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公開日:2019年03月19日 更新日:2020年03月03日

そのファイリングのやり方、時代遅れです!文書管理ツールを活用して書類整理を一瞬で解決する方法

目次

正しくファイリングができていないため、書類が山積みになっていて、必要な書類を探すのに時間はかかっていないでしょうか?

必要か不要かを選別して、書類を正しくファイリングすることがとても大切です。正しいファイリングは、業務の効率化に大きくつながります。
大切なことは、ファイリング方法を理解するだけではなく、ネットの普及と同時に加速している書類の電子化や文書管理システムについても理解を深めていくことです。

この記事では、ファイリングの方法から電子書類や文書管理システムのメリットも紹介します。
最後には、おすすめの文書管理システムを5つ紹介しているので、ぜひ参考にしてください。

そもそもファイリングの本当の意味とは

そもそもファイリングの本当の意味とは

ファイリングの意味は、ひとことで例えると「書類の整理・保管方法」です。
しかし、ファイリングの意味を具体的に述べると「ルールに従って、書類を分類、保管から保存、処分や破棄する仕組み」です。
ファイリングの仕組みづくりには原本管理、共有管理、ライフサイクル管理の3つの原則があります。このファイリングの原則を守ることによって、仕事の生産性が向上します。

【ファイリングの3原則】
原本管理:書類は原本を保管して、同じ書類を何人もの人が持たないこと
共有管理:原本の資料を全員で共有しあうこと
ライフサイクル管理:書類の使用頻度や保存期間に応じて、保管、保存、破棄へと流れる仕組みを作り管理すること
 

1. 書類整理の5つのポイント

1. 書類整理の5つのポイント

ファイリングは仕組みづくりが大切です。明確でわかりやすいファイリングの仕組みを作って、きちんと運用していけば業務効率がアップすることは間違いありません。
ここでは、ファイリングをする際の5つのポイントを紹介します。

1-1. 書類の管理番号を統一

管理番号を統一しておくとファイリングがしやすくなります。また、文書に管理番号を付与して一覧表を用意しておくとより便利になるでしょう。
管理番号は、作成年月日やアルファベットを組み合わせて付与していきます。
管理番号の付け方については、会社独自のルールを決めておくことが適切なファイリングをするために必要不可欠です。

1-2. 書類のタイトルを必ず明記

1単位の書類をファイリングしたら、背表紙に見出しやタイトル、インデックスを書いておきます。書類の作成者や所有者だけではなくて、他の人も一目で書類の内容が把握できることがファイリングをする上で大切です。
他の人も資料内容を理解することが可能になると、情報共有できて生産性の向上につながります。タイトルは「時間的要素」「固有名詞」「内容・形態」が分かるようなものを付けます。

【タイトルの付け方】
時間的要素:文書の作成日
固有名詞:商品名・顧客名・プロジェクト名
内容・形態:証明書・契約書・請求書

1-3. 書類は立てて保管

正しくファイリングがされていない書類を山積みにしていると、不要な資料が次から次へと増えていき、その山から必要な書類を探し出して取り出すのは一苦労です。
また、書類の重要度や処理の優先順位の判別も、ファイリングしていないと見分けがつきません。

そのため、書類はファイリングを行い立てて保管していきます。1つの単位で書類をファイリングして、インデックスを書いておくと資料内容が一目瞭然です。
正しいファイリングをすることにより、処理の優先順位が高いものを識別して作業の効率化につながります。

1-4. 不要になった書類は廃棄

ファイリング方法と書類の廃棄は関連しないように見えますが、正しいファイリングと書類処分には深い関係性があるため、不要な書類は思い切って処分をしましょう。

保存期間を過ぎた不要な資料を処分しなければ、書類が煩雑していきます。時間がたつにつれて膨大な資料の数になり、正しくファイリングされていたとしても必要な資料を探し出すのに手間がかかります。

そのため、不要な書類は破棄することも正しいファイリングを行う上では大切です。書類を破棄する場合は、シュレッダーなどを活用して書類の内容がわからないように行い、社内で保有していた情報が漏えいしないように気をつけましょう。

1-5. 社内に保管するのは必要な書類のみ

正しいファイリングを行うために、書類は必要か不要か迷いを捨てて選別することが大切です。
書類には保存期間がありますが、保存期間を過ぎた書類をいつまでもファイリングしておくと収納スペースを余分に取ってしまいます。

正しくファイリングしていても、膨大な書類の数になってしまうために必要な書類をすぐに探し出すことができません。そのため、ファイリングしている書類が必要か不要かを見直すことは、とても大切になります。

