Tocaro(トカロ)の評判と実態|15個のビジネスチャットツールを試したアイミツが徹底比較!

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更新日:2018年11月27日 | 公開日:2018年11月27日

近年、社内でのコミュニケーションツールとして多くの企業に急速に普及しているのがビジネスチャットツールです。チャットの代表的なツールとして知られているのは「Skype」「Facebookメッセンジャー」「LINE」ですが、近年ビジネス向けにさらに機能・セキュリティを充実させたビジネスユーザー向けの有料・無料のさまざまなチャットツールが登場してきました。今回は、1ヶ月間の無料トライアルが可能で独自の検索機能を持つビジネスチャットツール「Tocaro(トカロ)」について調査しました。

<総評> 「Tocaro(トカロ)」は必要な情報がいつでも誰でも取り出せる独自の横断検索機能が特徴

<総評> 「Tocaro(トカロ)」は必要な情報がいつでも誰でも取り出せる独自の横断検索機能が特徴

伊藤忠テクノソリューションズ株式会社とWEBアプリケーション開発を行う株式会社凌芸舎が共同で開発した「Tocaro(トカロ)」は、対話・共有・検索を柱とし「コラボレーション」をテーマに掲げたビジネスチャットツールです。

特徴として、ビデオ会議、コンタクト管理をはじめチャットコミュニケーションを中心としたリアルタイムコミュニケーション機能、データ共有機能、検索機能が挙げられます。さらにチャットワークにも似た直感的なデザインで誰もが使いやすい仕様となっています。

大きな特徴としてあげられるのが、自動で発言者ごとの共有データやファイルを整理・蓄積し、いつでもどこからでも、グループやメッセージの種類の垣根を越えて必要な情報を探し出すことができる横断検索機能です。

ビジネスシーンで利用されているチャットツールの多くは、共有されたデータやファイルを後から検索で探し出せないことがデメリットでした。しかし「Tocaro(トカロ)」は独自の検索機能によってそのデメリット面を克服し、グループ、データ形式を問わず必要な情報を見つけ出すことが可能となっています。

また、世界で数10万社で利用されているクラウドストレージサービスBoxとの提携によって、さらにファイル共有機能が強化されています。

そもそもビジネスチャットツールとは?

LINEの普及とともに電話やメールで連絡を取る時代から、チャットツールを利用する時代へと急速に移行しています。LINEは個人間でやり取りをするためのチャットツールとして普及しましたが、企業でもチャットツールを利用する傾向が強まり、多くの企業がビジネスユーザーに向けたビジネスチャットツールを導入しはじめています。

ビジネスチャットツールでは、「電話待ち」「メール待ち」といった時間のロスがなく、一度の投稿でグループメンバー全員に必要事項を伝達できるうえ、同時にグループメンバー全員とコミュニケーションをとることができます。メールや電話よりも簡単かつ気軽にリアルタイムでコミュニケーションが取れ、場所や時間、人数を選ばないところが大きな特徴です。

パソコン、タブレット、スマホなどさまざまな端末で利用可能なビジネスチャットツールは、社内でのコミュニケーションの他に社外にいるメンバーにも迅速に必要事項を伝達することができるため、仕事のスピードアップにもつながります。

さらに、プロジェクトごとのグループ分けやタスク管理、ファイル共有が可能であることから、円滑な進行管理が行えるところもビジネスチャットツールの特徴と言えます。プロジェクトメンバー全員がチャット上で会話をすることで、従来のメールや電話でのやりとりと比べ予期せぬトラブルや変更事項に関してもスピーディーな対応が可能です。

また、ビジネスコミュニケーションで重要となるアクセス制限や情報漏えい対策などのセキュリティー面が強化されているところもビジネスチャットツールの特徴と言えます。

Slack、チャットワークと比べた評判は?

ビジネスチャットの先駆け的存在であるのが、Slackチャットワークです。まずはそれぞれの特徴を見ていきましょう。

チャットワークは、約17万社が導入している、国内最大規模の日本で開発されたビジネスチャットツールです。チャットワークの特徴は、1つのアカウントで社内外の人とも簡単にグループチャットが行える機能とタスク管理機能が備わっているところです。

一方アメリカで誕生したSlackは、世界100カ国以上で利用され、2017年に日本語版がリリースされて以来、日本でも50万人以上が利用しているビジネスチャットツールです。Slackの特徴は、そのエンタメ性と豊富な外部連携にあります。また、カスタマイズしやすいことからIT系の企業に人気があることも特徴の一つです。

ビジネスチャットツールとして最低限必要な機能を備えているチャットワーク、外部連携を利用することで機能の充実を図るSlack、独自の検索機能にプラス必要な機能が充実している「Tocaro(トカロ)」とそれぞれ特徴がありますが、どのツールも無料でトライアルができ、有料プランにアップグレードできます。

