Talknote(トークノート)の評判と実態|15個のビジネスチャットツールを試したアイミツが徹底比較!

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更新日:2018年11月22日 | 公開日:2018年11月22日

会社にとって社内コミュニケーションは、もっとも大切な要素のひとつです。皆さんは会社での連絡手段として何を使っているでしょうか。電話やメール、LINEなど、さまざまな連絡用ツールがありますが、近年特に注目されているのが「ビジネスチャットツール」です。

さまざまな種類のビジネスチャットツールがありますが、今回はチャットツールの中でも「社員のモチベーションも可視化できるチャットツール」として評判の高い「Talknote」についての機能や評判、メリットやデメリット、登録方法、使い方などを説明しながら、Talknoteの評判と実態について解説していきます。

現在、他のチャットツールを使っている方や、これからチャットツールの導入を考えている方は、ぜひ参考にしてください。

<総評> 「Talknote」は人工知能を使った新しいビジネスチャットツール

<総評> 「Talknote」は人工知能を使った新しいビジネスチャットツール

「社員のモチベーションも可視化できるチャットツール」として評判の高いTalknoteは、「トークノート株式会社」が開発したビジネスチャットツールです。2011年にサービス提供を開始してから、「共通の価値観が浸透した『いい会社』をつくる」をコンセプトに、利用企業数は20,000社を突破しました。

現代のコミュニケーションには膨大なCCメールや必要のないメルマガ、効率が悪い長時間の会議、業務の抜けや漏れ、など、生産性の向上を阻む、数多くの問題が存在しています。Talknoteは、そのような問題を排除し、会社や組織に生産性の向上をもたらし、本来集中すべき業務に取り組めるような環境を提供します。

Talknoteの最大の特徴は、社員同士のやり取りやコミュニケーションデータをTalknote独自の人工知能で解析できる新しいビジネスチャットツールであること。具体的には以下のような機能があります。
■アクションリズム解析:社員の離職などにつながる可能性のある気持ちの変化を早期に発見する機能(2017年に特許取得済み:特許第6259947号)
■オーバーワーク検知:Talknoteへのアクセス時間帯を管理することで、社員の状況を把握し、オーバーワークを検知する機能

これらの機能により、社員間のコミュニケーション量や仕事に対するモチベーションを可視化します。

経営者や管理職、人事担当者は得られた情報を現場のマネジメントに活かすことで、社員の効率的な戦力化や離職の防止、効果的な昇進・昇格管理へとつなげることができる、画期的なビジネスチャットツールです。

そもそもビジネスチャットツールとは?

そもそもビジネスチャットツールとは?

社内コミュニケーションは仕事を進めていく上で必要不可欠なもの。コミュニケーションと聞くと対面や電話・メールによるやり取りが頭に浮かぶ方が多いと思いますが、最近では企業でも社内外とのコミュニケーションを円滑にし、業務を効率化させるツールとして、ビジネスチャットツールを導入することが増えてきています。

では、そもそも「ビジネスチャットツール」とは何なのでしょうか?「チャットツール」とは、登録した人とだけ直接コミュニケーションができる機能を持ったツールです。しかし、それをそのままビジネスシーンで使用するにはセキュリティをはじめとした不安な要素があるため、ビジネス向けに諸々の機能を強化したものを「ビジネスチャットツール」といいます。

ビジネスチャットツールを導入することで、プロジェクトやチームのマネジメント面での業務効率の改善が期待されています。これは総務省が推進している「働き方改革」の目的にも合致しています。

ビジネス用途のチャットツールを導入している企業は、社内外との効果的なコミュニケーションができ、業務の効率化へとつながっています。企業が働き方改革を推進する中で、ビジネスチャットツールを導入する企業は今後も増加していくと予想されており、注視していく必要があるでしょう。

Slack、チャットワークと比べた評判は?

