完全無料のグループウェア4選|評判・機能を徹底調査!

0円を指差す人

更新日:2019年01月22日 | 公開日:2019年01月22日

社員同士のコミュニケーション改善や業務フローの整備など、さまざまなシーンで効果を発揮するグループウェア。ただ、業務効率がアップして結果的に収益性が高まることはあっても、グループウェアそのもので直接売り上げを生み出すことはできません。そうした点から「できるだけコストを抑えたい」「できれば無料で導入したい」というのは、多くの企業に共通する想いではないでしょうか。

今回のテーマは、完全無料のグループウェアです。いずれも無料で使え、機能や使い勝手にも定評がある4つのグループウェアを紹介します。予算の限られる中小企業や初めてグループウェアを導入する企業にとっては、いずれも有力候補になるはずです。

1.グループウェアとは?

1.グループウェアとは?

本題に入る前に、グループウェアとはどんなものなのか、あらためて整理しておきましょう。

グループウェアとは、チームで取り組む仕事を手助けするツールです。チャットや社内SNS、スケジューラー、ワークフローといった機能がパッケージ化されており、社員同士がリアルタイムにコミュニケーションをとったり、お互いの予定を確認したり、予算や休暇を申請・承認したり、さまざまな使い方ができます。

IBMが1996年にリリースした「Lotas Notes 4.0」をきっかけに世界中へ広まり、現在の市場規模はおよそ約1,050億円。うち約85%をサーバーを必要とせずwebブラウザ上で使えるクラウド型が占めています。

1-1.完全無料とは?

完全無料とは、機能や期間の制限がなく無料で使えるということです。

1ヵ月程度の無料トライアル期間や、有料プランへの移行を前提とした限定的な無料版が用意されているグループウェアではなく、基本機能のすべてを実質0円で永続的に利用できるグループウェアのことを指します。

2.完全無料のグループウェアを選ぶ際のポイント

2.完全無料のグループウェアを選ぶ際のポイント

それでは、完全無料のグループウェアを導入する際のポイントを3つ紹介します。

2-1.機能

ハイエンドな有料グループウェアと比べて、機能面で見劣りするのは仕方のない部分ではありますが、せっかく導入するのなら、そのメリットを最大限活かしたいものです。各製品の公式サービスサイトを見比べつつ、何をどこまでできるのかしっかり把握しましょう。

社員同士のコミュニケーションや情報共有に課題を抱えている企業なら、社内SNSやチャット、掲示板機能が付いたグループウェア、一方で人事や経理といったバックオフィス系の業務を効率化したいのなら、タイムカードや経費精算、ワークフローといった機能が搭載されているグループウェアがおすすめです。

2-2.操作性

費用がかからないとはいえ、操作に迷ってしまったり処理が遅れてしまったりして、導入後に生産性がダウンしてしまうようでは本末転倒です。アイコンの配置やレイアウトはわかりやすいか、動作はスムーズ化、PC・システムに苦手意識を持つ人でも使いこなせそうか、事前にしっかり確認しましょう。

営業など外出が多いメンバーの利用が前提の場合、スマートフォンやタブレットでの使い勝手も大切なポイントになります。

2-3.セキュリティ

グループウェアを導入するということは、社員一人ひとりがタッチできる情報が増えるということです。データやノウハウの共有に役立つ一方、情報漏洩のリスクもおのずと高まります。

不正侵入をブロックできるアクセス制限機能が付いていることを前提に、できればプライバシーマークやISO27001の認証を取得している会社のグループウェアを選びましょう。あわせて、ナショナルクライアントへの導入実績や契約継続率なども判断材料の1つになると思います。

3.完全無料のグループウェア4選

3.完全無料のグループウェア4選

それでは、アイミツがおすすめする完全無料の4つのグループウェアを、それぞれメリットとデメリットに分けて紹介していきます。

3-1.「R-GROUP(アールグループ)」

R-GROUP トップページ

https://jp.r-group.com/

R-GROUPは、東京とアメリカ・カリフォルニア州に拠点を置くクラウド型のグループウェアです。

2010年のサービス開始以来、2,000社以上のクライアントに利用されてきました。2013年のアップデートからは多言語にも対応しており、世界中でユーザー数を伸ばしています。

メリット

何より大きなメリットは、12種類の豊富な基本機能と容量無制限のオンラインストレージです。無料のグループウェアのなかには利用できる機能が極端に少なかったり、ストレージの容量が小さく実用性に乏しいものも少なくありませんが、R-GROUPの場合、機能・利用期間・ストレージの容量いずれも無制限で使えます。スケジューラーやチャットに加えて、スマートフォンに対応した無料通話アプリも付いているので、通信コストの削減にも一役買ってくれそうです。

加えて、ユーザー目線で開発されたわかりやすいインターフェイスも魅力の1つです。すべてのアプリ共通で画面右側に参加ユーザーのリスト、左側にスケジュールやメッセージの履歴が表示される構成になっており、機能を切り替えた際も操作に迷ったりすることはないでしょう。グループウェアが初めての企業にもおすすめです。

デメリット

ファイル共有やチャットなどの機能は充実している一方で、一般的なグループウェアに見られるワークフローの機能が付いていません。稟議・決済のプロセスを整備したい場合は、他のツールを導入する必要があります。

