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Smooth Fileの評判と実態【2020年最新版】

Smooth File ファイル転送

「Smooth File」は、クラウドサービスやセキュリティシステム事業などを展開するプロットが開発・提供を行うファイル転送&共有システムです。

提供から15年に渡り、大手ゼネコン含む国内1,000社以上の企業に導入されてきただけでなく、派生モデルは全国250以上の自治体で導入され、信頼を集めてきました。

本記事ではSmooth Fileの人気の秘密を探るため、具体的なメリットや活用法、導入事例などを詳しく解説します。

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目次
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<総評>Smooth Fileはコストを抑えた大規模運用に適したサービス

Smooth Fileはユーザー数無制限であるため、コストを抑えながら大規模運用したい際に便利なファイル転送サービスです。東京と大阪に本社を構えるプロットが提供しています。

環境に合わせて3つの導入形態を選べるので、コスト管理がしやすいのが特徴!また豊富な機能を兼ね備えているため、自社のニーズに合わせて運用しやすい点も魅力的でしょう。

すでに、大手企業含む国内1,000社以上に導入されており、総務省の指針に則った安全・信頼性に関する認定を受けている安心感・信頼感の高いファイル転送サービスと言えます。

Smooth Fileの6つのメリット

紹介したような特徴がある「Smooth File」ですが、活用することで次のようなメリットがあります。

総務省の指針に則った安全・信頼性

ファイル転送サービスを使ううえで欠かせないポイントである、安全性や信頼性。
Smooth Fileは「ASP・SaaS安全・信頼性に係る情報開示認定制度※」の認定を受けており、高い安全・信頼性を評価されているサービスです。

※総務省が定めた各種ガイドライン、情報開示指針をもとに、安全・信頼性に係る情報を適切に開示し、かつ一定の要件を満たすサービスであるかを第三者が認定する制度

ユーザー数無制限

Smooth Fileはファイル転送サービスの中でも珍しく、利用ユーザー数、利用ID数が無制限となっており、多数の従業員を抱える企業において全社員で運用を行っても価格は変わりません。
そのため、社員数や拠点の多い会社での運用と相性が良く、さらに日本語、英語、中国語、韓国語と4ヵ国語対応ですので、グローバルな環境で運用できるメリットがあります。
IDごとにコストが発生するサービスも多々ありますから、費用を抑えながら大規模運用したい方にもおすすめのサービスです。

効率的な情報共有に便利なファイル共有機能搭載

ファイル共有機能とは、社内や取引先など、特定のグループにおいて共有ファイルを作り、情報をやりとりできる機能のことです。
Smooth Fileのファイル共有機能では、「アップロードのみ可能」など必要な権限のみに制限して参加者に割り振ることで安全なファイル共有が可能なだけでなく、ファイルへのコメント機能、上長承認機能(上長の承認がないとファイルの送受信が行えない)、サムネイル表示機能など、効率的な情報共有をサポートする機能が豊富に備わっています。

ユーザー間転送機能が使える

特定の相手と頻繁にファイルのやりとりを行う際や、機密情報のやりとりに便利なのがSmooth Fileの「ユーザー間転送機能」です。
この機能は、Smooth Fileに登録されているユーザー同士でのみファイル転送が行えるため、不特定多数にファイル情報が漏れだすリスクを軽減できます。
また、上長承認機能によりファイルの誤送信防止リスクをさらに下げるとともに、利用制限・ログ管理機能を用いることで、細かな利用状況をすべて把握できるのも大きなメリットでしょう。

細かなセキュリティ設定が行える

ビジネスシーンでの運用を想定し、Smooth Fileでは企業が求めるセキュリティ機能を豊富に備えています。

ファイル暗号化ウイルスチェック機能:アップロード時にウイルスチェックを行い、ウイルスと判定したファイルはアップロードできなくなる
SSL暗号化通信:ブラウザとサーバ間の通信を暗号化し、盗聴を防ぐ
ブラックリスト/ホワイトリスト:リストを用いて転送先を制限できる
操作ログ管理:全ユーザーの操作ログを保存し、管理できる
ファイル共有の監査機能:アップロードされたファイルを監査し、承認・非承認などを行える

