LINE WORKS(ラインワークス)の使い方は?基本機能から応用まで、フル活用するための全知識!

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更新日:2018年12月28日 | 公開日:2018年12月28日

企業における新しいコミュニケーションツールとして話題のビジネスチャットツールがLINE WORKS(ラインワークス)。多くのビジネスコミュニケーションがある中で「LINEと高い親和性を持ち、使いやすい」と評判のビジネスチャットツールです。

この記事では、LINE WORKS(ラインワークス)についての特徴などについて解説するとともに、基本的な機能や使い方から知っていると便利な機能・使い方まで説明していきます。ビジネスチャットツールの導入を検討している方は、LINE WORKS(ラインワークス)に併せて他のツールの機能や使い方を比較・検討の上、ぜひ参考にしてみてください。

LINE WORKS(ラインワークス)とは

LINE WORKS(ラインワークス)とは

LINE WORKS(ラインワークス)は、ワークスモバイルジャパン株式会社が2017年に提供を開始したビジネスチャットツールです。リリースからわずか1年でLINE WORKS(ラインワークス)の導入社数はグローバルで1万社を突破しました。

LINE WORKS(ラインワークス)の最大の特徴は、多くの人が慣れ親しんでいる「LINE」との親和性が高いこと。LINEと連携できる唯一のコミュニケーションツールであり、スタンプや既読などLINEで使い慣れた機能がそのままLINE WORKS(ラインワークス)にもサポートされています。普段LINEを使用している人にとっては使いやすいインターフェースであるため、誰でも簡単に操作できるコミュニケーションツールです。

チャット機能のほかにも掲示板やカレンダー、アドレス帳、アンケートなど、仕事上で活用できるさまざまな機能が充実しています。携帯端末を紛失した際に情報を抹消できる「遠隔削除機能」があることもLINE WORKS(ラインワークス)の特徴の一つです。

LINE WORKS(ラインワークス)には、有料の「ライトプラン」「ベーシックプラン」「プレミアムプラン」があり、プランによって使える機能に制限があります。2018年11月には待望の「フリープラン」がリリースされました。無料で使える「フリープラン」の登場により、LINE WORKS(ラインワークス)は今後ますます世の中に浸透していくツールになりそうです。

LINE WORKSの基本的な使い方

LINE WORKSの基本的な使い方

LINE WORKS(ラインワークス)は1万社を超える企業が導入・運用し、社内におけるコミュニケーションの活性化や仕事の効率化につなげています。これから新しく社内コミュニケーションツールを検討している会社にとって、LINE WORKS(ラインワークス)は大きな選択肢の一つとなるでしょう。

ここでは、LINE WORKS(ラインワークス)の基本的な使い方について説明します。LINE WORKS(ラインワークス)にはどんな機能がありどのような使い方をするのかを理解し、スムーズに使いこなせるようにしましょう。

トーク機能・通話機能・画像共有機能

トーク機能は、LINE WORKS(ラインワークス)のメインとなる機能です。LINE WORKS(ラインワークス)のトーク機能を使うことで、音声通話やビデオ通話、画像や各種情報の共有を簡単に行うことができます。

◎トーク機能を使うための準備:
▼LINE WORKS(ラインワークス)画面上部にある「トークアイコン」をクリックします。
▼「トーク専用画面」が表示されます。(初めて開く場合は何も表示されません)
▼新規にトークルームを作成する場合、画面左上の追加アイコンをクリックします。
▼組織図やグループ単位毎に整理されて、グループメンバーが表示されます。
▼トークルームに呼びたいメンバーを選択し、「招待」をクリックします。
※1名だけ招待した場合は1対1のトーク、2名以上選択した場合はグループトークになります。トークルームが作成されると、LINEと同じような使い方ができ、 テキストやスタンプの入力、ファイルの送付などが可能です。

◎通話方法:
▼話したい相手のプロフィール画像を選び、「無料通話アイコン」を選択します。
▼トークルームが開きます。
▼メニューボタンから「音声通話」「ビデオ通話」のアイコンを選択することで通話が始まります。

◎画面共有機能:
▼トーク画面右下にあるアイコンをクリックし、共有画面を選択します。
▼1対1での利用する場合、相手が承諾すると画面共有がスタートします。複数で共有する場合は、すぐに画面共有が開始されます。
※画面共有の最中も、同時にチャットや音声・ビデオ通話をする使い方ができます。音声・ビデオ通話の参加人数は最大200人まで対応できます。
※画面共有機能は、LINE WORKS(ラインワークス)のPC版アプリでのみ利用できます。

