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DocuSign(ドキュサイン)の評判と実態【2020年最新版】

DocuSign(ドキュサイン)

DocuSign(ドキュサイン)は、カリフォルニア州サンフランシスコに本社を持つDocuSign社が開発・提供するクラウド型電子契約システムです。日本語へのローカライズはもちろん、シンプルな操作性・使い勝手の良さが好評。

それではなぜ、DocuSignが注目されているのでしょうか?実際の使い勝手は?どんな活用メリットを得られるのか?DocuSignの実態に迫ります。

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目次
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<総評>DocuSign(ドキュサイン)はグローバルスタンダードの電子署名サービス

DocuSign(ドキュサイン)は、世界180か国以上、50万社以上の企業が利用している、グローバルスタンダードの電子署名・電子契約システムです。一連のプロセスを自動化する製品群「DocuSign Agreement Cloud」の一部「DocuSign eSignature」として提供されています。

そのため、文書の作成や文書保管・管理を中心に、強力な外部連携機能を持つのが特徴。クラウドサインに近い性格を持った電子契約システムだといえるでしょう。

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DocuSign(ドキュサイン)10のメリット

ご紹介した特徴を持つ「DocuSign(ドキュサイン)」ですが、活用することで次のようなメリットがあります。

手持ちの文書を簡単にアップロード

DocuSign(ドキュサイン)には、契約書のテンプレート類はありませんが、一般的な形式の手持ち文書を簡単にアップロードできます。署名の必要な契約書・合意書などに流用が可能。

デスクトップはもちろん、ネットワークドライブやクラウドストレージなど、文書の保管場所を問わずにアップロードできるのもポイント。BoxやDropboxなどと連携し、署名後の文書をもとのストレージに自動保存し、関連書類の一元管理も実現します。

簡単操作で必要なフィールドを追加

DocuSign(ドキュサイン)には、だれでも直感的に使いこなせるシンプルなグラフィカルインターフェースが用意されており、文書を受け取った署名者が迷わず操作できるよう、入力フィールドを簡単に追加できます。

操作は非常に簡単。アップロードした文書の必要な箇所にフィールドを配置するだけ。署名者がコメントを残せるようにカスタムフィールドも追加可能。DocuSignが自動で受信者にリンクを送信し、文書は安全な場所に自動保管されます。

ワークフロー・フィールドのテンプレートを活用

DocuSign(ドキュサイン)には、署名者・署名順を指定できるワークフロー機能が搭載されており、よく使う設定はテンプレートとして保存可能。フィールド配置もテンプレート化できるため、うまく活用することで契約書送信の手間と時間を削減できます。

ワークフロー機能を活用すれば、署名者およびその他の受信者を自在に設定。回覧の順番や署名の順番も設定でき、8種類の権限も付与可能。社内稟議の承認順を設定しておくのも便利です。

電子署名を簡単作成

DocuSign(ドキュサイン)の電子署名は簡単に作成でき、アメリカの電子署名法(ESIGN)、統一電子取引法(UETA)、EUのeIDASはもちろん、日本の電子署名法にも準拠しています。

無料アカウントを作成するだけで簡単に電子署名を登録できるのもポイント。受信文書の署名欄をクリックして、フルネーム・イニシャルを入力するだけ。手書きサインを登録するのも、アカウント作成せずに署名するのも可能です。

いつでもどこでも素早く署名

DocuSign(ドキュサイン)は、スマートフォン・タブレットなどのモバイルデバイスでも使えるため、いつでもどこでも署名が可能。ステップも明確で、操作に迷うこともありません。

付箋機能が搭載されているため、受信者は表示される付箋をクリックし、署名プロセスに従って入力していくだけ。iOS、Android向けのモバイルアプリもリリースされているため、受信デバイスも選びません。

充実した文書管理機能

DocuSign(ドキュサイン)では、作成・署名された文書はクラウド環境で厳重に保存され、送信者・受信者は24時間365日アクセス可能。必要に応じてダウンロード・印刷ができる、文書管理機能も充実しています。

社内ユーザーの管理やコンプライアンスポリシーの設定、監査証跡の表示が可能なほか、詳細なレポーティング機能も用意。ダッシュボードを表示させるだけで文書のステータスも確認でき、リマインダーも送信できます。

