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新製品発表会を成功させよう!注意すべきポイント5つとおすすめのイベント企画会社3選【2020年最新版】

新しい商品やサービスをリリースする際に行なう新製品発表会(記者発表会、プレス発表会)。

取引先やメディア関係者、時には一般消費者を一同に集め、製品の特徴や魅力、発売日などを発表することで、商材への期待度は高まり、認知度アップにもつながります。

ただ、実際に新製品発表会を開催するとなると、さまざな準備が必要なうえ、会場や開催のタイミングに効果が大きく左右されることも少なくありません。

そこで今回は、新製品発表会を成功させるために注意すべきポイントを5つに分けてまとめました。あわせて当日までの準備の流れやアフターフォロー、アイミツのおすすめのイベント企画会社についてもご紹介いたします。新製品発表会の開催を検討している方は、ぜひ参考にしてみてください。

目次

新製品発表会とは?

本題に入る前に、新製品発表会とはどんなものなのか、あらためて整理しておきましょう。

新製品発表会とは、新しい商品やサービスをリリースする企業が主催し、取引先やメディア関係者を集めるイベントのことです。記者発表会、プレス発表会と呼ばれることもあります。

詳しくは後述しますが、事前にプレスリリース(メディア関係者向けに新商品やサービスの概要をまとめた文章)を作成・配布したうえで、ホテルやイベントスペースといった会場を押さえ、当日あらためて商品やサービスの特徴・発売日などを発表するのが一般的な流れです。

また、近年ではFacebookやTwitterをはじめとするソーシャルメディアと絡めて、新製品発表会を行なう企業も増えてきました。

たとえば化粧品メーカーの常盤薬品は、メイクアップアーティストを起用した新製品説明会と並行して、YouTubeでのプロモーションを展開。Twitterで500件以上の「いいね!」を獲得し、その後販売開始した製品は累計販売160万個を突破しました。

新製品発表会に期待できる効果

新製品発表会には具体的にどんな効果が期待できるのでしょうか?

新聞や雑誌、テレビで紹介される

1つは新聞・雑誌、テレビなどに露出されることによる知名度アップです。

紙面や番組内での紹介のほか、それまで見られなかったユニークな商品や流行を先取りしたサービスであれば、新製品発表会の後にあらためて取材を受け、雑誌の特集記事などで紹介されるケースも珍しくありません。

営業色の強い広告を敬遠しがちな消費者も、メディア自らが取り上げて紹介する商品・サービスについては受け入れやすい傾向があります。

ソーシャルメディアで拡散される

新製品発表会の内容次第では、InstagramやFacebookでも広く拡散され、ファン獲得が見込めます。ソーシャルメディアで注目を集めるためには、プレスリリースなどによる事前の話題づくりや、イベント当日の仕掛けにも工夫を凝らす必要があります。その分前述の常盤薬品の事例のように、大きな販促効果をもたらすことも少なくありません。

新製品発表会の流れ(事前準備~当日~開催後)

次に新製品発表会の事前準備から当日、開催後のフォローまでの流れについてご紹介します。

1.企画

まずやるべきなのは、新製品発表会の目的と概要をしっかり定めることです。
自社の事業展開やリリースする商品・サービスの売上目標を念頭に置いたうえで、どんな目的で・誰に・何を伝えるのか設計し、企画書としてパワーポイントなどにまとめておきましょう。

2.スケジューリング&会場選び

企画が決まったら、次はスケジューリングと会場選びです。

スケジュールについては、商材の発売日から逆算しておおむね1ヵ月前~2ヶ月前にするのが一般的。また、詳しくは後述しますが、テレビや新聞・雑誌での露出を目的の1つとする場合は、平日の午後・早めの時間に発表会を開くのがおすすめです。

一方の会場選びについては、ホテルの宴会場、商業施設のイベントスペース・多目的室など、選択肢はさまざま。商材の特性や集めたいメディアの数にあわせてじっくり検討しましょう。コストを抑えたい場合は、社内の会議室などで行なうのも1つの方法です。

3.機材やスタッフの手配

新製品発表会の内容にあわせて、必要な機材(モニター、プロジェクター、音響装置など)や司会者、運営スタッフなどを手配します。誘導、問い合わせ窓口、機材のオペレーションといったスタッフの役割分担もこの段階で決めておくといいでしょう。

4.プレスリリースの作成・配信&SNSの用意

当日に向けて、商品やサービスの概要・発売日などをまとめたプレスリリースを作成します。
メディアでの露出を獲得するためには、事務的な内容にとどまらず、商材の持つ強みや独自性・時事性を盛りこんで作成・配信するのがポイントになります。

