おすすめのグループウェア5選を徹底比較!

グループウェア

更新日:2018年12月26日 | 公開日:2018年12月26日

このページではアイミツが特におすすめする5つのグループウェアをピックアップし、それぞれの特長・料金・セキュリティ体制を比較・紹介していきます。

いずれも業界トップクラスの導入実績で口コミなどでも高い評価を受けていますが、機能や操作性には違いがあり、適した事業規模や利用シーンも異なります。それぞれの特長をしっかり把握したうえで、グループウェア選びにお役立てください。

グループウェアとは?

グループウェアとは?

具体的な紹介の前に、まずはグループウェアの概要について整理しておきましょう。

グループウェアは、ひと言でいえばチームで進める仕事を手助けするツールです。

機能は各社異なりますが、概ねメール・チャット・社内SNS・ワークフロー・オンラインストレージ・アプリ作成機能などがパッケージ化されています。
社員同士がリアルタイムに連絡をとり、予算や休暇取得の申請・承認、画像や資料の共有などのさまざまな使い方ができるので、社内における情報共有とコミュニケーションをスムーズにし、生産性をアップさせるための業務用システムとも言えるかもしれません。

グループウェアが普及するきっかけとなったのは、IBMが1996年にリリースした「Lotas Notes 4.0」。そこから2000年代に入ると情報端末やネットワーク環境が急速に進化し、さまざまな業種への導入が進んでいきました。たとえば今回取り上げる「G Suite」は、「フォーチュン500」(総収入の全米上位500社)のうちの60%が利用しているとも言われています。

グループウェアの概要については、こちらの記事でも詳しくご紹介しています。ぜひ、参考にしてみてください。

アイミツが選ぶ5つのグループウェア

アイミツが選ぶ5つのグループウェア

ここからはいよいよ本題です。アイミツが特におすすめする5つのグループウェアについて、特長・料金・セキュリティの3つのポイントを中心に紹介していきます。参考にしてください。

1.「G Suite」
2.「Office 365」
3.「Aipo」
4.「Talknote」
5.「kintone」

「G Suite」

「G Suite」

G Suite」は、Googleが提供しているクラウド型のグループウェアです。「Gmail」「Googleカレンダー」といった、それ自体が単体でサービスとして使われているアプリがパッケージ化され、法人向けにアクセス権限を管理できる監査機能が追加されています。「Office 365」などと並び業界トップクラスのシェアで、これまで全世界500万社以上に導入されてきました。

特長

「G Suite」の何より大きな魅力は、コストパフォーマンスの高さです。最安の「Basicプラン」は1人あたり月額600円。メールやビデオ会議、カレンダーといった機能がひと通り使える上、最大30GMまでのストレージも用意されています。できる限りコストを抑えつつ、業務効率化を図りたい企業にとっては最適なツールの1つです。

その一方で、G Suiteには他社のグループウェアにある一般的なポータル画面がなく、アプリを切り替える際にやや不便さを感じることもあります。メインメニューの構成やボタンの形状もGoogle独自のものなので、長年にわたってMicrosoftのソフトウェアを使ってきた人などは使い慣れるまでに時間がかかるかもしれません。

料金

前述の「Basicプラン」(月額600円)のほか、容量無制限のストレージ&アプリ作成機能が付いた「Businessプラン」(月額1,900円)。高度な管理機能が使える「Enterpriseプラン」(月額3,000円)の3種類の料金プランが用意されています。

従業員100名程度の規模なら、「Basicプラン」でも困ることはありません。社員同士のコミュニケーションやファイルの共有など、幅広いビジネスシーンをカバーできます。一方、組織体制の強化を図りたい企業やコンプライアンスを重視する企業などは、最上位の「Enterpriseプラン」がおすすめです。

セキュリティ

役職や部署に応じて2段階のアクセス制限がかけられます。メールやチャットの履歴などアプリでやりとりされた情報はすべてネットワークが冗長化されたデータセンターに保管されるため、漏えい・消失の心配はありません。ISO27001(情報セキュリティマネジメント)の認証も取得しています。

