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電子文書を気軽に管理!おすすめの文書管理システム10選【2020最新】

文書管理システムは、さまざまな書類の作成から保管、廃棄までの一元管理が可能なシステムです。なかには既存の紙文書の電子化に対応しているシステムもあり、ペーパーレス化やセキュリティ対策の強化を目的に導入する企業が増加傾向にあります。

この記事では、10万件以上の利用実績をもつ発注業者比較サービス「アイミツ」が、電子文書の管理に強い文書管理システムについて徹底調査。おすすめの文書管理システムを紹介するとともに、サービスを選ぶ際のポイントや導入メリットを解説していきます。

目次
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文書管理システムとは

文書管理システムとは、紙の書類の電子化や文書の作成、管理、廃棄までを一元管理することができるシステムです。紙の書類は「保管場所の確保が難しい」「必要な書類を見つけるのが大変」「紛失リスクがある」といった課題がありますが、これらをカバーできるのが最大の特徴です。

細かな機能はサービスによって異なりますが、文書のフォルダ管理や保存した文書の検索、アクセス権限の設定によるセキュリティ対策、最新バージョンだけでなく旧バージョンが参照できる機能などを備えており、多くの企業のペーパーレス化・業務効率化に貢献しています。

文書管理システムの導入を検討中の方は、まずは無料の見積もりからはじめてみてはいかがでしょうか。アイミツでは、特に人気の文書管理システムの一括見積もりも可能ですので、文書管理システム選びでお悩みの方はお気軽にお問い合わせください

文書管理システムを導入するメリット

文書管理システムは、書類をインターネット上に保管できるだけでなく、さまざまなメリットがあります。具体的に解説していきましょう。

気軽にデータ共有が可能

文書管理システムのデータ共有機能を活用すれば、必要な人に向けて簡単にデータ共有ができるため、異なる部署や支店の社員との連携も容易です。たとえば、会議の前に資料を共有しておけば、スムーズに会議が進められる上に、ペーパーレスの促進にもつながります。

また、検索機能をあわせて活用すれば、営業担当者からの「この資料を今すぐ共有してほしい」といった要望にもすぐに応えることができ、業務効率化が実現するでしょう。

リスク管理も万全

紙の文書を保管する場合は紛失や情報漏洩といったリスクがありますが、文書管理システムで電子文書を管理すればリスクの軽減が可能です。

文書管理システムには、保管されている文書の編集やデータ共有、印刷などの権限設定やアクセス履歴といった機能があるので、「誤ってマニュアルを削除してしまった」「社外秘情報を印刷して社外へ持ち出してしまった」といった事態を未然に防ぐことができます。

必要なデータにすぐだとりつける

優れた検索機能が搭載されていることも、文書管理システムの特徴の1つです。システム上に保管されている膨大な文書のなかから必要なデータをすぐに見つけ出すことができるので、業務効率化が実現するでしょう。

画像の文字を変換するOCR機能を搭載している文書管理システムであれば、スキャンした書類の文字も検索対象となります。また、ファイルの属性情報が追加できるシステムでは属性ごとの管理ができるので、議事録や報告書などの管理に役立つでしょう。

電子文書の管理に便利な文書管理システム4選

ここからは、アイミツがおすすめする電子文書の管理に便利な文書管理システムを紹介します。

NotePM

「NotePM」は、プロジェクト・モードが提供している社内wiki(情報共有)ツールです。社内のマニュアルや業務ノウハウ、議事録などさまざまな情報を一元管理することができます。
WordやExcel、PDFといったファイルの中身を全文検索できる機能が搭載されているほか、フォルダの階層化にも対応。検索結果は該当キーワード部分がハイライト表示されるため、求めている情報がすぐに見つけられます。
ユーザー数とストレージ容量に応じて月額料金が異なる複数のプランが用意されており、ユーザー上限3・ストレージ容量5GBの「スターター」は月額1,000円(税込)、ユーザー上限8・ストレージ容量10GBの「スタンダード」は月額3,600円(税込)で利用が可能。自社の規模にあわせてプランが選択できるのは魅力といえるでしょう。

Documal SaaS

「Documal SaaS(ドキュマルサース)」は、富士通が提供する文書管理システムです。約25年にわたる歴史のなかで顧客からの要望をシステムに反映しているのが特徴で、多くの企業に導入されてきた実績があります。
電子文書の作成から廃棄までのサイクルが自動化できる機能や、業務に合わせたフローの設定など、業務効率化に役立つさまざまな機能が搭載されているのが特徴。また、社外の取引先との文書共有に対応しているのもうれしいポイントです。
プランはパブリックSaaSとプライベートSaaSから選択が可能で、パブリックSaaSは10アカウントで月額2万円から、プライベートSaaSは月額費用は基盤サービスが24万円、運用サービスが10アカウントで3万円から。いずれも導入基本サービスは30万円となっています。

