領収書管理・交通費管理アプリ11選|評価・評判を徹底比較

スマホを操作するサラリーマン

更新日:2019年01月15日 | 公開日:2019年01月15日

多くの企業が取り組む経費精算合理化のキーとなるツールが、SaaS型経費精算システムです。

そのなかでも、スマートフォンひとつで領収書を管理したり、交通費を管理したりできる領収書管理対応の経費精算システム・アプリ、交通費精算システム・アプリが、今大きな注目を集めています。

今回は、領収書や交通費をスマートフォンで管理するメリットや、実際に活用すべきおすすめのアプリを紹介します。業務の効率化を実現するために、参考にしていただければ幸いです。

領収書や経費、交通費は全てスマホで一括管理できる時代に

領収書や経費、交通費は全てスマホで一括管理できる時代に

スマートフォンの特性を活かし、営業先への移動中など、空いている時間を有効に使い、交通費の記録・申請、物品購入の経費申請ができるのは、ビジネスマンにとって大きな魅力です。

もともとスマートフォンアプリが用意されている経費精算・交通費精算システムは、それほど多くありませんでした。この状況が大きく変化したのは、2016年の電子帳簿保存法・e-文書法改正による規制緩和です。

規制緩和によって、7年間の保存義務のある領収書をデジタルデータで保存し、原本破棄を可能にする要件が大幅に緩和され、スマートフォンのカメラで撮影した領収書を電子管理できるようになりました。

現在では、領収書管理に対応する経費精算システムの多くが、スマートフォンでの領収書撮影・データ化・保存に対応したアプリを用意しており、領収書画像データから内容を機械読み取りできるOCR機能を搭載している場合も少なくありません。

アプリのインストールされたスマートフォンさえあれば、領収書の管理、交通費・経費の記録、申請がワンストップで完結し、わざわざ紙の経費申請書を作成する必要がなくなっています。

領収書をスマホで管理するメリット

領収書をスマホで管理するメリット

それでは実際に、領収書をスマートフォンアプリで管理するメリットを確認していきましょう。

経費申請プロセスの省力化

まず、アプリを使えば経費申請のプロセスを大幅に省力化できます。

具体的には、スマートフォンを活用することで、いつでもどこでも空いた時間に経費申請できるため、わざわざオフィスで経費申請書を作成する時間や手間を省けます。

ほとんどのスマートフォンアプリが搭載しているOCR機能を活用し、それぞれの項目は画像を自動解析して自動入力されるため、領収書を見ながら手入力する必要もないのです。

コスト削減効果・生産性向上

アプリの活用で業務時間を圧迫していた作業から解放され、結果的に生産性の向上とコスト削減効果が得られます。

ときには残業が必要な場合もあった領収書管理・経費精算の作業時間を減らすことで、大きなコスト削減効果が期待できるでしょう。

また、利益を生み出さない作業時間を本来のコア業務に割り振ることで、労働生産性も向上にもつながります。

領収書の電子管理が可能

領収書管理に対応した経費精算アプリのほとんどが、電子帳簿保存法に対応できる要件を満たしているため、スマートフォンで撮影した領収書を電子管理できます。

領収書の電子管理が実現すれば、柔軟な文書検索によって面倒な管理が必要なくなるほか、原本破棄も可能です。

ただし、領収書を電子管理するには、開始の3ヵ月前までに税務署に届出を行い承認を得なければなりません。手続きに不安がある場合は、コンサルティングを受け付けている経費精算ベンダーもあるため、利用してみるのもいいでしょう。

データバックアップ・リスク分散が実現

スマートフォンでの領収書撮影・管理では、原本の画像データがシステムのデータベースに保存されるため、結果的に領収書のデジタルデータをバックアップとして保管できます。

SaaS型経費精算システムを活用していれば、複数のデータセンターにデータのバックアップが作成されるため、さらなるリスク分散が期待できるでしょう。

領収書原本の紛失や破損があった場合でも、バックアップされているデータを活用できるのはもちろん、万一の災害があった場合でもすべてのデータが失われてしまうような事態にはなりません。