「Talknote」は多くの情報をメンバーが共有することにより、「共通の価値観が浸透した『いい会社』をつくる」ことを実現するサービスです。

Slackチャットワークなど、他のビジネスチャットツールにないオリジナル機能として挙げられるのが、先述した「アクションリズム解析」と「オーバーワーク検知」の機能。この機能を利用することで、社員のモチベーションや実際の就業状況などを解析・把握することができ、社員の離職防止につながると評判です。

「既読・未読機能がついているのが良い」という評判もあります。社内メンバーで誰が読んだのか、誰がまだ読んでいないのかが「既読機能」で分かるため、情報共有の進捗状況を把握することもできます。

惜しい点として挙げられるのが、「無料プランがない」ということ。無料トライアル(14日間)はありますが、Slackチャットワークにあるような、無料で期間制限なしで利用できるプランがないというのは惜しいポイントですよね。

料金体系は「初期費用+サービス利用費用(月額)+オプション」となっています。具体的な料金についてはWebフォームからの問い合わせとなっていますが、参考として50名までの場合で月額54,000円からの利用人数に応じた従量課金制です。

1.「Talknote」の6つのメリット

1.「Talknote」の6つのメリット

Talknoteを導入・使用する際のメリットには、どのようなものがあるのでしょうか。ここではTalknoteのメリットを6つに分けて説明していきます。

1-1.コンサルタントが徹底した導入支援を実施

Talknoteは日本でも他に類を見ない、コンサルタントが導入時から一緒になってサポートするチャットツールです。ただサービスを提供するだけではなく、初期導入支援や運用サポートにより、「どのようにTalknoteを使えばよいか分からない」という企業の悩みを解消します。

利用者が抱える課題をヒアリングし、 課題や社風に合わせたグループ設計や利用ルールを構築します。さらに、全社でのスムーズな利用促進に向けて、電話やメール、訪問によるミーティング、Webミーティングなどで徹底サポートします。

1-2.独自の人工知能による解析で、社員の離職を防止

Talknoteは独自の人工知能を活用して解析を行い、社員の離職防止につなげるアクションを取ることができます。
■アクションリズム解析:各社員のTalknoteへの投稿量や、社内SNSのアクセス量を解析。グラフ化して分表示します。離職につながる可能性のある、社員の気持ちの変化を早期に発見します。
■オーバーワーク検知:Talknoteへのアクセス時間帯をもとに社員の状況を把握します。規定の勤務時間よりも長くアクセスしている場合は、何かしらの問題を疑う材料となり、社員に対してメンタル面のフォローをすべきと考えられます。また、逆にログイン時間が少ない場合は、仕事へのモチベーションが低下している可能性を考えます。

1-3. タスク管理で業務の漏れを低減できる

タスク管理機能により、タスクの依頼や期限などを管理することができます。複数の仕事が重なると、管理がす難しくなりますが、Talknoteでは依頼した側も、誰にどのような業務を依頼したのかを一覧で見ることが可能です。

タスクで依頼した業務が完了していないときには、リマインドが自動的に通知されます。これにより、業務の抜けや漏れを低減することができます。

1-4. 既読機能・検索機能など、さまざまな機能が充実

Talknoteには以下のように、充実した機能がサポートされています。
■既読・未読:誰が読み、誰が読んでいないか判断できる機能
■スタンプ:テキストで表現できない微妙なニュアンスを表現できる機能
■いいね!:気に入った投稿に「いいね」で気持ちを伝える機能
■ファイル添付:20MBまで添付可能
■メール連携:他のツールと連携し、必要な情報を一元化できる機能
■社外コミュニケーション:社外の人と簡単にやり取りできる機能
■メンション:相手を指定して投稿できる機能
■検索:過去の投稿を一発で検索できる機能

1-5. 全端末に対応しており、使いやすさも抜群

Talknoteは、直感的な操作性を重視したシンプルなインターフェイスになっています。そのため、今後新しい機能が増えても、誰でも簡単に使いこなすことができます。
また、端末はPC・スマホ・タブレットに対応。オフィス内だけでなく、出張先や自宅など、どこからでも利用することができます。

1-6. 「メッセージ」と「グループ」の2種類の連絡手段

Talknoteでは、「メッセージ」と「グループ」という2つのコミュニケーションスタイルを使い分けることができます。
■メッセージ:リアルタイムにスピーディーなやり取りができ、対面で会話するようなコミュニケーションが可能です。
■グループ:関連するメンバーだけに伝えたい情報を共有します。蓄積された情報は、その組織の知的資産となります。また、タイムライン機能で自分が属するグループの投稿を時系列で確認できるため、ひと目で会社や組織の動きを把握できます。