また、一般消費者を含めて興味関心を喚起し、新製品発表会に人を集めるためには、SNSでのプロモーションも欠かせません。のちのちの効果測定のしやすさなどを考慮すると、専用のアカウントを用意しておくのがおすすめです。

5.リハーサル・本番

新製品発表会の当日は少なくとも2~3時間前までに会場へ入り、リハーサルを済ませておきましょう。スタッフ全員が発表会の流れを把握できていれば、機材の故障など不意のトラブルにも対処しやすくなります。

その後、メディア関係者や取引先が集まり始めたら、まずはブリーフィングを通じて当日の流れを説明。発表会後は質疑応答や取材・撮影タイムに移るのが一般的な流れです。

この際注意したいのが、メディア関係者から必ず名刺を忘れずにもらっておくこと。メディア関係者の名刺は発表会後の販促プロモーションはもちろん、別の新製品発表会を開催する際にも大いに役立ちます。

6.アフターフォロー

新製品発表会の効果を高めるためには、アフターサポートも大切な要素。
当日の模様を収めた動画コンテンツを配信したり、ソーシャルメディアやブログでレポートを配信しながら、プラスアルファの認知度アップを図りましょう。

7.効果検証

雑誌や新聞に掲載された記事の数、テレビ番組での露出回数・放送時間、ソーシャルメディアの「いいね!」の数などをチェックし、新製品発表会にかけたコストと照らし合わせて効果を検証します。

最近ではメディアへの露出調査を請け負うリサーチ会社も増えているので、効果検証に人手が割けない、より具体的に検証したいという場合には、そうした会社に依頼するのも1つの方法です。

新製品発表会で注意すべきポイント5つ

続いて、新製品発表会を行なう際に注意すべきポイントを5つに分けてご紹介します。

1.人が集まりやすい会場を選ぶ

当たり前のことではありますが、いかに商材がユニークで、趣向を凝らした新製品発表会であっても、会場へのアクセスが悪ければ人は集まりません。主要路線の経路や駅からの距離、駐車場があるかなどをしっかり確認し、来場者の負担にならない立地の会場を選びましょう。

また、来場者の利便性に配慮するなら、会場内の設備も大切なポイントの1つ。無料Wi-Fiや打ち合わせスペースが完備された会場であれば、忙しいメディア関係者も足を運びやすいでしょう。

2.メディアに取り上げられやすい日時を選ぶ

新製品発表会を成功させるには、タイミングも非常に大切な要素。「新製品発表会の流れ」でも少し触れたとおり、結論からいうと「平日の午後・早めの時間」がおすすめです。

新製品発表会の内容は、早ければ当日夕方のテレビ番組などで取り上げられることになります。しかし土日は平日に比べてビジネス関連のトピックスやエンタメ情報を紹介する番組が少なく、さらに番組の構成としても1週間の出来事をまとめて取り扱うため、大きなニュースに押し出されて露出されない可能性が高まってしまうのです。

また、新聞の場合、多くの記者は夕刊の〆切に合わせて15時頃までに記事を書き上げるので、それ以降の発表では間に合いません。

会場の予約状況との兼ね合いはあるものの、より多くのメディアに取り上げてもらいたいのなら、新製品発表会は月曜~木曜・13時前後に開くのが効果的だといえるでしょう。

3.記事にしやすいプレスリリースを作る

プレスリリースは、雑誌や新聞の記者が記事を書くうえでの土台です。
商品の特徴や強みはもちろんのこと、消費者の動向や市場規模、関連するアンケート結果などを盛り込んでおくと、記者があらためてリサーチする手間が省け、記事化される可能性が高まります。

4.ソーシャルメディアを活用する

常盤薬品の事例でもわかるように、新製品発表会の効果を高めるためにはソーシャルメディアの活用も欠かせません。テレビや新聞・雑誌と違って露出枠が無制限のうえ、拡散のスピードも早く、工夫次第ではマスメディア以上の成果をもたらします。
新製品発表会の開催とあわせて専用のアカウントを設け、積極的に投稿しましょう。

5.ノベルティを配布する

新製品発表会に足を運んでくれたメディア関係者に「ダメ押し」の効果をもたらすのが、ノベルティグッズです。

具体的なモノが残ることによって、新製品発表会後に他の仕事に追われていたメディア関係者が、当日の様子を思い起こし、あらためて取材申し込みなどにつながる可能性もあるでしょう。また、プレゼントすることによって「大事にされている」、「もてなされている」といった印象を与えることもできます。

