中小企業におすすめのグループウェア5選|機能・評判などを徹底調査!

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更新日:2019年01月22日 | 公開日:2019年01月22日

アイミツでは、これまで120種類を超えるグループウェアを取り上げ、それぞれの料金や機能、使い勝手について紹介してきました。今回はそのなかから中小企業におすすめの5つのグループウェアを厳選。特徴を見比べつつ、どんな企業や利用シーンに向いているのかあらためて解説していきます。

共通するのはコスト・機能・使いやすさの3点が、いずれも高い水準にあることです。グループウェアの導入で迷ってしまった際は、今回取り上げる5つのなかから選べば、のちのち後悔することも少ないと思います。

1.グループウェアとは?

1.グループウェアとは?

本題に入る前に、グループウェアとはどんなものなのかあらためて整理しておきましょう。

グループウェアは、チームで取り組む仕事をアシストするためのツールです。

電子メールのほか、多彩な機能がパッケージ化されており、社内専用のチャットを使って社員同士がリアルタイムにコミュニケーションをとったり、オンラインストレージで営業資料や画像を共有したり、予算申請や休暇取得のワークフローを回したり、会議室や備品の利用状況を確認したりすることができます。

グループウェアが普及するきっかけになったのは、1996年にIBMからリリースされた「Lotas Notes 4.0」と言われています。情報化社会への対応の必要性が叫ばれるなか、アメリカを中心にIT関連企業や大手メーカーが「Lotas Notes 4.0」を導入したことで、グループウェアは世界中に広まっていきました。

現在では、サーバーを必要としないクラウド型が主流となっており、約1,050億円と言われるグループウェア全体の市場の85%以上のシェアをクラウド型が占めています。半導体や電子機器の受託製造を手がけているあるメーカーでは、クラウド型のグループウェアを導入して社内のワークフローシステムとセキュリティ体制を強化。大幅な業務効率化に成功しました。

2.グループウェアを選ぶ際の3つのポイント

2.グループウェアを選ぶ際の3つのポイント

次に、グループウェアを選ぶ際のポイントを3つに分けて紹介します。

2-1.料金

現在主流となっているクラウド型のほとんどは、初期費用がかからず、毎月の費用の相場はユーザー(社員)1人あたり月額600円~800円ほどです。

一見安価なように見えますが、年額に換算すると従業員100名の企業なら70万円以上、従業員300名なら200万円以上の費用がかかります。加えて、ストレージを増設する際などに追加料金が発生することも珍しくなく、CRM(顧客管理システム)や会計ソフトと比べても、決して安い買いものではありません。

トータルコストを念頭に置いたうえで、それに見合う対価を得られるのかじっくり検討しましょう。予算が極端に限られる場合は、無料プランのあるグループウェアを優先的に検討するのも1つの方法だと思います。

2-2.機能・使い勝手

部署やグループごとの業務課題や将来的な人員計画をふまえたうえで、相応の機能が付いているグループウェアを選びましょう。

例えば、社員同士のコミュニケーションや組織間の風通しの悪さに課題を抱えているのなら、チャットや社内SNSが搭載されたグループウェア、経理や人事といったバックオフィス系の業務効率を改善したいのなら、経費精算アプリ、ワークフローなどが付いているグループウェアがおすすめです。

加えて、使い勝手も大切なポイントです。グループウェアは、基本的に社員全員が毎日利用するものなので、使いにくかったり動作が遅かったりすれば社員のパフォーマンスは落ち、会社全体の生産性にも悪影響を及ぼしかねません。まずは無料トライアルに申し込み、PCの操作が苦手な人でも問題なく使えるか、操作に迷ってしまったりすることはないか、じっくり確かめましょう。

営業スタッフや店舗の接客スタッフとの連絡手段として導入する場合は、スマートフォン・タブレットでの使いやすさも判断材料の1つになります。

2-3.セキュリティ

グループウェアを導入するということは、社員一人ひとりがタッチできる情報が増えるということでもあります。情報漏洩を防ぐためにセキュリティ対策に目を向けるのも大切です。