経費・交通費をスマホで管理するメリット

経費・交通費をスマホで管理するメリット

それでは次に、経費や交通費をスマートフォンで管理するメリットをお伝えします。

経費精算業務の効率化

スマートフォンを活用して、いつでもどこでも経費や交通費を申請できることで、経費精算業務全体を効率化できます。

申請者は交通費が必要なったときに、都度移動中の空き時間を使って交通費を記録・申請できるため、一つひとつ経路や料金を検索して申請書を作成する必要がなくなります。

入力された交通費のデータは、ひとつのデータベースで一元管理されるため、経理担当者が申請書を見ながら会計ソフトに再度入力するといった手間や時間も省けます。

申請・承認プロセスの迅速化

申請が便利になることはもちろん、承認者の対応も迅速に行うことが可能です。

柔軟なワークフロー機能を搭載した経費精算システムであれば、スマートフォンでメール通知を受け取ってすぐに内容を確認でき、ムダな待ち時間を排除を実現できます。

プッシュ通知に対応したスマートフォンアプリがあれば、申請・承認プロセスのさらなる迅速化も期待できるでしょう。

生産性の向上

申請者・承認者・経理担当者の業務を効率化し、申請・承認プロセスの迅速化を実現するスマートフォンによる経費・交通費管理は、大幅な生産性の向上をもたらします。

申請者はリアルタイムで交通費を記録できるうえ、自動入力によって正確な経費申請が可能。ワークフロー機能で迅速に確認できる上長も、空いた時間で承認できるのに加えてチェック作業が軽減でき、差し戻しなどの手間も省けます。

空いた時間をコア業務に割り振ることで、組織全体の生産性向上が見込めるでしょう。

領収書管理・データ保存サービス6選

それでは実際に、領収書管理・データ保存に対応したサービスを紹介します。数ある中から厳選しておすすめのサービスをまとめましたので、参考にしてください。

MFクラウド経費

MFクラウド経費 トップページ

https://biz.moneyforward.com/expense

「MFクラウド経費」は、パーソナルからエンタープライズまでの4つのプランが用意されたクラウド型経費精算システムです。

スマートフォンで撮影した領収書の自動入力に対応し、電子帳簿保存法に従った領収書の電子管理が可能。オプションで専任オペレーターによる代行入力も依頼でき、利便性の高さには定評があります。

もちろん、交通費精算に関してもスマートフォンアプリで作業は完結。個人事業主から大規模企業まで、幅広い層の利用者を獲得しています。

MFクラウド経費の情報を更に詳しく知りたい方はこちら

ジョブカン経費精算

ジョブカン経費精算 トップページ

https://ex.jobcan.ne.jp/

「ジョブカン経費精算」は、電子帳簿保存法にも対応したSaaS型経費精算システムです。

初期費用無料、月額料金1ユーザー400円というリーズナブルな価格で、累計導入3,000社を超える人気を誇ります。

電子帳簿保存法に対応するため、アップロードと同時にタイムスタンプが付与されるのも嬉しいポイントです。トータル的な経費精算システムとしての交通費精算に関する機能も充実。アプリのみで申請業務を完結できる利便性を兼ね備えています。

ジョブカン経費精算の情報を更に詳しく知りたい方はこちら

楽楽精算

楽楽精算 トップページ

https://www.rakurakuseisan.jp/

「楽楽精算」は、中堅・中小企業で50%にもおよぶシェアを誇るなど、圧倒的な支持を得るクラウド型経費精算システムです。

iPhoneのみに限定されるものの、AI機能で学習できるOCR機械読取機能も搭載し、撮影した領収書の自動入力で申請者の負担を大幅に削減できます。もちろん、アップロードした領収書データはタイムスタンプが自動付与され、そのまま電子管理可能です。

交通費・経費精算のしっかりした基本機能とリーズナブルな価格が魅力で、豊富なオプションからニーズに応じた拡張のできる経費精算システムです。

楽楽精算の情報を更に詳しく知りたい方はこちら

Dr.経費精算

Dr.経費精算 トップページ

https://www.keihi.com/

「Dr.経費精算」は、アプリによる領収書撮影や電子帳簿保存法対応の電子管理はもちろん、経費精算業務を合理化する豊富な機能を搭載した、高機能SaaS型経費精算システムです。

スマートフォンに最適化されたインターフェースを持つアプリは、領収書を撮影するだけでOCR機能による自動読取に対応。電子帳簿保存法対応のため、データアップロード時にタイムスタンプも付与され、そのまま領収書の電子管理が可能です。

交通系ICカード連携、クレジットカード・銀行口座の自動取得、自動仕訳機能、柔軟なワークフローなど、経費精算業務全般を合理化する機能を豊富に搭載した高機能経費精算システムです。

Dr.経費精算の情報を更に詳しく知りたい方はこちら

STREAMED(ストリームド)

STREAMED(ストリームド) トップページ

https://streamedup.com/

「STREAMED(ストリームド)」は、個人事業主向けのクラウド型経費精算アプリです。

スマートフォンのカメラで領収書を撮影するだけで正確にデータ化できるアプリは、AIを活用したOCR機能による自動入力・自動仕訳とあわせ、専任オペレーターによる二重チェックも行われます。

月額料金300円のプロプラン・ライトでは月5枚まで、月額料金1,950円のプロプランでは、月100枚までの領収書データを永年保管。蓄積されたデータは、ダウンロードして加工するのも会計ソフトに読み込ませるのも自在です。また、CSV出力のほかにもExcel出力にも対応しています。