2. 「Talknote」の2つのデメリット

2. 「Talknote」の2つのデメリット

さまざまなメリットを持つTalknoteですが、他のチャットツールと比べると惜しい要素もいくつかあります。ここではTalknoteのデメリットを3つに分けて説明していきます。

2-1. テキストの装飾機能がない

Talknoteには、テキストを装飾する機能がありません。重要度の度合いなどを表示したいときには、文字の大きさを変えたり、色などをつけたりしたいところですが、そういった文字装飾をすることができません。「文字の装飾機能があれば、もっと使いやすいのに…」といった評判もあるようです。

2-2. 「無料プラン」が用意されていない

Talknoteには「無料プラン」がありません。14日間利用できる「無料トライアル」はありますが、無料で継続して利用することができません。
料金はWebフォームからの問い合わせとなっていますが、参考として月額54,000円(50名までの場合)からで、利用人数に応じた従量課金制です。契約期間は1年契約となっています。

3.徹底調査でわかった「Talknote」を使うべき人・会社

3.徹底調査でわかった「Talknote」を使うべき人・会社

ここまでにTalknoteのメリット・デメリットについて紹介してきましたが、Talknoteはどんな人に向いているのでしょうか。3つに分けて説明していきます。

3-1. ツールの導入支援からサポートしてほしい会社

Talknoteは導入に際して、製品についての勉強会や導入支援、運用サポートまでを行うため、ビジネスチャットツールに関する知識を持たない会社でも安心して導入できます。具体的には以下のようなサポートを行います。
■初期ユーザーやグループの作成・登録代行
■利用ユーザー向け勉強会の実施
■主にグループ機能を利用した情報共有設計
■社内コミュニケーションルールの設計
■利用推進時に必要となる対応についての進捗管理
■プロジェクトオーナーへのインタビューや導入推進メンバーとのTalknote導入セッション
■初期導入に関して、訪問や電話、メール、Webミーティングによる対応

3-2. 社員の離職やメンタルヘルスの悪化を防ぎたい会社

Talknoteの「アクションリズム解析」「オーバーワーク検知」の機能を使って、社員のモチベーションや働き方を可視化することができます。

人工知能によって「注意が必要」と判断された場合は、いち早く人事担当者やメンバーの上長にアラートが送信されます。これにより早期に状況を確認し、対応をとることで、社員の離職やメンタルヘルスの悪化を防ぐことができます。

3-3. 業務の抜けや漏れを改善したい会社・組織

Talknoteには、「やるべきこと」「担当」「期日」を設定し、依頼と管理を行う「タスク管理機能」があります。対象が全社なら全員の閲覧と、全員へのタスク依頼ができ、メッセージの場合は、宛先の人と自分だけが閲覧・依頼ができます。期日になると、タスクの表示色が変わったり、自動での通知機能があったりするので、漏れのない業務を行うことができます。

4.徹底調査でわかった「Talknote」を使うべきでない人・会社

4.徹底調査でわかった「Talknote」を使うべきでない人・会社

では、Talknoteに向いていないのはどんな人なのでしょうか。ここでは2つに分けて説明します。

4-1. できるだけコストを抑えたい会社

Talknoteには残念ながら「無料プラン」がありません(14日間の無料トライアルはあります)。そのため、継続して利用するためには有料プランに入る必要があります。料金体系は、Webフォームからの問い合わせとなっていますが、できるだけコストを抑えたいという会社は、他のビジネスチャットワークを検討することも必要かもしれません。

4-2. 自分たちでツールの導入・運用ができる企業

Talknoteのメリットとして、チャットツール導入時のサポートが充実しており、コンサルタントとしてその会社や組織に合わせたグループ設計や利用ルールなどを構築します。
これは、ツールの導入に不慣れな会社には大変ありがたいサービスですが、自分たちでツールの導入や運用が簡単・迅速にできるIT企業などにとっては、それほどのメリットを感じられないかもしれません。

5. 「Talknote」の登録方法

5. 「Talknote」の登録方法

ここでは、Talknoteの無料トライアル登録手順について説明します。実際に会社で導入する際には、導入時のサポートサービスがつきますので、その際の工数や煩わしさについて気にする必要はありません。