グローバル対応のセキュリティ・多言語環境

DocuSign(ドキュサイン)は、情報セキュリティの国際規格ISO27001:2013や、EU一般データ保護規則GDPR、クレジットセキュリティ基準PCI-DSSなど、もっとも厳しい業界標準を満たすセキュリティを実現しています。

強力な暗号化技術や証跡追跡が可能なログ管理機能でコンプライアンス強化も万全。グローバルでの活用を前提に43言語での署名、13言語での送信が可能なのも強みです。

電子印鑑(DocuSign Stamps)対応

電子契約書の法的効力を担保するのに、印影は必ずしも必要とはされませんが、慣例を踏襲したいと考える企業も少なくないでしょう。DocuSign(ドキュサイン)であれば「DocuSign Stamps」機能を活用して電子印鑑を登録・活用できます。

個人の印鑑、社判などの印影をスキャンして画像登録するのも、シャチハタの電子印鑑サービスの利用も可能。販売パートナーでもあるシャチハタを通じてもDocuSignをセット導入できます。

Salesforce・Google・Microsoftインテグレーション

DocuSign(ドキュサイン)には、既存システムとインテグレーションするアプリ・ソリューションが数百種以上用意されており、ビジネスソリューションとシームレスに統合できます。

たとえば、DocuSign for Google Docsアプリを利用すれば、最近使用した文書から直接DocuSignを開始。Gmailアプリを利用すれば、受信トレイを開いたままで署名可能で、Microsoftインテグレーションも実行できます。

外部システムとのAPI連携

DocuSign(ドキュサイン)は、外部システム連携を可能にするAPI機能も搭載しているため、フルスクラッチ開発された基幹システムとも連携可能。レガシーシステムとの統合も実現できます。

外部システムとのAPI連携によって既存システムに変更を加えることなく、契約・合意プロセスをDocuSignに移行可能。二重入力の手間を省き、シームレスな連携を実現。SAPとの完全な統合環境も実現できます。

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徹底調査でわかったDocuSign(ドキュサイン)を使うべき人・会社

ご紹介したメリットを踏まえ、「DocuSign(ドキュサイン)」は一体どんな人・会社が使うべきなのか、具体的にお伝えします。

電子契約を推進したいグローバル企業

多数の海外現地法人と取引があるグローバル企業には、世界180か国以上で利用され43の言語で署名が可能なDocuSign(ドキュサイン)の導入が最適です。

グローバルスタンダードのDocuSignなら、99.99%の可用性を世界中どこでも実現。ESIGN、UETA、eIDASなど、各国の電子取引法・電子署名法に準拠しているため、世界中どこでも法的効力を担保できるのもポイント。もちろん、DocuSign Stampsでの電子印鑑登録など、日本の商習慣にも配慮した機能を搭載しているため、国内での電子契約システム推進にも最適。だれでも使えるインターフェースを採用し、取引先に負担をかけない電子契約システムです。

顧客先・店舗で契約締結したいBtoB、BtoC企業

契約・合意にいたるプロセスは状況によって異なり、ときには顧客先で契約書を手直しして、そのまま署名をもらいたいケースもあるでしょう。モバイルデバイスを活用し、状況に応じて柔軟に契約活動を運用したい企業にも、DocuSign(ドキュサイン)はピッタリです。

マルチデバイス対応で、顧客先でも店舗でも商談を詰めながら契約・合意書を修正。そのまま署名してもらうことが可能です。Boxなどのクラウドストレージで一元管理しておけば、インターネットで文書にアクセスできるのもポイント。多数の賃貸契約が必要な不動産業の契約合理化や、フィットネスクラブの会員登録合理化など、BtoC企業にも有効な電子契約システムです。

システム連携で契約締結をスピードアップしたい企業

DocuSign(ドキュサイン)には、インテグレーションのほか、API連携による外部システム連携機能が搭載されています。SFAやCRMと連携し、契約締結までの時間をスピードアップしたい企業には、DocuSignの導入がおすすめです。

たとえば、Salesforceで機械学習のパワーを活用したテンプレート認識機能を活用。もっとも使用されるドキュメントが自動的にデータ入力されるため、入力ミスも排除できます。Chatterを使ったリアルタイムのステータス確認も可能で、顧客情報を常に最新に保てるため、素早く契約を締結。Lightning機能を活用したSalesforceカスタマイズ機能を最大限に活かせます。

