メンバーは社内ポータルで「ノウハウ集」や「成功事例」を、随時目にするようにしました。 その結果、顕著だったメンバー間の成果格差が、縮まるようになったのです。

社内ポータルの活用法

社内ポータルの活用法

社内ポータルの導入により、多くのメリットが得られることは理解していただけたのではないでしょうか。ここでは社内ポータルの実際の活用法について、紹介します。

活用法1:息抜きコンテンツで社内コミュニケーションを活性化

社内での情報共有を担っているのが、社内ポータルサイトです。ともすれば、一方通行の情報提供サイトになることもあるでしょう。そんな場合は、社員からも気軽に発信できるようなコンテンツを用意しましょう。社内コミュニケーションの活性化につながる場として、役立てることができます。

社内ポータルサイトは、どうしても業務寄りの情報が多くなってしまいます。それを解消するために、仕事の合間の息抜きになるようなコンテンツも重要です。たとえば、社内イベントの様子をまとめた「ギャラリー」や、ランチの際に役立つ「会社周辺のおいしいお店情報」など。業務と直接関係のないコンテンツを設けることで、社内ポータルサイトがより社員に親しみやすいものになります。

また、普段あまり接点のない部署メンバーによる意見交換。あるいは、新しいアイデアの募集などといった活用法があるのも、社内ポータルサイトのメリットといえるでしょう。

活用法2:社内報の電子化による効率アップ

社内報を月に1回程度、発行している会社は多いことでしょう。社内ポータルサイトのコンテンツとしてWeb社内報を発行することで、さまざまなメリットが得られます。

社内ポータルサイトのコンテンツなら、印刷して配布という手間を省くことができます。紙代や印刷代もかからず、効率的に発行することが可能です。

紙の社内報は、手元に置いて空き時間にいつでも見られるなどのメリットもあります。しかしタイムラグがあり、手元に届いたときには既に情報が古くなっているという可能性も否めません。社内ポータルであれば、その情報やメッセージが新しいうちに、メンバーに見てもらえるというメリットがあります。

また、遠隔地にいるメンバーに対しても、社内ポータルならWeb社内報を更新した瞬間に情報を共有。社外に常駐勤務しているメンバーにも配布する必要がなく、配送コストもかかりません。PCで読んでもらえるので、どこで働いていても情報共有のタイムラグは発生しません。

まとめ

まとめ

社内の情報共有をよりスピーディーに行い、業務の効率化も実現できる「社内ポータルサイト」。その特長やメリット、具体的な導入事例や活用方法について紹介しました。

一般的なポータルサイトは、ユーザーに「便利さ」を提供する場所です。社内ポータルサイトの場合はこれに加え、業務の効率化にもつながるものでなければなりません。自社に適したツールを組み合わせて使うことにより、効率的な社内ポータルサイトが構築できるでしょう。

社内ポータルサイトは「課題意識を持って導入する」ことで、より効果的な利用が可能になります。紹介した事例も、ぜひ参考にしてください。

社内ポータルサイトは、無料制作ツール「G Suite」「WordPress」などを使って自作することも可能です。利便性やセキュリティの高いサイトを作りたい場合は、システム構築を行う制作会社に依頼すると良いでしょう。

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