チャットワーク(Chatwork)の使い方は?基本機能から応用まで、フル活用するための全知識!

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更新日:2018年12月28日 | 公開日:2018年12月28日

社内外でのコミュニケーションを円滑にするために、ビジネスチャットツールを導入する企業が多くなっています。国産ビジネスチャットツールとして最も導入実績が多いのが、チャットワーク(Chatwork)です。

この記事では、チャットワーク(Chatwork)についての特長などを解説します。また基本的な機能や使い方から、知っていると便利な機能までを説明。ビジネスチャットツールの導入を検討している方は、チャットワークに併せて他のツールの機能や使い方を比較・検討の上、ぜひ参考にしてみてください。

チャットワーク(Chatwork)とは

チャットワーク(Chatwork)とは

チャットワーク(Chatwork)は、ChatWork株式会社が2011年に提供を開始した、純国産のビジネスコミュニケーションツールです。

チャットワーク(Chatwork)は、日本の会社が作った日本発のツール。チャットワーク(Chatwork)のリリース以来、その効果と評判は大きな広がりを見せました。現在では200,000社(2018年11月末日時点)にまで導入企業が増え、チャットワーク(Chatwork)は国産のビジネスチャットツールとしてNo.1へと成長を遂げました。

他のビジネスチャットツールと比較しても、チャットワーク(Chatwork)には多くの機能がサポートされています。チャット機能をはじめ、ファイル共有機能やタスク管理機能、ビデオ通話(音声通話)機能など、ビジネスシーンにおける利用をスムーズに進めるための機能が充実しています。

チャットワーク(Chatwork)のこれらの機能を利用することで、コミュニケーションの活性化や業務の効率化につなげることができます。政府が推進する「働き方改革」において生産性向上が求められる中、チャットワーク(Chatwork)は、今後ますます多くの企業に選ばれるツールとなっていくことでしょう。

チャットワーク(Chatwork)には、無料の「フリープラン」のほか、有料の「パーソナルプラン」「ビジネスプラン」「エンタープライズプラン」の計4つのプランがあります。プランにより機能や使い方に制限があるため、必要とする機能に応じて選択しなくてはなりません。

チャットワークの基本的な使い方

チャットワークの基本的な使い方

チャットワーク(Chatwork)は、数多くの企業が導入・運用。社内におけるコミュニケーションの活性化や仕事の効率化につなげています。これから新しく社内コミュニケーションツールを検討している会社も、チャットワークは安心して導入できるツールです。

ここでは、チャットワーク(Chatwork)の基本的な使い方について説明します。チャットワーク(Chatwork)の機能と役割を学び、理解スムーズに使いこなせるようにしましょう。

チャット機能を使い分ける

チャットワーク(Chatwork)のチャット機能の使い方は、 FacebookをはじめとしたSNSツールに似ています。チャットワークでは登録そのものが個人単位のため、部署や社内外の垣根を感じることがありません。社内外の人間が1つのグループに、同時に参加することができるという特長があります。
チャットワーク(Chatwork)には以下3種類のチャットがあり、目的や用途に合わせた使い方ができます。

■マイチャット:自分専用のチャット
閲覧できるのは、本人だけです。メモ代わりとしての利用や、作成中のメッセージ・ファイルの一時保存場所としての使い方ができます。また「タスク管理機能」を「マイチャット」で使用することで、自分自身のタスク管理が可能。

■ダイレクトチャット:他のユーザーと1対1で、やりとりできるチャット
任意のユーザーと1対1で、ダイレクトにやりとりができるチャットです。チャットしたい相手は「コンタクト追加」機能で追加が可能。追加したユーザーは画面左側部分に一覧表示され、ダイレクトチャットをしたいユーザーをクリック。すると、チャット画面が開いてメッセージのやりとりができるようになります。

■グループチャット:複数のユーザーでやりとりできるチャット
3名以上のユーザーでやりとりできるのが、グループチャットです。グループメンバー間で自由にメッセージやファイルのやり取りをする使い方が可能。無料の「フリープラン」では、累計で最大14のグループチャットまでという制限がつきます。

メッセージの送信、編集、返信

チャットワーク(Chatwork)のメインとなる機能は「チャット機能」です。ここで、メッセージのやり取りを行います。チャットワークメッセージのやりとりの方法を説明します。