環境に合わせて導入形態を選べる

Smooth Fileでは、利用者の環境に合わせ、複数の導入形態を選択することが可能です。

アプライアンス:サーバー本体とソフトウェアがセットになったモデル
仮想アプライアンス:仮想サーバー用のソフトウェアモデル
クラウド:SaaS型(インターネット経由で利用するサービス)のクラウドサービスモデル

また、iPad/Androidアプリ、Windows(デスクトップアプリ)も提供されており、さまざまな環境で運用できる点も見逃せません。

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徹底調査で分かったSmooth Fileを使うべき人・会社

紹介したメリットを踏まえ、「Smooth File」は一体どんな人・会社が使うべきなのか、具体的にお伝えします。

製造業・建設業

建設・製造系の会社では現場やプロジェクト単位で業務を行うことが多く、また外部の取引先などさまざまな関係者がひとつのプロジェクトに参加するのが大きな特徴です。
もちろん、プロジェクト進行時には情報共有やデータのやりとりを行う場面も多いため、そもそもファイル転送サービスの利用価値は高いと言えるでしょう。

さまざまなファイル転送サービスの中でもSmooth Fileは「ASP・SaaS安全・信頼性に係る情報開示認定制度」にて認定されているように、安全性・信頼性が高く、また特定のグループ内での情報共有に便利な「ファイル共有機能」が搭載されているのも魅力的です。
安全に、かつ効率よくプロジェクトを進めるためのメリットが複数備わっているからこそ、建設・製造系の会社とは特に相性が良いと言えるでしょう。

グローバル企業

日本語、英語、中国語、韓国語と4ヵ国語対応のSmooth Fileは、グローバルに展開する企業と相性の良いファイル転送サービスです。
複数言語に対応しているのはもちろん、グローバルな企業では海外に常駐するスタッフに対して最新データを迅速かつ安全に配布するニーズも高いため、安全性と実用性に優れたSmooth Fileはぴったりでしょう。

また、グローバル企業では、ファイル転送サービスを全体的に運用する際に利用者が大多数になる傾向が高くなりますが、Smooth Fileなら利用人数無制限ですのでコストがかさむ心配がなく、費用対効果の高い運用が可能です。

社内全体で運用したい会社

特定の部署にだけファイル転送サービスを導入するのではなく、社内全体で統一してひとつのサービスを利用したい会社にとってSmooth Fileは相性が良いでしょう。
理由は以下のとおりです。

・ユーザー数無制限
・ユーザー間転送機能を使えば、無関係の人間への誤送信を防げる
・ファイル共有機能により、効率よくコミュニケーションを取りながら情報交換できる
・環境に合わせて導入形態を選べる

Smooth Fileは高い安全性を備えながら、自由度が高く、業務効率化に役立つ機能が満載!社内インフラを整備したい際にも便利なサービスでしょう。

Smooth Fileの料金プラン

Smooth Fileでは、3種類の導入形態が用意されており、各種料金プランは以下のとおりです。

アプアライアンス…121万円から(容量250GB~4TBまで6種類あり)
仮想アプライアンス…88万円から(容量250GB~4TBまで6種類あり)
クラウド…初期費用5万5,000円・月額2万7,500円から(容量5GB~2TBまで8種類あり)

※容量とは、保存可能なデータ容量を指します
・クラウドは最低利用期間6ヶ月
※価格はすべて税込み

また、オプションとして用意されているWindowsアプリケーション版の「Smooth File 6 for Windows」(44万円~)を利用すれば、ドラッグ&ドロップなどWindowsアプリを使うのと同じ感覚でファイルのアップロードやダウンロードが行えます。使い勝手の良さを求める場合は導入を検討しましょう。

