人気・定番のグループウェア5選|機能・評判などを徹底調査!

上昇向きの矢印を指差す男性

更新日:2019年01月21日 | 公開日:2019年01月21日

アイミツでは、これまで120種類を超えるグループウェアに関して、それぞれの料金や機能、使い勝手について紹介してきました。そのなかでもとりわけ高い人気を誇るのが、今回紹介する5つのグループウェアです。

いずれもグループウェアの代名詞的存在で、上場企業やナショナルクライアントの導入実績も多数。リサーチ会社やシンクタンクによるシェア調査でも、毎年上位にランクインしています。

ただ、いくら人気が高いとはいえそれぞれに特徴があり、すべての企業にフィットする万能のツールではありません。各グループウェアのメリット・デメリットを整理しつつ、どんな企業や利用シーンに適しているのかあらためて紹介していきます。

1.グループウェアとは?

1.グループウェアとは?

まずは、グループウェアとはどんなものなのか、あらためて整理しておきましょう。

ひと言でいえば、グループウェアとはチームで進める仕事をアシストするツールです。ビジネスチャット、社内SNS、オンラインストレージ、ワークフローといった機能がパッケージ化されていて、社員同士がリアルタイムでコミュニケーションをとったり、ファイルを共有したり、予算や休暇の申請・承認をweb上で完結させたり、さまざまな使い方ができます。

半纏や浴衣の製造販売を手がけているある染物メーカーでは、グループウェアを導入したことによって、顧客管理・受注管理のプロセスが大幅に効率化。社員一人ひとりが業務に必要な情報をすぐ手に入れられるようになり、残業時間が減少し、結果的に過去最高の売り上げをマークした事例もあります。

2.あなたにぴったりのグループウェアを選ぶ際のポイント

2.あなたにぴったりのグループウェアを選ぶ際のポイント

次に、グループウェアを選ぶ際のポイントを紹介します。

2-1.料金

まず、何より大切なのはコストの面です。

一般的なグループウェアの料金は、一人あたり600円から800円前後に設定されています。一見安価にも思えますが、従業員1,000名の企業なら年間700万円以上の出費は避けられません。取り扱うデータが増えてくると保存・共有のためのオンラインストレージを拡張する必要があり、その都度追加料金がかかることもあります。

単価だけにとらわれず、中長期的なコストパフォーマンスを見極めたうえで、自社にマッチするグループウェアを選びましょう。プリンターの紙代、メールソフトのライセンス料など、グループウェアの導入によって削減が見込める費用とあわせて見積もるのも1つの方法だと思います。

また、グループウェアのなかには無料版が用意されているものも多いので、予算が限られる場合はまず無料版を導入し、成果を実感できるようになってから有料版へ移行するのがおすすめです。

2-2.機能・操作性

ひと口にグループウェアといっても、情報共有やコミュニケーションの改善に向いているもの、業務フローの改善に特化して開発されたものなど、さまざまなタイプがあります。自社の業務課題をしっかり整理したうえで、相応の機能が付いているグループウェアを選びましょう。

あわせて操作性も大切な要素です。グループウェアは、基本的に全社員が使うツールなので、使い勝手が悪ければ、社員のパフォーマンスや会社全体の生産性にも悪影響を及ぼします。まずは無料トライアルに申し込み、初めての人でも迷わず使えるか、処理が遅れることはないか、しっかり確認しましょう。

加えて、営業スタッフや店舗スタッフとの連絡手段としてグループウェアを導入する際は、スマートフォン・タブレット上での使いやすさも大切なポイントです。

2-3.セキュリティ

セキュリティ面では、IPアドレスや端末ごとのアクセス制限機能は不可欠です。そのうえで、できればプライバシーマークやISO27001(情報セキュリティマネジメント)の認証を取得済みの企業が提供しているグループウェアを選びましょう。これらの認証は、クライアントのデータを適切に取り扱い、大きなインシデントを起こすことなくサービスを運営してきた証です。

また、大手企業への導入実績や利用継続率、サーバーが置かれたデータセンターの免震対策なども判断材料の1つになると思います。

3.人気・定番のグループウェア5選

3.人気・定番のグループウェア5選

それでは実際に、数あるグループウェアのなかでとりわけ高い人気を誇る5つの製品について、それぞれメリット・デメリットに分けて紹介していきます。

3-1.「Microsoft Office 365」

Office 365 トップページ

https://www.office.com/

Microsoft Office 365は、言わずと知れたMicrosoftが提供するクラウド型のグループウェアです。世界トップクラスの導入実績を誇り、シンクタンクが毎年行っているグループウェアのシェア調査でも、常に上位にランクインしています。

実際に、Office 365を利用しているユーザーのブログや口コミサイトを見てもネガティブな意見はほぼ見当たらず、非常に高い評価を受けているようです。

メリット

大きな魅力はコストパフォーマンスの高さです。一人あたり月額540円からの料金で、webメールやスケジューラー、ファイル共有といった多彩な機能を利用できます。中位プラン以上では、Word・Excel・PowerPointといったOfficeアプリのライセンス料が定額料金のなかに含まれているのも、Microsoft製品ならではのメリットではないでしょうか。

