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カスタマイズ性が高い5つのグループウェアを徹底比較!

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更新日:2019年01月21日 | 公開日:2019年01月21日

チャットや社内SNS、スケジューラーなど多彩な機能がパッケージ化されているグループウェア。社員同士の情報共有をはじめ、さまざまな局面に効果を発揮しますが、すべての課題を解決できるわけではありません。部署ごとに固まってしまっている業務フローや、ベテラン社員に属人化してしまった仕事の進め方など、グループウェアの汎用的なアプリだけではカバーできない問題に悩んでいる企業も多いのではないでしょうか。

今回取り上げるのは、まさにそんな企業にぴったりのグループウェアです。カスタマイズ性が高く、APIによって外部のクラウドサービスと連携させたり、自社オリジナルのカスタムアプリを作成したりすることが可能。いずれもグループウェアの代名詞的存在で、導入することで業務効率を大幅にアップさせた事例もたくさんあります。

1.グループウェアとは?

1.グループウェアとは?

まずは、グループウェアについてあらためて整理しておきましょう。

グループウェアとは、チームや部署間で共同で進める仕事をアシストするツールです。社内SNS、チャット、スケジューラー、ワークフローといった機能が搭載されていて、社員同士でリアルタイムにコミュニケーションをとったり、お互いの予定を確認したり、予算や休館の申請・承認をweb上だけで完結させたりといったことができます。

創業100年の歴史を誇るある染物メーカーでは、グループウェアを導入して顧客管理・受注管理のプロセスを仕組み化したことで、スタッフの残業時間が大幅に減った一方、結果的に過去最高の売り上げを記録した事例もあります。

グループウェアが普及するきっかけになったのは、1996年にIBMからリリースされた「Lotas Notes 4.0」。そこからネットワークとデバイスの進化にともなって世界中に広まり、現在の市場規模は約1,050億円、うち約85%をサーバーを必要としないクラウド型が占めています。

2.あなたにぴったりのグループウェアを選ぶ際のポイント

2.あなたにぴったりのグループウェアを選ぶ際のポイント

次に、グループウェアを選ぶ際のポイントを説明します。導入後に後悔しないためには、どういった点に目を向ける必要があるのでしょうか。

2-1.料金

グループウェアの料金相場は、ユーザー(社員)一人あたり月額600円~800円ほど。CRM(顧客管理システム)などと比べると一見安価に思えますが、仮に従業員1,000名の企業なら年額700万円以上の費用がかかります。画像やドキュメントが増えてくると、保存・共有のためのストレージを拡張する必要があり、その都度追加料金がかかることも珍しくありません。

それだけの料金を支払って十分な対価が見込めるのか、本当に自社に見合ったツールなのか、念入りに検討しましょう。グループウェアのなかには、チャットやワークフローといった個々のアプリごとに料金が設定されているものもあるので、まずはそうしたタイプを選び、使い慣れてきたら徐々に機能を拡張していくの1つの方法だと思います。

2-2.機能・操作性

自社の業務課題をあらためて整理し、相応の機能を備えたグループウェアを選びましょう。メールでの情報共有に課題を抱えていたり、部署間の風通しの悪さを感じたりしているのならチャット・社内SNSが搭載されたグループウェア。人事や経理などバックオフィス系の業務効率アップを目指すならタイムカードやワークフロー、経費精算といった機能が付いているグループウェアがおすすめです。

加えて、操作性も大切な要素。グループウェアは、基本的に全社員が使うものなので、操作が分かりにくかったり処理が遅かったりすると、会社全体の生産性を低下させてしまいます。まずは無料トライアルに申し込み、メニューやボタンの配置は分かりやすいか、PCやスマホが苦手な人でも問題なく使えそうか、しっかり確認しましょう。

2-3.セキュリティ

チャットや社内SNSによって社員同士のコミュニケーションが活発になれば、おのずと社員一人ひとりがタッチできる情報が増え、情報漏洩・消失のリスクも高まります。そのため、セキュリティに目を向けて選ぶことも大切なポイントです。

具体的な条件として、まず不正侵入をブロックするアクセス制限機能(IPアドレスや端末によって、各機能へのログイン・閲覧・編集を制限する機能)は必須。そのうえで、できれば運営会社がプライバシーマークやISO27001の認証を取得しているグループウェアを選ぶといいでしょう。あわせて、大手企業への導入実績、契約継続率などの数字も判断材料の1つになると思います。

3.カスタマイズ性が高いグループウェア5選

3.カスタマイズ性が高いグループウェア5選

それでは実際に、アイミツがおすすめするカスタマイズ性に優れた5つのグループウェアを紹介します。それぞれのメリット・デメリットをまとめましたので、選定する上で参考にしてください。

3-1.「Aipo(アイポ)」

Aipo トップページ

https://aipo.com/

Aipoは、TOWN株式会社が提供しているグループウェアです。もともとはオープンソースのプログラムとして開発され、2018年3月にあらためてクラウド型のグループウェアとしてリリースされました。

低価格で導入できることもあって、トータル1万社以上のクライアントが利用しており、ユーザーのブログや口コミ・レビューサイトを見てもネガティブな意見はほとんど見当たりません。

