Talknote(トークノート)の評判と実態|15個のグループウェアを試したアイミツが徹底比較!

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更新日:2018年12月26日 | 公開日:2018年12月26日

ここ数年、多くの企業がビジネスツールとしてチャットや社内SNSを導入しています。従来のEメールの場合、重要なメールが受信ボックスのなかに埋もれてしまったり、関係者をCCに入れ忘れたことで情報共有が滞ってしまったりすることがありますが、チャット・社内SNSならそうした心配はいりません。

グループ機能を使えば複数の社員同士でリアルタイムにコミュニケーションがとれるうえ、スマートフォンの縦長画面とも相性が良く、スワイプだけですべての履歴を確認することができます。この記事を読んでいる人のなかにも、チャットや社内SNSをメインの目的としてグループウェアの導入を検討している人がいらっしゃるのではないでしょうか。

今回ご紹介する「Talknote」はまさにそんな人にぴったりのツール。社員同士のコミュニケーションに特化したシンプルでわかりやすい機能が評判を呼び、2011年のサービス開始以来、1万社以上のクライアントに導入されています。

たとえば、国内に約1,500店舗を展開するある飲食チェーンでは、現場と本部の情報共有を効率化するために「Talknote」を導入。結果として会議の数が3分の1まで減り、顧客からの要望に対して施策を打つスピードも飛躍的に高まりました。

<総評> 「Talknote」は社員とのエンゲージメントを高められるツール

<総評> 「Talknote」は社員とのエンゲージメントを高められるツール

ひと言でいうと、「Talknote」は会社と社員のエンゲージメント(愛着、つながりの強さ)を高められるツールです。

メインのチャット機能で部署間・チーム間でスピーディーに情報共有ができるのに加え、AI(人口知能)によって社員1人ひとりのアクセス時間や投稿の数を自動集計し、モチベーションを可視化することが可能です。それらが著しく減っている場合は、マネージャーや人事担当者にアラートを通知してフォローを促すことで、社外への人材流出を事前に防ぎます。

さらに「Talknote」へアクセスした時間帯などをもとに社員の睡眠時間を検知する機能も標準搭載。オーバーワークの予防やメンタルヘルスケアにも役立ちます。こうした機能を持つグループウェアは「Talknote」以外にほとんどなく、実際に「Talknote」の運営会社(トークノート株式会社(東京都港区))は、自動検知機能の開発で2017年に特許を取得しました。

他のグループウェアと比べてどうなのか?

まず料金から比較すると、「Talknote」の最安プラン(「ライトプラン」)は1人あたり月額430円。

ワークフローやタイムカードといった機能は付いていないものの、コストパフォーマンスの高さに定評がある「Office 365」や「G Suite」の最安プランの料金をさらに下回っており、使い方次第ではコストメリットを実感できると思います。ただ導入の際に初期費用(ネットワーク設定やユーザー登録の代行費用)がかかるので、その点には注意しましょう。

次に機能を面を見ていくと、チャット&自動解析機能に加えてタスク共有機能が標準搭載されている一方、ワークフローやタイムカード、webサイト制作機能などは付いていません。あくまで社員同士のコミュニケーションに特化した、情報共有ツールとして開発されています。業務フローを改善するというよりは、部署間のチームワークを高めたい場合や、社員1人ひとりのモチベーションをアップさせたい場合に適しているのではいでしょうか。

こうした点をふまえつつ、「Talknote」の具体的なメリットとデメリットを見ていきましょう。

1.「Talknote」の5つのメリット

1.「Talknote」の5つのメリット

まずはメリットから。機能や操作性など5つに分けてご紹介します。

1-1.社員のモチベーションを見える化

<総評>でも触れた通り、人工知能が「Talknote」へのアクセス時間や社内SNSへの投稿量を自動計測し、それらをもとに社員1人ひとりのモチベーションをグラフで視覚化します。人事やマネージャーへのアラート通知機能も付いているため、問題が具体化するに速やかにフォローすることが可能です。