具体的な条件として、まず、IPアドレスや端末によるアクセス制限機能は必須です。そのうえで運営会社がプライバシーマークやISO27001(情報セキュリティマネジメント)の認証を取得しているグループウェアを選ぶのがいいと思います。あわせて上場企業への導入数、契約継続率なども判断材料になるでしょう。

3.中小企業におすすめのグループウェア5選

3.中小企業におすすめのグループウェア5選

それでは、アイミツがおすすめする中小企業向けの5つのグループウェアを紹介していきます。

3-1.「サイボウズ Office(サイボウズオフィス)」

サイボウズ Office トップページ

https://products.cybozu.co.jp/office/

サイボウズ Officeは、ソフトウェア開発大手のサイボウズ株式会社が提供するグループウェアです。国産グループウェアの草分け的存在で、サイボウズの創業と同じ1997年にサービスを開始。以後約20年で60万社以上のクライアントに導入されてきました。ノークリサーチ社による中小企業のITアプリケーションの利用状況調査では、11年連続でグループウェア部門の1位に選ばれています。

創業100年の歴史を持つある老舗醤油メーカーでは、稟議・決済のプロセスを効率化するために、サイボウズ Officeを導入。ワークフロー機能を活用することで、商品開発の稟議を従来の3週間から3日まで短縮しました。同時に紙の使用も大幅に減り、コスト削減にも成功しています。

メリット

ユーザー1人あたり月額500円からの料金で、チャットや掲示板といった一連の機能が利用できるうえ、サイボウズお得意のカスタムアプリ作成機能も付いています。契約管理、社内FAQといった基本アプリをもとに、自社オリジナルの業務改善ツールに仕立てることが可能です。

加えて、UI・デザインの面でも常に利用者の声を取り入れながらアップデートが繰り返されており、口コミ・レビューサイトなどを見ても、ネガティブな意見はほぼ見当たりません。管理画面の上部には各アプリのアイコンが横並びに配置され、ワンクリックで切り替えられます。スケジュールの変更などもドラッグ&ドロップだけで行えるので、日常的にPCを使っている人なら操作に迷うことはないはずです。

デメリット

社内SNSが付いていないことは一つのデメリットです。webメールやチャットで代用できますが、評価やフィードバックといった機能を重視する人、どうしても社内SNSにこだわりたいといった人は、他社のグループウェアを選びましょう。

また、オンラインストレージの容量がやや小さいのもやや痛いところです。定額料金内では1人あたり5GBに限られ、増設するためには10GBあたり1,000円の追加料金がかかります。

3-2.「desknet's NEO(デスクネッツネオ)」

desknet's NEO トップページ

https://www.desknets.com/

desknet's NEOは、株式会社ネオジャパンが提供しているグループウェアです。リーズナブルな料金と充実したセキュリティ対策に定評があり、前身サービスの「desknet's」とあわせて、380万人以上のクライアントが導入されてきました。日経コンピュータ誌によるグループウェアの顧客満足度調査では、4年連続でNo.1に選ばれています。

店舗スタッフとの情報共有に課題を抱えていたアパレル系の企業では、desknet's NEOを導入したことで、スケジューラーの利用が社内に浸透し、店長と本部スタッフとの連携が飛躍的に改善。売り上げアップに向けたノウハウをスピーディーに共有できるようになりました。

メリット

最大の特徴は、リーズナブルな料金と豊富な機能です。ユーザー1人あたり月額400円から契約できるうえ、最安プランでもスケジューラーやワークフロー、社内SNSといった25種類の機能を制限なく利用できます。とりわけスケジューラーの使いやすさには定評があり、メンバーごとに色分けしたり、アイコンを付けたりすることによって、誰にどんな予定があるのかひと目で把握することが可能です。