5-1. 公式サイトにアクセスして「登録する」ボタンをクリック

▼Talknoteの公式サイト(https://talknote.com/)にアクセスし、「14日間無料トライアル」ボタンをクリックします。
▼無料トライアル専用画面で、「会社名」「電話番号」「導入予定人数」「業界」「会社所在地」「メールアドレス」「パスワード」などの必要事項を記入します。
▼「登録ボタン」をクリックします。

5-2. トークノート株式会社側でトライアル環境を設定

登録時に入力した内容に従い、トークノート株式会社側で担当者がトライアル環境を設定します。営業日当日、または登録時間によっては翌営業日に設定が完了します。

5-3. Talknoteにログインする

▼Talknoteの公式サイト(https://talknote.com/)にアクセスし、画面右上にある「ログイン」ボタンをクリックします。
▼登録したID(メールアドレス)とパスワードを入力し、「ログイン」ボタンをクリックすることでログインが完了します。このときに、「ログイン情報を保持する」にチェックを入れます。
※以上で14日間、Talknoteの機能や動作を確認することができます。

6. 「Talknote」の効果的な使い方

6. 「Talknote」の効果的な使い方

Talknoteを、より効果的に使うための方法にはどのようなものがあるのでしょうか。ここでは3つに分けて説明していきます。

6-1. アクションリズム解析・オーバーワーク検知機能

「アクションリズム解析」「オーバーワーク検知機能」は、社員が離職へとつながる可能性のある、気持ちの変化を早い段階で発見する機能です。

Talknoteへの一定期間におけるアクセス時間や投稿量などの利用データを独自の人工知能で解析し、利用者それぞれの仕事のリズムを把握します。
例として以下の場合、業務への意欲が低下している可能性が高いと推測します。
■Talknoteへのアクセス時間が著しく減っている場合
■投稿量が業務に必要と思われる量から著しく減少している場合

Talknoteへのログイン時間が規定の勤務時間より長い場合は、十分な睡眠が取れていないと判断することもできます。

そのような時には、いち早く人事担当者や該当する社員の上司宛てにアラートを送信します。早期に状況を確認し、対応をとることで、優秀な人材の離職を未然に防いだり、メンタルヘルスの悪化を改善することができるという仕組みになっています。

タスク機能の使い方

タスク機能は「やるべきこと・担当者・期日」を設定し、依頼と管理を行うことができる機能です。グループ・メッセージに関わらずに作成が可能で、作成した場所によって公開範囲が決まります。そのため閲覧できるメンバーや依頼できるメンバーを限定することができます。

タスクの期日により色分けされるようになっており、「期限切れ:赤」「本日:黄」「明日以降:黄緑」で表示され、直感的に把握できるようになっています。

タスク一覧を条件設定して表示する方法には計6種類あり、「すべて」「担当分のみ」「依頼分のみ」「完了分のみ」「タイムラインのみ」「タイムラインのみ(全員分)」のいずれかを選択し、該当するタスクのみを表示できます。

6-3. コミュニケーションボリュームの把握

Talknoteでは、コミュニケーションボリュームを把握する機能があります。Talknote上で、「誰が誰と、どのくらい」メッセージの送受信を行っているのかを上位10位まで閲覧できます。この機能を活用することで、プロジェクトメンバー間や上司・部下の間で、どの程度のコミュニケーションがとられているのかを定量的に把握することができます。

7. まとめ

7. まとめ

「社員のモチベーションも可視化できるチャットツール」として評判の高い「Talknote」の概要や評判・機能、メリット・デメリット、登録方法や便利な使い方について解説してきました。

仕事を進めていく上において、情報の管理だけでなく、社内の円滑なコミュニケーションは、仕事の生産性をアップさせます。Talknoteは、社内の情報の共有化や、コミュニケーションをスムーズにしたい方、分かりやすい情報の管理をしたい方、そして社員のメンタル面のフォローも併せて考えたいという方に、ぜひ試していただきたいビジネスチャットツールです。

「14日間無料トライアル」ができますので、まずは無料登録をしてみてはいかがでしょうか。

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