さらに、画像やドキュメントを保存するオンラインストレージも一人あたり1TBの大容量です。例えば、解像度1,000pxのデジカメで撮影した高精細な画像も3,000枚以上保存でき、一般的なオフィス業務なら困ることはありません。グループウェアを導入するのが初めての中小企業はもちろん、大量のデータを取り扱うITベンダーやネットショップにもおすすめです。

デメリット

これはグループウェアというより、個々のアプリの問題ですが、iOSの端末でExcelやPowerPointのファイルを開くと、編集できるようになるまで時間がかかったり、動作が一時的に中断してしまったりすることがあります。Macを主力端末として利用しているデザイン会社などは、慎重に検討した方がいいかもしれません。

また、オンライン版のOfficeアプリやSharepointについても、複数のユーザーのアクセスが重なったり、ファイル自体の容量が重かったりすると、一時的に動作が重くなることがあるようです。

Microsoft Office 365の情報を更に詳しく知りたい方はこちら

3-2.「G Suite」

G Suite トップページ

https://gsuite.google.co.jp/intl/ja/

G Suiteは、Googleが開発したグループウェアです。GMailやGoogleカレンダーといった単体で提供されているアプリがパッケージ化され、法人向けの監査機能が付いています。

2006年に「Google Apps」としてサービスを開始して以来、トータル500万社以上のクライアントに導入されてきました。Googleによれば、「フォーチュン50」(総収入の全米トップ50)の企業の約60%が利用しています。

メリット

特徴は、コストパフォーマンスの高さです。最安のBasicプランの場合、一人あたり月額600円でメールやビデオ会議、スケジューラー、オンラインストレージといった一連の機能を使えます。

さらに、webサイトの作成機能で、部署ごとのポータルサイトやFAQ集などを自由自在にカタチにできるうえ、公式ストアには外部ベンダーが開発した機能拡張アプリも用意されています。社員同士の情報共有を活発化させたい企業はもちろん、自社特有の業務課題に悩んでいる企業にとっても有力候補の1つになるのではないでしょうか。

また、セキュリティの面でも2段階のアクセス制限機能が搭載されており、アプリでやりとりした情報は、ネットワークが冗長化されたデータセンターに保存され、情報漏洩・消失の心配はありません。

デメリット

他社のグループウェアの場合、ポータル画面上に集約されたアイコンやボタンから各アプリを開くことができますが、G Suiteにはポータル画面そのものがありません。

前述のwebサイト作成機能を利用すれば、自分で作成することも可能ですが、個別のアプリ側にポータルサイトへ戻る導線がないため、あらかじめブラウザのタブでポータル画面を開いておき、1回1回そこへ戻って操作する必要があります。繁忙時などは、もどかしさを感じる人もいるのではないでしょうか。

また、初期状態ではワークフロー機能が付いていないため、稟議・決済のプロセスを整備したい場合は、公式アプリストアなどで別途購入する必要があります。

G Suiteの情報を更に詳しく知りたい方はこちら

3-3.「サイボウズ Office」

サイボウズ Office トップページ

https://products.cybozu.co.jp/office/

サイボウズ Officeは、ソフトウェア開発大手のサイボウズ株式会社が提供しているグループウェアです。国産グループウェアの草分け的存在で、1997年のサービス開始以来、60万社以上のクライアントに導入されてきました。ノークリサーチ社による中小企業のITアプリケーションの利用状況調査では、11年連続でグループウェア部門の1位を獲得しています。

社内の稟議・決裁プロセスに課題を抱えていたある食品メーカーでは、サイボウズ Officeのワークフロー機能を活用することで、商品開発の稟議を従来の3週間から3日まで短縮。あわせてペーパーレス化が進み、コスト削減にも成功しています。

メリット

特徴は、価格・機能・使い勝手のいずれも高い水準にあることです。一人あたり月額500円からの料金で、チャットや掲示板といった一連の機能が利用できるうえ、カスタムアプリ作成機能も付いています。契約管理、社内FAQといった基本アプリをもとに、自社オリジナルの業務改善ツールに仕立てることが可能です。

また、UIやデザインの面でも、常に利用者の声を取り入れながらアップデートが繰り返されています。管理画面の上部には、各アプリのアイコンが横並びに配置され、ワンクリックで切り替えられるうえ、スケジュールの変更などもドラッグ&ドロップだけで行えるので、日常的にPCを使っている人なら操作に迷うことはないはずです。

デメリット

一般的なグループウェアに多く見られる社内SNSが付いていないことは、デメリットと言えるでしょう。カスタムアプリ機能を利用して作ることはできるものの、最初から社内SNSを使いたい人は、他社のグループウェアを選ぶのが得策です。

