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無料あり!おすすめの文書管理システム8選【2020年最新版】

育児・介護との仕事の両立や多様な働き方の拡大を目的とした「働き方改革」が進む昨今では、DX(デジタルトランスフォーメーション)の一環として文書管理システムの導入をご検討中の方も少なくないのではないでしょうか。

また、文書管理システムは業務の基盤ともなるシステムであることから、「どれを選べばいいのかわからない」「操作性を確かめてから導入するシステムを決めたい」という方も多いでしょう。

そこでこの記事では、10万件以上の利用実績をもつ発注業者比較サービス「アイミツ」が、無料プランや無料のトライアルの用意がある文書管理システムを徹底調査。各サービスの特徴や機能、プラン内容などを比較しますので、ぜひ参考にしてください。

目次
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文書管理システムとは

文書管理システムとは、ビジネスで使用するあらゆる文書をデジタル化して管理・利活用するためのシステムです。企業におけるDX化の基盤ともいえるシステムであることから、注目を集めています。

文書管理システムには、全文検索機能やワークフロー、バージョン管理機能、アクセス制限設定など多彩な機能が備わっており、導入することによって

・ペーパーレス化によるコストや保管場所の削減
・情報を探す時間の短縮や保管場所への移動時間の削減による業務効率化
・外出先や自宅からでもオフィスと同様に業務が行える
・業務で使用する文書をまとめてセキュリティ管理できる


などのメリットが得られます。

また、業務で扱う文書や情報は多岐にわたるため、サービスによって搭載されている機能や形態はさまざまです。そのため、文書管理システムを導入する際は、目的を明確にした上で目的に即したシステムを選ぶことが重要だといえます。

文書管理システムの導入を検討中の方は、まずは無料の見積もりからはじめてみてはいかがでしょうか。アイミツでは、特に人気の文書管理システムの一括見積もりも可能ですので、文書管理システム選びでお悩みの方はお気軽にお問い合わせください

無料で使える文書管理システム2選

ここからは、「アイミツ」がおすすめする文書管理システムを紹介していきます。まずは、無料の料金プランが用意されている文書管理システムです。

Bitrix24

「Bitrix24」は、アメリカのソフトウェア企業・Bitrixが提供するビジネス向けの統合プラットフォームです。カレンダーや勤怠管理、文書管理(ドキュメント管理)といったプロジェクト・タスク管理のほか、チャット・ビデオ会議、webサイト作成などがワンパッケージになっており、世界で700万社以上の導入実績を誇ります。
文書管理に関しては、オンライン/ローカルでの編集やバージョン管理、ワークフロー機能などを搭載。モバイルアプリ・デスクトップアプリが用意されているのもうれしいポイントでしょう。
また、クラウド版とオンプレミス版の2形態が用意されており、クラウド版では無料プランも利用が可能。無料版は最大12ユーザーまで(2020年8月時点では新型コロナウイルス感染拡大の影響で利用者制限を解除)、オンラインストレージの容量は5GBまでとなっています。

Knowledge

「Knowledge」はオープンソース型の文書管理・情報共有サービスです。社内利用を想定した多彩な機能を無料で利用することができます。
マークダウン式での記事投稿を通じて情報をストックしていく仕様が特徴で、記事にはオフィスソフトで作成したファイルやテキストファイル、PDFファイルなどの添付が可能。添付ファイル内のテキストを含む全文検索やコメント機能、公開範囲設定、グループ設定、通知といった機能も搭載されており、PCだけでなくタブレット、スマートフォンでも利用が可能です。
オープンソース型のシステムであるため料金は完全無料ですが、インストールやセットアップ、バージョンアップを端末ごとに行う必要があり、サポートも受けられないため、社内にシステム管理体制のある会社向けといえます。

無料トライアルが使える文書管理システム3選

続いて、無料のトライアル期間が用意されている3つの文書管理システムを紹介します。それぞれ特徴が大きく異なるので、自社の利用目的や利用シーンと照らし合わせながら比較してみてください。

