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文書管理システムひびきSm@rtDBの評判と実態|徹底した比較・調査結果をご紹介!

文書管理システム「ひびきSm@rtDB」 トップページ
目次

文書管理システムを導入すると、文書の作成、検索、保管などがスムーズに行えます。しかし、文書管理システムを使いこなすのは難しそうと思っている方も少なからずいると思います。

近頃はプログラムの知識が不要でデータベースを構築できる文書管理システムが登場しています。ノンプログラミングでデータベースを構築できると、会社に合ったシステムを社内で作ることが可能となっています。

今回は、大企業を中心に導入されている文書管理システム「ひびきSm@rtDB」の評判と実態を解説していきます。データベースの構築を考えている人は、ぜひ参考にしてみてください。

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<総評>プログラミング不要の文書管理システム

<総評>プログラミング不要の文書管理システム

「ひびきSm@rtDB」は、大企業向けのデータベースです。全社・全部門に散在するローカルなビジネスプロセスをシステム化できます。

ノンプログラミングでwebデータベースを構築できることが最大の魅力です。また、「ひびきSm@rtDB」は、くまなく検索(全文検索機能)、ビジネスチャットワークとの連携、RPAとの連携など多彩な機能が装備されています。

webデータベース上で実現したいことは企業によって異なります。大企業であるほど、さまざまな部門で要望が飛び交うことでしょう。また、人事異動などの際のワークフローのメンテナンスも大変です。しかし、「ひびきSm@rtDB」は、ノンプログラミングでデータベースを誰でも簡単に作成できるので、社内の要望に沿ったデータベースをすぐに作り上げることが可能です。

他の文書管理システムと比べてどうなのか

結論からお伝えすると、大企業でwebデータベースの構築を考えている場合、「ひびきSm@rtDB」はおすすめです。ノンプログラミングでwebデータベースが構築できるだけではなくて、くまなく検索(全文検索機能)やビジネスチャットアプリとの連携など多彩な機能を備えているからです。また、RPAとの親和性も高いため、業務の自動化を目指したい企業導入でもされています。

なお、他のシステムと比較すると1ユーザ当たりの料金は割高です。しかし、くまなく検索、ビジネスチャットアプリ、RPAとの親和性など「ひびきSm@rtDB」の多彩な機能を有効活用できれば、大幅な業務改善が見込めます。

まとめ表
ひびきSm@rtDB
総評 ノンプログラミングでWebデータベースを構築できます
10,000人超えの煩雑したワークフローの対応にも最適です。
ビジネスチャットアプリ知話輪と連携することによって、大量の申請チェックを効率化できます。
機能性 ★★★★★ 5点
サポート体制 ★★★★☆ 4点
料金 ★★★☆☆ 3点
使いやすさ ★★★★★ 5点
導入実績 ★★★★★ 5点
特徴 大手企業向けのデータベース
くまなく検索(全文検索機能)など優れた機能が充実
長い歴史のあるシステムで導入企業数が多い
メリット プログラミング不要でデータベースが構築できる
1万人超のワークフローにも対応
ペーパーレス化による業務効率化が可能
プラン名 Sm@rtDB
Sm@rtDB&INSUITE
対応デバイス PC・タブレット・スマホ
使用をおすすめする会社の特徴 データベースの構築・運用・改善を社内で積極的に行いたい会社
全社統一のルールを適用した文書管理を行いたい会社
導入実績 非公開
企業名 株式会社ドリーム・アーツ
サービス開始日 2005年11月

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1.「ひびきSm@rtDB」の3つのメリット

1.「ひびきSm@rtDB」の3つのメリット

「ひびきSm@rtDB」は、大企業向けのデータベースだと説明しましたが、導入することで得られるメリットにはどのようなことがあるのでしょうか。ここでは、3つの導入メリットを紹介します。

1-1. プログラミング不要でデータベースを構築できる

「ひびきSm@rtDB」は、マウスの操作のみでwebデータベースを構築、運用できます。25種類のアイテムをドラッグ&ドロップするだけで作成可能です。そのため、プログラミングの知識がない人でも作成できます。

企業によって実現したい業務やワークフローの効率化は違うはずです。しかし、ノンプログラミングでWebデータベースを構築できるため、企業ごとに合うデータベースを構築できるのです。