ボールペンや卓上カレンダーといった簡単なものでも構わないので、新製品発表会を開く際はノベルティグッズを用意しておくことをおすすめします。

新製品発表会を成功させるならここ!おすすめのイベント企画会社3選

「新製品発表会の流れ」を読んでいただくとわかるように、新製品発表会には相応の手間・時間がかかるものです。スタッフの数が限られる会社であれば、一時的に本業に支障を与えてしまうことも珍しくありません。

そうした際に頼りになるのが、新製品発表会の準備・運営を請け負うイベント企画会社です。
下記にアイミツがおすすめするイベント企画会社3社をご紹介します。

株式会社リンクイベントプロデュース

リンクイベントプロデュースは、2009年に設立された東京都中央区のイベント企画会社です。東証一部上場・リンクアンドモチベ―ショングループの一員として、新製品発表会や企業の周年イベントの企画・運営、映像コンテンツ・ポータルサイトの企画・制作といった事業を行なっています。

特徴は来場者の「体験価値」を重視したイベント企画。セブン銀行の海外メディア向けプレス発表会では、スタッフ全員が法被(はっぴ)を着用し、発表コンテンツに海外送金サービス利用者の生の声を盛り込むことで、新聞・テレビ・雑誌など数多くのメディアに取り上げられました。

また、この発表会の模様を社内向けに公開したところ、人事や経理といったバックオフィス系の部署からもイベントの応援を申し出る社員が増えました。協力意識の向上にも繋がったとクライアントから非常に高い評価を受けています。

詳細情報
  • 予算:要問い合わせ
  • 所在地:東京都中央区銀座 6-10-1 GINZA SIX 12F
  • 電話番号:03-6258-0633
  • 会社HP:https://event.link-ep.co.jp/

株式会社トータルブレーン

トータルブレーンは、東京都中央区に本社を置くイベント企画会社です。関東エリアを中心に、全国のイベントや展示会、キャンペーン、セミナーなどの企画・制作、事務局運営を請け負っています。

特徴はクライアントに寄り添うワンストップサービス。会場調査・ロケハンから台本作成、ノベルティ制作、当日のオペレーションまでトータルに対応し、auの記者発表会やBMWの新車発表会を成功に導いてきました。

2004年の設立以来、国内・国外の専門家でチームを構成して、新製品発表会などさまざまなイベントのプロモーションに携わってきた豊富な実績があります。初めて新製品発表会を開催するため、「人手も少ないし、具体的に何から着手すればいいのかわからない…」といった場合にも、心強いパートナーになってくれるでしょう。

詳細情報
  • 予算感:要問い合わせ
  • 所在地:東京都中央区築地3丁目11番6号 築地スクエアビル8階
  • 電話番号:03-6278-7245
  • 会社HP:https://www.totalbrain-sp.jp

株式会社フレッシュタウン

フレッシュタウンは、東京都江戸川区に本社を構えるイベント企画会社です。1988年の設立以来、30年以上にわたって新製品発表会や展示会の企画・制作、装飾・施工を手がけてきました。

何より大きな強みは、リーズナブルな料金設定&顧客を待たせないスピード対応です。日本最大級のイベント装飾資材を自社に取り揃えることでクライアントの負担を抑え、さらに看板や会場装飾の企画・デザイン・制作まですべて社内で一貫して行なうことで短納期にも対応しています。

年間1,300件を超えるイベント企画・制作の実績があり、クライアントのニーズに沿った提案に定評があります。低価格でありながら、安全で安心できる高品質なイベントを実現したい方におすすめです。

詳細情報
  • 予算感:要問い合わせ
  • 所在地:東京都江戸川区船堀7-2-8
  • 電話番号:03-3804-2525
  • 会社HP:http://www.freshtown.co.jp

【まとめ】イベント企画会社選びで迷ったらアイミツへ

今回は新製品発表会を行なうにあたって注意すべきポイントや、新製品発表会の流れ、おすすめのイベント企画会社についてご紹介しました。新製品発表会を開く際にぜひお役立ていただければ幸いです。

アイミツでは無料で利用できるコンシェルジュサービスもご用意しています。業界に精通したコンシェルジュが、予算や要望にあわせて複数のイベント企画会社をピックアップし、ご紹介いたします。新製品発表会のパートナー探しで迷った際は、お気軽にご相談ください

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著者

imitsu編集部

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