日報アプリ5選を徹底比較!導入メリットや事例まで全知識を解説!

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更新日:2018年12月28日 | 公開日:2018年12月28日

皆さんの会社ではどのような形で、「業務日報」を作成・報告しているでしょうか。手書きのものからメールでの報告、Excelなどの定型フォーマットによるものなど、さまざまだと思います。近年多くなっているのが「日報アプリ」を利用した業務日報の作成・報告。職場における情報共有をよりスムーズにしていくために、日報アプリを活用する企業が急速に増えています。

この記事では日報アプリの機能や導入メリット、導入事例について解説していきます。また、実際の日報アプリや、日報アプリとして利用できるコミュニケーションツールについての機能やメリットなどを比較・紹介。日報アプリの導入を検討している方は、ぜひ参考にしてください。

日報とは?

日報とは?

「日報」とは、その名の通り「その日の業務内容について報告をするもの」。以前は紙に手書きで日報を書くのが主流でした。ところが政府が推進する「働き方改革」において、生産性向上が求められています。働き方の多様化に伴い、日報の作成方法にもさまざまなでしょう。

正確な情報を業務日報で蓄積することにより、社内の情報共有やノウハウ共有、コミュニケーションの活性化につながります。これらは、会社の大切な資産。しかし、手書きの日報やExcelの業務日報では、社内全体での共有や管理をしていくことが難しいものです。残念ながら活用し切れないのが、実情だといえるでしょう。

業務日報を単なる報告ではなく効果的に活かすためには、どうしたらいいのでしょうか。情報共有や社員の成長を目的に日報を作成・提出する意義を考える必要があります。チームの成功に役立てるなど、目的に立ち返った上で検討してみる必要もあるかもしれません。

そんな中、「日報アプリ」を活用する企業が増えています。日報アプリとは、どのようなものでしょうか。

日報アプリとは?

日報アプリとは?

「日報アプリ」とは業務日報の提出を通し、社内のスピーディな情報共有とコミュニケーションの活性化ができるツールです。スマホからも入力できるため、出張先からもアクセス可能。提出率が上がり、メンバー間で日報を共有できます。ミーティング時間などを、省くことが可能です。

日報アプリは、大きく分けて『データベース型』と『コミュニケーション型』の2つに分けられます。
■データベース型の日報アプリ:
報告フォームに従って入力することで、内容が自動的にデータベース化。「誰がいつ、どこの顧客を訪問したか」などの情報が、簡単に集計できるようになっているのが特長です。
■コミュニケーション型の日報アプリ:
データベース型と比較すると、部署や支店、店舗などをまたいで日報を共有できることが特長です。コメントやチャットでのアドバイスなど、社内コミュニケーションの改善にもつながります。

「スケジュール機能」「コメント機能」「リアクション機能」「集計・分析機能」「出力機能」…。多くの日報アプリでは、これらが実装されています。

日報アプリを導入するメリット

日報アプリを導入することで、以下のようなメリットがあります。業務日報の作成が楽になるだけでなく、会社全体で業務日報を有効に活用することが可能です。

■時間・場所を問わず、日報を作成できる
日報アプリにより、いつでも・どこでも・簡単に日報の作成・提出が可能。通勤時間や移動時間・待ち時間などのスキマ時間を、有効に利用できます。また業務日報を書くためだけに、帰社する必要もありません。直帰することも可能になります。

■社内のコミュニケーション活性化につながる
日報アプリの多くに、コメント機能やリアクション機能が実装。SNSを見るような感覚で、気軽なコミュニケーションができます。作成時の通知機能もあるため、日報を確認する上司にとってはリマインドに。さまざまな効果が期待できます。

■会社の資産として活用できる
業務日報は、個人の記録と思われがちです。しかし個々の社員の経験や知識・ノウハウが書かれた「会社の大切な資産」。「前任者のアプローチ方法を知りたい」「課題を解決するため、先輩の日報を見たい」など、会社全体で情報・ノウハウを有効活用できます。

日報アプリの導入事例

日報アプリの導入事例

日報アプリを導入することで、具体的にどのような効果が表れるのでしょうか。ここでは日報アプリの導入事例について、説明します。

事例1:既読機能により日報の提出率が100%に!

