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NsxpresⅡの評判と実態【2020年最新版】

NsxpresⅡ

「NsxpresⅡ」は、東京都港区に本社を置く日鉄ソリューションズが提供する文書管理システムです。オフィスに散在する文書の原本保管や電子化、情報管理など文書管理に必要な業務フローをワンストップで行えることから人気を集めています。

この記事では、10万件以上の利用実績をもつ発注業者比較サービス「アイミツ」が「NsxpresⅡ」の評判・実態を徹底調査。サービスの特徴や利用するメリット、実際の導入事例などを紹介していきますので、文書管理システムの導入を検討中の方はぜひ参考にしてください。

目次
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<総評>「NsxpresⅡ」は原本とデータを一括管理できるサービス

ペーパーレス化を目的に文書のデータ化を進めているものの、「依然として紙の原本の保管に関する課題が解決できていない」とお悩みの方も少なくないのではないでしょうか。

そこで役に立つのが「NsxpresⅡ」です。「NsxpresⅡ」を導入すれば、電子化された文書のデータはもちろん、原本もトランクルームで安全に保管することが可能。電子化された文書と原本を一括管理することで、文書管理に関するさまざまな課題の解決が実現します。

以下からは「NsxpresⅡ」を導入するメリットを解説しますが、「今すぐに自社に適した文書管理システムが知りたい」という場合は「アイミツ」までお気軽にお問い合わせください

「NsxpresⅡ」の5つのメリット

紹介したような特徴がある「NsxpresⅡ」ですが、活用することで次のようなメリットがあります。

必要な文書がすぐに見つかる

文書管理システム「NsxpresⅡ」には優れた検索機能が備わっているので、ドキュメントの量が膨大であっても時間をかけずに必要な情報を見つけ出すことができます。文書探しの手間と時間が大幅に削減できるので、スタッフがより本業に集中できるようになり、生産性の向上にもつながるでしょう。

また、紙の書類を探しているうちに別の書類の原本を紛失してしまうというリスクが軽減できるのもうれしいポイントです。

紙の原本の保管も任せられる

ビジネスを継続するほどに書類は増加し、社内の各所に蓄積されていきます。契約書や社外秘・関係社外秘の書類などはセキュリティ面に配慮する必要もあることから、原本の保管場所の確保に苦労している企業もあるでしょう。

「NsxpresⅡ」は、データ化した書類の原本トランクルームでの保管に対応しています。原本と電子データを紐づけた上で管理するため、文書の量が増えてもばらばらになることもありません。

紙文書の電子化・登録を任せられる

「ペーパーレス化を進めたいものの、これまでに蓄積された膨大な紙文書をスキャンしてデータを入力する時間も労力もない」

こうした課題も、文書管理システム「NsxpresⅡ」の導入によって解決が可能です。「NsxpresⅡ」ではインターネット上から文書の電子化や登録が依頼できるため、利用企業が入力作業を行う必要がありません。また、必要なぶんだけ電子化ができるので、初期コストを削減したいという方にもぴったりだといえます。

セキュリティ上の問題も解決できる

「NsxpresⅡ」は、万全のセキュリティ対策を講じている文書管理システムです。アクセス状況のログ取得やアクセス制御にも対応しているので、たとえば個人情報を含む文書をファックスで送受信するなどセキュリティ上の問題を抱えている企業にもうってつけでしょう。

また、原本を保管するトランクルームにおいても24時間365日体制での監視や、ISO27001対応などのセキュリティ環境が構築されているので、大切な書類を安心して預けることができます。

自社向けにカスタマイズが可能

SaaS型の文書管理システムのなかには、カスタマイズに対応していないものも少なくありません。しかし、業務効率の効率を考えるのであれば、自社で使いやすいようにアレンジできるシステムが理想です。

「NsxpresⅡ」はユーザ管理やデータ管理などの基本機能が含まれる標準コンポーネントをベースに、ニーズに合わせてカスタマイズできるセミオーダーのサービスなので、必要な機能を必要な形で使うことができます。既存のシステムからのデータ連携に対応しているのも魅力といえるでしょう。

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徹底調査で分かった「NsxpresⅡ」を使うべき人・会社

紹介したメリットを踏まえ、「NsxpresⅡ」は一体どんな人・会社が使うべきなのか、具体的にお伝えします。

オフィスのスペースを有効活用したい会社

ビジネス文書のなかには、顧客の個人情報や機密情報が含まれるものが多く存在しています。そうした書類は厳重に保管したいものですが、オフィスのスペースには限りがあるため「事業が拡大するほどに紙の文書の保管場所の確保に苦労する」という企業も多いでしょう。

こうした課題を抱える会社にこそ、文書システム「NsxpresⅡ」の利用がおすすめです。手間をかけずに紙の書類のデータ化ができるだけでなく、セキュリティ環境の整ったトランクルームで原本が保管できるので、書類の保管場所の問題が解決します。