ビジネスユースでの利用料金で比べてみるとチャットワークのエンタープライズ料金は1ユーザー(月額)800円、Slackの料金は1ユーザー(年払い/月額)1800円、「Tocaro(トカロ)」のエンタープライズ料金は1ユーザー(月額)800円となっています。

機能の面から見るとチャットワーク、Slack、「Tocaro(トカロ)」と大きな差はありませんが、金額的にはチャットワーク、「Tocaro(トカロ)」が月額800円であるのに対し、Slackはその約2倍の料金がかかります。

ただし、「Tocaro(トカロ)」の場合は、Boxにアカウントがない場合はBoxビジネスプランを申し込む必要があり、こちらは1ユーザー(月額)1800円が必要となります。つまり、保存データ量が多く大容量のストレージを必要とする場合は、「Tocaro(トカロ)」の利用料金が最も高額となってしまいます。

タスク管理、検索機能、セキュリティー面などの評判はとても良いのですが、Boxとの連携による料金体系はあまり評判が良くありません。そのため「Tocaro(トカロ)」導入時には、必要な機能について精査すると同時にメリット・デメリットを把握することが必要となります。

1.「Tocaro(トカロ)」の5つのメリット

1.「Tocaro(トカロ)」の5つのメリット

では「Tocaro(トカロ)」のメリットとして、どのような機能があげらるのでしょうか。具体的な機能の面をチェックしていきたいと思います。

1-1.横断的な検索機能

「Tocaro(トカロ)」の特徴の一つと言えるのが、あらゆる形式のファイルがアップロード可能であり、ページの遷移なしでプレビュー、共有可能な点です。

共有されたデータは、グループ、ファイル形式、ラベルなどに応じて、自動で分類され整理されます。整理された保存データは、「Tocaro(トカロ)」独自の横断機能検索技術によって、グループ、データ形式を問わず探し出すことが可能です。

指定した一つの単語をファイルとメッセージの両方から検索することができるのは、メッセージ機能とファイル共有機能を持ち合わせている「Tocaro(トカロ)」ならではの特徴です。

1-2.タスク管理が可能

「Tocaro(トカロ)」のタスク管理機能には、基本的なTO-DO機能からメッセージ履歴に紐付きで管理できる機能まで多彩なものがあります。タスク管理画面では担当者、期限、重要度を設定でき、グループ全体のタスクを一括で管理できます。

個人のタスク管理にも対応しているため、タスク管理専門のアプリケーションを使用することなく「Tocaro(トカロ)」内ですべてのタスクを管理できます。

1-3.金融機関レベルのセキュリティ

ビジネスチャットツールを利用する時に最も注意したいのが、情報漏えいなどを含めたセキュリティー面です。
「Tocaro(トカロ)」では無料会員を含めたすべてのユーザーに向けて、情報共有における安全性を高めるための通信暗号化や第三者のセキュリティーパートナー企業による定期的な安全性能監査を実施しています。

第三者による「なりすまし」や「乗っ取り」が横行しているチャットツールの中でこの堅牢なセキュリティーはユーザーにとって重要な要素と言えるでしょう。

1-4.コミュニケーションの取りやすさを重視

シンプルで見やすいメッセージ画面は、LINEなどを利用していない人でも直感的に使用することができます。また、読んで欲しい人を指定したり、重要なメッセージを赤字で表示できるのでメール感覚でメッセージのやり取りが可能です。
多くのビジネスチャットツールでは社外の人を招待する必要がありますが、「Tocaro(トカロ)」ではその手間がなく、社外の人や違う部署の人ともコミュニケーションをとることができます。社外でチームを組んでいる場合や部署をまたいでプロジェクトを進行することが多い人には非常に便利でしょう。

1-5.仕事に関するすべての情報を1つの画面で共有できる

「Tocaro(トカロ)」は、ビジネスでの利用を想定して設計されたビジネスチャットツールです。チャット機能はもちろん、ビデオ会議、タスク管理、コンタクト管理、ファイル共有と仕事で必要となる機能がすべて揃っています。

例えば、チャットしながら共有ファイルを表示すること可能であるため、画面を切り替えることなく全ての情報を一つの画面で確認することができます。複数のグループに参加している場合や、プロジェクトで大量のファイルを共有している場合など、煩雑になりがちな情報の管理をシンプルかつスムーズに行えるとても便利な機能です。

2.「Tocaro(トカロ)」の1つのデメリット

2.「Tocaro(トカロ)」の1つのデメリット

ビジネスチャットツールとして使い勝手の良い「Tocaro(トカロ)」ですが、先に述べた通りファイル共有に関して大きなデメリットとなる点があります。ファイルがBoxに保存されるという連携システムがあることで、Boxに加入していない企業には「Tocaro」はおすすめできないかもしれません。