加えて、セキュリティオプションが非常に充実しているのも魅力の1つです。自社の運用体制にあわせてSSL(暗号化通信)やIPアドレスによるアクセス制限、電子証明書によるクライアント認証などを組み合わせられます。システム自体も世界No.1のシェアを誇るAWS(Amazon Web Server)をベースに構築されており、BCPにも高い適性があります。

デメリット

専門誌の顧客満足度調査でも1位に選ばれ、口コミサイトでもネガティブな投稿はほとんど見られないdesknet's NEO。強いてデメリットを挙げるとすれば、1つはグループチャットが使えないことです。チャット機能自体は搭載されているものの1対1のやりとりに限られるため、緊急の業務連絡などの際はストレスを感じることがありそうです。

また、利用する端末やブラウザの種類によるものとは思われますが、画面のリロード時(スケジュール変更や追加コメントが反映される際)に、一時的にコンテンツが縮小して表示されたり、動作が遅くなったりするケースがあるようです。

desknet's NEOの情報を更に詳しく知りたい方はこちら

3-3.「NI Collabo Smart(NIコラボスマート)」

NI Collabo Smart(NIコラボスマート) トップページ

http://www.ni-ware.com/

NI Collabo Smartは、経営コンサルティング事業を手がける株式会社NIコンサルティングが開発したグループウェアです。利用者目線にこだわり抜いた機能とわかりやすい操作に定評があり、2014年のサービス開始、幅広い業種のクライアントに導入されています。料金が手頃なこともあってか、とりわけ中小企業の間で人気が高く、リリースから一貫して使い続けている企業も少なくありません。

決裁の遅延や書類の紛失が多く、稟議のプロセスに課題を抱えていたある企業では、NI Collabo Smartを導入したことで業務効率が大幅にアップ。書類でのやりとりがほぼゼロになったうえ、Excelファイルの変換機能によって申請書類を作成する手間も軽減しました。

メリット

何より大きな特徴は、社員のリテラシーや利用環境を問わず利用できることです。管理画面はテキストと枠線を基本構成されており、デザイン的な目新しさは見られない一方、初心者でも迷うことなく使えます。すべてのアプリにレスポンシブデザインが採用されているため、スマートフォンで表示が崩れたりしてストレスを感じるようなこともありません。

とりわけワークフロー機能はユーザーの間でも評価が高く、Excelで作成した書類を稟議書のフォーマットに自動変換することが可能。アプリ上でトータルの予算・経費を算出し、pdfファイルであらためて出力することもできます。徐々にペーパーレス化を進め、バックオフィス業務の工数を減らしたい中小企業などにとっては心強いツールになるのではないでしょうか。

デメリット

クラウド型としては珍しく、5万円の初期費用がかかります。この金額をどう捉えるかは事業の規模にもよると思いますが、「G Suite」や「Office 365」と比べると導入のハードルはやや高いかもしれません。

また、サイボウズ社製のグループウェアのようなカスタムアプリの制作機能、webサイトの制作機能は付いていないため、自社の業務課題にあわせてオリジナルのツールを開発したい場合や、部署ごとにポータルサイトを起ち上げて運営していきたい場合は、外部のツールを導入する必要があります。

NI Collabo Smart(NIコラボスマート)の情報を更に詳しく知りたい方はこちら

3-4.「G Suite(ジースイート)」

G Suite トップページ

https://gsuite.google.co.jp/intl/ja/

G Suiteは、検索エンジン最大手のGoogleが提供しているグループウェアです。GMailやGoogleカレンダーといったアプリをパッケージ化し、法人向けの監査機能が付いています。2006年に「Google Apps」としてサービスを開始して以来、トータル500万社以上のクライアントに導入されてきました。

「サイボウズ Office」や「Office 365」と並ぶグループウェアの代名詞的存在で、Googleによれば、「フォーチュン50」(総収入の全米トップ50)の企業の約60%が利用しています。

