グループウェア「Zoho Connect(ゾーホーコネクト)」の評判と実態|37個のグループウェアを使ってわかった本当のおすすめ

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更新日:2019年01月22日 | 公開日:2019年01月22日

日本国内で、グループウェアが急速に普及するきっかけの1つとなったのが、サイボウズが2010年にリリースした「サイボウズ Live」です。

基本料金無料ながら、チャットや掲示板、ToDoリストといった一連の機能が使え、社外環境での利用に対応していることもあって、トータルの利用者数は200万名を突破。「Office 365」や「G Suite」といったグループウェアと並んで高い人気を集めていました。ただし、サイボウズ Liveはシステムの老朽化にともない、2019年4月にサービスが終了する予定となっています。

今回紹介する「Zoho Connect」は、そのサイボウズ Liveの後継モデルとして注目を集めているグループウェアです。運営会社こそ異なるものの、サイボウズ Liveとほぼ同様の機能が利用でき、無料プランも用意されています。データ移行機能も付いており、サイボウズ Liveに蓄積したユーザーのアカウントやToDoリスト、掲示板への書き込みなどををわずか3ステップの操作で引き継げます。

<総評>「Zoho Connect」の魅力はコスパ&抜群の使い勝手

Zoho Connectの何より大きな魅力は、コストパフォーマンスの高さです。無料プランでも、マニュアルやタスク管理といった機能が使えるうえ、有料プランの料金も抑えられており、1名あたり年額1,200円からの料金で契約できます。サーバー代などの初期費用はかかりません。

前述の通り、サイボウズ Liveからの乗り換えを検討している人が多い一方、予算の限られる中小企業、初めてグループウェアを導入する企業にもおすすめのツールです。

加えて、マニュアルいらずの簡単操作も特徴の1つです。Zoho Connectのインターフェイスは、ユニバーサルデザインをコンセプトとして無駄な要素が徹底的に省かれており、たとえばToDoリストは優先度別に3つのカテゴリーに分類が可能です。ビジネスチャットもLineやFacebookメッセンジャーとまったく同じ感覚で使えます。

実際に、Zoho Connectを利用しているユーザーのブログや口コミ・レビューサイトを見ると、この点をメリットとして挙げている人も非常に多いようです。

他のグループウェアと比べてどうなのか?

前述の通り、Zoho Connectには無料プランが用意されており、初期費用もかかりません。

さらに、4種類の有料プランも非常に安く、100ユーザーまでなら月額換算で1人あたり100円、500ユーザーまでなら1人あたり80円で利用できます。仮に従業員100名の企業なら、コストパフォーマンスの高さに定評があるMicrosoft社のOffice 365と比較しても、年間50万円以上の費用を節約することが可能です。コストパフォーマンスを重視する人にはうってつけのグループウェアではないでしょうか。

次に機能を見ていくと、掲示板や社内SNS、スケジューラー、ToDoリストといったサイボウズ Liveと同様の機能に加え、業務マニュアルやオリジナルアプリの作成機能も標準搭載されています。社員同士のコミュニケーションを活発化させたい企業はもちろん、自社特有の業務課題を解決したい場合にも最適なソリューションの1つになるはずです。

一方で運営会社がアメリカの企業のため、サポートサイトの一部が日本語に対応していません。また、スマートフォンからはマニュアルの編集やファイルの閲覧ができず、チャットを利用する際もスマホ専用のアプリをインストールする必要があります。

1.「Zoho Connect」の6つのメリット

それでは、Zoho Connectのメリットを説明します。

1-1. 無料で利用できる

Zoho Connectの無料プランでは、最大15のユーザーグループを作成し、10GBのオンラインストレージ、チャット、社内SNS、文書作成といった基本的な機能を利用できます。

まずは無料プランからスタートし、使い慣れてきたら機能制限のない有料プランへ移行するのがおすすめです。

1-2. 操作がわかりやすい

徹底して利用者目線にこだわった質の高いインターフェイスもZoho Connectの特徴の1つです。

例えば、タスク管理画面には「カンバンビュー」という独自のレイアウトを採用しており、ドラッグ&ドロップだけで、各々のタスクを優先度やステータスによって並び替えることが可能。チャットや社内SNSの画面も非常にわかりやすく、初めての人でも迷わず使えるでしょう。

1-3. Word・Excelと互換性がある

Office機能が付いており、WordやExcelで作成したファイルをそのまま取り込んで共同編集することができます。

導入にあたって、Microsoftアプリのライセンスを購入する必要はありません。

1-4. オリジナルアプリを作成できる

サイボウズ社の「kintone」と同様に、自社の業務課題に合わせてオリジナルのアプリを作成できる機能も備えています。

手順も非常にシンプルで、日付入力フォームやラジオボタンのテンプレートをドラッグ&ドロップするだけでレイアウトを決められます。プログラミングの知識は一切必要ありません。

1-5. 「サイボウズ Live」のデータをそのまま引き継げる

冒頭でも少し触れた通り、サイボウズ Liveで作成したスケジュールやToDoリスト、掲示板の過去のメッセージなどをそのまま乗せ換えることが可能です。

操作は、グループを選択してユーザーデータと対象データをインポートする3ステップのみ。移行したデータは、Zoho Connectの該当アプリに自動で引き継がれ、追加料金も一切かかりません。

