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公開日:2020年07月03日 更新日:2020年07月03日

「On Base」の評判と実態【2020年最新版】

On Base

「On Base」は、アメリカのオハイオ州に本社を構えるハイランドソフトウェア社が開発・提供している文書管理システムです。ビジネスを効率化するツールとしてさまざまな業界で活用されており、Gartner Magic Quadrantで「リーダー」の認定を受けるなど、注目を集めています。

この記事では、10万件以上の利用実績をもつ発注業者比較サービス「アイミツ」が、「On Base」の魅力を徹底調査。サービスの特徴や利用するメリット、実際の導入事例などを紹介していきます。

目次
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<総評>「On Base」はあらゆるコンテンツを一元管理できるサービス

「On Base」は、ビジネスを進めるなかで重要な情報を一元管理できるシステムです。メールやデジタル文書だけでなく、紙の文書やファックスも管理が可能。必要な書類やその関連書類がすぐに入手できるため、ペーパーレス化を推進したいという企業や生産性向上を目指す企業にぴったりのシステムだといえるでしょう。

以下からは「On Base」を利用するメリットを解説していきますが、「とにかく急ぎで自社にぴったりの文書管理システムが知りたい」という場合は、「アイミツ」へお気軽にお問い合わせください

「On Base」の5つのメリット

紹介したような特徴がある「On Base」ですが、活用することで次のようなメリットがあります。

文書管理を効率化できる

「On Base」を利用すると、メールやファックス、紙、デジタル文書など、さまざまな形式のコンテンツの一元管理が可能となります。求めている情報をすぐに手に入れることができるので、業務効率向上につながるでしょう。

また、モバイル機能を活用すれば、いつでも・どこからでもシステムが使用できるので、さらなる生産性の向上が期待できます。インターネット接続環境がなくても情報にアクセスできる機能を備えているのも魅力的なポイントです。

拡張性・柔軟性が高い

「On Base」は、Microsoft OfficeやOutlookなど、さまざまなアプリケーションとの連携・統合が可能です。これによって、「On Base」とアプリケーション間でのシームレスな情報や文書の共有が実現します。

また、企業全体を対象とした展開はもちろん、特定の案件や部門に特化した展開に対応しているのも魅力的なポイント。「On Base」にはクラウド型とオンプレミス型が用意されていますが、いずれも柔軟に展開方法を変更することができます。

情報を安全に保存できる

文書管理システムを選ぶ際は、セキュリティ面の使用を確認することが重要です。「On Base」では、すべてのコンテンツを安全に保護するため、万全のセキュリティ対策を講じています。

データの保存中や移動中、アクセス中に暗号化を実施しているほか、各情報にアクセスできるユーザーの細かな設定・管理も可能。さらに、データのバックアップや移行、エクスポートなどの設定・管理が簡単に行えるのも魅力といえるでしょう。

業務プロセスの管理・改善にも役立つ

「On Base」には、文書管理だけでなく業務プロセスの管理や改善に役立つ機能が搭載されています。レポーティングダッシュボード上で業務プロセスが監視できるため、課題の把握と改善がスムーズに進められるでしょう。

また、レポート機能ではプロセスの進捗状況や結果の可視化が可能。誰でも直感的に操作できるインターフェースを採用しているので、簡単にレポートができるのも魅力的なポイントです。

システムの管理が簡単

システムの管理で生じる負担も、文書管理システムの導入にあたって気になることの1つではないでしょうか。

「On Base」はチェックボックスやラジオボタン、ドロップダウンメニューなどで簡単かつスピーディーに設定や変更が可能です。プログラミングのスキルを必要としないため、開発者やデータベース管理者、プログラマーでなくともニーズの変化にあわせて設定変更・改善を進めることができます。

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徹底調査で分かった「On Base」を使うべき人・会社

紹介したメリットを踏まえ、「On Base」は一体どんな人・会社が使うべきなのか、具体的にお伝えします。

働き方改革を成功させたい会社

国内の多くの企業が働き方改革の推進を目的とした取り組みを行っています。しかし、一人ひとりの従業員に合った働き方を進めようとする際には、「いかに生産性をキープするか」という課題が生まれるのも事実です。

「On Base」には、日々の業務における生産性の向上を図るための機能が豊富に備わっています。あらゆる情報を一箇所にまとめて管理することによって、必要な情報へたどり着くまでの時間が短縮できるので、就労時間内にこなせる業務量が増加するでしょう。

また、モバイル機能を活用すれば、外出先や出張先、自宅などからでもスムーズに情報を取得することができるのも大きな魅力です。

文書管理システムを段階的に取り入れたい会社

「文書管理システムを活用したいものの、すぐには多額の費用を捻出できない」「既存の業務プロセスを全面的に変えるのではなく、徐々に切り替えていきたい」と悩んでいる方も多いのではないでしょうか。「On Base」なら、その課題を解決できます。

「On Base」は組織全体への展開のみならず、案件ごとや部門ごとでの導入にも柔軟に対応しています。したがって、まずは小規模に展開し、その後時間や予算に応じて社内の広い範囲へと拡張していくということが可能です。