また、無料である以上、運営側もコストをかけられないので仕方のない部分ではありますが、電話やメールでの相談・問い合わせには対応していません。UIが非常にシンプルなので操作に迷うことは少ないはずですが、自分で調べながら使い方を覚えていくのが苦手なタイプの方には、ややハードルが高いかもしれません。

3-2.「e-Broad Office(イーブロードオフィス)」

e-Broad Office(イーブロードオフィス) トップページ

https://gw.e-broad.jp/

e-Broad Officeは、イーブロードコミュニケーションズ株式会社が提供している完全無料のグループウェアです。

機能的にやや限られる部分はあるものの、期間・利用人数ともに無制限で利用できることもあって、中小企業を中心に多くのクライアントに導入されています。2019年にサービスが終了する無料グループウェア「サイボウズ Live」の代替ツールとしても注目を集めているようです。

メリット

スケジューラーやToDoリスト、伝言メモに加え、無料グループウェアとしては珍しい社員の在籍確認機能、50MBまでのファイル便共有機能が搭載されています。部署間の連携を深めたい企業や、複数の拠点を展開している企業にとっては有力候補の1つになるのではないでしょうか。

また、非常に手軽に導入できるのも特徴の1つです。公式サイト(https://gw.e-broad.jp/)上の専用フォームから会社名やメールアドレスを登録するだけで、その日のうちから使い始めることが可能です。サーバーを用意したり、端末にインストールしたりする手間は一切かかりません。

デメリット

一般的なグループウェアに見られるチャット機能が付いていないうえ、スマートフォンで利用できる機能がスケジューラー、伝言メモ、ToDoリスト、アドレス帳の4種類に限られます。

無料かつスピーディーに導入できる一方、使い慣れてくると物足りなさを感じるケースがありそうです。

3-3.「GRIDY(グリッディ)」

GRIDY(グリッディ) トップページ

https://ksj.co.jp/knowledgesuite/free/

GRIDYは、ナレッジスイート株式会社が提供しているグループウェアです。ITサービス企業、不動産会社など幅広い業種のクライアントへの導入実績があり、2010年には「東京ベンチャー技術大賞」のベストイノベーション賞、2012年にはASPICによる「ASP・SaaS クラウドアワード」の会長特別賞を受賞しました。

無料版・有料版の両方が用意されており、無料版でもチャットやToDoリスト、タイムカードといった23種類に及ぶ基本機能、有料版ではそれらに加えて、情報の共有範囲を自動的にコントロールする独自の管理機能が使えます。

メリット

何より大きな魅力は、コストパフォーマンスの高さです。R-GROUPをさらに上回る23種類の基本機能が用意されており、制限なく利用することが可能です。一般的なオフィス業務であれば不便さを感じるケースはないでしょう。また、人数の利用制限がなく、社員の数が増えても無料で使い続けることができます。

加えて、強固なセキュリティ対策も特徴の1つです。IPアドレスによるアクセス制限機能によって不正侵入・情報流出を防げるうえ、チャットやメールのログはすべてダウンロードすることが可能。万が一インシデントが発生した際もスピーディーに原因を究明することができ、再発防止にもつながります。運営元のナレッジスイートもプライバシーマークとISO27001の認証を取得済みです。

デメリット

スマートフォンでの利用に対応していないため、営業スタッフや店舗の接客スタッフとの情報共有には向いていません。そうした用途がメインなら、iQubeなどの方に分があると思います。

加えて、他の無料グループウェアと同様、オンラインストレージの容量が小さいのもデメリットの1つです。会社全体で1GBに限られるので、商品画像や営業資料、マニュアルなどを大量に保存したい場合は、外部のストレージを導入する必要があります。

GRIDY(グリッディ)の情報を更に詳しく知りたい方はこちら

3-4.「サークルスクエア」

サークルスクエア トップページ

https://www.c-sqr.net/

サークルスクエアは、株式会社シティーズが提供している無料グループウェアです。サービス開始から17年のにわたり、トータル54万人以上のユーザーに利用されています。

クラウド型のためサーバーなどを用意する必要なく、ユーザー数や機能の制限もありません。

メリット

スケジューラー、共有フォルダ、掲示板、アンケートといった16種類の機能すべてをスマートフォンで利用できます。デザイン・レイアウトも非常にわかりやすく、営業スタッフとの情報共有を効率化したい企業や、初めてグループウェアを導入する企業にはおすすめです。

収支や残高の計算ができる会計機能も付いており、経理用のツールとして活用しているユーザーも多いようです。

デメリット

もともとビジネス向けというよりは、サークルやイベント運営といった一般向けのグループウェアとして開発されたこともあって、機能・スペックに制限があります。たとえば、チャットの投稿は1回につき140文字までに限られ、営業資料などを保管・共有するためのオンラインストレージも用意されていません。

そういった点ではあくまで入門者向けのグループウェア。まずは、サークルスクエアでグループウェアの使い勝手を確かめ、慣れてきたら他社製品への乗り換えるのも1つの方法だと思います。

4.まとめ

4.まとめ

今回は、無料かつ期間無制限で利用できる4つのグループウェアを紹介しました。活用方法は企業によってさまざまだとは思いますが、「まずは手軽に試してみたい」という場合は「e-Broad Office」や「サークルスクエア」、ストレージを使う機会が多い企業なら「R-GROUP」、機能の数とセキュリティ対策を重視するなら「GRIDY」が有力候補になるのではないでしょうか。

グループウェアを導入する際は、今回紹介した内容をぜひお役立てください。

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