Documal SaaS

「Documal SaaS(ドキュマルサース)」は、東京都港区に本社を構える富士通が提供している文書管理システムです。ユーザーの声を取り入れて開発を行っているのが特徴で、かゆいところに手が届く機能や操作性へのこだわりに定評があります。
簡単に操作できる検索機能のほか、ワークフローや有効期限設定、履歴管理、テンプレートによる文書登録などの機能を搭載。社内向けのマニュアルや規定にくわえ、設計書類や契約書、報告書など幅広い書類を管理することができます。海外からのアクセスやタブレット・スマートフォンでの操作に対応しているのもうれしいポイントです。
無料トライアルも用意されており、1ヶ月間の使用が可能。本導入する際は初期費用が30万円、月額料金は10アカウント・15GBで2万円、50アカウント・30GBで6万円(すべて税抜)となっています。

NotePM

「NotePM」は、神奈川県川崎市に本社を構えるプロジェクト・モードが提供する社内wikiツールです。
高機能エディタや豊富なテンプレートにくわえて、ファイルの種類を問わない添付機能、添付を含めた全文検索・キーワードハイライト、コメント機能、閲覧履歴、バージョン管理、アクセス制限など多彩な機能を備えているのが特徴。厳密なデータ管理や2段階認証、常時SSL、IPアドレス制限などセキュリティ対策を徹底している点も大きな魅力です。
無料トライアルの期間は30日間。導入時の利用料金はもっとも安価な「スターター」プランは3ユーザー・ストレージ容量5GBで月額1,000円(税込)、50ユーザー・ストレージ容量50GBの「プロ」プランは月額1万7,500円(税込)となっています。

クラウドサイン SCAN

「クラウドサイン」は、東京都港区に本社を構える弁護士ドットコムが提供している電子契約サービスです。取り扱う文書は契約書に限られますが、雇用契約書や申込書、NDA、基本契約書などの多様な契約類型に対応。業種を問わず、5万社以上の導入実績を誇ります。
「クラウドサイン」のオプション形態である「クラウドサイン SCAN」は、オンラインでの契約締結とデータ保管ができるだけでなく、紙の契約書のスキャンやシステムへの入力業務が依頼できるサービス。紙の契約書を利用する際に必要な印紙代や郵送料、保管場所、契約締結までの時間のロスを削減することができます。
「クラウドサイン」には無料の「Freeプラン」も用意されており、ユーザー数1名、送信件数が月5件まで利用が可能です。

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無料トライアルつきの文書管理におすすめなオンラインストレージ3選

続いて、無料トライアル対応で文書管理におすすめのオンラインストレージサービスを紹介します。文書管理に役立つ機能や、有料時の容量なども比較してみてください。

セキュアSAMBApro

「セキュアSAMBA」は、東京都新宿区に本社を構えるスターティアレイズが提供する法人向けのオンラインストレージサービスです。どこからでも簡単かつ安全にファイル共有ができるシステムとして、中小企業を中心に2,000社以上の導入実績を誇ります。
その上位版である「セキュアSAMBApro」ではさらに、ローカルPCでのデータ保存や印刷の制御、ファイルの強制収集、アクセス制限の設定、バージョン履歴管理などのセキュリティ機能を強化。ストレージとして利用するだけでなく、文書管理システムとして利用することが可能です。
「セキュアSAMBA」では14日間の無料トライアルが用意されており、3ユーザー・月5GBで機能・期間の制限なく利用ができます。また「セキュアSAMBApro」では、クラウド版とオンプレミス版が用意されています。