1-6. 拡張性が高い

zohoアカウントでログインするだけで、オンラインストレージやwebサイトの監視ツールが利用できるうえ、GoogleドライブやiOSのカレンダーとも同期します。

2.「Zoho Connect」の2つのデメリット

続いては、デメリットをお伝えします。

基本的に無料で利用でき、使い勝手や付帯サービスにも定評があるZoho Connectですが、スマートフォンへの対応やアフターサポートの点ではやや物足りない点もあるようです。

2-1. スマートフォンで利用できる機能が限られる

業務用マニュアルの作成やファイル閲覧といった機能が、スマートフォンには対応していません。

外出先でチャットを利用する際も、スマートフォン専用のアプリをインストールする必要があります。

2-2. サポートサイトが英語

簡易版のオンラインマニュアルやFAQ集は日本語化されていますが、より詳細な内容が書かれた公式サイト上のサポートページはすべて英語です。

もともと英語圏での利用のために開発されたグループウェアなので致し方ない部分ではありますが、英語が苦手な方は不便さを感じることがありそうです。

3.徹底調査でわかった「Zoho Connect」を使うべき人・会社

ここまで紹介してきたメリットとデメリットを踏まえ、Zoho Connectを使うべき人や会社を紹介します。

3-1. できるだけ費用を抑えたい企業

基本的に無料で利用できるうえ、4種類の有料プランも格安のZoho Connect。グループウェアの代名詞的存在のOffice 365と比べても、従業員100名の企業なら年間50万円以上を節約できます。

コストを重視する場合は、有力な選択肢の1つになるのではないでしょうか。

3-2. 初めてグループウェアを導入する企業

Zoho Connectは、各所にユニバーサルデザインが取り入れられており、直感的に操作することができます。

「グループウェアが初めてで、使いこなせるか不安」という企業にもおすすめのツールです。

3-3. 「サイボウズLive」からの乗り換えを検討している企業

Zoho Connectは、スケジューラーやToDoリストなど、サイボウズ Liveと同様の機能が付いているうえ基本料金も無料、さらに蓄積したデータをそのまま引き継ぐことができます。

サイボウズLiveから乗り換えを検討している企業にとっては、有力候補の1つになるはずです。

4.徹底調査でわかった「Zoho Connect」を使うべきでない人・会社

一方、次のような人にはZoho Connectはあまり向いていないかもしれません。

4-1. 外出先での利用を前提にしている人

Zoho Connectは、スマートフォンでは利用できる機能に制限があります。

外出先での利用を前提とするなら、デバイスを問わずwebブラウザ上で使えるG SuiteやOffice 365に分があるのではないでしょうか。

4-2. 英語に苦手意識がある人

公式サイトのサポートページが英語で表記されており、Google翻訳などを使っても不自然さ・わかりにくさは否めません。

簡易版の日本語マニュアルなどは用意されているので、場合によってはそちらでカバーすることもできそうですが、万全を期すなら国内のベンダーが提供しているグループウェアを優先的に検討するのがおすすめです。

5. 「Zoho Connect」の成功事例

続けて、実際にZoho Connectを使っている企業の事例を紹介します。

【A社の場合】

古本の引き取り・買い取りとネット販売事業を行っているA社。配送料を抑えるために全国8ヵ所に拠点を展開しており、拠点間で連携をとりながら進めていく発送作業に課題を抱えていました。

そこでZoho Connectを導入したところ、情報共有が大幅に効率化。文書作成機能で買い取り用の申し込みフォームを定型化したことで、大量の顧客情報を拠点間で共有できるようになったうえ、ワークフローにより次に必要な作業が明確になり、対応漏れも減りました。

6.まずは「Zoho Connect」の無料体験を

最後に、Zoho Connectの登録方法を説明します。ここまで紹介してきた通り、Zoho Connectには無料プランが用意されているのでまずはそれに申し込み、機能や使い勝手を試してみましょう。

1.公式サイトのユーザー登録ボタンをクリック

Zohoの公式サイト(https://www.zoho.com/jp/)にアクセスし、画面上部のメニューから「ユーザー登録」をクリックします。

2.登録フォームに必要事項を入力

登録フォームが表示されるので、メールアドレスと任意のパスワードを入力します。入力が済んだらサービス規約とプライバシーポリシーを確認し、「登録」をクリックしましょう。

3.サービスサイトでネットワークを設定して登録完了

次にZoho Connectのサービスサイト(https://www.zoho.com/jp/connect/)にアクセスし、画面上部の「ACCESS ZOHO CONNECT」をクリックします。続けて表示されるページでネットワークの種類(無料の場合は「内部ネットワーク」)を選び、任意のネットワーク名を付ければ登録は完了です。

7.まとめ

無料で使えるうえ、データ移行機能も付いており、サイボウズ Liveの後継的存在として注目を集めているZoho Connect。スマートフォンでの機能制限など一部物足りない部分はあるものの、充実した基本機能と使い勝手の良さにも定評があり、グループウェアが初めての企業にとっても使い勝手の良いツールに仕上がっています。

慣れてきたら外部ツールと連携させたり、オリジナルアプリを作ってみたりするのもいいかもしれません。グループウェアを導入する際は、今回紹介した内容をぜひお役立てください。

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