以前はメーリングリストを利用し、業務日報の共有を行っていた某企業。しかし、「誰が読んでいるのか分からない」「読まれているのかどうかも分からない」という状況で、日報を書くためのモチベーションが上がらない状態でした。社員の間では、「日報を書くのが面倒」という雰囲気が蔓延していたのです。

そこで、既読機能のある日報アプリを導入。それまでと比較して日報提出率が50%から100%に急上昇しました。「既読」表示により、誰が読んだか分かるようになったことが大きな要因だったようです。

また「提出状況一覧機能」を見ることで、誰が日報を提出していないか即座に分かります。提出を促す「リマインドメール」が未提出者に送信。メンバーにその都度「日報を提出するように」という手間も不要。管理も楽に行えるようになりました。

事例2:数字の見える化で売上が前年比250%に!

日報アプリの中にはKPI管理ができ、契約数や売上などを分かりやすく表示できるツールもあります。 それまでExcelなどで行なっていた数値管理を、日報アプリで実施。メンバーの動きを把握できるため、営業職やサービス業での運用に向いています。

また売上をグラフ化し、進捗確認することも可能。達成率の見える化により、メンバー間の競争心が刺激されるようになりました。「もっと売上をあげたい」といったモチベーションにつながり、メンバー同士がこれまで以上に切磋琢磨するようになるという効果も見込めます。

日報と売上の報告が同時にできるツールのため、これまでのようにExcelの売上表と比較する手間も必要ありません。このように日報と結び付いた数字の見える化により、実際に売上が前年と比較して250%を達成した会社もあります。

おすすめの日報アプリ5選

おすすめの日報アプリ5選

ここでは、実際の日報アプリや日報アプリとして利用できる5つのツールChatwork(チャットワーク)」「gamba!」「NIPO」「Kintone」「Talknote」について、その概要やメリットを比較・紹介。どんな人にオススメかを、説明します。

Chatwork

Chatwork

Chatwork(チャットワーク)は、その名前の通り「チャット形式」でやりとりを行うツールです。伝えたい内容をメッセージとして簡潔に書いてやりとりできるため、こまめなコミュニケーションが可能。LINEのように投稿したメッセージがどんどん画面上を流れていくので、投稿数の多いグループでは読み落としがないよう注意が必要です。作業完了時や決まった時間毎など、その都度報告するのに向いているツールと言えます。
Chatworkは、他のツールと比較して本格的なタスク管理ができることが大きな特長。自分のタスクだけでなく、相手にタスクとして仕事を依頼できます。タスクが完了するとチャット上に通知。相手に知らせることができるので、やり忘れがなくなり、仕事の質の向上につなげることができます。

既読機能は、サポートされていません。「すぐに返信しないといけない」というプレッシャーがないので、自分のペースで返信することができます。
外出先からでも、タブレットやスマホからアクセス可能。Web会議にも参加できる機能があるため、出張などが多いチームに向いています。

こんな人にオススメ!

Chatworkはこんな人にオススメです。
・1日に複数回、こまめに報告できる業務日報を使いたい人
・報告内容がシンプルで、簡潔に報告したい人
・タスク管理機能を活用したい人
・出張する機会が多い人

gamba!

gamba!

「gamba!」は、日報に特化した社内SNS型業務日報アプリです。あらかじめ報告すべき項目をテンプレートとして設定。各メンバーは、それに従って入力します。一日を振り返り、それを習慣づけましょう。自分でPDCAサイクルを回し、自主的に働ける社員を育てることができるツールです。

日報なので、基本的に報告は1日1回。目標に対する結果や改善策、翌日の目標などを日報として書くことで、自然とPDCAサイクルを回すことができます。テンプレートが重要になってくるため、会社や部署・プロジェクトに適したものにカスタマイズしましょう。

gamba!には、「既読機能」があります。相手に伝わっているかを、確認することが可能です。また「読んでみて!」機能もあります。すぐに読んでほしい相手に、その意思を伝えることも可能です。

他にも「KPI管理機能」があります。契約数や売上などを分かりやすく、グラフ化して表示することも可能。これにより社員の競争心を掻き立て、モチベーションを高めるという効果もあります。

こんな人にオススメ!