メリット

何より大きな魅力は、必要な機能だけを選んで組み合わせるられることです。カレンダー(一人あたり月額200円)、チャット(一人あたり月額100円)、タイムカード(一人あたり月額100円)といったように、アプリ別に独立した料金が設定されており、費用を必要最小限に抑えられます。

さらに、公式ストア「Aipo Store」でアプリを追加し、機能を拡張することも可能。たとえば「備品管理」というアプリでは、プリンタのトナーや書類ファイルといった備品の在庫と発注状況をひと目で把握できます。「できるだけ費用を抑えたい」「グループウェアは初めてなので、まずはスモールスタートしたいといった中小企業には、有力候補の1つになるのではないでしょうか。メンバーごとに色分けして表示されるスケジューラーなど、各アプリの使い勝手の良さにも定評があるようです。

デメリット

強いてデメリットを挙げるとすれば、オンラインストレージの容量が小さいことです。無料トライアル期間中は会社全体で1GB、本運用後もユーザー1人あたり1GBに限られるため、大量の商品画像を管理する必要があるネットショップなどには、あまり向いているとは言えません。

また、スケジューラーには定期的な予定を繰り返し登録することができません。その都度同じ内容を入力するのに、ストレスを感じる人もいるのではないでしょうか。

Aipoの情報を更に詳しく知りたい方はこちら

3-2.「rakumo(ラクモ)」

rakumo(ラクモ) トップページ

https://rakumo.com/

rakumoは、単体のグループウェアというよりは、機能拡張を前提に開発されたクラウド型のツールです。現時点で「G Suite」と「Salesforce」に対応しており、それぞれに搭載されたカレンダーやワークフロー、スケジューラーといった機能をカスタイマイズすることが可能です。

rakumo株式会社が提供しており、これまでトータル1,400社・61万人以上のクライアントに導入されてきました。利用継続率は99%をマークしています。

メリット

特徴は、料金がリーズナブルで、運用コストを最小限に抑えられることです。カレンダー(一人あたり月額100円)、ワークフロー(一人あたり月額300円)など、Aipoと同様にアプリごとに独立した料金体系をとっており、必要なものだけを選んで組み合わせられます。

プロモーション映像などの制作を手がけている企業では、それまで利用していたGoogleカレンダーに、rakumoのカレンダーアプリを組み合わせたことで、予定をグループ分けし、同時進行しているプロジェクトの進捗をひと目で把握できるようになりました。

また、ユーザーの間ではNAVITIMEと連携する経費精算アプリの評判が非常に高くなっています。訪問先のアドレスを入力するだけで、経路と交通費を算出し、精算までワンストップで行えます。経理の業務効率化にも一役買ってくれるのではないでしょうか。

デメリット

機能拡張のためのツールとして開発されているため、単体では動作せず、導入するには「G Suite」または「Salesforce」のアカウントが必要です。

また、画像やドキュメントを保存・共有するオンラインストレージが付いていないのもデメリットの1つです。G SuiteやSalesforceのデータ容量がいっぱいになってしまった場合、rakumoとは別にサーバーや外部のストレージサービスを導入する必要があります。

rakumoの情報を更に詳しく知りたい方はこちら

3-3.「サイボウズ Garoon」

サイボウズ Garoon トップページ

https://garoon.cybozu.co.jp/

サイボウズ Garoonは、ソフトウェア開発大手のサイボウズ株式会社が提供しているグループウェアです。2002年のサービス開始以来、4,800社・200万人以上のユーザーに利用されています。

特に、従業員1,000名以上のエンタープライズ領域では圧倒的なシェア誇り、ナショナルクライアントの導入実績も少なくありません。日経BPによる自治体向けのITシステム満足度調査でも、グループウェア部門の1位に選ばれています。

大手食品メーカーの中国法人として現地での販売戦略を担っているある企業では、サイボウズ Garoonを導入したことによって、遠隔地に赴任している社員とのコミュニケーションが大幅に改善。ファイル管理機能によって顧客情報の共有が進み、さらにチャットでお互いにコメントを送り合うようになったことで、社員のモチベーションアップにもつながりました。

メリット

サイボウズが提供している各種クラウドサービスに加え、APIによって採用管理システムをはじめとする20種類以上の外部ツールと紐づきます。カスタムアプリの作成機能も付いており、自社特有の業務課題に対応することも可能です。

また、管理面の機能が充実しているのも特徴の1つです。従業員や社外パートナーの一人ひとりにロール(役割)を設定し、それに応じてアクセス権限を付与することで、不正侵入や情報漏洩を未然に防ぎます。さらに、ログインやダウンロードの履歴を時系列でダウンロードしたり、組織改編後の体制を事前に登録しておき、指定の日時に合わせて一斉に反映させるといったことも可能です。

業務フローの改善とあわせて、組織の統制や情報マネジメントを強化したい企業とってもぴったりのグループウェアではないでしょうか。

デメリット

デメリットとしては、やや料金が高いことです。一人あたり月額数百円程度で利用できるグループウェアも多いなか、サイボウズ Garoonは、一人あたり月額845円の費用がかかります。たとえばMicrosoftの「Office 365」と比べると年額100万円以上も割高になるので、予算が限られる中小企業にはハードルが高いかもしれません。

