領収書の管理はアプリで効率化しよう|徹底調査でわかったおすすめのソフト・アプリも紹介

領収書の写真を撮影する人

更新日:2019年01月15日 | 公開日:2019年01月15日

営業活動に必須の交通費や物品購入。これらの費用を日常的に立替払いしているビジネスマンは、経費精算の申請をすることで会社から費用の払い戻しを受けなければなりません。この経費精算に欠かせないのが、支払った費用とその内容を証明する領収書です。

しかし、証憑として保存期間の定められている領収書を紙のまま保管せざるを得ず、管理の煩雑さに頭を悩ませているというケースも多いのではないでしょうか?このような課題を解決し経費精算の合理化を促進するのが、領収書の電子管理です。

今回は、現在注目を集めている領収書の電子管理についてお伝えしていきます。おすすめのサービス・アプリの紹介もさせていただきますので、ぜひ参考にしてください。

<結論>領収書は一刻も早く電子管理すべき!

<結論>領収書は一刻も早く電子管理すべき!

領収書の電子管理とは、紙の領収書を電子データに変換して保存し、管理することです。領収書の電子データ化は、スキャナーを利用した取り込み、もしくはスマートフォンやデジタルカメラを利用した撮影によって行われ、画像データに合わせてテキストデータが紐づけられて保存されます。

デジタルデータ化された領収書の管理は、物理的に保管場所を用意する必要がなく、領収書情報を簡単に検索できるという特徴を持っています。これは税務調査などの際に便利なだけではなく、領収書の管理に投入していた人的リソースの削減や、コア業務への集中が実現でき、大きなコスト削減効果が期待できるでしょう。

OCR機能による機械読み取りの精度向上や、オペレーターによる代行入力の併用で、画像からのテキストデータ抽出の省力化も進んでいる現在、領収書の電子管理に必要な条件はすべて整ったともいえます。今こそ、すべての企業が領収書の電子管理へ移行すべきだと言えるでしょう。

領収書管理とは

領収書管理とは

そもそも領収書の管理は、電子管理が世に出回る以前から、企業にとって欠かせない業務でした。

経費を計上することで税制上の優遇を企業が得るには、使われた費用が経費として正当なものであることを証明する領収書が必要です。経費の証明としての領収書は、正式な証憑として認められた文書のため法律で保存期間が定められており、税務署の求めに応じて開示できなければなりません。

しかし、7年間の保管義務がある領収書を、紙のままで管理していては、税務調査の際に、求められた領収書を特定して探し出すのは容易ではありません。さらに、税務署に普段から経費管理ができない企業として認識され、毎年のように税務調査の対象にされてしまう可能性もあります。

従来の領収書管理方法で万全な状態を保つには、多くの人的リソースを投入しなければならず、時間もコストもかかるという課題を持っていたのです。

領収書はスマホアプリで管理できる時代に

領収書はスマホアプリで管理できる時代に

領収書電子管理の第一歩として制定されたのが、1998年の電子帳簿保存法および、2005年のe-文書法です。

しかし、電子帳簿保存法で認められるのは、最初から最後までコンピューターで作成された文書のみ、e-文書法で認められるスキャンデータには厳格な要件が求められており、電子保存可能な領収書も3万円未満に限られていました。

これを打開するべく実行された規制緩和が、2016年の電子帳簿保存法・e-文書法改正です。領収書の電子管理推進のハードルとなっていた3万円未満という金額基準の撤廃、電子署名を不要としたことに加え、領収書のスキャン要件にスマートフォン・デジタルカメラが追加されたことで、ほぼすべての領収書を電子管理できるようになったのです。

さらに、低価格で導入できるSaaS型経費精算システムの多くが、スマートフォンのカメラで撮影した領収書へのタイムスタンプ付与に対応。OCR機能の精度向上や、オペレーターによる代行入力などの付加価値を追加することで、スマートフォンを起点にした領収書管理の電子化が現実のものとなったのです。

領収書を電子管理するメリット

領収書を電子管理するメリット

それでは、領収書を電子管理することで、解決できることやメリットを具体的にお伝えしていきます。

領収書管理の合理化・迅速化

領収書を電子管理に移行すれば、領収書管理業務を大幅に合理化し、プロセスの迅速化が実現します。

領収書をアプリに読み込むだけで保管できることはもちろん、日付や名称から検索が可能なため、すぐに必要な領収書を探し出すことが可能です。

また、複数拠点を持つ企業においても、各拠点からの領収書データアップロードに対応するため、複数拠点で問題になるタイムラグも生じず、迅速な領収書管理が行えます。

経費精算業務の効率化

領収書の電子管理は、データの一元管理と共有によって経費精算業務の効率化というメリットをもたらします。

現在では、SaaS型経費精算システムを利用し、申請者自らが領収書をリアルタイムでデータ化する手法が主流になりつつあります。スマートフォンで撮影した領収書画像から内容を抽出するのも、進化したOCR機能の活用で精度が高まっており、必要に応じて専任オペレーターによる代行入力を選べるシステムもあります。