メッセージの送信、取消・削除

LINE WORKS(ラインワークス)のトーク画面からメッセ―ジを送信できます。また、送信済みのメッセージを編集することはできませんが「取消」することが可能です。

◎メッセージの送信:
▼トーク画面の右下にある「+」を選び、メッセージを送信したい相手にチェックを入れます。(複数選択も可)。
▼「OK」を選択します。
▼メッセージを入力して送信します。(相手が読むと、LINEと同様に既読が付きます)

◎テナントのメンバー全員にメッセージを送信したい場合:
LINE WORKS(ラインワークス)で掲示板の役割を担う「ホーム」に投稿します。
▼「ホーム」で「+」ボタンを選び、「掲示板を選択」します。
▼「お知らせ」「自由掲示板」「ニュース、情報共有」のカテゴリーから該当するものを選びます。
▼投稿したい内容を書き込み、「保存」することで、ホームに投稿されます。

◎送信取消:
トーク送信後に「内容の間違いを修正したい」「内容を追記したい」といった場合、LINE WORKS(ラインワークス)では「取消」機能を使います。
▼対象となるトークを長押し(PCの場合は右クリック)します。
▼メニューから「取消」を実行します。
▼相手のトークルームからも対象となるトークが消去されます。

◎削除:
LINE WORKS(ラインワークス)には、トークの「削除」機能があります。「取消」と異なる点は、送信相手のトークルームには対象のトークが消えずに残ることです。
▼対象となるトークを長押し(PC版アプリの場合は右クリック)します。
▼メニューから「削除」を実行します。
▼実行したデバイスのトーク画面から対象となるトークが削除されます。
※ブラウザ版では、トークの削除機能に対応していません。

グループトークルームの作成

LINE WORKS(ラインワークス)では、組織単位で利用できるチームトークルーム以外の使い方として、任意のメンバーでグループを作成し、「グループトークルーム」を利用することができます。組織を横断したプロジェクトの推進などに役立つ機能です。グループの作成方法には以下の2種類があります。

◎アドレス帳から作成:
▼アドレス帳のメニューから「グループリスト」を選択し、「+」で新規グループを作成します。
▼グループ名やグループマスター、メンバーなどの必須項目を入力します。
▼グループ内で利用する機能や公開設定、お知らせ設定などを行い、グループを作成します。
▼グループの作成が完了すると、グループ一覧に追加されるようになります。

◎複数人によるトークルームから作成:
▼複数人トークルーム内のメニューから「グループ作成」を選択します。
▼メンバーを指定することでグループを作成できます。(作成時の設定は、「アドレス帳から作成」と同様です)

【メンバーによるグループ作成の許可設定について】
LINE WORKS(ラインワークス)で、メンバーによるグループ作成を行うためには、管理者画面の「サービス → アドレス帳 → グループリスト」 で、「メンバーが自由に作成可」にチェックが入っていることが必須条件になります。つまり、メンバーによるグループ作成許可が設定されている場合にのみ、メンバーが自由にグループを作成・修正することができるため、注意が必要です。

メンバーの追加

LINE WORKS(ラインワークス)でアカウントを開設後に最初に行うことはメンバーの追加です。追加方法には以下の2種類があり、それぞれについて説明します。

◎メンバーの追加方法:
<管理者画面からの追加>
▼LINE WORKS(ラインワークス)画面右上にある名前にカーソルを合わせます。
▼表示されるメニューから「管理者画面」をクリックします。
▼管理者画面が表示され、メンバーの追加や組織図の管理・権限設定などができます。
▼「メンバーを個別追加」をクリックします。
▼メンバーの情報登録ページが表示されます。
▼必要な情報を登録し、「メンバーの追加」をクリックすると、登録が完了します。
※画面左側にある「追加」「組織図管理」は組織の登録や整理の際に利用するメニューです。メンバーを組織別に整理したいときや、組織別に権限を設定したいときなどに利用できます。