また、「NsxpresⅡ」の利用によって浮いたスペースを有効活用することによって、さらなる業務効率化にもつながるでしょう。

文書管理の業務効率化を進めたい会社

あらゆる文書を適切かつわかりやすく保管するためには、手間と時間がかかります。また、文書の量が増えるほどに必要なものを探すのが困難となる一方で、データ化するためのスキャンや情報入力の負担も大きいことから、文書のデータ化に踏み切れないというケースもあるのではないでしょうか。

「NsxpresⅡ」は、このような文書管理の負担を削減できる文書管理システムです。インターネット上で手軽に文書のデータ化が依頼できるだけでなく、高度な検索機能が搭載されているので、必要な文書へのスムーズなアクセスが可能。無駄な時間をかけずに必要な情報をすぐに確認できるため、業務効率のさらなる向上が叶うでしょう。

自社に合った文書管理システムを整えたい方

せっかく文書管理システムを導入するなら、生産性向上・業務効率化に大きく貢献するシステムを選びたいものです。しかし、SaaS型の文書管理システムは、カスタマイズに対応していないものも少なくありません。

しかし、「NsxpresⅡ」は顧客企業ごとのニーズに合わせてカスタマイズが行えるセミオーダー型のサービスです。専用画面や専用メニューの利用、既存システムのデータ連携など、システムをより便利に使うためのアレンジに対応しているので、幅広いニーズに応えることができます。

「自社の業務特性に合った文書管理システムを導入したい」という場合にもぴったりのサービスだといえるでしょう。

「NsxpresⅡ」の料金プラン

「NsxpresⅡ」の料金は個別見積もりとなっているため、詳細の把握には個別の問い合わせが必要です。

アイミツ」では、文書管理システム「NsxpresⅡ」の見積もりを受け付けています。より詳細な情報が知りたいという場合は、お気軽にご利用ください。

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「NsxpresⅡ」の導入実績・効果

ここからは実際に「NsxpresⅡ」を導入した企業の例を取り上げ、システム導入後にどんな効果があったのかをお伝えします。

A社

「NsxpresⅡ」の導入事例ページ(日鉄ソリューションズ株式会社 https://www.itis.nssol.nipponsteel.com/nsxpres/product/document/oda/example.html 参照)によると、大手コンビニエンスストアを展開するAは、文書管理に関するさまざまな課題を抱えていました。

事業の拡大とともにフランチャイズ契約の件数が増加し、それにともない契約書の原本を保管するスペースが不足するように。社内では文書の電子化や覚書の差込業務に取り組んでいたものの負担が大きく、さらに既存の契約書管理システムの運用負荷も高かったそうです。

そこでAは、新たに文書管理システム「NsxpresⅡ」を導入しました。紙の原本とデータの一元管理が実現しただけでなく、文書のデータ化業務に使用していた社内のスペースを縮小したことによって生まれたスペースの有効活用に成功。システムの運用負荷が大幅に軽減したこともうれしい効果だったとのことです。

B社

「NsxpresⅡ」の導入事例ページ(日鉄ソリューションズ株式会社 https://www.itis.nssol.nipponsteel.com/nsxpres/product/document/oda/example.html 参照)によると、漫画プロダクションのB社では、スペース不足などの事情によって原画やイベントの備品を賃貸マンションで乱雑に保管していたといいます。

この状態では大切な原画の劣化が懸念されるばかりでなく、多額な賃貸料が発生し続けることになります。また、賃貸マンションで保管するイベント備品の搬送作業も煩雑になっていました。

そこでBでは「NsxpresⅡ」を導入し、これらの課題解決を目指すことに。まずは、大切な原画は温湿度管理が徹底されたトランクルームで保管することで劣化を防止。これによって賃貸マンションが不要となったため、コストの削減に成功しました。

さらに、保管・管理がインターネット上で手軽に行えるようになったことで、担当者の業務負担の軽減も実現。イベント会場などへの搬入・搬出もスムーズになったそうです。

まずは「NsxpresⅡ」の見積もりを

「NsxpresⅡ」は、ビジネス上の文書管理の課題をワンストップで解決できる文書管理システムです。手間をかけずに書類をデータ化・保管できるだけでなく、利用企業の業務プロセスに合わせたカスタマイズも可能なので、導入すればさらなる業務効率化・生産性向上が実現するでしょう。

アイミツ」では「NsxpresⅡ」の見積もりを受け付けていますので、より詳しい情報が知りたいという方はぜひご活用ください。

まとめ

この記事では、文書管理システム「NsxpresⅡ」の特徴や利用するメリット、実際の導入事例などを紹介してきました。紙の文書のデータ化や原本の保管などが最小限の手間で行える「NsxpresⅡ」は、さまざまな企業の文書管理に関する課題の解決に役立つシステムだといえます。

しかし、文書管理システムを選ぶ際は、複数のサービスを比較した上で自社に適したものを選ぶのがおすすめです。アイミツ」では、「NsxpresⅡ」を含むおすすめの文書管理システムを比較した記事も公開しているので、あわせてご覧ください。

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著者

imitsu編集部

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