文書デザイナー

「文書デザイナー」は、ユニオンシンクが提供している文書管理システムです。顧客の声をもとに開発を行っているのが特徴で、電子文書の管理から社内共有まで幅広く活用することができます。
最新版の自動管理をはじめ、マニュアルや稟議規定を見ながらの作業・申請、Word文書の自動PDF化や管理している文書のリンク設定などを搭載。「文書に紐づいている書類を探すのに時間がかかる」「同名の資料が多く、どれが最新版なのかがわからない」といった課題の解決にうってつけといえます。
サポート体制が充実しているのも魅力で、導入時の操作講習会や運用後のアドバイス、最新版へのバージョンアップなどきめ細かに対応しています。また、サポートセンターも設けているため、不明点や活用方法などの相談ができるのもうれしいポイントといえるでしょう。

ASTRUX SaaS

「ASTRUX SaaS」は、デジタルマトリックスが提供している文書管理システムです。電子文書の一元管理・情報共有にくわえて、文書管理の仕組みづくりや効率的な規定・マニュアルの運用など、業務効率化を目的としたさまざまな機能が搭載されています。
セキュリティ対策に優れているのも特徴で、SSLによる通信の暗号化や障害時のデータバックアップ、接続許可IPアドレスの設定、OSの脆弱性対応のほか、PDFファイルの持ち出し制限や文書やフォルダ、ファイルへのアクセス権の設定が可能。リスクを抑えながら使用できるので、契約書をはじめとする機密文書の管理にも向いています。
料金は、初期費用が5万円から、月額費用はディスク容量50GBまでで2万5,000円(いずれも税別)となっています。

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紙文書の電子文書変換もできる文書管理システム3選

続いて、紙文書の電子文書変換もできる3種の文書管理システムを紹介します。紙文書の管理でお悩みの方は、ぜひ参考にしてください。

楽々Document Plus

「楽々Document Plus」は、住友電工情報システムが提供している文書管理システムです。これまでにエイチ・アイ・エスやシチズンファインデバイスといった大手企業を含むさまざまな企業への導入実績があり、その数は550社以上にのぼります。
複合機などのスキャン機能で紙の書類が電子文書化できる機能では、ファイルの分割やリネーム、フォルダへの自動振り分けが可能。スキャンするだけで書類をシステム上に保管でき、さらに取り込まれた電子文書にはOCR処理が施されるため全文検索の対象となります。
そのほかにも、CSVによる自動登録やQRコード・バーコードを利用した自動登録など、担当者の負担を軽減させられる機能が充実しているのも魅力的なポイントといえるでしょう。

SPA

「SPA」は、ウイングアーク1stが提供する文書管理システムです。4種のOCRエンジンを搭載しているのが特徴で、用途に応じて切り替えることが可能。読み込まれた文書を見ながら修正ができるほか、画像と取り込んだデータの一覧表示にも対応しているので、作業の効率化が図れます。
また、読み込んだ電子文書のタイトルや項目を解析し、自動でフォルダに振り分ける機能の実装にくわえて、ETLツールやRPAツールとの連携が可能なのも魅力的なポイントでしょう。
サービス形態はクラウド型とパッケージ型から選択が可能で、クラウドサービスは10ユーザー・ストレージ50GBで月額5万円から、パッケージは初期費用が379万5,000円、年間保守費用49万5,000円となっています。(価格はすべて税抜き)

Global Doc

「Global Doc」は、パナソニックが提供する文書管理システムです。パナソニック全社の文書管理システムとして20年以上にわたって運用されているのが特徴で、これまでに300社以上の導入実績があります。
WordやExcel、PowerPoint、PDF、メールといったオフィス文書をはじめ、画像ファイル、図面ファイル、帳票伝票や申請書などさまざまな形式の電子文書の登録・検索が可能。複合機からの一括登録にも対応しているので、「紙の文書の管理に困っている」という場合でも最小限の負担で文書の電子化が叶うのではないでしょうか。
また、ポータルサイト構築システム「Global Portal」や、ワークフローシステム「GlobalFlow」と連携に対応しているのも大きな魅力です。