メリット

何より大きな魅力は、コストパフォーマンスの高さです。最安の「Basicプラン」の場合、1人あたり月額600円でメールやビデオ会議、スケジューラー、オンラインストレージといった一連の機能を使えます。

さらにwebサイトの作成機能で、部署ごとのポータルサイトやFAQ集などを自由自在にカタチにできるうえ、公式ストアには外部ベンダーが開発した機能拡張アプリも用意されています。社員同士の情報共有を活発化させたい企業はもちろん、自社特有の業務課題に悩んでいる企業にとっても有力候補の1つになるのではないでしょうか。

また、セキュリティの面でも2段階のアクセス制限機能が搭載されており、アプリでやりとりした情報は、ネットワークが冗長化されたデータセンターに保存されます。情報漏洩・消失の心配もいりません。

デメリット

機能面は非常に優れている一方、Google独自のインターフェイスに戸惑ってしまう人がいるかもしれません。その1つが各アプリへの入り口となるポータル画面です。

他社のグループウェアの場合、ポータル画面上のボタンやアイコンから各アプリを開くことができますが、G Suiteにはポータル画面そのものがありません。

前述のwebサイト作成機能を利用して自分で作ることはできるものの、個別のアプリ側にポータルサイトへ戻る導線がないため、あらかじめブラウザのタブでポータル画面を開いておき、1回1回戻って操作する必要があります。繁忙時などはもどかしさを感じる人もいるのではないでしょうか。

また、初期状態ではワークフロー機能が付いていないため、稟議・決済のプロセスを整備したい場合は、公式アプリストアなどで別途購入する必要があります。

G Suite(ジースイート)の情報を更に詳しく知りたい方はこちら

3-5.「Office 365」

Office 365 トップページ

https://www.office.com/

Office 365は、Microsoftが提供するクラウド型のグループウェアです。世界トップクラスの導入実績を誇り、シンクタンクが毎年行っているグループウェアのシェア調査でも常に上位にランクインしています。

実際に、Office 365を利用しているユーザーのブログや口コミサイトを見てもネガティブな意見はほぼ見当たりません。

メリット

ユーザー1人あたり月額540円からの料金で、webメールやスケジューラー、ファイル共有といった多彩な機能を利用できます。加えて、中位プラン以上では、Word・Excel・PowerPointといったOfficeアプリのライセンス料が定額料金のなかに含まれているのも、Microsoft製品ならではのメリットではないでしょうか。

さらに、画像やドキュメントを保存するオンラインストレージも1人あたり1TBの大容量。たとえば解像度1,000pxのデジカメで撮影した高精細な画像も3,000枚以上保存できます。グループウェアを導入するのが初めての中小企業はもちろん、大量のデータを取り扱うITベンダーやネットショップにもおすすめです。

デメリット

iOSの端末でExcelやPowerPointのファイルを開くと、編集できるようになるまで時間がかかったり、動作が一時的に中断してしまったりすることがあります。Macを主力端末として利用しているデザイン会社などは慎重に検討した方がいいかもしれません。

また、オンライン版のOfficeアプリやSharepointについても、複数のユーザーのアクセスが重なったり、ファイル自体の容量が重かったりすると、一時的に動作が重くなることがあるようです。

Office 365の情報を更に詳しく知りたい方はこちら

4.まとめ

4.まとめ

今回は、中小企業におすすめの5つのグループウェアを紹介しました。それぞれにメリットとデメリットがあるものの、カスタマイズ性を重視する場合は「サイボウズ Office」、使いやすさ重視なら「NI Collabo Smart」、コストパフォーマンスにこだわる人なら「G Suite」や「Office 365」「desknet's NEO」を優先的に検討するのがいいのではないでしょうか。

今回紹介した内容をぜひ皆さまのグループウェア選びにお役立てください。

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