ひとつのデータベースに蓄積された領収書データは、自由な検索と一元的な管理を実現できるだけでなく、申請者・承認者・経理担当者で共有することで、経費精算業務をも効率化できるのです。

コスト削減効果

リーズナブルなSaaS型経費精算システムを活用すれば、コスト削減効果にもつながります。

具体的に、スマートフォンを活用した領収書管理に切り替えることで、1人あたり月に2時間と言われている経費精算業務の削減が可能。これは従業員100人の企業であれば、月に延べ200時間もの人的リソースをコア業務に割り振れることを意味します。

ペーパーレスの実現や書類の保管場所解放による実質的なコスト削減も含め、領収書の電子管理がいかに大きなコスト削減効果をもたらすかは明らかです。

情報漏えい・BCP対策

領収書の電子管理は、セキュリティ強化による情報漏えい対策、事業継続計画といわれるBCP(Business Continuity Plan)対策にも大きな影響を持っています。

強固なセキュリティを誇るSaaS型経費精算システムを活用すれば、外部からの侵入者の脅威をシャットアウトできるのはもちろん、アカウント別に閲覧権限を付与し、限られた人のみアクセスできる設定にするのも簡単です。

また、災害などの不測の事態があった際に、すべての文書が失われてしまう危険性がこれまでありましたが、SaaS型経費精算システムは複数のデータセンターにバックアップを持っているので安心です。

スマホで領収書を撮影する際の注意点

スマホで領収書を撮影する際の注意点

それでは次に、領収書の電子管理普及を加速させるエンジンでもあるスマートフォンの活用に際し、注意しておくべきポイントをいくつか紹介します。

税務署への申請

まず、税務署に領収書の電子管理化を申請し、承認されてから電子管理を開始する必要があります。

手順としては、国税局のwebサイトから電子管理に関する申請書をダウンロードし、必要事項を記入したうえで、領収書の電子管理を開始する3ヵ月前までに申請します。

もし、手続きが煩わしいのであれば、電子化移行のコンサルティングを請け負うSaaS型経費精算システムベンダーも存在するため、相談してみるのもいいでしょう。

スマートフォンの画素数

スマートフォンのカメラで撮影された領収書は、だれが見ても読み取れるように高画質で撮影されなければなりません。領収書の撮影に必要なスマートフォンカメラの画素数は、500万画素以上が推奨されています。

実際のところ、ここ数年に発売されたスマートフォンを活用しているのであれば、まったく気にする必要はありません。

なにしろ、2013年に販売開始された、Apple社の「iPhone5s」でさえ、すでに800万画素となっているので、それ以降に販売されたスマートフォンであれば問題ないでしょう。

タイムスタンプ

電子帳簿保存法改正が画期的だったのは、スマートフォン利用が許可されただけでなく、これまで必要だった電子署名を廃しタイムスタンプのみにしたことです。

タイムスタンプとはデータが作成された時間を担保するもので、スマートフォンで領収書を撮影する場合は、写真が撮影された時間を担保するものです。認定を受けた事業者が付与できる電子署名の一種であり、通常であれば撮影された領収書画像を事業者に認定してもらう必要があります。

こうした面倒な手続きを簡略化したのが、タイムスタンプ対応SaaS型経費精算システムです。ベンダー自身が認定事業者となり、システムを経由してデータベースに領収書画像がアップロードされたタイミングで、タイムスタンプを自動付与することを実現しています。

データの相互けん制

データの相互けん制は、2017年6月に国税局から通達されました。概要としては、領収書の受領者=領収書をスマートフォンで撮影した経費申請者とは別の者が、実際の領収書と画像データを見比べ、改ざんのないことを確認することです。

データの相互けん制によって、従来3日間しかなかったタイムスタンプ付与までの猶予を、最大1ヵ月+1週間以内まで延長できるようになりました。

つまり、領収書を撮影した者以外、たとえば経理担当者などがデータの相互けん制を満たせるのであれば、タイムスタンプ付与までの期間が延長されることを知っておきましょう。

おすすめの領収書管理アプリ5選

それでは実際に、おすすめの領収書管理アプリを紹介していきます。

楽楽精算

楽楽精算 トップページ

https://www.rakurakuseisan.jp/

楽楽精算」は、リーズナブルな利用料金というアドバンテージを活かし、中堅・中小企業で50%にもおよぶシェアを誇る圧倒的な支持を得ているクラウド型経費精算システムです。

SaaS型であることのメリットを活かした、経費申請に時間と場所を問わない活用が可能。50ユーザーまでが利用できる月額料金は3万円、初期費用は10万円のみというリーズナブルさが魅力です。

