コミュニケーションツールとは?オススメ5選!メリットや機能など全知識を網羅!

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更新日:2018年12月28日 | 公開日:2018年12月28日

少し前までのコミュニケーション手段というと対面や電話、メールが主流でした。現在ではLINEやTwitter、FacebookをはじめとしたSNSやアプリなど、さまざまなコミュニケーションツールが利用されています。
ビジネスでも社内コミュニケーションを活性化させるために、社内SNSやビジネスチャットなどのコミュニケーションツールを採用・検討している企業も多いかと思います。

この記事では、まずコミュニケーションツールの基礎知識や機能について解説します。さらに実際に5つのコミュニケーションツールについてのメリットや機能などを比較し、紹介。コミュニケーションツールの導入を検討している方は、ぜひ参考にしてみてください。

コミュニケーションツールとは?

コミュニケーションツールとは?

コミュニケーションツールとは、意思や情報などを伝える目的で利用されるSNSやアプリなどのツールのこと。「メールや電話でやり取りするほどではないけど、相手とコミュニケーションを取りたい」。そんなときに気軽に利用できるツールです。

近年では、企業においても電話やメール以外のコミュニケーションツールが使われ始めています。今では当たり前のように、社内SNSやビジネスチャットツールが導入されるようになってきています。

ビジネス向けのコミュニケーションツールは、個人向けSNSツールと同様に、投稿機能やチャット機能、音声通話のような機能を持っています。ビジネスシーンでコミュニケーションツールを利用することにより、円滑・迅速なコミュニケーションが可能。仕事の効率化や生産性の向上にも、効果が見込まれます。

コミュニケーションツールには、多くの種類があります。それぞれの特長があるため、自社の導入目的に合ったツールを比較し、選択しなくてはなりません。

メールやLINEとの違いは?

メールやLINEとの違いは?

メールと比較した場合の一番大きな違いは、リアルタイム性にあります。メールでは送信相手が、いつ読んでくれるのか返信が来るまで分かりません。コミュニケーションツールではチャット機能により、ほぼリアルタイムにやり取りを行うことが可能です。また、複数の人数でやり取りを行うこともできます。メールと比較して、冒頭や文末に定型文を書かないで良いという点も、コミュニケーションツールが使いやすい理由の一つです。

LINEなどのコミュニケーションツールと比較すると、基本的な機能に大きな違いはありません。ビジネス用のコミュニケーションツールも、コンテンツの投稿やチャット、音声通話ができるなどができる点では同じです。しかしビジネス用のコミュニケーションツールは、社内のさまざまな情報を扱います。高度なセキュリティ対策を行っていたり、多彩な管理者機能がついていたりするのが一般的です。

また、充実した機能をサポートした有料プラン。それらが設けられていることも、ビジネス用コミュニケーションツールの特長の一つ。個人用のツールと比較して、このように業務での利用を前提とした機能が提供されていることが、ビジネス向けコミュニケーションツールの特長でしょう。

コミュニケーションツールで何ができる?

コミュニケーションツールで何ができる?

社内におけるコミュニケーションに悩んでいる方にオススメなのが、コミュニケーションツールの活用です。では、コミュニケーションツールの導入により、具体的にはどのようなことができるようになるのでしょうか?

職場内でのコミュニケーション不足は、仕事の効率や生産性の低下、職場内でのトラブルにつながる可能性があります。コミュニケーションツールを導入することで、メンバー間で円滑なコミュニケーションや情報共有が可能に。またコミュニケーションツールには、さまざまな機能が搭載。導入前と比較して、手間がかかっていた業務を短時間で行えます。本来やるべき業務に集中し、取り組むことができるでしょう。

コミュニケーションツールは、社内の情報共有を円滑に行うために今や欠かせないツールです。業務の効率化や労働生産性の向上を図りたい方は、必ず導入すべきツールといっても過言ではありません。

ここでは、コミュニケーションツールにサポートされている5つの機能について説明します。

機能1.チャットでダイレクトにコンタクトできる

「チャット機能」を使うことにより、メンバー間でリアルタイムにメッセージのやり取りができます。重要な情報をダイレクトに伝え、コンタクトすることが可能です。

また、プロジェクト単位やチーム単位など、任意にグループを作ることも可能。決められたメンバー間でのやりとりができます。さらに特定メンバーを指定し、メッセージ送信。そんなことが可能なツールもあります。なおチャットのメッセージ内容は、履歴として残ったまま。後で見直したい場合に、さかのぼって見ることが可能です。

デスクトップPCだけでなく、スマホやタブレットからアクセスすることも可能。LINEと同じように「メッセージの既読・未読」を判別できるコミュニケーションツールもあります。

機能2.グループ内で情報を共有できる

社内にはさまざまな部署やプロジェクトなど、仕事をする上でのグループが存在します。コミュニケーションツールにはスケジュールやタスク管理、掲示版、ワークフローなどの機能を装備。各グループのメンバー間で情報を、共有することできます。ただコミュニケーションツールによってはサポートされない機能もありますが、これにより煩雑な業務の効率化が可能です。