1-2.過重労働や離職を予防できる

こちらも前述の通りです。「Talknote」へアクセスした時間帯をもとに社員の睡眠時間を検知&アラート通知することで、オーバーワークや休職・離職を未然に防ぎます。アクセス時間の総量が規定の勤務時間を上回っている場合も、やはり同様にアラートとして通知されます。

1-3.操作がわかりやすい

マニュアルいらずの簡単操作も「Talknote」のメリットの1つ。チャットや社内SNSが1つの画面に集約されているため、忙しい時間帯もワンタッチで切り替えられます。各メッセージ画面も無駄な要素が徹底的に省かれており、LINEやFacebookメッセンジャーとまったく同じ感覚で使うことが可能です。

実際に「Talknote」を利用している人のブログや口コミ・レビューサイトを見ても、多くの人がこの点をメリットとして挙げています。

1-4.動作がスムーズ

機能がシンプルなこともあってか、社内SNSの読み込みに時間がかかったり、メッセージの送信途中で動作が止まってしまったりすることはほとんどありません。急ぎの際なども安心して使えるツールだと思います。

1-5.スマートフォンに完全対応

公式サイトの製品紹介ページ(https://talknote.com/product/index.php)を見てもわかるように、「Talknote」はスマートフォン・タブレット環境での利用を前提に開発されており、社員専用のデスクがない店舗や外出先でも問題なく利用できます。実際に本部・店舗間の情報共有ツールとして活用している企業も少なくないようです。

2. 「Talknote」の3つのデメリット

2. 「Talknote」の3つのデメリット

続いてはデメリットについて。社員のモチベーション解析をはじめとする独自の機能の使いやすさに定評がある「Talknote」ですが、たとえば「G Suite」や「サイボウズ Office」といったグループウェアと比較すると、機能や拡張性の面でやや物足りない部分も少なくないようです。3つに分けてご紹介します。

2-1.ワークフローが付いていない

「Talknote」は、もともと運営元の代表自身がスタッフの相次ぐ離職を目の当たりにし、コミュニケーションの大切さを再認識されたことをきっかけに開発されました。

そうした経緯もあって、チャットや社内SNS、タスク共有といった機能は非常に充実しているものの、一般的なグループウェアに多く見られるワークフロー機能は付いていません。

2-2.顧客管理機能が付いていない

顧客の属性情報や問い合わせ履歴を管理できる機能が付いていないのも、やや痛いところかもしれません。社内のコミュニケーション改善には非常に役立つ一方で、カスタマーサポートなどを通じて顧客との関係性を高めていきたい場合は別のツールを導入する必要がありそうです。

2-3.カスタマイズできない

「Talknote」の公式サービスサイトを見る限り、APIによって外部ツールと連携する機能は付いておらず、クライアント側でのカスタマイズにも対応していないようです。

3.徹底調査でわかった「Talknote」を使うべき人・会社

3.徹底調査でわかった「Talknote」を使うべき人・会社

ここまでご紹介したメリットとデメリットをふまえ、「Talknote」はどういった人や企業に向いているのかまとめてみました。

3-1.社員同士のコミュニケーションを活発化させたい企業

チャット・社内SNSともに使い勝手の良さに定評があり、グループ機能やタイムライン機能も搭載されている「Talknote」。部署間の情報共有や風通しの悪い社風に課題を感じている企業にとっては最適なソリューションの1つになると思います。

3-2.休職・離職率の高さに悩んでいる企業

ここまでご紹介してきた通り、アクセス時間や投稿数によって社員のモチベーションや睡眠時間を解析する機能は「Talknote」ならではの特徴の1つ。上手く活用すれば社員からの信頼を得られ、エンゲージメントが高まるのではないでしょうか。あわせてメンタルケアのためのツールとしても効果を発揮するはずです。

3-3.飲食店やサービス店舗の運営会社

飲食店やサービス店舗の多くには従業員個人デスクやPCが用意されていないため、電話やメールで速やかに連絡をとるのが難しく、結果的に本部・店舗間の情報共有やコミュニケーションがおろそかになりがちです。