2-1. データを共有するにはBoxへの加入が必要

「Tocaro(トカロ)」では無料プランを除き、すべてのファイルをBoxに保存するシステムとなっています。

クラウドでファイルを保存するストレージシステムは、リーズナブルながら大容量のファイルを保存できます。ストレージシステムには世界中で利用されているDropbox、ビジネスプランは容量無制限であることから人気のBox、Microsoft社提供でOfficeアプリとの連携が高いOneDrive、無料プランでも大容量を保存できるGoogle Driveなど、数多くのストレージが存在します。

そのためBox以外のストレージサービスを利用している企業は「Tocaro(トカロ)」に加入するために乗換えを検討する必要があります。

3.徹底調査でわかった「Tocaro(トカロ)」を使うべき人・会社

3.徹底調査でわかった「Tocaro(トカロ)」を使うべき人・会社

ここまでご紹介したメリット・デメリットから「Tocaro(トカロ)」がどんな人・会社に向いているかまとめてみました。

3-1. 社内外・部署間を横断した情報を共有したい人

「チームで仕事を完遂させる」ことを重視した「Tocaro(トカロ)」の大きな特徴の一つは、リアルタイムの情報共有をはじめ、時と場所を選ばず多くのファイルを共有できることです。

また、保存された多大なファイルは「Tocaro(トカロ)」独自の横断検索機能によって形式を問わず検索できます。例えば、国境をまたいだ複数のプロジェクトや社外プロジェクト、部署をまたいだプロジェクトに参加している場合でも、使用したいファイルを一発検索で探し出すことが可能になります。

横断検索機能をうまく活用できれば、確実に仕事効率がアップするでしょう。

3-2.国内外に多くの支社を持つ大規模な会社

高解像度と同時性を両立させた「Tocaro(トカロ)」のビデオ会議機能を使うことで、世界中の拠点をつなぎ、お互いの顔を見ながら会議を開くことができます。

画面共有が可能なので、プレゼンをはじめとしたさまざまなデータが共有でき、ビデオ会議そのものも動画データとして保存できるため、議事録を改めて作成する手間も省けます。

このような場合も、「Tocaro(トカロ)」のもつ高度なセキュリティーシステムにより、情報漏えいを防ぐことが可能です。

3-3.チームワークを重視する会社

チームでの仕事は、タスク管理が重要なポイントとなります。各チームでどのような作業が進行しているか、締め切りはいつかなどが把握できる基本的な機能はもちろん、チャット履歴に紐付きで管理できる「Tocaro(トカロ)」独自のタスク機能によって、作業の全体像がいち早く把握できます。

4.徹底調査でわかった「Tocaro(トカロ)」を使うべきでない人・会社

4.徹底調査でわかった「Tocaro(トカロ)」を使うべきでない人・会社

以上の点から、多くの社員を抱える企業に向いていると思われる「Tocaro(トカロ)」ですが、以下のような会社には向いていないと思われます。

4-1.Boxを利用していない会社

「Tocaro(トカロ)」の最大の特徴は、形式を問わずあらゆるデータがアップロードでき、そのデータを共有できることにあります。共有データはすべてクラウドストレージであるBoxに保存されるため、Boxのライセンスを導入していない会社では、新たに有料でライセンスを取得する必要があります。

それまでに利用していたクラウドストレージがある場合は、データを移行する必要性が生まれます。多くのデータをBox以外のストレージに大量に保管している場合は、移行作業にかなりの手間が取られると考えられるため、「Tocaro(トカロ)」の導入はあまりおすすめできません。

4-2.サービスをカスタマイズしたい人

「Tocaro(トカロ)」は、シンプルで誰もが使いやすいUIが魅力のビジネスチャットツールです。そのため、メッセージ画面もいたってシンプルで、同じビジネスチャットツールでも遊び心を加味したSlackのようにオリジナルの絵文字が作成できるなどの機能がありません。「Tocaro(トカロ)」は、機能性を重視する人向きと言えるので、遊び心を求める人には向いていないツールと言えます。

5. 3分でできる「Tocaro(トカロ)」の登録方法

5. 3分でできる「Tocaro(トカロ)」の登録方法

「Tocaro(トカロ)」は、すべての機能を利用できるビジネスユースに適したEnterpriseプラン、独自要件に対応できるOn-Preiess環境プランがあります。どちらのプランを選ぶにしてもまずは公式サイトのトップ画面にある「無料で試してみる」で登録します。

5-1. 公式サイトのトップ画面を表示する

「Tocaro」の登録方法は、公式サイト(https://tocaro.im/?locale=ja)のトップ画面にある「無料で試してみる」をクリックするだけととてもシンプルです。トップ画面にある「無料で試してみる」は、Enterpriseプランへの申し込みとなっています。