例えば、緊急に会議を開きたい場合。各メンバーのスケジュールを、チェックする必要があります。コミュニケーションツールですぐにチェックできるため、スピーディーに会議を開くことが可能です。

また、自分自身やスタッフのタスクを管理することも可能。タスクの漏れやミスがなくなり、仕事の質を高めることにつながります。

機能3.自宅や遠隔地から会議に参加できる

コミュニケーションツールでは、デスクトップPCだけでなく、スマホやタブレット端末からもアクセスが可能。出張先からでもスマホやタブレットでWeb会議に参加できるため、会議が開催される本社や支社へ出向く必要がありません。会議に参加するための移動時間や、コストを抑えることができます。

コミュニケーションツールを導入することで、「リモートワーク」が可能になります。導入前と比較すると、在宅勤務やサテライトオフィスでの勤務など、柔軟な働き方に対応可能。例えば、子育てや介護などで自宅を離れられない人も、コミュニケーションをとりながら業務を遂行。会議にも参加することができるようになります。

機能4.外部アプリと連携し、業務を効率化できる

コミュニケーションツールには、外部アプリと連携できるものがあります。コミュニケーションツールを導入することで、それらの外部アプリと連携。仕事の効率を、格段に向上させることができます。

SFA(営業支援ツール)やCRM(顧客関係管理)などの外部アプリと連携。更新内容を、簡単にチェックできるようになります。リマインド通知を受け取ることもできるため、自分からコミュニケーションツールにアクセスする必要がなく、実に効率的です。カレンダーアプリのスケジュールも同様に、自動で通知。その都度確認する必要がありません。

機能5.高度なセキュリティ対策と管理者機能

ビジネス用途のコミュニケーションツールは企業内の重要な情報を扱うため、セキュリティ対策が行われています。中でもコミュニケーションツールや料金プランによっては、さらに高度なセキュリティ対策や管理者機能に対応しているものもあります。

セキュリティ対策では「社外ユーザー制限」「IPアドレス制限」「外部SNS制限」など、高度なユーザー管理機能を利用することが可能。スマホやタブレット端末を盗難・紛失したときのために「遠隔からのデータ削除」に対応しているツールもあります。

管理者機能では「管理者によるユーザーの追加や削除」「ユーザーパスワード変更」などの管理を行うこと可能。情報漏えいなどのリスクを、低減することができます。

オススメのコミュニケーションツール5選

オススメのコミュニケーションツール5選

ここでは、コミュニケーションツールの中でも特に人気の高い5つのツール「チャットワーク」「Slack」「LINE WORKS」「Linkedin」「Airy」の特長やメリットを比較・紹介。どんな人にオススメかを説明していきます。

チャットワーク

チャットワーク

純国産ツールとして利用されている代表的なコミュニケーションツールが「チャットワーク」。ITにあまり慣れていない人にも使いやすいUIや、タスク管理機能をはじめとした充実した機能が特長です。

2011年のリリース以降、「機能が充実していて使いやすい」と評判を呼びました。現在では196,000社(2018年10月末日時点)で導入済み。国産のコミュニケーションツールとしては、No.1へと成長を遂げたのです。

チャットワーク最大の特長は本格的な「タスク管理機能」が搭載されていること。複数のグループがあってもタスクだけを表示。作業の見落としを防ぎ、仕事の質の向上につなげることができます。他にもチャット機能、ビデオ通話(音声通話)機能、ファイル共有機能などを使うことが可能。

無料の「フリープラン」もあります。オススメの「ビジネスプラン」でも、一人当たり月額500円(税別)。ほかのコミュニケーションツールと比較して、低コストで導入・運用できることも特長の一つです。

こんな人にオススメ!

チャットワークは、こんな人にオススメです。
・実績・安定性重視でツールを導入したい人
・社内外とのやり取りで、頻繁にタスクが発生する人
・使いやすいUIのツールを選びたい人
・なるべくコストをかけたくない人

Slack

Slack

「IT系に人気で柔軟性がある」と評判のコミュニケーションツールが「Slack」。アメリカ生まれのコミュニケーションツールで2018年現在、IT系を中心に50万を超える組織がSlackを導入しています。2017年には日本語版もリリースされ、国内でも毎日50万人以上が利用している人気のツールです。

Slackの最大の特長は、圧倒的な柔軟性にあります。単なるチャット機能だけではなく、Twitterやメール、Googleなどの各種アプリや外部ツールとの連携しているところも魅力。300種類以上の外部サービスがあり、それらと連携することで業務の効率化につなげることができます。
また、チャットルームのデザインを好きなようにカスタマイズできるため、自分らしく使えることも魅力の一つです。

無料の「フリープラン」もあります。なお有料の「スタンダードプラン」は、一人当たり月額960円(税別)。他のコミュニケーションツールと比較すると、割高感があります。

こんな人にオススメ!