<招待し、メンバーが登録>
◇招待する人が実施:
▼「新規メンバー招待」を選択します。
▼表示された画面で「招待用リンクの作成」を選択します。
▼招待したい人へ招待用リンクを送信します。
◇招待される人が実施:
▼受信した招待用リンクを開きます。
▼表示された画面で認証キーを入力し、アカウントの作成を行います。
◇招待する人が実施:
▼管理者画面の「メンバー → メンバー招待」画面で「承認待ちメンバー」タブを開きます。
▼加入申請者のリストを確認し、承認します。

アドレス帳の編集

LINE WORKS(ラインワークス)には、以下3種類のアドレス帳があります。
■社内アドレス帳:社内メンバーの連絡先を登録
■共有アドレス帳:社内で共有するために外部(取引先やパートナー企業など)連絡先を登録
■マイアドレス帳:個人的に重要な連絡先を登録

LINE WORKS(ラインワークス)のアドレス帳では、多様な連絡先を区別して管理する使い方ができます。業務に合わせて必要な連絡先情報を迅速に確認し、効率的に業務を進めることが可能です。

◎アドレス帳の編集方法:
▼画面上部のアドレス帳のアイコンをクリックします。
▼連絡先の一覧が表示されます。
▼手動で追加する場合、画面左上の「連絡先追加」をクリックします。連絡帳などからのインポートで行う場合は「連絡先をインポート」をクリックします。
▼連絡先の詳細を入力する画面が表示されます。
▼アイコンの登録や、メールアドレス、SNSのアカウント情報などを登録します。
▼「保存」をクリックして完了です。続けてアドレス帳に情報を登録したい場合は「連絡先の追加を続ける」をクリックします。

◎マイアドレス帳について:
マイアドレス帳は、個人で外部の連絡先を管理するための機能です。電話番号やメールアドレス、会社情報、プロフィール写真、メモなどを登録できます。マイアドレス帳に登録された情報は登録した本人だけが確認・管理でき、他のメンバーには表示されません。

アドレス帳の画面では、自分のプロフィールの編集や重複している連絡先の整理などの作業もできます。

ファイルの共有・移行

LINE WORKS(ラインワークス)には「Drive」と呼ばれるファイル共有機能があり、ベーシックプラン以上で利用することができます。ファイルやフォルダごとにメンバー間で共有でき、バージョン管理機能もサポートされています。重要なドキュメントを共有する際に、アクセス権限設定やリンクの有効期限の設定ができる便利な機能もあるため、資料や文書などを保管する際におすすめです。

メンバー間や部署内、プロジェクトチーム内でファイルを送信・移行する場合のやり方として、「送信・移行したいファイルをドラッグ&ドロップ」する方法や、「アップロード、ダウンロードする」方法があります。

その他にもファイルを安全に移行できる方法として「ファイル移行」機能があります。
◎ファイル移行の方法:
▼管理者画面上部の「サービス → Drive → ファイル移行」を選択します。
▼ファイルを移行したい(送信したい)メンバーやチーム、グループフォルダを選びます。
▼「ファイル移行の実行」を選択します。
▼ステータスが 「移行待機」から「移行完了」に変わると完了です。
※「ファイル移行」を実行すると、フォルダの共有や権限設定は解除され、共有リンクも削除されます。

◎ストレージ容量について:
1ユーザー当たり「ベーシックプラン」は30GB、「プレミアムプラン」は1TBの占有ストレージが用意されます。また別途、全員で使える共有ストレージ(ベーシックプラン:1TB以上、プレミアムプラン:10TB以上)も提供しています。

LINE WORKSならではの便利機能

LINE WORKSならではの便利機能

ここまでLINE WORKS(ラインワークス)の特徴や基本的な使い方を紹介してきましたが、ほかにもLINE WORKS(ラインワークス)をより効率的に使うための機能や小技があります。
ここでは、LINE WORKS(ラインワークス)ならではの4つの便利な機能について、その使い方を説明します。各機能の使い方をマスターして、より効率的に仕事を進めましょう。

LINEとの連携機能

LINE WORKS(ラインワークス)は、普段皆さんが使っている「LINE」とつなぐことができる唯一のビジネスチャットツールです。外部のLINE WORKS(ラインワークス)やLINEユーザーと連携するためには「外部トーク連携機能」を有効に設定する必要があります。管理された環境のもとで取引先や外部ユーザーとトークできるため、業務の効率化やシャドーIT対策にもつながります。