その点、「Talknote」はスマートフォン&タブレットに完全対応。スタッフ側からすればちょっとした業務の合間や休憩時間にメッセージを確認することができるので、おのずとバックオフィスとの距離が縮まり、ちょっとした問題もフィードバックしやすくなるのではないでしょうか。

4.徹底調査でわかった「Talknote」を使うべきでない人

4.徹底調査でわかった「Talknote」を使うべきでない人

一方で以下のような人には「Talknote」はあまり向いていないかもしれません。

4-1.業務フローを改善したい人

2. 「Talknote」の3つのデメリットでご紹介した通り、「Talknote」にはワークフローやタイムカードといった一般的なグループウェアに多く見られる機能がついていません。予算や休暇申請のプロセス、勤怠管理のフローなどを改善したい人は他のグループウェアを検討するのが得策です。

4-2.カスタマイズしたい人

こちらもデメリットの項で触れた通りです。将来的なカスタマイズも視野に入れてグループウェアを導入するなら、100種類以上の外部ツールと連携し、自社オリジナルのアプリも作れる「kintone」などの方が向いていると思います。

5. 「Talknote」の成功事例

5. 「Talknote」の成功事例

次に「Talknote」を実際に利用しているクライアントの成功事例をご紹介します。

【A社の場合】

うどん店をはじめ、国内で約1,500店舗、海外でも500店舗以上の飲食チェーンを展開しているA社。本部と各店舗との連絡手段としてEメールを使っていたものの、重要なメールが埋もれてしまったりすることが多かったうえ、各店舗へのヒアリングにも非常に時間がかかっていました。

そこで「Talknote」を導入し、営業スタッフと各店舗のメンバーにスマートフォンを支給。外出先でのちょっとした空き時間や接客の合間にお互い連絡を取り合える体制を構築したことで、ミーティングの回数を3分の1まで減らすことができました。現場レベルでのコミュニケーションも活発化し、顧客満足度も向上しています。

【B社の場合】

「衣・食・住」をテーマに掲げ、作業着の製造・販売、飲食店の運営、給水設備のメンテナンスなど幅広い事業を行っているB社。事業拡大にともない社員の数が増えたことによって1人ひとりのコミュニケーションが取りづらくなり、業務が属人化していました。あわせてコミュニゲーション不足が一因となってスタッフの離職率も高まっていました。

そこで「Talknote」を導入したところ、チャットや社内SNSにより社員同士の交流が活発化。販促キャンペーンのアイデアやクレーム対応のナレッジを自発的に共有し合うようになり、課題だった離職率も50%から10%未満まで下がりました。

6. まずは「Talknote」の無料体験を

6. まずは「Talknote」の無料体験を

最後に「Talknote」の登録方法についてご紹介します。14日間の無料トライアル期間が用意されているのでまずはそれに申し込み、機能や使い勝手を試してみましょう。

1.公式サイトの「無料トライアル」ボタンをクリック

まずは「Talknote」の公式サービスサイト(https://talknote.com/)にアクセスし、画面上部右側の「無料トライアル」をクリックします。

2.登録フォームに必要事項を入力

登録フォームが表示されるので、会社名や業種、メールアドレス、パスワードなど必要事項を入力しましょう。登録が済んだら利用規約とプライバシーポリシーを確認し、画面下部の登録ボタンをクリック。

3.担当者と要件をすりあわせ利用スタート

翌営業日までに「Talknote」の担当者から連絡があります。導入の目的やネットワーク環境をすり合わせ、アカウントが発行されれば登録は完了。チャットや社内SNSなどの機能が使えるようになります。

7. まとめ

7. まとめ

社員とのエンゲージメントを高める独自の機能と抜群の使いやすさが評判を呼び、1万社以上のクライアントに利用されている「Talknote」。ワークフローやタイムカードは付いていないものの、成功事例でもご紹介した通り、情報共有に課題を抱えている企業や離職率の高さに悩んでいる企業にとっては最適な選択肢の1つになると思います。グループウェアを導入する際は今回ご紹介した内容をぜひお役立てください。

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