「On Base」は、予算に限りがある場合はや、まずはスモールスタートで様子をみたいという場合にもおすすめできる文書管理システムだといえるでしょう。

重要な書類を安全に保管したい会社

顧客の個人情報や関係社外秘、社外秘といった機密情報を含む文書を安全に保管したいという会社にも、「On Base」はおすすめの文書管理システムです。

「On Base」は万全のセキュリティ体制が用意されているサービス。データの保存中や移動中などにもデータを暗号化しているため、大切な情報をしっかりと保護することができます。それぞれの情報にアクセスできるユーザーが細かに設定できるのも安心できるポイントでしょう。

また、クラウド型の「On Base」を利用する場合は、物理的に離れた場所にあるデータセンターで文書のコピーを保管。万が一の災害時でも、業務を継続することができます。

「On Base」の料金プラン

文書管理システム「On Base」の料金プランは非公開となっているため、初期費用や月額費用などを知るためには個別の問い合わせが必要です。

「On Base」では、クラウド型とオンプレミス型の2種類から利用形態が選べるほか、特定の案件や部門だけで導入することができるので、無駄なく利用できるでしょう。

アイミツ」では、「On Base」の見積もりを受け付けています。さらに詳しい情報を把握したいという方は、お気軽にご活用ください。

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「On Base」の導入実績・効果

ここからは実際に「On Base」を導入した企業の例を取り上げ、システム導入後にどんな効果があったのかをお伝えします。

住宅金融支援機構A

「On Base」の導入事例ページ(ハイランドソフトウェア社 https://www.onbase.com/ja-jp/~/media/Files/hyland/casestudy/cs-colorado-housing-faster-doc-access-2010.pdf 参照)によると、住宅金融支援機関Aは、中小企業への資金提供や良質で手ごろな価格の住宅の提供を通じて地域の経済強化に取り組んでいる組織です。

従来、Aでは多くの紙文書を使用して業務を行っており、法令遵守の一環として60年以上にわたって保管されている文書も存在していました。また、オフィスに保管されている膨大な紙の書類のなかから、必要な書類を見つけるために多くの時間がかかっていたそうです。

そこでAでは、まずは人事部門から「On Base」の利用を開始。導入後すぐに効果があったことを受け、資産管理部門や住宅融資部門、事業者向け融資部門にも展開され、組織全体の業務効率化を推進しました。

これまでに紙の文書を探すのに3〜12分もの時間がかかっていたのに対して、「On Base」の導入後には必要なドキュメントをたった1〜3秒で探し出せるように。生産性が大幅に向上したことによって、組織全体で年間100万ドルものコスト削減が実現したそうです。

さらに、文書の保管が容易になったことで監査への対応の簡素化にも成功。コンプライアンス強化につながったこともうれしい効果でした。

B社

「On Base」の導入事例ページ(ハイランドソフトウェア社 https://www.onbase.com/ja-jp/~/media/Files/hyland/casestudy/onbase-insurance-casestudy-takaful-1116.pdf 参照)によると、マレーシア・クアラルンプールに本社を構えるBは、マレーシア全土に40以上の拠点をもつ保険会社です。

従来は紙の書類に依存し、大切な業務を手作業で行っていました。また、オペレーショナルエクセレンスを目指していた一方で、業界や政府の規定への準拠が難しいという課題を抱えていたといいます。

こうした課題の解決には文書管理システムが必要だと考えたBでは、複数のソリューションを比較した結果、「On Base」が採用を決定。数あるサービスのなかで、Bが「On Base」を選んだ大きな理由は「システムの設定や仕様変更が簡単なこと」「ユーザー教育が短期間で完了できる直感的な操作性」「案件の詳細や保険請求の処理状況がすぐに確認できる『データキャプチャ機能』」の3つだったそう。

「On Base」の導入後は、文書検索がスピーディーに行えるようになったことで生産性が飛躍的に向上。また、顧客ごとに関連する書類やコメントを1ヵ所で確認できるようになったため、問い合わせ対応もスムーズになりました。

まずは「On Base」の見積もりを

「On Base」は、あらゆるコンテンツの一元管理が可能なシステムです。いつでも・どこからでも情報にアクセスできる環境が整えられるので、業務効率や生産性の向上が期待できます。また、プログラミングが不要で簡単に管理ができるので、業種や企業規模を問わず導入できるのも魅力といえるでしょう。

アイミツ」では、「On Base」の見積もりを受け付けているので、気になる方はお気軽にご活用ください。

まとめ

この記事では、文書管理システム「On Base」の特徴や利用メリット、実際の導入事例などを紹介してきました。メールやデジタル文書、ファックスなどが一元管理できることにくわえ、モバイルからいつでも・どこでも情報が見られる「On Base」は、企業にとって心強い存在となるのではないでしょうか。

なお、アイミツ」では「On Base」を含むおすすめの文書管理システムを比較した記事も公開しています。文書管理システムの導入を検討している方は、ぜひご覧ください。

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著者

imitsu編集部

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