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NotePMの評判と実態【2020年最新版】

NotePM

「NotePM(ノートピーエム)」は、webシステム・スマホアプリの開発などを行うプロジェクト・モードが提供している文書管理システムです。

社内ナレッジ(知識・知見)の蓄積・共有に強みを持つ点が最大の特徴で、さまざまな文書や情報を一元管理できます。また、業務マニュアルや製品設計書・議事録など、セキュリティ面が重要視される社外秘の文書管理にもおすすめです。

本記事では、「NotePM」の評判・実態を徹底調査しました。その結果から分かったメリット、使うべき会社・人などの情報をお伝えしていきます。文書管理システムをお探しの方は必見です!

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目次
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<総評>NotePMはナレッジの蓄積・共有に強みを持つサービス

文書管理システムを選ぶ大切なポイントは「自社の目的・体制にあったシステムを選択する」ことです。各社のシステムが持つ特徴や強みを把握したうえで、自社の要望とマッチするサービスを見つけることがベストだと言えます。

「NotePM」の最大の特徴は、「社内ナレッジの蓄積・共有」を目的としていること。そして「使いやすさ」にもこだわり抜いています。欲しい情報がすぐに見つかるフォルダ構造で、業務の効率化を向上させることが可能です。

他の文書管理システムと比べるとどうなのか

新しいシステムを導入するにあたり「自社の体制に馴染むか」「機能を最大限に活かせるか」というようなポイントが重要になってくるでしょう。

その点「NotePM」は、社内の誰もが簡単に情報の登録・閲覧ができる使いやすいシステムであるため、どんな業種・業態でもスムーズに利用することが可能です。

文書管理システムでは「ほしい情報がすぐに見つかる」ための仕組みが必要不可欠。システムとしての「使いやすさ」は大きく評価できる部分だと言えます。

文書管理システム導入を検討中の方は、まずは無料の見積もりから始めてはいかがでしょうか。
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NotePMの7つのメリット

ここからは、「NotePM」が持つメリットを7つの項目に分けてご紹介していきます!自社の目的・体制にあった文書管理システムを選ぶためにも、まずは「NotePM」の特徴や強みをしっかりと把握していきましょう。

⒈社内のナレッジを簡単に蓄積・共有できる

なんと言っても「NotePM」のメリットは、ナレッジ共有を簡単にできる点にあります。web上で手軽にドキュメントが入力できるだけでなく、文書入力がスムーズになる「テンプレート機能」や「下書き機能」も標準搭載されており、ユーザー目線で作られた機能が満載です。

会議の議事録をはじめ、企画書や報告書、部門をまたいで使用する社内マニュアルや申請書など、さまざまな文書の作成・管理がひとつのシステムで叶います。

⒉スピーディーな検索ができる

文書をすぐに探し出せるハイスペックな検索機能も注目のポイントです。キーワード検索では、Word・Excel・PowerPoint・PDFなど、書式を問わずに全文検索が可能。ハイライト表示やワンクリック絞込など、検索のスピードを上げる便利な機能も見逃せません。

また、ツリー構造でフォルダを管理できるのも便利です。階層表示されるため、文書の格納場所を一目で確認できます。検索スピードと操作性を重視したい方にはぴったりなシステムだと言えるでしょう。

⒊柔軟に権限設定ができる

柔軟にアクセス権限を設定できるのも魅力のひとつ。部署単位や支社・事業所単位での設定はもちろんのこと、プロジェクトごとなど、特定のメンバー同士でも柔軟に権限を設けられます。

また、ゲスト権限や参照専用権限にも対応しているため、短期的なプロジェクトアサインや社外との情報共有にも使用することが可能です。

⒋セキュリティが万全

文書管理システムを比較するうえで必ず確認しておきたいのがセキュリティ。「NotePM」では、万全を期すために5つのセキュリティ対策を行っています。

SSLを用いた通信の暗号化、2段階認証機能、信頼性の高いデータセンター「Amazon Web Services(AWS)」の利用、障害時にも復元が可能な安心のデータバックアップ体制、24時間365日のサーバー監視で厳格にデータを管理。第三者への情報漏洩・データの損失を防ぎます。

⒌コミュニケーションツールとしても高機能

コメント機能や閲覧履歴の表示など、コミュニケーションをサポートする機能が充実している点も魅力。チャットのようなスピード感のあるやりとりはもちろん、内容に関するフィードバックや画面上での質疑応答をタイムリーに行うことができるのは大きなメリットと言えるでしょう。

社内でのチームビルディングを強化したい企業にもおすすめです。

⒍マルチデバイス対応ができる

マルチデバイス対応が可能な点も大きな強みです。PC、スマートフォン、タブレットによる操作が可能で、いつでもどこでもすべての機能を利用できます。

PC環境がなくても情報を確認できるため、残業時間の短縮や、在宅勤務の推進にも効果的です。スピードと手軽さを重視したい方、社外に出向く業務が多い企業にはぴったりでしょう。

⒎多国籍なメンバーで使用できる

英語への言語切り替え・タイムゾーンの設定ができるのも優れたポイント。言語の切り替えは、プロフィールから簡単に設定変更できます。

多国籍なメンバーで進行するプロジェクトや海外拠点でも使用しやすい便利な機能は、外資系企業はもちろんのこと、国際化を狙う企業にとっても便利な機能だと言えるでしょう。

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徹底調査で分かったNotePMを使うべき人・会社

続いては、徹底調査で分かった「NotePM」を使うべき人・会社について解説していきます。ここまでお伝えしてきた7つのメリットも踏まえながら、ぜひ文書管理システムを選定する参考にしてみてください。