書類には作成から保存、破棄までのサイクルがあります。ファイリングしている書類を破棄して整理することも文書管理する上ではかかせません。

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2. 書類の電子化

2. 書類の電子化

ネットワーク上で自由に文書のやり取りができるようになり、企業は、情報や文書の取り扱いについて新たな取り組みが求められています。
具体的には、次のような課題にどのように対応していくかということです。

【企業の課題】
・内部統制の向上
・情報漏えい防止・セキュリティ強化
・企業継続性の担保
・業務効率の向上
・競争力の強化

このような課題を解決するために、文書管理システム(書類の電子化)を導入する企業が増加しています。

3. 電子化するメリット

3. 電子化するメリット

インターネットの普及に伴って、書類を電子化する企業が増えていることをご説明しました。ここでは、書類を電子化して取り扱うメリットについて解説します。

3-1. 情報共有のスピードアップ

ファイリングしてある紙の書類を、一元的に他部署や他拠点の共有することはできません。必要に応じてコピーやサマリーを作って渡すというのが現実的な対応でしょう。

しかし、書類を電子化することによって、文書を簡単に管理、検索、共有することが可能になります。また、他部署や他拠点との間でも情報を共有しあうことができ、社内だけではなくて社外の人との情報共有も簡単にできます。

社内外の人と情報を共有しあうことで生産性が上がり、ビジネスチャンスも広がることでしょう。

3-2. 情報セキュリティの向上

企業内にある文書は、機密情報が含まれているためセキュリティ対策を欠かすことはできません。紙文書からの情報漏えいの多くは、文書が放置されたままの状態であることや、誤った書類の処分が原因です。

書類を電子化することによって、パスワードの設定はもちろん、文書自体を暗号化することもでき、高いセキュリティを確保できます。暗号化していれば、万が一の事態が起こったとしても情報漏えいのリスクは格段に低減されます。

3-3. 紛失・劣化の防止

紙の書類をファイリングして保存する場合は、湿気や紫外線のダメージによる劣化を忘れてはいけません。また、書類を紛失してしまった場合は、書類を復元することも不可能です。丁寧にファイリングしていても、紛失させてしまっては意味がありません。

このような問題も、書類を電子化することによって解決できます。
電子書類は劣化することはなく、長期保存に最適です。また、バックアップを取るように設定しておけば、電子書類が災害で紛失した場合や上書き保存や削除してしまった場合にも、書類を復元することが可能です。そのため、書類の紛失や劣化の防止対策として書類の電子化は有効的です。

3-4. 業務の効率化

書類を電子化して共有しておくことで、外出先でも必要な情報にアクセスできる環境整備が実現できます。

必要な書類を外出先からも取り出すことができれば、会社の営業力は底上げができるでしょう。営業担当者の負担も減ります。
このように、書類の電子化は業務の効率化に大きく貢献できるのです。

4. 文書管理システムを利用して書類整理の課題を一瞬で解決

4. 文書管理システムを利用して書類整理の課題を一瞬で解決

文書管理の問題として挙げられるものとして「紙の書類の保管場所」「アクセス権限」「契約書の管理」「情報漏えいのリスク」「サーバー管理のコスト」が挙げられます。

このような問題を、文書管理システムを利用することで解決することが可能です。書類のペーパー化・暗号化、インターフェースでの権限管理、効率的なサーバー運用が文書管理システムを利用することで実現でき、これまで課題とされていた問題は、文書管理システムを利用することで、一瞬で解決することができます。

5. 文書管理システムとは

5. 文書管理システムとは

文書管理システムとは、書類(文書)をデジタル化して、効率よく管理するためのサービスです。書類が大量にある場合、その中から必要な書類を取り出すには時間がかかり、日頃の業務の中で10分から20分が書類を探す時間に充てられているという調査報告もあがっています。

書類を長期保存しなければいけない場合は、書類が増加し管理が複雑になってしまうでしょう。そのような問題を解決できる便利なツールこそが、文書管理システムなのです。文書管理システムを利用すれば、必要な書類をすぐに取り出すことができます。また、書類(文書)をデジタル化する際に暗号化するので、セキュリティ強化を行うこともできるのです。

インターネットの普及によって、電子メールが増加し、取り扱う文書や情報は膨大な数になっています。このような時代背景に適応するためにも、文書管理システムを上手に活用することが企業にこれから求められていくでしょう。