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Smooth Fileの導入実績・効果

ここからは実際に「Smooth File」を導入した企業の例を取り上げ、システム導入後にどんな効果があったのかをお伝えします。

A株式会社

Smooth Fileの導入事例ページ(株式会社プロット https://www.smoothfile.jp/case/case1246.html https://www.itmedia.co.jp/bizid/articles/1405/23/news020.html参照)によると、多数の取引先や関連会社が関わるプロジェクトが複数同時並行で進められるA社では、画像や図面といった大容量データのやりとりが常に求められていました。
そのため、ファイル共有のニーズと合わせて、セキュリティ確保の方法や、ユーザーの権限管理機能なども検討材料としたうえで、長年同じファイル共有サービスを使い続けてきましたが、コスト削減の目的でSmooth Fileのクラウド型サービス導入に踏み切りました。

結果的に、ファイル共有コストの削減は従来比10分の1にまで大幅ダウン。さらに、プロジェクトごとの情報共有に便利なファイル共有サービスや使い勝手の良さなどにも満足感を感じています。
基本機能が及第点のサービスはほかにもあったということですが、カスタマイズの自由度や細かなUIの使い勝手、サイトの利用状況把握やユーザー管理といった細かなニーズに対してSmooth Fileを提供するプロット社は柔軟に応えてくれたそうです。結果的に「コスト」と「使い勝手の良さ」両方の点で、従来のサービスを上回るパフォーマンスを発揮しています。

株式会社B

Smooth Fileの導入事例ページ(株式会社プロット https://www.smoothfile.jp/case/case1232.html 参照)によると、海外にも拠点を構え、国内トップシェアを誇るメーカーB社。こちらでは、大容量ファイルを海外に送付する際、物理メディア使用による税関での配送停止、配送中の紛失や破損被害などのリスクを抱えていました。
また、東日本大震災を契機に、大規模災害発生時の対策にも本格的に乗り出した結果、東日本、西日本の数箇所のデータセンターにシステムを設置するSmooth Fileの導入を決断します。
導入の決め手は、低コストである点に加え、日本語以外の言語に対応しているため、海外事業所、海外の顧客ともファイルの受け渡しが行えるだけでなく、管理者目線を含めた必要機能を搭載している点などです。

導入後は、海外事業所とのファイル送信が今まで以上に活発になり、従来の物理搬送と比較して、CADファイルや、製品案内動画ファイルといった大容量データを手軽に送ることが可能になったため、社内では大変好評でした。
また、複数ファイルを自動的にアーカイブする機能、配送/リクエストのメールが自動で届く機能など、面倒な作業を行わず使用できる点も含めて、自社が望んでいたシステムであると感じています。

まずはSmooth Fileの資料請求を

ここまで、Smooth Fileのメリットや活用方法、導入事例・効果などについて詳しく解説してきました。
ファイル転送サービスには異なる特徴を持つさまざまなサービスが存在しますが、運用方法や利用目的もまた企業によって異なります。

数あるサービスの中から自社との相性をチェックしたいのであれば、「アイミツ」で資料請求を行い、詳細確認をしたうえで判断するのがベストでしょう。

まとめ

ユーザー数無制限で、複数のファイル共有機能が備わったSmooth Fileは、コスト面と機能性を兼ね備えたファイル転送サービスだと言えるでしょう。

環境に合わせて導入形態を選べますし、総務省の指針に則った安全・信頼性を持つSmooth Fileですが、その実力は実際に使ってみなければ分かりません。

幸い、Smooth Fileにはデモ版が用意されていますので、資料請求と合わせて利用しながら、自社との相性を確かめてみてはいかがでしょうか。自社にあったファイル転送サービスを導入して、コスト削減や業務効率化を実現しましょう!

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著者

imitsu編集部

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