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文書管理システムWorking Folder(ワーキングフォルダー)の評判と実態|徹底した比較・調査結果をご紹介!

「Working Folder(ワーキングフォルダー)」トップページ
目次

ビジネスと文書は、切っても切れない関係です。文書が膨大になると、必要書類を見つけ出すことも一苦労でしょう。そのような悩みを解決してくれる文書管理システムをご存知でしょうか。

文書管理システムを利用することで文書作成の効率があがり、社内外の情報共有もスムーズになります。さまざまな文書管理システムがありますが、この記事では、導入しやすいと人気を集めている「Working Folder(ワーキングフォルダー)」の実態と評判を解説していきます。

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<総評>「Working Folder」はリーズナブルな文書管理システム

<総評>「Working Folder」はリーズナブルな文書管理システム

結論からお伝えすると、「Working Folder(ワーキングフォルダー)」はオフィスで管理している書類を整理して、他部署や他拠点との情報共有を強化したい会社や、社外の取引先とも円滑に情報共有をしたい会社におすすめの文書管理システムです。

現状、文書管理システムはさまざまなものが登場しており「Working Folder」より機能性が高いものも存在します。しかし、他の文書管理システムと比較した際に、「Working Folder」の利用料金は大変リーズナブル。富士ゼロックス社のソフトウェアDocuWorksとも連携できるため、高性能な機能を求めている場合も他製品との連携によって実現できます。

「Working Folder」は導入しやすく、導入後も拡張性が高いため、さまざまな用途で利用できる画期的な文書管理システムといえるでしょう。

「Working Folder」は複合機を開発した富士ゼロックス社ならではの簡単な操作性が備わっています。従業員のITスキルは、それぞれ異なるため、ITが苦手な従業員でも簡単に利用できることが大切です。

拡張性や操作性、コスト面、さまざまな角度から満足できる文書管理システムといえます。

他の文書管理システムと比べてどうなのか

「Working Folder」を他の文書管理システムと比較したとき、最大の魅力はリーズナブルな料金設定です。
保存容量が100GBついてくる基本サービスは、月額3,500円(税抜)で利用できます。

また「Working Folder」の魅力はオプションにもあります。オプションで、必要な分のデータ容量やユーザー数を追加することができます。必要な分だけデータ容量やユーザー数を選べるため、高い費用対効果が見込めるのです。

近年はOCR機能がついた「DOCUMENT MARKS」や帳票運用に特化した帳票クラウドサービス「SVF Cloud」などの文書管理システムも登場しています。

「Working Folder」は上記のような機能は搭載されていません。ただしオフィスの複合機を主製品として販売している富士ゼロックス社が開発しているため、業務を大きく変えることなく文書管理システムを導入できます。

コスト面と操作性では他の文書管理システムより群を抜いて秀でている文書管理システムと言えるでしょう。

まとめ表
Working Folder
総評 Working Folderは、複合機やソフトウェアとも連携できる便利な文書管理システムです。
リーズナブルな料金設定で必要なユーザー数やデータ容量に応じてプランを組み込めるので、理想通りの費用対効果が見込めます。
機能性 ★★★★☆ 4点
サポート体制 ★★★★☆ 4点
料金 ★★★★★ 5点
使いやすさ ★★★★★ 5点
導入実績 ★★★★★ 5点
特徴 高性能でありながら、圧倒的なコストパフォーマンスを実現!
複合機やソフトウェアとの連携ができて、拡張性が高い文書管理システム
社外にもアクセス権限が委譲できる情報共有に特化したシステム
メリット リーズナブルな料金プラン
社内外で情報共有が可能
複合機やソフトウェアと連携可能
プラン名 Working Folder 基本サービス・Working Folder Plus 基本サービス
対応デバイス PC・スマホ・タブレット
使用をおすすめする会社の特徴 リーズナブルな価格のシステムを利用したい
複合機やソフトウェアと連携させたい
導入実績 多数(導入実績数非公開)
企業名 富士ゼロックス株式会社
サービス開始日 2011年12月