■gamba!はこんな人にオススメです。
・各メンバーごとに、1日の動きを詳しく把握したい人
・日報で毎日の振り返りを行い、仕事の質を向上させたい人
・目標・結果を意識した日報により、PDCAサイクルを回せる社員を育成したい人
・営業職やサービス業など、売上・契約数など数字の管理もしたい人

NIPO

NIPO

「NIPO」は、日報に特化したシンプルなクラウドシステムです。営業日報や業務日報、売上報告書など、自由にカスタマイズしたテンプレートを無制限で保存できることが大きな特長。業務日報の作成に必要な最小限の機能に絞ったツールのため、誰でも簡単に日報を作成することができます。

提出済・未提出のメンバーをすぐにチェックできるので、提出漏れを簡単に防ぐことが可能。営業活動や事務作業など、各作業に要した時間を自動でグラフ化。各拠点の売上などを本部に提出することで、管理しやすくなりました。

ただし、利用できる人数には上限があり、20名前後です。その理由の一つは、現実的に一人の上司が日報を管理するメンバーは20名程度までということ。NIPOは「小規模な日報管理」を前提としているため、大人数の場合は1グループ20人前後に絞らなくてはなりません。その上で、複数グループが必要になるでしょう。この場合、ボリュームライセンスを利用すると良いでしょう。費用を抑えることができます。

こんな人にオススメ!

■NIPOはこんな人にオススメです。
・誰でも簡単に日報を作成できる、ツールを選びたい人
・日報テンプレートを、自由にカスタマイズしたい人
・集計やグラフ化で、日報を最大限に活用したい人
・20名程度までの組織に、導入したい人

Kintone

Kintone

Kintone(キントーン)」は、チーム力を向上させるための社内コミュニケーションツールです。自社の業務に必要なアプリケーションを誰でも簡単に作成できるサービスで、日報や報告書のアプリケーションも、入力したい項目に合わせて自由にフォーマットの作成が可能。使い手次第で、幅が広がる業務日報アプリとして利用できます。

Kintoneは、プログラミングなしでアプリを開発できることが特長です。チームや部門単位でのコミュニケーションに適したSNS機能を有しており、必要なシステムを手軽に開発することが可能です。

通常のシステム開発はコストが高くかかり、設計・開発には膨大な時間も必要。また、プログラムなどの専門知識も必要になります。しかし、Kintoneでは「Excel取り込み」「100以上のサンプルアプリから選択」「ドラッグ&ドロップによるフォームの作成」の3つの方法で、簡単にアプリの設計が可能。箱を組み合わせていくイメージで、簡単に社内システムを構築することができます。

こんな人にオススメ!

Kintoneはこんな人にオススメです。
・業務日報に限らず、オールマイティな機能がほしい人
・なるべく低コストで、社内システムを構築したい人
・PCスキルの高い社員が在籍しており、アプリの管理やカスタマイズができる人

Talknote

Talknote

Talknote」は、人工知能(AI)と連携した社内SNS。「Facebookのビジネス版のような使いやすさ」が評判のツールです。

「タイムライン機能」により投稿を時系列で見ることができるため、一目でチームの動きが分かります。また、コメント欄を使用して双方向のコミュニケーションをとることが可能。会社の理念や価値観などを日々伝えることができ、現場の状況を理解しながら的確な指示を出すことができるツールです。

またTalknoteの最大の特長として、独自の人工知能により解析できることが挙げられます。社員同士のやり取りやコミュニケーションデータをTalknote「アクションリズム解析機能」などにより解析。チャットでのコミュニケーション量やツールへのアクセス時間帯などを手がかりに、モチベーションが低下していると判断されたメンバーをあらい出します。この機能により、社員の離職を防止することにも寄与するのです。

こんな人にオススメ!

Talknoteは、こんな人にオススメです。
・業務日報のほかに、イベント情報なども発信・共有したい人
・アイディア提案など、自由な発想を集めたい人
・社員のモチベーション向上や、離職率低下につなげたい人

まとめ

まとめ

業務日報を管理できるツールの機能やメリット、導入事例について解説しました。また実際に5つの日報アプリとして利用できるツールについて、機能やメリットなども併せて紹介。それぞれのツールの特長や強みがあることが、お分かりいただけたと思います。

日報アプリの導入に失敗しないポイントは、導入目的を明確にすることです。業務を効率化したいのか、それとも共有漏れを防ぎたいのか。それぞれの日報アプリに特長がありますので、利用するスタイルに合わせて比較・検討する必要があります。最も適したツールを導入することが、最善だといえるでしょう。例えば、建築業界や運送業界などに特化した日報アプリも販売されています。

自社の事業内容や組織・チームの課題に合ったツールを選択し、日報による情報を会社の貴重な資産となるように活用してみてください。
業務日報を今よりも一層価値あるものにして、生産性向上やコミュニケーションの改善に努めていきましょう。

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