AI機能を活用したOCR機械読取機能も搭載し、データ読取りに高い精度を誇りつつ、学習機能で使えば使うほど精度向上が期待できます。撮影した領収書の自動入力で申請者の負担を大幅に削減できるほか、アップロードしたデータはそのまま電子管理可能でき、バックオフィスの大幅効率化も実現します。

ジョブカン経費精算

ジョブカン経費精算 トップページ

https://ex.jobcan.ne.jp/

ジョブカン経費精算」は、業界最安値水準の価格を実現しながらも、シンプルな使い勝手と豊富な機能を併せ持ち、電子帳簿保存法にも対応したSaaS型経費精算システムです。

初期費用無料、月額料金1ユーザー400円という価格は、ほかのジョブカンシリーズとの併用でさらなるディスカウントも可能。領収書の電子管理を実現するタイムスタンプ付与も、プラス100円のオプションで追加可能です。

経費精算機能は充実しており、駅すぱあとによる交通費の自動計算機能はジョブカン勤怠管理との連携で、交通系ICカードからのデータ取り込みでさらなる効率化も可能。承認ポイントを自在に設定できるワークフロー機能、アラート設定によるメール通知で申請者・承認者の手間を軽減し、会計ソフトとのCSVデータ連携、FBデータの出力による振込自動化で経理担当者の負担も大幅に軽減できます。

MFクラウド経費

MFクラウド経費 トップページ

https://biz.moneyforward.com/expense

MFクラウド経費」は、スマートフォンで撮影した領収書の自動入力と電子管理が可能な経費精算システムです。プランは、パーソナルからエンタープライズまで4つの中からニーズに合わせて選択可能です。

すべての従業員にIDを割り振りつつも、ムダな料金が発生しないよう、利用したユーザーの分だけ課金されるという料金体系が特徴です。1アクティブユーザーあたりの月額料金も、300円〜900円とリーズナブル。領収書の電子管理を実現する電子帳簿保存法に対応するのは、700円のコーポレートプランからです。

標準で交通系ICカードデータの読み込み、クレジットカード・銀行口座の明細自動取得なども搭載。高機能ぶりは市場で高く評価され、個人事業主から大規模企業まで幅広く利用されています。

コンカー(Concur)

コンカー トップページ

https://www.concur.co.jp/

アメリカを発祥とする「コンカー(Concur)」は、フォーチュン500企業の半数が採用するなど、事実上の世界標準として認知される高機能SaaS型経費精算システムです。

1,000人規模以上の大企業を対象にしたConcur Expense、300人規模以下の企業を対象にしたConcur Expense Standardをラインナップ、1経費申請書=1レポートという概念を持っており、年間レポート数に応じた課金という独自の料金体系が特徴です。

BTMサービス連携での出張費最適化、法人向け各種外部サービスとの強力な連携、経費の最適化促進に有効な分析機能を備え、あらゆる企業のニーズに対応できる高機能さが強みの経費精算システムとなっています。

Dr.経費精算

Dr.経費精算 トップページ

https://www.keihi.com/

Dr.経費精算」は、領収書データの自動入力、電子帳簿保存法対応の電子管理、スキャン代行などの豊富な機能を搭載した、SaaS型経費精算システムの決定版です。

オプションを追加する必要のないすべての機能が使えるコーポレートプランと、1人から使えるパーソナルプランを用意。月額料金は1ユーザー980円とやや高めなものの、初期費用は無料です。

自動入力を重視しており、交通系ICカード連携、クレジットカード・銀行口座の自動取得、自動仕訳機能などにも対応。柔軟なワークフロー機能とあわせて経費精算業務にかかわるすべてを効率化する、極めて高い評価を得ている経費精算システムです。

まとめ

今回は、領収書の電子管理について詳しくお伝えしてきました。

企業の競争力に直結するコア業務の効率化に比べ、合理化の効果が見えにくかった経費精算などの間接業務効率化は遅れていたといえます。しかし、労働生産性のさらなる向上に間接業務の効率化は欠かせないものであり、遅まきながら日本でも本格的な取り組みが始まったといえるでしょう。

なかでも、経費精算と密接に関わる領収書の電子管理は、合理化による大きなコスト削減効果が期待できるだけでなく、労働生産性の向上にも寄与するため、今後も多くの企業が取り組んでいく領域だといえます。そのカギを握るのが、スマートフォンを活用した領収書のデータ化を実現する経費精算システムなのです。

実際に領収書の電子管理について検討中の方もいると思います。気になることがあれば、ぜひアイミツまでお問い合わせいただければと思います。

いま知りたいこと
コンシェルジュが解決します!

コンシェルジュサービスは
9万社以上が利用している無料の相談サービスです。

コンシェルジュ