DocuSign(ドキュサイン)の料金プラン

・DocuSign(ドキュサイン)には、個人向けの「Personal」、企業向けの「Standard」「Business Pro」の3つの有料プランが用意されており、年間もしくは月間でのサブスクリプション契約が可能です。

・ドル建て決済での購入もできますが、法人の場合は、必要なアカウント数を販売パートナーを通じて購入することが多くなるでしょう。

DocuSign年間料金は、必要な機能・アカウント数・年間で利用するエンベロープ数にもとづいて決定され、個別に見積りを依頼する必要があります。エンベロープ数は100単位での申込が可能であり、契約前に数を決めておかなければなりません。

・DocuSignには無料版が用意されており、電子署名するだけのユーザーが利用できます。署名可能な文書数に制限はなく、署名した文書へはいつでもアクセス可能です。

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DocuSign(ドキュサイン)の導入実績・効果

ここからは、実際に「DocuSign(ドキュサイン)」を導入した企業の例を取り上げ、システム導入後にどんな効果があったのかをお伝えします。

A株式会社

DocuSign(ドキュサイン)の導入事例ページ(DocuSign(ドキュサイン)https://www.docusign.jp/blog/dwango-use-case 参照)によると、A社は、オンラインコンテンツ・システムの企画開発や運営サポート、コンサルティング事業を手がける企業です。ユーザー・クリエイター・協賛会社・出展会社が集う巨大リアルイベント開催にあたり、増加する一方の契約締結プロセスが煩雑であるとの課題を抱えていました。

その解決方法として導入されたのが、DocuSign(ドキュサイン)eSignatureでした。それまで紙ベースで行われていた契約書の作成・印刷・郵送など、個人クリエイターとの契約業務をDocuSignに移行。導入から数か月後には、個人クリエイターとのやり取りはすべてオンラインに移行できたといいます。

DocuSignでは、アカウントを作成することなく受信者が署名できるため、個人クリエイターからの反応も上々。契約締結までに数日から数週間を要していたリードタイムも劇的な短縮を実現。アカウントを作成する必要がないため、ログイン情報の再発行などの手間も排除できました。

管理者と受信者の権限を明確に分離できるため、不正や誤操作を防げたのも大きなメリット。今後は社内の要望に応える形で、他部署への導入も進めていく予定です。

B株式会社

DocuSign(ドキュサイン)の導入事例ページ(DocuSign(ドキュサイン)https://www.docusign.jp/blog/teamspirit-use-case 参照)によると、B社は、Salesforceを活用した働き方改革プラットフォームの開発・提供をメイン事業とする企業です。2020年には、働き方改革プラットフォームに搭載されている電子稟議機能とDocuSign for Salesforceの連携実装を発表。申請・承認・署名などの社内決済プロセスをシームレスに実行できるほか、電子署名・印鑑の取得や、SalesforceとDocuSign(ドキュサイン)間のデータ連携も実現しています。

連携は承認プロセスを可視化できるため、DocuSignの認証生成機能とあわせ、社内の高度な内部統制も実現。ペーパーレスでの契約締結やハンコのデジタル化により、契約締結までのリードタイム短縮とともに、テレワーク推進をより強化する効果を得られたようです。

現場担当者と決済者の負担を軽減できる今回の連携は、単なるデジタルへの移行だけでなく、近い将来の働き方を大きく変えられると予測。より使いやすいUXをユーザーに提供できるよう、今後も改良を継続して行なっていく予定です。

まずはDocuSign(ドキュサイン)の見積もりを

ここまで、DocuSign(ドキュサイン)のメリットや有効な活用方法、実際の企業導入事例などをご紹介しました。一方で、シンプルな操作性を実現するDocuSignは、外部連携をうまく活用するのが肝になるかもしれません。自社の運用方法にマッチするのか?資料を入手し、詳細を含めて検討するのが一番でしょう。

「DocuSign(ドキュサイン)」の導入を検討している方は、まずは「アイミツ」で見積もりをし、内容を確認したうえで判断するといいでしょう。

まとめ

DocuSign(ドキュサイン)は、世界中で利用されるグローバルスタンダードの電子契約システムです。シンプルな操作性を実現しながらも充実した管理機能を備え、多数のビジネスソリューションと連携できる拡張性を備えているのも魅力。

信頼性が高く、グローバルでも使える電子契約システムを導入したいと考える企業の方は、DocuSignをチェックしてみてはいかがでしょうか?

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著者

imitsu編集部

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