ひびきSm@rtDBの連業務連携例
  • 商品企画部:ロードマップ作成、顧客満足度分析、市場調査、商品分析、競合分析、販売計画立案
  • 開発部:プロジェクト管理、商品評価分析、商品分析、競合分析
  • 製造部:工程管理
  • 販売促進部:顧客分析、イベント管理
  • 営業部:重要顧客管理、クレーム管理、営業良さ管理
  • カスタマーサポート:顧客管理、対応履歴管理

1-2. 1万人超のワークフローにも対応

「ひびきSm@rtDB」を導入することによって、全社統一のルールを適用した文書管理の仕組みづくりが実現できます。また、大企業への導入実績に基づいた権限コントロールができるため、部門ごとにファイルの公開・非公開の設定も簡単です。

紙文書で行うワークフロー業務は、決裁まで時間がかかります。webデータベース上でワークフローを管理することで並行処理も行えて、処理速度が大幅にアップできるのです。また、大企業の場合は組織改革時のメンテナンスが必要になりますが、「ひびきSm@rtDB」を導入しておけば、組織変革時のメンテナンスコストも大幅に削減できます。

1-3. ペーパーレス化による業務効率向上

紙文書で出力をしていたものをweb上で管理できるようになります。例えば、会議を開催する場合は議題の受付からシステム化。議題の受付、内容チェック、差戻し、確定までの流れをワークフローによって仕組み化できます。

紙文書で行われるワークフロー業務は決裁まで時間がかかります。大企業であるほど決裁までに時間がかかる傾向があるのです。しかし、「ひびきSm@rtDB」を導入すれば圧倒的に手間が省けて、決裁スピードが格段に上がります。紙文書でのやり取りは場所を選びますが、電子文書にすることでモバイルなどからも文書を確認できるようになるのです。

2. 徹底調査でわかった「ひびきSm@rtDB」を使うべき人・会社

2. 徹底調査でわかった「ひびきSm@rtDB」を使うべき人・会社

紹介したメリットを踏まえ、「ひびきSm@rtDB」の導入に向いている会社についてお伝えします。

3-1. データベースの運用を効率化したい会社

ノンプログラミングでデータベースを構築できると、データベースの構築、運用、改善までスムーズです。自社に見合ったデータベースを簡単に構築できるでしょう。

大企業の場合は、各部門から運用上のさまざまな要望が出てくるはずです。その都度、スムーズにデータベースを改善したいと考えている会社には、「ひびきSm@rtDB」の導入はおすすめです。多彩な業務をシステム化すると、社内の生産性を大幅に上がるでしょう。

3-2. 業務ワークフローを効率化したい会社

全社統一のルールを適用した文書管理の仕組みづくりが実現できれば、業務ワークフローも大幅に効率化できるでしょう。紙文書で行うワークフローは決裁まで時間がかかってしまうことがあります。

「ひびきSm@rtDB」は、文書の電子化ができることはもちろん、ビジネスチャットアプリとの連携も可能です。そのため、申請書やレポートなどのワークフロー承認通知も、外出先、出張先から行えます。スワイプ操作1つで承認できるため、大量の申請チェックもスムーズです。

3-3. ペーパーレス化を実現したい会社

紙で保管していた文書を電子化することによって、どこでも資料を検索、閲覧できます。「ひびきSm@rtDB」は、くまなく検索(全文検索機能)が付いているため、添付ファイルの文書の中身も検索対象となるのです。

また、紙文書だと更新履歴が非常に分かりづらいです。「ひびきSm@rtDB」を導入すれば「誰が」「いつ」「なにを」更新したのか履歴で残ります。収集したデータは分析にも使えますし、紙の印刷コストなども削減できます。

3.「ひびきSm@rtDB」の料金プラン

3.「ひびきSm@rtDB」の料金プラン

「ひびきSm@rtDB」の料金はユーザ数によって異なります。

【Sm@rtDB】
300~999ユーザ数:1,000円(人) / 月額
1,000~1,999ユーザ数:900円(人) / 月額
2,000~2,999ユーザ数:750円(人) / 月額

【Sm@rtDB&INSUITE】
300~999ユーザ数:1,800円(人) / 月額
1,000~1,999ユーザ数:1,600円(人) / 月額
2,000~2,999ユーザ数:1,300円(人) / 月額