「Office 365」

「Office 365」

Office 365」は、Microsoftが提供しているクラウド型のグループウェアです。リサーチ会社やシンクタンクによるグループウェアの市場シェア調査でも毎年必ず上位にランクインしており、ユーザーのブログや口コミサイトにおいても非常に高い評価を受けています。

特長

何より大きな魅力は、リーズナブルな料金で豊富な機能が使えることです。

最安のプランは「Business Essentials」(1人あたり月額540円)。法人向けメール&OneDriveが使えるうえ、中位以上のプランならWordやExcel、PowerpointといったMicrosoftアプリのビジネスライセンスも付与されます。さらに初期状態で1TBのオンラインストレージが用意され、画像の大量保存や大容量のデータのやりとりにも困ることはありません。

また、すべてのアプリのアップデートが自動的に行われるのも特長の1つ。更新のたびにデータのバックアップをとる必要もありません。より本質的な業務に時間を充てることが可能です。
デメリットを挙げるとすれば、Macの一部の端末でアプリの動作が重くなることがある点で、Macを主力端末として利用している企業は他のグループウェアとあわせて検討した方がいいかもしれません。

料金

「G Suite」と同様に3種類の料金プランを用意。

最安の「Business Essentials」(月額540円)は法人向け―ル+OneDriveやExchangeのビジネスツール。「Business」(月額900円)ではWord・ExcelのOfficeアプリケーション+OneDrive。最上位の「Business Premium」(月額1,360円)では、法人メール+Microsoftが提供しているすべてのアプリ&ビジネスツールを利用することが可能です。いずれの料金も相場を大きく下回っており、コスト面を重視する企業にもおすすめです。

セキュリティ

「Office 365」でやりとりした情報はすべてMicrosoft社が直接管理しているデータセンターに保存され、災害やトラブルの際もデータが消失する心配はいりません。BCPも含めて、中長期的に安心してツールだと思います。

「Aipo」

「Aipo」

Aipo」は、TOWN株式会社(東京都中央区)が提供しているグループウェアです。もともとはカスタマイズを前提としたオープンソースのツールとして開発され、2018年にクラウドサービス化されました。中小企業を中心に1万社以上のクライアントに導入されています。

特長

特筆すべきは、カレンダーやチャット、ワークフローといった機能がそれぞれ独立しており、必要なものだけを選んで組み合わせられることです。

たとえば、チャットワークを既に現場で使っている企業はワークフローだけ導入し、既存のメールソフトを利用しつつ、チャットや社内SNSを活用できます。また、ケーブルテレビ関連商材を販売しているある企業では、営業スタッフとバックオフィスのコミュニケーションツールとして「Aipo」を導入した結果、情報共有の効率が飛躍的にアップし、事業拡大にもつながりました。

一方でデメリットを挙げるとすれば、オンラインストレージの容量が1人あたり1GBに限られる点です。10GBあたり1,000円で増設することはできますが、大量のデータを取り扱う企業の場合は「Office 365」や「G Suite」を優先的に検討した方がいいかもしれません。

料金

スケジュールの共有や社内施設の予約などに役立つカレンダー機能は1人あたり月額200円。それ以外の機能(チャット、社内SNS、ワークフローなど)は、すべて1人あたり月額100円で利用できます。サーバー代などの初期費用はかからないので、コストパフォーマンスは非常に高いと言えるでしょう。なお、利用者は比較的小規模な店舗や中小企業の利用実績が目立ちます。

セキュリティ

IPアドレスによるアクセス制限機能によって、登録外の端末からの不正アクセスを防ぎます。また、機密情報など特定ファイルの送信を禁止することも可能で、管理者側の設定によって自由に設定できます。

「Talknote」

「Talknote」

Talknote」は、トークノート株式会社(東京都港区)が提供している、社員同士のコミュニケーション向上に特化したグループウェアです。2011年のサービス開始以来、1万社以上のクライアントに導入されています。