6. おすすめの文書管理システム5選

6. おすすめの文書管理システム5選

ネットの普及に伴って、書類(文書)もデジタル化されていき、文書管理システムで管理することで、さまざまなメリットが得られることは理解いただけたかと思います。文書管理システムを導入する際は、導入目的に応じた適切なシステムを選ぶことが大切です。
ここでは、おすすめの文書管理システムを5つ紹介します。ぜひ、参考にしてみてください。

6-1.「Garoon」

Garoon

「Garoon」は、文書管理にとどまらず、従業員のスケジュール管理、勤怠管理、電子メール、ワークフローなど、あらゆる社内情報を収集するグループウェアの文書管理システムです。
日本語だけではなくて、中国語と英語に対応しています。そのため、海外拠点を持つ企業に最適なシステムです。タイムゾーン対応のスケジュール表が表示されるため、各拠点の時間を何度も確認することなく、連絡しあうことが可能です。

また、アプリをダウンロードするとプッシュ通知機能によって、メールの受信やファイルの更新などの通知が届きます。そのため、リアルタイムで情報交換を行うことができるのです。
web会議なども行えるため、中堅企業や大企業で多く導入されている文書管理システムです。

【Garoonの料金情報】
初期費用:0円
月額利用料金:845円(税抜) / 1ユーザー
無料お試し期間:30日間

6-2.「Working Folder」

Working Folder

電子文書をクラウドで保管することで、社内外で文書を共有しあうことができ、他社へのアクセス権限の移譲も可能です。「Working Folder」は、富士ゼロックス社の製品。富士ゼロックス社は、複合機を主製品として販売している会社です。そのため、複合機やDocuWorksをはじめとする他のソフトウェアとの連携も可能で、業務効率化が大幅に上がります。

「Working Folder」はクラウドサービスなので、従来利用していたVPNルーターやファイルサーバーの機器が不要です。初期コストを抑えられることはもちろん、月額費用もリーズナブル点が魅力的な文書管理システム。ユーザー数や容量データが足りなくなれば、必要な分だけ追加していく料金プランなので、必要な分だけのお支払いで済むことも魅力的です。

【Working Folderの料金情報】
初期費用:0円
月額費用:3,500円(税抜) / 10ユーザー
無料お試し期間:60日間

6-3.「Fleekdrive」

Fleekdrive

近頃のデータは、文書だけにとどまりません。ネットの普及に伴い、画像や音声、動画、webサイトなどのコンテンツも登場しました。これらのコンテンツを共有し合うことも重要です。しかし、文書と異なって、コンテンツのデータ容量は非常に大きくて重たいことが問題として挙げられています。データが重たいとメールで送受信する際にも、時間がかかってしまうのです。
これらのコンテンツの共有に特化した文書管理システムが「Fleekdrive」。宣伝物などを多く扱う企業などで多く導入されている文書管理システムです。

【Fleekdriveの料金情報】
初期費用:0円
月額利用料金:500円(税抜) / 1ユーザー
無料お試し期間:30日間

6-4.「活文」

活文

「活文」は、日立ソリューションズの文書管理システムです。組織を超えたBIMデータの共有環境を実現します。大容量のデータの共有や高速転送、3Dビューの搭載など、最新の機能が適用されている文書管理システムです。また、電子帳簿保存法への対応もしており、電子契約にも対応しています。文書管理の運用削減のコスト削減にもつながる文書管理システムです。

【活文の料金情報】
初期費用:100万円(税抜)~
保守料金:20万円(税抜)~
無料お試し期間:30日間

6-5.「AiLingual」

AiLingual

企業には新しい従業員が常に入社してきます。また、他部署や他拠点間で保有しているノウハウや知識を見える化することによって、業務の質が高まります。そのため、マニュアル運用に力を注ぐことが大切です。「AiLingual」は、マニュアル化の管理に特化した文書管理システムです。どこの店舗でもサービスの質を一定水準に合わせたいなどの目的で多くの企業が導入しています。

【AiLingualの利用料金】
初期費用:3万円(税抜)~
月額料金:2.45万(税抜)~
無料お試し期間:30日間

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7. まとめ

7. まとめ

社内にある情報を正しくファイリングすることで、業務効率は大幅にアップします。
また、近頃は書類の電子化や文書管理システムを導入して、効率的に管理する企業も増えています。社内に溢れる情報を共有して、いつでも取り出せる環境整備ができている企業がビジネスチャンスを掴む時代なのです。
正しいファイリング方法ができているのか、もう一度、社内のファイリング方法を確認してみましょう。

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著者

imitsu編集部

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