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1.「Working Folder」の3つのメリット

1.「Working Folder」の3つのメリット

文書管理システムを導入する時は導入目的に沿ったシステムを選ぶことが大切です。そのためにもそれぞれの文書管理システムの特徴をしっかりと理解することが大切です。

ここでは、「Working Folder」を活用することで得られる3つのメリットを解説していきます。

1-1. 他社へアクセス権限の移譲が可能

「Working Folder」は自社サーバーを利用せずにクラウド上で文書管理を行うシステムです。

クラウド上でデータを管理することで、ネットがつながる場所であればシステム内に保管しているデータをいつどこででも閲覧できるので、拠点間の情報共有が可能です。

管理者はデータごとにアクセス権限の付与ができます。書き込み可能なユーザー、閲覧のみ可能なユーザーなどの権限の分割が行なえ、他社へのアクセス権限の移譲も可能です。プロジェクトの資料の共有も簡単にできるでしょう。

1-2. 導入機材が不要で費用が安い

従来の文書管理方法はVPNルーターとサーバーを各拠点に設置することが主流でした。「Working Folder」はクラウド上に文書を保管するので、VPNルーターやファイルサーバーを設置する必要がありません。

「Working Folder」は利用料金も魅力です。基本サービス(ユーザー数10人・データ容量は100GB)は、毎月3,500円(税抜)で利用できます。他社製品とは比較にならないほどリーズナブルに利用できるでしょう。

1-3. 富士ゼロックス社の複合機と連携可能

「Working Folder」を開発した富士ゼロックス社の主力製品は複合機です。そのため複合機との連携も考えて開発されています。

例えばPCを利用していなくても「Working Folder」内にデータを保存しておけば、複合機のみで印刷が可能です。複合機でスキャンした文書は、「Working Folder」にデータ化されて保管されます。複合機がFAXを受信した場合は、FAXのデータが「Working Folder」内にも保管されるので、外出先でも受信したFAXの確認ができます。

社内に戻って確認する作業を減らせるため、業務効率につながります。「Working Folder」は富士ゼロックス社の複合機と相性が抜群に良くて、導入している企業は、大幅な業務改善が見込めます。

2. 徹底調査でわかった「Working Folder」を使うべき人・会社

2. 徹底調査でわかった「Working Folder」を使うべき人・会社

紹介したメリットを踏まえ、どのような会社が「Working Folder」の導入に向いているのかを確認していきましょう。

2-1. 導入費用や運用費用を抑えたい会社

「Working Folder」の基本サービスの利用料金は3,500円(税抜) / 月です。これはとてもリーズナブルな価格で、他の文書管理システムを利用する場合は毎月だいたい数万円が必要となります。

また「Working Folder」はクラウド上でデータを共有するので機器が不要です。そのため、機器の導入費用も削減できます。導入費用や運用費用を抑えたい会社にオススメです。

2-2. 社内外で情報共有をしたい会社

「Working Folder」は、クラウド上で文章管理をするシステムです。そのため、インターネット環境が整備されていれば、場所を選ばずに活用できます。そのため、拠点間での情報共有に便利です。
先ほど紹介した通り、書き込み可能なユーザーや閲覧のみのユーザーなどを選別して権限が付与できるうえ、
他社へのアクセス権限の移譲も可能です。

社内外で情報共有したい文書が大量にある会社は、「Working Folder」を導入すると、大幅な生産性の向上が見込めます。

2-3. 富士ゼロックス社の複合機を導入している会社

会社で富士ゼロックス社の複合機を利用している場合は、「Working Folder」を導入すると生産性が向上するでしょう。

「Working Folder」は、富士ゼロックス社の複合機と連携可能です。PCが用意できなくても必要な文書を複合機の中から見つけ出して印刷できます。

複合機がFAXを受信した場合は、受信データも自動的に「Working Folder」に取り込まれていきます。そのため、外出先でも受信したFAXを確認できます。


富士ゼロックス社が提供しているソフトウェア「DocuWorks」とも「Working Folder」は連携しているので、業務効率は格段に上がるでしょう。

3.「Working Folder」の料金プラン

3.「Working Folder」の料金プラン

「Working Folder」には2つのプランがあります。

基本的なサービスの「Working Folder」と、文書暗号化(IRM)によるセキュリティが強化された「Working Folder Plus」です。基本サービスに付いているユーザー数やデータ容量では足りない場合は、追加オプションで必要な分を購入する形となります。

【基本サービス】
・Working Folder基本サービス:3,500円(税抜) / 月
(ユーザー数:10人、キャビネット容量:100 GB、ドロワー数:最大510)
・Working Folder Plus 基本サービス:11,500円(税抜) / 月
(ユーザー数:10人、キャビネット容量:600 GB、ドロワー数:最大510)

【ユーザー追加オプション】
・Working Folderユーザー追加オプション:2,000円 (税抜)~
・Working Folder Plus ユーザー追加オプション:10,000円(税抜)~