また、オンラインストレージの容量がやや小さいのもデメリットの1つかもしれません。定額料金内では、一人あたり5GBに限られ、増設には10GBあたり1,000円の追加料金がかかります。

3-4.「desknet's NEO」

desknet's NEO トップページ

https://www.desknets.com/

desknet's NEOは、株式会社ネオジャパンが提供するクラウド型のグループウェアです。リーズナブルな料金と豊富な機能が人気を呼び、前身サービスの「desknet's」とあわせてトータル380万人以上に利用されています。

靴・カバンの修理や洋服の寸法直しサービスを手がけているあるアパレル関連会社では、desknet's NEOを導入したことでスケジューラーや掲示板の活用が進み、情報共有のプロセスが大幅に改善。売り上げアップのためのノウハウを、店舗と本部の間でスピーディーに共有できるようになりました。

メリット

何より大きな魅力は、一人あたり月額400円の料金で、25種類に及ぶ豊富な機能を利用できることです。ユーザーの間ではとりわけスケジューラーへの評価が高く、メンバーごとに色分けしたり、アイコンを付けたりすることによって一人ひとり予定をひと目で把握できます。

また、サイボウズ Officeと同様のカスタムアプリ作成機能が付いており、オリジナルの業務ツールを開発することも可能。社内FAQや作業日報といった基本アプリをドラッグ&ドロップの操作だけでカスタマイズでき、プログラミングの知識は一切必要ありません。

デメリット

グループチャット機能が付いていません。チャット自体は非常に使いやすいものの、部署・チーム単位でのコミュニケーションツールとしては使えず、あくまで1対1のやりとりに限られます。

また、画像やドキュメントを保存するためのオンラインストレージの容量が一人あたり1GBに限られるうえ、各アプリの画面がリロードされる際(更新した情報が反映される際)、一時的にコンテンツの表示が小さくなったり、動作が遅くなったりする事業もあるようです。この点については、デバイスやブラウザの種類によるものと思われるので、無料トライアルで慎重に確認するのがおすすめです。

desknet's NEOの情報を更に詳しく知りたい方はこちら

3-5.「J-MOTTOグループウェア」

J-MOTTOグループウェア(ジェイモットグループウェア) トップページ

https://www.j-motto.co.jp/

J-MOTTOグループウェアは、リスモン・ビジネス・ポータル株式会社が提供しているクラウド型のグループウェアです。強固なセキュリティ対策、充実した付帯サービスに特徴があり、トータル4,000社以上のクライアントに利用されています。

社員同士のコミュニケーション不足に課題を抱えていた人材派遣サービス企業では、J-MOTTOグループウェアを導入し、ベテラン添乗員が接客ノウハウを共有する仕組みを構築。新人が独り立ちするまでのスピードも早まったうえ、顧客満足度の向上にもつながりました。

メリット

ユーザー数こそ20名までに限られるものの、月額3,000円で利用スタートでき、最大20%OFFの年間割引サービスも用意されています。

また、グループウェアのなかでは珍しく、会員特典が豊富なのも特徴の1つです。大塚商会の「たのめーる」やオリックスレンタカー、西濃運輸の宅配便サービスなどを割引料金で利用することが可能です。オフィスのコスト削減にも一役買ってくれるのではないでしょうか。

加えて、セキュリティ面にも力を入れて開発されています。2重のアクセス制限で不正侵入をブロックするほか、やりとりしたデータはすべてISO27001(情報セキュリティマネジメント)の認証を取得しているデータセンターに保存されるので、情報漏洩などの心配はいりません。

デメリット

画像やドキュメントを保存・共有するオンラインストレージの容量が、一人あたり200MBに限られます。デジカメで撮影した画像は40枚程度、pdfなどの営業資料は10~20点ほどで容量がいっぱいになってしまうので、ネットショップやITベンダーなど、大量のデータを取り扱う企業は、他のツールと併用する必要がありそうです。

また、アプリを閉じた状態で、メッセージの受信などを知らせるプッシュ通知機能が付いていないのもデメリットの1つです。メールアドレス宛ての通知を受け取れますが、外出先で緊急案件が入ったような場合、対応が遅れてしまうこともあるかもしれません。

J-MOTTOグループウェアの情報を更に詳しく知りたい方はこちら

4.まとめ

4.まとめ

今回紹介した5つはいずれもグループウェアの代名詞的存在で、業種や規模を問わず、多くのクライアントに利用されています。

活用方法は企業によってそれぞれですが、コストパフォーマンスを重視するなら「Office 365」、「G Suite」、「desknet's NEO」、カスタマイズ性重視なら「サイボウズ Office」、オフィス業務全体の費用削減やセキュリティ対策に重きを置くなら「J-MOTTOグループウェア」を優先的に検討するのがいいかもしれません。

グループウェアを選ぶ際は、序盤で紹介した3つのポイントとあわせて、それぞれのメリット・デメリットをぜひ参考にしてみてください。

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