5-2. 申し込みフォームに必要事項を登録する

「無料トライアルのお申し込み」画面が表示されたら、社名、部署名、名前、メールアドレス、電話番号、利用人数、利用目的を記入し確認ボタンを押します。送信内容確認ページが表示されたら、送信ボタンを押します。

5-3.開設手続き

フォームからの申し込みが完了するとすぐに自動返信メールが届き、、1〜3営業日すると開設完了のメールが届きます。質問があれば、このメールに質問事項を書いて返信することができます。実際に無料トライアルへの申し込みをしてみたところ、その日のうちに担当者より開設手続き完了のメールが届きました。

アカウント開設完了のメールには、ログイン用URLと初期パスワードが記載されています。登録したメールアドレスと初期パスワードを入力するとトライアルを開始できます。

Enterpriseプランの機能がすべて利用可能なトライアル期間は、申し込み当月を除き1ヶ月間。例えば10月1日にトライアルの申し込みをした場合、10月と11月のほぼ2ヶ月間は無料トライアル期間となります。トライアル期間が終了すると有償版へ移行できます。

6. 「Tocaro(トカロ)」の効果的な使い方

6. 「Tocaro(トカロ)」の効果的な使い方

「Tocaro(トカロ)」は、チームで業務を行うことをターゲットにしたビジネスチャットツールです。そのため、チームでの業務に必要なグループメッセージ、ファイル共有、タスク管理機能が充実しています。
さらに、無制限で送受信できるメッセージ機能、グループ作成数も無制限であることから、「Tocaro(トカロ)」を効果的に使うためには大人数での利用がおすすめです。

6-1.データを「Tocaro(トカロ)」にアップロードする

「Tocaro(トカロ)」では、あらゆるファイル形式のデータをバックアップできます。「Tocaro(トカロ)」導入前には、部署ごと、プロジェクトごとに管理されていたあらゆるデータを「Tocaro」導入と同時に一括で管理することができ、またそのデータを誰もが検索で取り出せるようになります。

仕事の効率化を図る上でも、データを一つにまとめることはとても重要なことです。「Tocaro(トカロ)」を導入したら、まずはデータのアップロードを行いましょう。

6-2.チーム全体のタスクを管理する

進行中のプロジェクトチーム全員のスケジュールが一括で管理できる機能が「Tocaro(トカロ)」の「To-Do」です。部署をまたぎ、人数が多くなればなるほど、「誰が」「いつまでに」「何を作成するか」とそれぞれのタスクの期限、担当、重要度の管理が必要となります。「Tocaro(トカロ)」のタスク機能「To-Do」ではすべての必要事項を設定できます。

「To-Do」リストの作成は簡単です。「新規To-Doリストの作成」をクリックすると作成画面が表示されます。リスト名(プロジェクト名)とグループメンバーを登録してあるグループを選択すれば、新しいTo-Doリストができます。グループが作成されたらタスク作成をクリックし、必要なタスクを入力。タスクには、作業前、進行中、確認待ち、差し戻し、完了の5種類のステータスと、高・中・低3種類の重要度を設定できます。

6-3.ファイル共有を有効にする

「Tocaro(トカロ)」の最大の特徴は、簡単に検索できるファイル共有機能です。ファイルをプロジェクトチーム全員で共有するためには、グループを作成することが不可欠です。

グループでは、複数のメンバーでファイル共有、チャットができます。チャット画面にある「グループを作成する」をクリックし、「グループ名」「目的」を入力、招待メンバーを追加しグループを完成させます。

ファイルを共有する場合は、共有したいグループ内で「グループへ招待」をクリック、「ファイルアップロード」を選択し共有したいファイルをアップロード。このアップロード時に、「ラベル」をつけておくと、あとから検索をかける時に便利です。

また、アップロードしたファイルはラベル以外に「アップロードした人」「ファイル形式の種類」によって表示を切り替えることが可能です。

7.まとめ

7.まとめ

急速に浸透しつつあるビジネスチャットツールですが、使用環境や仕事内容によって必要となる機能は異なります。今回ご紹介した「Tocaro(トカロ)」は「コラボレーション」をテーマに掲げ、シンプルながらオフィス間のあらゆるコミュニケーションをスムーズに行うことを目的として開発されたツールです。

直感的に使用できるシンプルな操作画面は使用する人の年齢やスキルを選ばず、導入したその日から誰もがストレスなく利用できます。また、ビジネスユースに特化した設計から、世界各国に支店を持つ企業や大人数で取り組むプロジェクトなど、多くのデータやスケジュール管理が必要な業務にマッチするビジネスチャットツールと言えます。

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