DirectCloud-BOX

「DirectCloud-BOX」は、東京都港区に本社を構えるダイレクトクラウドが提供するクラウドストレージサービスです。社内・取引先とのファイル共有を叶えるだけでなく、文書管理システムとしても十分な機能を備えています。
大容量ファイルが安全・簡単に共有でき、ゲスト招待やプレビュー、コメント、バージョン管理、共同編集機能なども実装。アクセスレベル設定や83種のログ監視機能、デバイス認証などセキュリティ機能が充実しているのも魅力です。
無料トライアルの利用期間は30日間となっているほか、有償プランは全部で5種類。いずれもユーザー数は無制限で、もっとも安価な「ベーシックプラン」はストレージ容量100GB・ファイルサイズ上限2GBで月額1万円(税別)となっています。

Fleekdrive

東京都港区に本社を構えるFleekdriveが提供する「Fleekdrive」は、企業向けのクラウドストレージサービスです。共同作業にフォーカスした仕様になっているのが特徴で、文書の保管・共有にとどまらず、作業のプラットフォームとしても利用することができます。
ファイルの共有や共同編集にくわえて、バージョン管理や全文検索、タグ・属性管理など、文書管理システムとしての機能も備えているのが特徴。PCにだけでなくスマートフォンやタブレットからも操作ができ、ファイルの持ち出し制限や端末単位でのセキュリティ管理も可能です。
プランは「Team」と「Business」「Enterprise」の3種が用意されており、いずれも30日間の無料トライアルの対象となっています。

文書管理システムの無料トライアルで確認するべきこと

文書管理システムの無料トライアルでは、「ストレスなく登録・検索ができるか」「アクセス権限などの設定も容易にできるか」など、管理者と閲覧者それぞれの視点で使いやすさを確かめることが重要です。それらを確認した上で、利用イメージや導入までの流れ、運用ルールなどの詳細を詰めていきましょう。

また、その際の担当者は1人ではなく、複数の部署や役職の社員で各システムの操作・比較を行うのがおすすめです。さまざまな視点を取り入れることで、1人では気づけない課題の洗い出しができるため、より的確なサービス選びが実現するでしょう。

文書管理システムを選ぶときに注意したいポイント

最後に、文書管理システムを選ぶ際に注意すべきポイントを解説していきます。後悔のない文書管理システム選びのためにも、ぜひおさえておきましょう。

セキュリティ面

セキュリティの重要性はシステム全般に当てはまることではありますが、文書管理システムは機密文書の持ち出しによる情報漏えいのリスクがあるため特に注意が必要です。サーバーのセキュリティ体制だけでなく、システム内のセキュリティ機能も確認するようにしましょう。

また、自宅や外出先などの遠隔地からの勤務を取り入れている場合は、文書ごとのアクセス権限の設定やモバイル端末からの操作制限、操作ログの管理など、自社の運用ルールにそった管理ができる機能のあるサービスを選ぶのがおすすめです。

コストパフォーマンス

文書管理システムは多種多様なサービスがあり、機能にも差があるため、料金の比較だけで導入サービスを決めるのは得策とはいえません。社内で使用されているファイルの形式をはじめ、検索機能や編集管理機能、ワークフローなどにどの程度のスペックが必要なのかなど、利用シーンを想定した上でコストパフォーマンスに優れている文書管理システムを選びましょう。

そして、「導入することが目的」とならないためには、業務効率の完全やセキュリティリスクの低減など、自社にとってどれだけのメリットがあるかを見極めることも大切です。後悔のないシステム導入を実現するためにも、複数のサービスをよく比較することをおすすめします。

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まとめ

この記事では、無料プランや無料トライアルのある文書管理システムを紹介するとともに、文書管理システム選びのポイントなどを解説してきました。

文書管理システムの導入を検討されている方には、まずは資料請求を行うことをおすすめします。さまざまな文書管理システムの資料を確認しながら、「自社ではどのようにシステムを活用していきたいか」「そのためにはどのような機能が必要か」を整理することによって、ニーズに適した文書管理システムが見極められるでしょう。

アイミツ」では、紹介した文書管理システムの資料請求を受け付けています。複数のサービスの資料の一括請求にも対応していますので、ぜひご活用ください。

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著者

imitsu編集部

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