また、これはメリットの裏返しではあるものの、社外パートナーを含めて細かくアクセス権限を設定できるのは、人事異動や組織改編の際に相応の手間とコストがかかるということです。その点でもやはり、予算やリソースに余裕のない中小規模の企業にはあまり向いていないと思います。

サイボウズ Garoonの情報を更に詳しく知りたい方はこちら

3-4.「サイボウズ Office」

サイボウズ Office トップページ

https://products.cybozu.co.jp/office/

サイボウズ Officeは、Garoonと同じサイボウズから提供されているグループウェアです。国産グループウェアの草分け的存在で、1997年のサービス開始以来、60万社以上のクライアントに導入されてきました。ノークリサーチ社による中小企業のITアプリケーションの利用状況調査では、11年連続でグループウェア部門の1位を獲得しています。

ある老舗醤油メーカーでは、稟議・決済のプロセスを効率化するためにサイボウズ Officeを導入。ワークフロー機能を活用し、商品開発の稟議を従来の3週間から3日まで短縮しました。あわせて紙の使用も大幅に減り、コスト削減にも成功しています。

メリット

サイボウズ Officeは、価格・機能・使い勝手の3拍子が揃ったグループウェアです。一人あたり月額500円からの料金で、チャットや掲示板といった一連の機能が利用できるうえ、サイボウズお得意のカスタムアプリ作成機能も付いています。契約管理、社内FAQといった基本アプリをもとに、自社オリジナルの業務改善ツールに仕立てることが可能です。

UIやデザインの面でも、常に利用者の声を取り入れながらアップデートが繰り返されており、口コミ・レビューサイトなどを見ても、ネガティブな意見はほぼ見当たりません。管理画面の上部には、各アプリのアイコンが横並びに配置され、ワンクリックで切り替えられます。スケジュールの変更などもドラッグ&ドロップだけで行えるので、日常的にPCを使っている人なら操作に迷うことはないはずです。

デメリット

ユーザーの間でも非常に高い評価を受けているサイボウズ Officeですが、細かい点に目を向けるとやや物足りない部分もあるようです。その1つが一般的なグループウェアに多く見られる社内SNSが付いていないことです。webメールで代用したり、カスタムアプリとして自分の手で作ることはできるものの、最初から社内SNSを使いたい人は、他社のグループウェアを選びましょう。

また、オンラインストレージの容量がやや小さいのもデメリットの1つです。定額料金内では1人あたり5GBに限られ、増設には10GBあたり1,000円の追加料金がかかります。

3-5.「Zoho Connect(ゾーホーコネクト)」

Zoho Connect トップページ

https://www.zoho.com/jp/connect/

Zoho Connectは、アメリカ・カリフォルニア州に本拠を置くZoho Corporationが提供するクラウド型のグループウェアです。リーズナブルな料金と基本機能の使い勝手の良さに定評があり、業種を問わず世界中の企業に導入されています。

運営元こそ異なるものの、2019年にサービスが終了する「サイボウズ Live」の後継モデルとしても注目を集めているようです。

メリット

何より大きな特徴は、業界トップクラスの格安料金です。ユーザー100名までなら一人あたり月額100円、ユーザー500名までなら一人あたり月額80円で利用できます。

チャット、社内SNS、文書作成といった基本機能のほか、カスタムアプリ作成機能も付いており、自社オリジナルの業務ツールをカタチにすることが可能です。予算やリソースを節約しつつ、業務効率化に取り組んでいきたい企業にはぴったりのグループウェアではないでしょうか。

デメリット

業務用マニュアルの作成、ファイル閲覧といった一部の機能がスマートフォンに対応しておらず、外出先でチャットを利用する際も、スマートフォン専用のアプリを別途インストールする必要があります。営業スタッフや店舗の接客スタッフとの情報共有が主な目的の場合、他のグループウェアとあわせて慎重に検討した方がいいかもしれません。

また、サポートサイトの一部が英語で書かれているため、自分で調べながら使い方を覚えていくのが苦手な人、英語に苦手意識を持っている人にとってはややハードルが高そうです。

Zoho Connectの情報を更に詳しく知りたい方はこちら

4.まとめ

4.まとめ

今回は、カスタマイズ性に優れた5つのグループウェアを紹介しました。

料金や基本機能の点でそれぞれ違いはあるものの、いずれも豊富なオプションやAPIによる外部ツールとの連携機能、カスタムアプリの作成機能を備えており、柔軟な活用ができます。自社特有の業務課題に悩んでいる企業にとっては、最適なソリューションの1つになるのではないでしょうか。

コストをかけずに導入したいのなら「Aipo」や「rakumo」、「Zoho Connect」拡張性に加えてセキュリティも重視するなら「サイボウズ Office」、「サイボウズ Garoon」を優先的に検討するのもいいかもしれません。グループウェアを導入する際は、今回紹介した内容をぜひお役立てください。

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