働き方改革を促進したい会社

「NotePM」は、働き方改革を促進したい企業にとってぴったりの文書管理システムだと言えます。ペーパーレス化を可能にするだけでなく、社内のナレッジを簡単に蓄積・共有できるという強みから、大幅な業務の効率化に期待できるでしょう。

また、簡単な操作で部門をまたいだ情報・知識の共有ができるため、連絡系統の簡略化、人的コストの削減も可能です。さらに、マルチデバイス対応も働き方改革には大きなメリットだと言えます。時間や場所を選ばずに業務の記録や共有が可能なため、残業時間の削減やリモートワークの促進にも効果的です。

外資系企業・多国籍なメンバーが集まる会社

メリットでも述べたとおり、「NotePM」は英語への言語切り替えが可能なため、外資系企業や多国籍なメンバーが集まる会社にとっては大変有益なシステムと言えます。

せっかく多機能な文書管理システムを導入しても、限られたメンバーでしか使用できないのでは、宝の持ち腐れになってしまいます。社内のヒューマンリソースを最大限活かすためにも、国際化に対応した文書管理システムがぴったりでしょう。

使いやすさを重視したい会社

そして「使いやすさ」も「NotePM」の利用をおすすめしたい大きな特徴でした。簡単な操作でドキュメントが入力できる点や、スピード感のある検索機能を持つことから、システム操作に不慣れなスタッフでも手軽に利用できます。使いやすさを重視したい方には特におすすめです。

文書管理システムに限らず、新たなシステムの導入には社内でのトレーニングがつきものだと言えるでしょう。多くの社員がいち早くシステムに慣れ、最大限に機能を活用していくためにも、システム自体の使いやすさは重要なポイントです。

NotePMの料金プラン

「NotePM」には、6つの料金プランが用意されており、すべてのプラン・機能を30日間、無料で試すことができます。

STARTER :月額1,000円/3ユーザー/5GB
BASIC :月額3,600円/8ユーザー/10GB
STANDARD :月額5,700円/15ユーザー/15GB

PLUS :月額9,500円/25ユーザー/25GB
PRO :月額1万7,500円/50ユーザー/50GB
PREMIUM :月額3万円/100ユーザー/100GB

※すべて税抜表示価格です。501ユーザー以上でご利用する場合は別途問い合わせとなります。

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NotePMの導入実績・効果

システムを導入する際、過去の導入事例・実績数は重要な判断材料です。続いては、実際に「NotePM」を導入した企業が感じた効果などをご紹介していきます。一部の例ではありますが、ぜひ導入前の検討材料にしてみてください。

IT企業 A社

NotePMの導入事例ページ(株式会社プロジェクト・モード https://notepm.jp/blog/539 参照)によると、A社は、クラウド型コールセンターのシステムを開発・提供している企業です。カスタマーサポート部門の業務拡大に伴い、レスポンスの早さや使いやすさを重視したナレッジ共有システムを検討し、結果的に「NotePM」の導入に至りました。「PLUSプラン」を契約し、全社員で利用しています。

具体的な使用方法としては、社内向けのサポートマニュアル、コールセンター業務に関するナレッジの蓄積・共有、業務の振り返りなど。クライアントからの問い合わせ内容に対して、過去に同じような質問を受けていないか、タイムリーに検索・確認できる点も業務の特性とマッチしたようです。

また、入力補助が充実していて書きやすい点や、ページの差分が見やすい点にも魅力を感じるそう。多彩なコミュニケーション機能も重宝されています。

Web制作・デザイン会社 B社

NotePMの導入事例ページ(株式会社プロジェクト・モード https://notepm.jp/blog/1588 参照)によると、Web制作やグラフィックデザイン制作、メディア企画などを手がけるB社は、「情報をストックしていけるようなツールがほしい」という希望から、「NotePM」の「STANDARDプラン」を契約中。「チャットツールでは情報が蓄積できない」「社内のファイルでは検索性が低い」という課題を感じ、情報の蓄積・共有に強い「NotePM」を選びました。外出先でも文書を閲覧・編集できる「マルチデバイス対応」も採用した理由の一つです。

使用方法としては、新人社員に向けたオペレーションに関するマニュアルの共有がメイン。注意事項やクライアントごとの引き継ぎ内容、納品に関するチェックリストとしても利用しています。導入後は、教育にかける時間を大きく節約できた点に効果を実感したそうです。

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業種・業態の異なる多くの企業から導入されている「NotePM」。実際の導入事例からもわかる通り、業務効率化が図れるという大きなメリットと、その使いやすさ・操作性が注目を集めています。

「NotePM」は、6つのプラン・すべての機能を30日間、無料で試用できるため、まずは一度その使い心地を実際に体験してみてはいかがでしょう?アイミツでは、文書管理システムの見積もりをとることが可能です。ぜひご利用ください。

まとめ

本記事では、注目の文書管理システム「NotePM(ノートピーエム)」をご紹介してきました。

「NotePM」は、ナレッジの蓄積・共有に強い点と、使い勝手の良さが最大の魅力と言える文書管理システムです。業務の効率化を図りたい方や、働き方改革を促進したい方、国籍問わず社内のコミュニケーションを強化したい方などにおすすめ。さまざまな課題を解決してくれる便利なシステムだということをおわかりいただけたかと思います。

とはいえ、その実力を知るには実際に体験するのが一番です。また、「NotePM」以外にも魅力的な文書管理システムが数多くあるため、ぜひアイミツから見積もりをとってみてください。

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著者

imitsu編集部

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