■メッセージの送信:
チャット画面の一番下にある、「ここにメッセージ内容を入力」という欄にメッセージを入力。「送信ボタン」をクリックして、送信します。
グループチャットでメッセージを送信する相手を指定したい場合、メッセージ入力欄の上にある「TO」のアイコンをクリック。表示された宛先の中から、送信したい相手を選択します。メッセージ入力欄に宛名が挿入されますので、メッセージを入力。「送信ボタン」をクリックすれば、送信完了です。

■メッセージの編集:
一度送信したメッセージに間違いなどがあった場合、後で編集することができます。送信したメッセージにカーソルを合わせると、メニューバーがメッセージの下に表示。その中の「編集」をクリックすることで、送信したメッセージの編集ができます。また、メニューバーの一番右にある「・・・」をクリック。「削除」を選択すると、メッセージそのものを削除できます。

■メッセージの返信:
相手からのメッセージに返信したいとき、そのメッセージにカーソルを合わせましょう。メニューバーが、メッセージの下に表示されます。「返信」をクリックすると宛名が挿入。その後、メッセージを入力し、「返信」をクリックしてください。また、相手からの返信メッセージに表示される「RE」のアイコンをクリックすることで、返信元のメッセージを確認することができます。

グループチャットの作成

チャットワーク(Chatwork)では、「チャット」と呼ばれる部屋を作れます。その中で、メッセージのやりとりを行うことが可能です。1対1でのやりとりだけでなく、グループチャットを新規作成。メンバーを選択するだけで、簡単にグループでのチャットができるようになります。

◎「グループチャット」の作成手順:
▼チャット画面左上にある「+(プラス)」アイコンをクリック。「グループチャットを新規作成」を選択します。
▼「グループチャットを新規作成」のウインドウが表示されます。
▼「チャット名」「概要」を入力し、追加したいユーザーにチェックを入れます。
 このとき、「グループチャットのアイコン」を選択。そうすることで、グループチャット名の前に好きなアイコンを表示させることができます。
▼「グループチャットのアイコン」ウインドウの下にある「作成」ボタンをクリック。グループチャットの新規作成が完了します。
※「概要」欄に入力することで、作成したグループチャットの内容に沿ったテキストや、必要となるリンクの共有ができます。

LINEでも、複数人でのグループチャットができます。ただチャットワーク(Chatwork)ではメッセージ送信後に削除や編集することが可能。「違う人にメッセージを送ってしまった」「間違った内容を送ってしまった」というミスを、簡単に修正することができます。
またチャットワーク(Chatwork)は、LINEのようなスタンプは使えません。その代わりにチャットワーク(Chatwork)独自の絵文字が利用できるため、フランクな使い方ができるツールです。

コンタクトの追加

チャットワーク(Chatwork)ユーザーとチャットをするためには、最初に「コンタクト追加」をする必要があります。コンタクト追加の方法には2種類あり、「メールで招待する方法」と「ユーザーを検索してコンタクト承認を依頼」する方法です。それぞれのコンタクト追加の使い方について、以下説明します。

◎コンタクト追加手順について:
■メールで招待する場合:
▼チャット画面左上にある「+(プラス)」アイコンをクリックし、「コンタクトを追加」を選択。
▼「コンタクト管理」画面が開きます。
▼「メールで招待」タブを開き、招待したいユーザーのメールアドレスとメッセージ(任意)を入力。
▼「招待メールを送信」ボタンをクリックします。

■ユーザー検索し、コンタクト承認依頼する場合:
▼チャット画面左上にある「+(プラス)」アイコンをクリック。「コンタクトを追加」を選択します。
▼「コンタクト管理」画面が開きます。
▼既にチャットワークに登録しているユーザーを追加したい場合、「ユーザーを検索」タブを開きます。
▼「チャットワークの登録名」「チャットワークID」「メールアドレス」のいずれかで検索。
▼検索結果に追加したいユーザーが表示されたら、「コンタクト追加」ボタンをクリック。
▼相手のユーザーがコンタクト追加を承認することで、チャット画面の左側にユーザー名が表示されるようになります。