Slackは、こんな人にオススメです。
・外部サービスと連携し、業務の効率化を図りたい人
・IT系企業やプログラマー・システムエンジニアの方
・UIを好きなようにカスタマイズして使いたい人
・無料でコミュニケーションツールを使いたい人

LINE WORKS

LINE WORKS

LINE WORKS」は、LINEと同じNAVERを親会社に持つ「ワークスモバイルジャパン株式会社」が販売するコミュニケーションツールです。2018年2月時点で、LINE WORKSの導入社数はグローバルで、1万社にのぼります。

LINE WORKSの最大の特長は、LINEとの親和性が高いこと。LINEと連携できる唯一のコミュニケーションツールです。スタンプや既読などLINEで使い慣れた機能が、そのままLINE WORKSにもサポートされています。普段LINEを使用している方にとっては使いやすいインターフェースであるため、誰でも簡単に操作できるコミュニケーションツールです。

チャット機能のほかにも掲示板やカレンダー、アドレス帳、アンケートなど、仕事上で活用できるさまざまな機能が充実しています。携帯端末を紛失した際に情報を抹消できる「遠隔削除機能」があることも特徴の一つです。

LINE WORKSには3種類の有料プランがあり、リーズナブルに利用できますが、さらに2018年11月に「無料プラン」もリリースされました。

こんな人にオススメ!

LINE WORKSは、こんな人にオススメです。
・誰でも簡単に使えるコミュニケーションツールを導入したい方
・ツール導入時の教育コストを抑えたい会社
・メッセージの「既読」を確認しながら、仕事を進めたい人
・LINEユーザーとのやり取りもしたい人

Linkedin

Linkedin

「 Linkedin(リンクトイン)」とは、全世界で5億人以上の登録ユーザーを抱えている、世界最大級のコミュニケーションツールです。日本では約100万人が利用しています。

個人用と企業用のアカウントがあり、それぞれ使用目的や機能が異なります。企業用アカウントの Linkedinにおける最大の特長は、ビジネスに特化したつながりができるコミュニケーションツールであること。各企業の事業内容や特徴を記載するだけでなく、採用活動として活用することができます。詳細なターゲット設定ができる広告配信機能も備え、特定のスキルや職歴を持つユーザーとの接触を図ることが可能。

また、Facebookのように自社のプロフィールを作成・情報発信することで、自社のブランディング活動ができます。ユーザーや他社へのアプローチ、自社の魅力をアピールするのに適していると言えるでしょう。

無料で利用できる「Basic(無料)アカウント」プランを用意。また機能が充実した、有料プランもあります。

こんな人にオススメ!

■Linkedinはこんな人にオススメです。
・効果的に外部への情報発信を行い、企業の発展につなげたい人
・人材採用に活用したい人
・社内のコミュニケーション活性化をしたい人
・企業のブランディングに活用したい人

Airy

Airy

Airy(エアリー)」は、社内コミュニケーションの活性化を目的としたコミュニケーションツール。働く人に焦点を当てた目的特化型のコミュニケーションツールとして約600社、8万名以上が利用しています。

Airy最大の特長は、研修と連動した運用ができること。研修受講後に、受講内容を現場で活かした実績を報告。研修効果の浸透や可視化を、実現できます。アンケートや提出物の管理機能も装備。

また、Airy上での活発なコミニュケーションにより、社員のモチベーション向上や業務効率化、定着率アップなどが図れます。企業内でのさまざまな人事課題にも、対応可能。「社員の満足度が上がり、離職率が下がった」と評判のコミュニケーションツールです。

初期設定や管理者ページなどの運用サポートも実施。コミュニケーションツールをどのように使えばよいのか分からない方にとっても、利用しやすいツールです。

価格は、利用人数やサポート内容、運用支援によって異なります。お問い合わせについては、WEBからのアクセスが可能です。

こんな人にオススメ!

Airyは、こんな人にオススメです。
・社員のモチベーション向上につながるツールを導入したい人
・社員研修と連動した運用をしたい人
・ツールの導入により離職率の低下を図りたい人
・ツール運用時のサポートをしてほしい人

まとめ

まとめ

コミュニケーションツールの基礎知識や機能、そして実際にオススメの5つのコミュニケーションツールについて紹介しました。それぞれのツールに、特長や強みがあることがお分かりいただけたと思います。

コミュニケーションツールを導入することで、社内の円滑なコミュニケーションを実現。仕事を進めていく上での情報共有化などにより、仕事の生産性アップにつなげることができます。

仕事の質やスピードアップ、チームの連携アップを目的に、コミュニケーションツールを試してみてはいかがでしょうか。コミュニケーションツールを検討する際には導入目的を明確にし、使いやすさを考慮しましょう。最も適したツールを、導入することが肝心です。

コミュニケーションツールには有料で利用するものだけでなく、無料から始められるものもあります。業務内容やチームメンバーのスキルも考慮すべきです。どのようなツールなら、無理なく導入・運用できるかを考えてみましょう。

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