【容量追加オプション】
・Working Folder 容量追加オプション:1,500円(税抜)~
・Working Folder Plus 容量追加オプション:1,500円(税抜)~

4.「Working Folder」の導入実績・効果

4.「Working Folder」の導入実績・効果

「Working Folder」を導入して高い効果を感じて満足している企業は数多くあります。ここでは、実際に導入して高い効果を得られた事例について紹介します。

4-1. ムダな作業や待ち時間の削減が実現

建設業界では、1つの建物を完成させるまでの工程ごとに、複数の専門業者が共同作業します。そのため、必然的に業者間の連絡頻度は増えてしまいます。

建設業者の中には、FAXなどによって図面を送付してくる人も多いのですが、図面の容量データは大きくてメールで添付できないことも多々あります。そのような理由から従来はFAXが活用されていました。

FAXの場合、現場にいる時はFAXを確認することができず1日作業が遅れてしまうという事態にもなります。そのような状況を改善できるシステムが、「Working Folder」でした。

複合機と連携させることによって現場から受信したFAXを確認することができ、ムダな作業や待ち時間が大幅に削減できます。

「Working Folder」は、建設業などの複数の業者と密な連絡が必要になってくる企業で多く導入されていて、高い満足度を獲得している文書管理システムなのです。

4-2. 大幅なコスト削減に成功

「Working Folder」の導入目的で、ペーパーレス化をあげる企業も少なくありませんが、富士ゼロックス社の複合機と連携させることでペーパーレスファックスも実現可能です。

データを電子化することによって、膨大な資料から必要書類を素早く見つけ出せます。ムダな業務の流れを見直すことは用紙代金や印刷代金のコストカットにつながることはもちろん、無駄な作業の削減など、間接的なコストカットにもつながります。

実際に「Working Folder」を導入することによって、大幅なコスト削減に成功している企業は数多く存在しています。

5.「Working Folder」の効果的な使い方

5.「Working Folder」の効果的な使い方

「Working Folder」の特徴を理解した上で、実際に有効活用するための利用方法を確認しておきましょう。

5-1. プロジェクトごとに文書管理をする

建設業などでは1つの建物を完成させるまでに、さまざまな資料を取り扱います。資料を電子化してプロジェクトごとに「Working Folder」へ保管することで、必要な資料を瞬時に取り出すことができます。
データ化しておけば、そのような心配もありません。災害時で文書データが消滅した場合でも、バックアップによってデータを復元することもできます。

5-2. 外出先からもアクセス可能にする

外出先からアクセスできるようにしておくと作業効率が大幅にアップします。いつでも「Working Folder」にログインできる状態にしておけば、外出時に取引先に提出する提案書や必要書類を忘れてしまった場合も安心です。想定外のビジネスチャンスにも応えることができるでしょう。

「Working Folder Plus」のプランを活用すれば、アクセス履歴も確認できるので、外部からのアクセス履歴も管理できます。コンプライアンスの強化も図ることができるでしょう。

5-3. 社外との情報共有ツールとして活用する

社外と情報を共有する際にメールを利用する企業は多いです。しかし、データ容量が大きい図面や資料をメールに添付することはできません。そのため、FAXを利用する企業もいるでしょう。

「Working Folder」のアクセス権限を移譲することで取引先にも必要書類を共有し合うことができます大容量のデータの共有も容易です。

クラウド上で情報共有を行えば、資料の提出のし忘れなどの人的ミスの防止にもつながります。

6. まずは「Working Folder」の無料体験を

6. まずは「Working Folder」の無料体験を

導入を検討してみたい方は「60日間無料お試し」のトライアルを体験してみましょう。

60日間のトライアル期間後に本契約をした場合は、そのままデータを引き継いで「Working Folder」を利用できます。
新たにシステを導入する際は操作性を確認することが大切です。社内の全従業員が利用できる文書管理を選ぶことで、業務効率はあがります。本契約をする場合も2ヵ月間分の利用料金が無料になるので、まずは無料トライアルを試してみましょう。

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7. まとめ

7. まとめ

今回紹介した文書管理システム「Working Folder」は、導入することでペーパーレス化、社内外との情報共有、外部からのアクセスが可能になります。リーズナブルに利用できる点も大きな魅力。

今回紹介した内容を踏まえて、会社にぴったりな文書管理システムを導入してください。

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著者

imitsu編集部

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