全国1,500店舗以上を展開する某飲食チェーンでは、本部と各店舗の情報共有を進めるために「Talknote」を導入。結果的にミーティングの数が3分1まで減少し、顧客からの要望へのレスポンスも大幅にスピードアップしました。

特長

特長の一つとして挙げられるのは、AI(人口知能)による自動解析機能。「Talknote」へのアクセス時間や社内SNSへの投稿量をもとに社員1人ひとりのモチベーションをグラフ化し、モチベーションが下がっている場合はマネージャーや人事にアラートを通知します。

あわせて、アクセス時間帯から社員の睡眠時間を検知する機能も装備。オーバーワークを未然に防ぐことが可能です。

休職や離職の増加に悩んでいる企業や、社員1人ひとりに働きやすい環境を提供してエンゲージメント(愛着、つながりの強さ)を高めていきたい企業にとっては最適なソーリューションになります。

料金

「Talknote」は、ユーザー数と利用できる機能によって料金が決定されます。最安のライトプランは、1人あたり月額430円。コストパフォーマンスに定評のある「Office 365」の最安プランの料金をさらに下回っています。予算の限られる中小企業も導入しやすいのではないでしょうか。

ただし、ワークフローやタイムカードといった機能は使えず、導入の際にはネットワーク設定やユーザー登録の代行費用などの初期費用がかかるので、その点は念頭に置いておきましょう。

セキュリティ

IPアドレスによるアクセス制限やデータ暗号化、特定端末のロックといった機能が付いており、その点では他のグループウェアと同様です。外出先での利用しても情報漏えいなどの心配はいりません。

「kintone」

「kintone」

kintone」は、ソフトウェア開発大手のサイボウズ株式会社(東京都中央区)が提供しているグループウェアです。充実した機能と使い勝手の良さが人気を呼び、トータル1万社以上のクライアントに利用されています。資生堂や朝日新聞といった、各分野のリーディングカンパニーへの導入実績も少なくありません。

特長

「kintone」の何より大きな特長は、業務課題に合わせて自社オリジナルのアプリが作れることです。名刺管理やワークフローをはじめ、100を超える基本アプリが用意され、ドラッグ&ドロップの操作だけで自由にカスタマイズできます。Excelシートで業務スケジュールや顧客情報を管理している場合、それをそのままアプリ化することも可能です。

半纏や浴衣の製造・販売を手がけているある染物メーカーでは、「kintone」を導入。顧客台帳や受注管理をアプリ化したところ、社員同士の情報共有が飛躍的に加速し、残業時間も大幅に減少させることに成功。過去最高の売上を記録しました。

料金

2種類の料金プランを用意。スペース(アプリを分類する場所)が100までの「ライトコース」は、1人あたり月額780円。500まで利用できる「スタンダードコース」は月額1,500円です。初期費用はかからないものの、単純な金額だけを比較すると「G Suite」や「Office 365」には見劣りします。

また初期状態では、ストレージの容量が1人あたり5GBに限られます。増設には10GBあたり1,000円の追加費用が必要。年間予算に余裕がない場合は他のグループウェアと比較し、慎重に検討しましょう。

セキュリティ

「kintone」のアプリでやりとりしたデータはサイボウズが直接管理するデータセンターに保存され、4重体制でバックアップがとられます。また、ISO27001(情報セキュリティマネジメント)の認証も取得。セキュリティ対策では、国内のグループウェアのなかでもトップクラスの水準があります。

まとめ

まとめ

いかがでしょうか。

グループウェアを導入する理由は、会社によってそれぞれです。できるだけコストを抑えつつ、機能面にもこだわりたい場合は「G Suite」や「Office 365」スモールスタートしたい場合は「Aipo」がオススメです。社員同士のコミュニケーションや情報共有を重視するなら「Talknote」自社オリジナルの業務アプリを作りたいなら「kintone」が有力候補になるのではないでしょうか。

また、その他のおすすめグループウェアについてもこちらの記事でも詳しくご紹介。あわせて参考にしてみてください。

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