電子文書管理にもおすすめなオンラインストレージ3選

オンラインストレージとは、インターネット上でデータを保管・共有できるサービスのこと。ここでは、電子文書管理にもおすすめできる、オンラインストレージを紹介します。

Fleekdrive

「Fleekdrive」は、Fleekdrive社が提供しているオンラインストレージサービスです。
一番の特徴は、チームビルディングを支えることに特化していること。1つの電子文書を複数人で一斉に編集できるほか、リアルタイムでのチャットコミュニケーション機能やファイルのレーティング設定できる機能など、共同作業に役立つさまざまな機能を搭載しています。ファイルを保管すると自動で上長への承認依頼が行われる機能や、ファイルのアップロード時に関係者へ通知が届く機能、長期にわたって利用されていないファイルを自動削除する機能などによって、単純作業の自動化が実現するのも魅力です。
料金は、1ユーザー・10GBまでの「Team」プランが月額500円(税別)となっているほか、「Business」プラン、「Enterprise」プランも用意されています。

DirectCloud-BOX

「DirectCloud-BOX」は、ダイレクトクラウドが提供するオンラインストレージサービスです。強固なセキュリティと高い利便性を兼ね備えているのが特徴で、これまでの導入企業は約700社、ユーザー数は13万7,000人以上にのぼります。
リンクによる大容量ファイルの送受信ができる「ベーシックプラン」をはじめ、取引先とファイル共有ができる「スタンダードプラン」、NASをクラウド化する「ビジネスプラン」、ファイルサーバーをクラウド化する「プレミアムプラン」が用意されており、ニーズに応じて選択が可能です。
「スタンダードプラン」以上のプランであれば、システム上で電子文書の操作や直接編集、バージョン管理などが行えるため、文書管理システムとしても使用することができるのではないでしょうか。

セキュアSAMBApro

「セキュアSAMBApro」は、スターティアレイズが提供するクラウドストレージサービスです。これまでに大手企業や官公庁など、2,500社以上に導入された実績があります。
セキュリティ対策に注力しているのが特徴で、セキュリティを維持したまま使用できるファイルサーバーやディスクドライブ制御、ホワイトリスト方式によるアプリケーション制御機能などを実装。テレワークであっても安心してファイルサーバーが利用できることや、ファイルサーバーから外部への電子文書の持ち出しが制限できるのは大きな魅力といえるでしょう。また、導入前から運用まで、専任担当者によるサポートが受けられるのもうれしいポイントです。
また、プランはコストが抑えられるクラウド版と、よりセキュリティレベルの高いオンプレミス版から選ぶことができます。

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文書管理システムを選ぶときのポイント

ここまで、「アイミツ」おすすめがおすすめする文書管理システムを紹介しました。それぞれ特徴や強みが異なるため、「どのように選べばよいのかわからない」と感じるかもしれません。そこで、以下からは文書管理システムの選び方を解説します。

必要な機能が揃っているのか

文書管理システムには、文書を保管からデータ共有、システム連携、データの自動廃棄など、多くの機能が搭載されています。そのため、自社の文書システム導入の目的を明確にした上で、それに適した機能をもつ文書管理システムを選ぶことが重要です。

せっかく文書管理システムを導入しても、必要な機能が備わっていなければ費用や手間が無駄になってしまいます。たとえば、セキュリティを重視したペーパーレス化を行いたい場合は、セキュリティ機能や紙書類の電子化に優れたサービスを選ぶべきだといえるでしょう。

セキュリティ面は問題ないか

文書管理システムを使用する際は、社外秘情報や関係社外秘情報などもシステム上で管理することとなるため、どのようなセキュリティ対策が施されているのかも確認しておきたいポイントです。

システムやサーバーのセキュリティ対策はもちろん、人的ミスによる情報漏えいを防ぐためには、アクセス制限やアクセス管理、ファイルの編集やダウンロード、印刷の制限に対応している文書管理システムを選ぶ必要があります。

また、万一のトラブルや災害時のファイル消失を防ぐため、バックアップ機能の有無やサポート体制なども確認するとより安心でしょう。

まとめ

この記事では、おすすめの文書管理システムを紹介するとともに、導入メリットや選び方のポイントなどを解説してきました。

ひとくちに文書管理システムといっても、優れたセキュリティ対策や他サービスとの連携など、特徴や強みはサービスによって異なります。まずは自社がどのような目的で文書管理システムを導入したいのかを明確にした上で、各サービスを比較することが大切です。

アイミツ」では、紹介した文書管理システムの資料請求を受け付けています。複数の資料の一括請求も可能なので、気になる文書管理システムのある方はお気軽にお問い合わせください

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著者

imitsu編集部

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