Staple(ステイプル)

staple(ステイプル) トップページ

https://staple.jp/

「staple(ステイプル)」は、AIを活用したOCR機能を搭載したスマートフォンアプリで、領収書の入力自動化を実現するSaaS型経費精算システムです。

グッドデザイン賞を受賞した使いやすさが魅力のアプリは、電子帳簿保存法にも対応するため、スマートフォンで撮影した領収書の電子管理も可能。タイムスタンプ付与機能も搭載するため、スマートフォンひとつで経費申請を完結できます。

経費精算に欠かせない会計ソフト連携はもちろん、Microsoft Office 365やSlackなどとの連携も実現。ワークフローを保管するコミュニケーションツールの活用でさらなる効率化も期待できます。

交通費精算・管理アプリ5選

続いて、交通費精算の様々なニーズに対応できる管理システム・アプリを紹介します。

らくらく旅費経費.net

らくらく旅費経費.net トップページ

https://rk2.mugen-corp.jp/ryohi/

「らくらく旅費経費.net」は、交通費の精算を合理化する機能を中心にしながらも、出張の仮払いや手当の自動計算にも対応する、高機能クラウド型経費精算システムです。

スマートフォンアプリは用意されないものの、レスポンシブ対応のwebブラウザアプリから快適な交通費の精算が可能。駅すぱあとや交通系ICカードとの連携はもちろん、定期区間控除機能も搭載しているため、交通費精算業務全体の合理化を実現できます。

柔軟なワークフロー機能やメール通知、ひとことコメント機能でコミュニケーションも活性化。会計ソフトとの連携や交際費の管理とともに、外貨レート変換にも対応するため海外出張費の管理も可能です。

駅すぱあと旅費交通費精算Web

駅すぱあと旅費交通費精算Web トップページ

https://ekiworld.net/service/business/seisan/index.htm

「駅すぱあと旅費交通費精算Web」は、駅すぱあとが提供するクラウド型交通費精算システムです。

スマートフォンアプリは用意されませんが、駅すぱあとならではの交通費精算のノウハウが詰め込まれています。webブラウザアプリを活用し、いつでもどこでも路線・料金検索と交通費申請が可能なのはもちろん、交通系ICカードのデータを読み込んで入力を自動化するのも可能です。

また、主要都市の路線バス検索にも対応しながら、1ユーザー月額200円という低価格も実現しています。

交通費MEMO

交通費MEMO トップページ

https://itunes.apple.com/jp/app/%E4%BA%A4%E9%80%9A%E8%B2%BBmemo/id881505236

「交通費MEMO」は、目的地までのルート・料金検索ができ、交通費の記録メモが可能な、iPhone向け交通費管理アプリです。

Yahoo!路線情報から目的地までのルートと料金を検索し、処理済みにチェックを入れて登録すれば、利用した交通費としてメモに記録されます。一度記録したメモは、マイパターンに追加することで何度でも再利用可能。

また、一覧として蓄積された交通費利用データは、メール送信アドオンを追加すればCSVファイルをメール送信できます。無料アプリのため、日々必要になる交通費の記録だけしておきたいというニーズにピッタリです。

交通費精算freee

交通費精算freee トップページ

https://www.freee.co.jp/houjin/keihiseisan/

「交通費精算freee」は、クラウド型会計ソフトfreeeのパッケージ機能として、2017年4月からサービス開始された交通系ICカード対応システムです。

これまで、freeeの一部として交通費の管理が行えていましたが、交通費精算freeeとして個別のサービスを確立させることによって、交通費精算に特化した様々な機能を搭載。

交通系ICカードリーダー対応でリストから対象項目を選択できるようになっており、高速な自動仕訳を実現しています。

交通費精算メモ

交通費精算メモ トップページ

https://itunes.apple.com/jp/app/%E4%BA%A4%E9%80%9A%E8%B2%BB%E7%B2%BE%E7%AE%97%E3%83%A1%E3%83%A2/id682231232

「交通費精算メモ」は、iOSデバイス向けの無料アプリです。

日々利用した交通費を経路ごとにメモすることで、精算時の申請書作成をアシストしています。

また、頻繁に訪れる目的地に名前を付け、経路と料金を登録し、それをメモしていくことで一日ごとの営業経路の記録が可能。毎日複数の顧客を訪問するビジネスマンが、交通費精算時に記憶をたどりながら申請書を作成しなくて済みます。

まとめ

スピード感の求められる現代のビジネスでは、メールやチャットを活用した外出中のコミュニケーションは必須であり、もはやスマートフォンのない営業活動は考えられないとも言えます。

特に、利益が生まれるわけではない経費精算業務を、移動中などの空いた時間を使って処理できるなら、大幅に負担を軽減できるでしょう。

用途に応じてさまざまなツールが存在する市場から、自身の使い方にあった最適なひとつを見極めていくのが重要です。

もし、どのシステムやアプリを導入しようか迷っている方がいれば、ぜひアイミツまでお問い合わせいただければと思います。経験豊富なコンシェルジュが最適な提案を行いますので、お気軽にご相談ください。

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