プロフィールの編集

チャットワーク(Chatwork)アカウント登録直後に「プロフィール」で表示されるのは、登録時に入力した名前(チャットワークの表示名)のみです。そのほかの項目は全て、未設定・未入力の状態になっています。

チャットワーク(Chatwork)は、さまざまな人とつながるビジネスチャットツールです。プロフィールを充実させることは、スムーズなコミュニケーションを実現するための第一歩として必要不可欠チャットワーク(Chatwork)の「プロフィール」では、表示させたい基本情報を入力。項目ごとに公開設定ができます。

◎「プロフィール」の設定手順:
▼チャット画面の右上にある「利用者名」をクリック。
▼表示されたメニューの「プロフィール」を選択。
▼「プロフィールを編集」をクリックし、各項目を設定。
▼下部にある「保存する」ボタンをクリックして完了。

◎「プロフィール」で設定できる項目:
■プロフィール画像(写真)/カバー画像(写真)
■表示名
■チャットワークID
■自己紹介
■Facebookユーザーネーム/TwitterアカウントID/SkypeアカウントID
■組織名/所属/役職/所在地/URL
■メールアドレス
■電話番号(勤務先/内線/携帯)

※「表示名」に自分の予定を追記することで連絡が可能:
「例:表示名(2/1~2/7まで海外出張で不在)」に、予定を明記しましょう。それだけ、コミュニケーションをスムーズに行う使い方ができます。あくまで表示名を一時的に変更するだけなので、業務上の連絡が取れなくなることはありません。周囲にその都度連絡する必要がないため、自分の予定を簡単に周知することができます。

ファイルの送信

チャットワーク(Chatwork)では、メンバー間でのファイル共有も簡単にできます。ユーザーやグループを指定し、チャットのメッセージ欄からファイルデータを添付。アップロードすることで送信が完了し、ファイルを共有する使い方ができます。WordやExcel、PDFなど頻繁にやり取りするファイルをはじめ、画像ファイルや音声ファイルなど、さまざまな種類のファイルをチャットワーク(Chatwork)上からやり取りできます。

◎ファイルの送信方法:
■ファイルを送信・共有するユーザーやグループを指定。
■メッセージ入力欄にある「クリップ」アイコンをクリック。
■送信したいファイルを選択します。またはファイルをドラッグ&ドロップ。
■「送信ボタン」をクリックすると送信が完了。
※送信したファイルはチャット上に表示され、そのグループメンバー全員が閲覧できます。

◎ストレージ容量:
チャットワーク(Chatwork)の料金プランにより、以下のように異なります。
■フリープラン:5GB
■パーソナルプラン:10GB
■ビジネスプラン/エンタープライズプラン:1ユーザーあたり10GB
※無料の「フリープラン」でも5GBのストレージ容量が使えます。ファイル容量を気にすることなく、仕事を進めることが可能です。

チャットワークならではの便利機能

チャットワークならではの便利機能

ここまでチャットワーク(Chatwork)の特長や基本的な使い方を紹介してきました。ほかにもチャットワーク(Chatwork)をより効率的に使うための機能や小技があります。
ここでは、チャットワーク(Chatwork)ならではの4つの便利な機能について、説明します。各機能の使い方をマスターし、より効率的に仕事を進めましょう。

機能1:本格的なタスク管理機能

本格的な「タスク管理機能」は、チャットワーク(Chatwork)の大きな特長です。チャットワーク(Chatwork)では、自分自身がやるべきタスクだけでなく、他のメンバーにタスクを依頼・管理することができます。タスクが完了したかどうかも確認できるため、仕事のやり忘れがなくなり、仕事の質を高めることにつながります。

◎「タスク管理機能」の使い方:
▼該当のチャットを開きます。
▼チャット画面の右側にタスクの入力画面が表示されるので、「タスク内容」「担当」「期限」を設定します。
▼「タスクを追加」をクリックして完了です。
▼追加したタスクは、画面右側のタスク入力欄の下に一覧で表示されます。
※タスクはグループ全員で共有でき、どのタイミングで誰が何をしなければいけないのかを把握できます。

◎チャットのメッセージをそのままタスク化することも可能:
▼メッセージにカーソルを合わせ、「タスク」をクリックします。
▼画面右側に表示されるタスク内容入力欄に、引用文が挿入されます。
▼「担当」と「期限」を設定して、「タスクを追加」ボタンをクリックして完了です。