※3,000人以上は別途見積となります。
※300ユーザ未満の場合はサービス対象外です。

【プランに含まれるもの】
インフラ(サーバ)費用、プロダクト保守費用、24/365 監視費用、バージョンアップ費用、お問い合わせ費用、モニタリングサービス

4.「ひびきSm@rtDB」の導入実績・効果

4.「ひびきSm@rtDB」の導入実績・効果

ここでは、実際に「ひびきSm@rtDB」を導入している企業で、どのような効果が出ているのかお伝えします。

4-1. ワークフローの最適化

全世界に拠点を設けている企業が課題となることは、ワークフローの処理です。各国には、決裁や承認に関して、それぞれのローカルなルールが設けられています。特に日本国内でのプロセスは細かく設定されていることが多いです。

「ひびきSm@rtDB」を導入することによって、業務プロセス処理上の問題を解決できます。ノンプログラミングで構築できるから運用が楽です。ワークフローの最適化をはじめ全社的に改革を進めたいと考えている大企業に、「ひびきSm@rtDB」は導入されています。

4-2. 散在する情報の統合

部門ごとに散在する情報を統合することによって、企業の生産性は向上します。「ひびきSm@rtDB」を導入することで、全社・全部門に散在するローカルなビジネスプロセスをシステム化して統合できるのです。

「ひびきSm@rtDB」には、くまなく検索などの独自の便利な機能も付いているため、必要な文書を瞬時に取り出すことが可能。情報を統合することで、ナレッジ共有が加速するでしょう。実際に営業効率化や従業員の育成にも効果があったと効果を実感している企業は多いです。

5.「ひびきSm@rtDB」の効果的な使い方

5.「ひびきSm@rtDB」の効果的な使い方

ここでは、より効果的に「ひびきSm@rtDB」を活用する方法をお伝えします。

5-1. くまなく検索で検索時間を短縮

「ひびきSm@rtDB」のデータベースの検索対象は、フォームに入力した情報だけではなくて、添付ファイルの文書内も検索の対象となります。「ひびきSm@rtDB」には、全文検索機能(くまなく検索)が標準仕様で付いているため、必要な情報をすぐに取り出せるのです。

大企業の場合は、とくに情報が散在しやすくなりますが、くまなく検索を活用することによって、社内にある莫大な文書の中から必要な文書を探し出せます。

5-2. ビジネスチャットアプリ”知話輪”と連携する

「ひびきSm@rtDB」とビジネスチャットアプリ「知話輪」を連携すると、大量の申請チェック業務がスマホ上で行えるようになります。申請書やレポートのワークフロー承認通知も外出先や出張先で受信できます。

スマホのスワイプ作業1回で承認できるため、大量の申請チェック業務をスムーズです。場所を選ばずに承認業務を行えるため、隙間時間を有効活用できます。また、決裁・承認申請の通知は、その都度受信する方法と決められた時間に一括で受信する方法を選ぶことも可能です。決められた時間に一括受信することによって、通知の見落としの防止にもつなげられます。

5-3. RPAと連携する

RPA(Robotic Process Automation)を活用した業務の自動化が注目を集めていますが、「ひびきSm@rtDB」は、RPAとの親和性に優れているのが特徴です。

RPAでは、データベースの入力フォームの画面を変更しただけでロボットが動かなくなってしまうなどのトラブルが発生しやすく、メンテナンスに時間がかかってしまうことがあります。RPAは画面項目にIDが付与されるため、画面変更でロボットが動かなくなるなどのトラブルを最小限に抑えられます。完全自動化による社内業務の効率化に大いに役立つでしょう。

6. まずは「ひびきSm@rtDB」の無料体験を

6. まずは「ひびきSm@rtDB」の無料体験を

webデータベースで情報収集を行うとどれだけ生産性が上がるのか気になる方はいるのではないでしょうか。また、ノンプログラミングでデータベースが構築できると書かれているが簡単なのか心配な方もいるでしょう。そのような場合は、「ひびきSm@rtDB」のお試しキャンペーンを利用してみましょう。

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7. まとめ

7. まとめ

「ひびきSm@rtDB」は、大企業受けデータベースです。ノンプログラミングでwebデータベースを構築できます。また、「ひびきSm@rtDB」ならではの機能、くまなく検索、ビジネスチャットワーク知話輪との連携、RPAとの連携などを有効活用することによって、業務を大幅に効率化できるでしょう。

データベースは、長期的に構築、運用、改善していくことが必要です。ノンプログラミングであれば、これらの運用を効率的に行えます。データベースの構築を考えている方は、ぜひ、「ひびきSm@rtDB」を検討してみてください。

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著者

imitsu編集部

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