◎LINEや外部LINE WORKS(ラインワークス)ユーザーとの連携方法:
▼「管理画面」から「サービス」を選択します。
▼「外部トーク連携」から、LINEまたはLINE WORKS(ラインワークス)の「外部トーク連携機能」を「有効」に設定します。
▼「利用メンバー管理」という項目が表示され、連携を許可したいメンバーを個別に登録します。

LINE WORKS(ラインワークス)から、外部のLINE WORKS(ラインワークス)ユーザーとつながるためには、お互いが外部連携を許可している必要があります。外部のLINE WORKS(ラインワークス)ユーザーの登録は、ID検索やQRコードの読み込み、招待用リンクなどで行えます。

Bot機能

LINE WORKS(ラインワークス)では、Bot APIを使用することにより、さまざまなBotの開発が可能です。

トークBot APIは、トークBotの登録や修正などができ、ユーザーと自動的にコミュニケーションを取ることができるようになります。例えば、ユーザーが送信したメッセージに自動で回答したり、Botからのメッセージとしてユーザーへお知らせしたりするシステムなども作ることができます。

LINE WORKS(ラインワークス)のチャットBotは、契約テナントごとに登録します。LINEのようにユーザー全体に向けたチャットBotとは異なり、営業レポートやFAQ対応など、社内業務用に特化したものになります。LINE WORKS(ラインワークス)のBotを活用することで、外出中でも簡単に社内システムや外部サービスの利用ができるようになります。勤怠管理や出張申請なども自動で行えるため、業務の効率化につながります。

アンケート機能

LINE WORKS(ラインワークス)には、アンケートの作成や送信、集計ができる機能が搭載されています。他のビジネスチャットツールと比較してもアンケート機能を持つものはほとんどないので、LINE WORKS(ラインワークス)のメリットとなる機能といえます。

飲み会やイベントの出欠調査など、すぐに確認したい情報の収集や、部門内の意識調査や業務改善案の収集、福利厚生の希望アンケート募集など、うまく利用すれば業務改善に役立つ使い方ができます。

LINE WORKS(ラインワークス)には、9種類のテンプレートが用意されているため、アンケートの作成が簡単にできます。その中には「安否確認」のテンプレートもあり、地震発生などの災害や緊急時に無事かどうか、出勤できるかどうかなどメンバーの状況を把握したいときに有効な機能です。

また、LINE WORKS(ラインワークス)のアンケート機能は、集計も自動で行うことが可能です。見やすいグラフになって自動表示されるため、アンケート対象者が多い部署などでは、大きな力になるでしょう。

充実したカレンダー機能

LINE WORKS(ラインワークス)}のカレンダー機能には、単なる表示モードのほかにさまざまな機能が搭載されています。その中でも、メンバーや会議室の空き時間を自動で検索し、簡単に予約できる「予約登録・スケジュール管理機能」は大変便利な使い方ができます。

◎予定登録・スケジュール管理機能:メンバー・施設の空き時間を素早く自動検索する機能です。
▼カレンダーを開き、「空き時間の確認」を選択します。
▼参加メンバーの入力画面を表示し、必要な参加メンバーを入力します。
▼会議室などの共有設備を選択します。利用したい設備を複数選択することも可能です。
▼「候補時間の確認」ボタンを選択します。
▼設備と参加メンバーの空いている時間が自動で検索・表示されます。
▼「共有設備を予約する」を選択し、予約したい設備にチェックを入れて「予約」ボタンを押すと完了です。

この機能を使用することで、メンバー全員の空き時間を確認し、その時間に利用できる会議室などの設備を簡単に確認・予約できます。

まとめ

まとめ

この記事では「LINEと連携でき、操作性も同じなので使いやすい」と評判のビジネスチャットツール「LINE WORKS(ラインワークス)」の特徴や基本的な機能・使い方から、知っていると便利な機能まで説明してきました。

LINE WORKS(ラインワークス)は、LINEをベースにビジネスコミュニケーションに特化したチャットツールです。LINEで使い慣れた機能が、そのままLINE WORKS(ラインワークス)にもサポートされているため、使いやすさには定評があります。

LINE WORKS(ラインワークス)は、2018年11月に無料で利用できる「フリープラン」がリリースされました。フリープランでも十分な機能が揃っているため、まずは試しに登録して使ってみてはいかがでしょうか。LINE WORKS(ラインワークス)のプランによって使える機能に制限などがあるため、自社が必要とする機能を十分に検討した上で、紹介した機能や使い方などをいろいろ試し、さらなる仕事の効率化を図りましょう。

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