機能2:便利に使えるショートカット一覧

チャットワーク(Chatwork)では、「ショートカット機能」が使用できます。ショートカットの使い方を覚えることで、作業時間の短縮につなげることが可能です。

◎ショートカット一覧
■「↑」キー または「k」キー:一つ上のチャットを選択する
■「↓」キー または「j」キー:一つ下のチャットを選択する
■「Ctrl」キー +「←」キー:左カラムを開閉する
■「Ctrl」キー +「→」キー: 右カラムを開閉する
■「Enter」キー:現在選択されているチャットを開く
■「g」キー:グループチャットを作成する
■「ESC」キー:アクティブ状態にあるカーソルをキャンセルする
■「m」キー:メッセージ入力欄にカーソルを移動する
■「Tab」キー:送信ボタンにフォーカスする
■「t」キー:タスク入力欄にカーソルを移動する
■「c」キー:コンタクトを追加する
■「f」キー:チャット名検索欄にカーソルを移動する
■「?」キー:ショートカットを一覧表示する

機能3:メッセージに装飾可能

チャットワーク(Chatwork)「メッセージ」「タスク」「概要」の入力欄では、テキストに以下のような装飾を使うことができます。

◎メッセージの装飾一覧:
■ [info]インフォメーション[/info]:
メッセージを枠線で囲い、特別なメッセージであることを表現できます。
■[title]タイトル[/title]:
メッセージに、タイトル(インフォメーションマーク)をつけることが可能。
■罫線 [hr]:
メッセージに、罫線で区切りをつけることができます。
■[qt]引用文[/qt]
他のサイトや書籍・新聞などのメディアから引用したい場合に、引用文として装飾することができます。
■画像の挿入[preview id=●●●●●● ht=150] 
アップロード済みの画像を、チャットワーク(Chatwork)のメッセージ内やチャット概要で使用することが可能。「●●●●●●」にはアップロードした画像の番号が入ります。

機能4:重要な情報が流れてしまうときの対応方法

チャットワーク(Chatwork)を使うことで、簡単に連絡を取り合えるというメリットがあります。ただグループの人数が多く、書き込みが頻繁に発生する場合、すぐに大量のメッセージが溜まってしまうことも。そのため、重要な情報が流れてしまうこともあります。そのようなときの対応方法について、説明します。

■自分だけのグループチャットを作る
チャットワーク(Chatwork)でオススメなのは「ToDoリスト」や「役立つ情報」などのカテゴリーに分け、自分だけのグループを作成することです。「マイチャット」の活用も一つの方法ですが、複数のカテゴリーに分け情報をストックしましょう。それで、必要な情報を探す手間を省くことができます。

■既読状態のメッセージを未読状態に戻す
忙しいときに限って、グループチャットを間違って開いてしまうことがあります。見ていないのに自分宛てのメッセージが既読扱いになると、どこから読み返せばいいか分からなくなってしまいがちです。チャットワーク(Chatwork)では、簡単な操作で未読に戻す方法があります。未読状態に戻したいメッセージにカーソルを合わせ、メニューバー「…」から「未読」をクリックするだけです。次にこのグループチャットを開き直すまで、この未読状態が続きます。

まとめ

まとめ

ユーザー数を急激に伸ばしており、「機能が充実していて使いやすい」と評判のビジネスチャットツール「チャットワーク(Chatwork)」。その特長や基本的な機能・使い方から、知っていると便利な機能まで説明してきました。

チャットワーク(Chatwork)は、ビジネスコミュニケーションに特化したチャットツールです。導入実績も豊富にあり、機能も充実しているため、使いやすく導入しやすいチャットツールであるといえるでしょう。

チャットワーク(Chatwork)は、無料の「フリープラン」でも十分な機能が揃っているため、まずは試しに登録して使ってみてはいかがでしょうか。ただしチャットワークのプランによって、使える機能に制限があります。自社が必要とする機能を十分に検討した上で、紹介した機能や使い方などを試してみてください。チャットワーク(Chatwork)同様、他のツールも比較・検討しましょう。そして自社に最適なツール・プランを導入し、さらなる仕事の効率化を図ってください。

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