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公開日:2019年03月18日 更新日:2019年03月18日

文書管理システム「楽々Document Plus」の評判と実態|徹底した比較・調査結果をご紹介!

「楽々Document Plus」トップページ
目次

煩雑する書類の中から、必要な書類を探し出すには時間と労力を要します。実際に日々の業務で、必要な書類を取り出すためには、約10分から20分かかると言われているのです。

業務に追われる毎日では、ファイル名やフォルダ名をつけても、どのような名前にしたか忘れてしまうこともあるでしょう。このような課題を解決するために最適な文書管理システムが「楽々Document Plus」です。

今回は、OCR機能がついており、文書の内容を読み取って、必要な書類を探し出せる文書管理システム「楽々Document Plus」の評判と実態を検証していきます。

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<総評>「楽々Document Plus」は作成や検索に特化した文書管理システム

<総評>「楽々Document Plus」は作成や検索に特化した文書管理システム

結論からお伝えすると、「楽々Document Plus」は共同作業が多く、文書を大量に保管していて、文書作成も頻繁にある企業に向いている文書管理システムです。

OCR機能がついているため、書類を電子化する際に文書をデジタル化できます。通常はフォルダ名やファイル名で文書検索することが多いですが、OCRでデータ化をしておくことによって、文書の中身の文字で必要な情報を検索して取り出せるのです。

複合機と連携してスキャンするだけで、自動的にシステムにデータが保存されるので、登録方法も非常に簡単です。登録フォームも用意されていて、必要項目はラジオボタンやチェックボックスなどの選択形式で、簡単に情報を整理整頓できます。

「楽々Document Plus」は、2015年のe-文法改正法の影響で文書の電子化に注目が集まった際、ITトレンド年間ランキング1位を獲得しました。住友グループの住友電工情報システム株式会社が開発している製品なので、ブランド力もあります。

他の文書管理システムと比べてどうなのか

他の文書管理システムと比較したとき、文書作成や文書検索の効率化が容易という点が、「楽々Document Plus」の最大の魅力となります。

「楽々Document Plus」にはOCR機能がついています。複合機に読み込ませることによって、文書がOCRでデータ化され、文書の再利用が可能です。また、保存したデータの必要個所だけをピックアップできて、複数のデータを結合して文書を出力することも可能。会議資料や提案資料を大量に作成することがある会社で重宝する文書管理システムと言えます。

「Garoon」のようなグループウェアとしての機能は持っていません。しかし、大量に保管する文書を検索するような場合には、高性能の全文検索機能を持つ「楽々Document Plus」が適していると言えるでしょう。

まとめ表
楽々Document Plus
総評 全文検索や属性検索で文書検索を高速化できる文書管理システムです。
登録フォームが簡易的で、適切な文書管理が行えます。
高度なセキュリティを実現できるため、ISO文書管理にも最適です。
機能性 ★★★★☆ 4点
サポート体制 ★★★★★ 5点
料金 ★★★☆☆ 3点
使いやすさ ★★★★★ 5点
導入実績 ★★★☆☆ 3点
特徴 楽々検索(全文検索や属性検索)による業務短縮が実現可能
OCRで文書をデータ化するため、さまざまな形式のデータで出力が可能
PDF透かしやデータへのパスワード設定でセキュリティ対策が行える
メリット 簡単な書類の検索・登録方法が簡単・高度なセキュリティを実現
プラン名 要見積
対応デバイス PC・タブレット・スマホ
使用をおすすめする会社の特徴 ISO文書などを適切に管理したい会社
文書検索や文書作成を短縮したい会社
導入実績 非公開
企業名 住友電工情報システム株式会社
サービス開始日 2013年1月

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1.「楽々Document Plus」の3つのメリット

1.「楽々Document Plus」の3つのメリット

それでは、「楽々Document Plus」を利用するメリットについて解説します。

1-1. 簡単な書類の検索

「楽々Document Plus」は、ページ単位の高速全文検索ができます。高速ビューワによって、見たいページをピンポイントで表示してくれるので、ヒット個所がハイライトで一目瞭然です。

文書番号、所属グループ、作成者、タイトル、発行日、フォルダ名、ファイル種別などの属性項目での検索も可能なため、あらゆる方法で必要な書類を探し出せます。検索ワードにヒットする文書を見つけ出せることはもちろん、関連性のある文書も取り出せるため便利です。

1-2. 登録方法が簡単

「楽々Document Plus」は、登録フォームが用意されていて簡単に文書を登録できます。ファイルはドラッグ&ドロップ、ラジオボタンやチェックボックスなどで、選択形式が入力できて便利です。

文書登録のルールを統一化でき、エラーチェックも出るため、入力ミスなどの人的ミスも防止できます。登録フォームのレイアウトも簡単に編集できるため、登録しやすいフォームに変更するのもいいでしょう。

1-3. 高度なセキュリティを実現

「楽々Document Plus」は、柔軟に権限を付けることが可能です。作業履歴やアクセス履歴を確認できるため、いつ、誰が、どこで、どんな作業をしていたか一目で分かります。

また既読機能もついているため、データを誰が閲覧したのかを確認できるため情報共有に最適です。貼付ファイルのデータには、パスワードを付与できるのでロックをかけて、データの流出も防げて安心です。

2. 徹底調査でわかった「楽々Document Plus」を使うべき人・会社

2. 徹底調査でわかった「楽々Document Plus」を使うべき人・会社

紹介したメリットを踏まえ、「楽々Document Plus」はどんな会社が使うべきなのかお伝えします。

2-1. 書類を再利用することが多い会社

契約書や見積書、提案書などビジネスではさまざまな資料を作成する機会があります。その都度、1からフォーマットを作成するのは労力と時間が必要です。

「楽々Document Plus」を複合機と連携できれば、複合機で取り込んだ書類はOCRでデータ化されていくので、データで取り出して再利用できます。また、取り込んだPDF形式のファイルの必要なページだけを統合して出力できるので、書類の検索や作成の業務効率がアップします。

会議資料や取引先に提出する提案書など、さまざまな書類を作成しなければいけない会社は、「楽々Document Plus」を導入することで生産性を上げられるでしょう。

2-2. 文書管理のルールの徹底化を図りたい会社

「楽々Document Plus」は文書登録が簡単です。決められた登録フォームに従ってデータを登録するだけです。属性項目も適正に登録できて、統一された文書管理を実現できます。

文書管理のルールを徹底することによって、必要な情報を瞬時に取り出すことが可能。文書管理を見直して、社内のデータを有効活用したいと考えている会社に「楽々Document Plus」は最適です。

2-3. データ流出の防止を図りたい会社

「楽々Document Plus」は、PDFの透かし挿入機能が付いています。PDFのデータに透かしを挿入することで、書類の不正利用を防止できます。

また、「楽々Document Plus」のアクセス権限は柔軟に設定することが可能。作業履歴やアクセス履歴を確認できるので、いつ、どこで、誰が、どのような作業をしていたのか一目瞭然です。

データにもパスワードを付与できて、ダンロードや印刷の禁止も設定できます。セキュリティ対策を強化したいという会社にも、「楽々Document Plus」はオススメです。

3.「楽々Document Plus」の料金プラン

3.「楽々Document Plus」の料金プラン

「楽々Document Plus」は定型的な料金プランを用意していません。利用料金に関しては問い合わせをして、見積書を作成してもらうことになります。

「楽々Document Plus」の文書管理システムが気になる場合、まずは問い合わせをしてみましょう。

4.「楽々Document Plus」の導入実績・効果

4.「楽々Document Plus」の導入実績・効果

それでは、実際に「楽々Document Plus」を導入した場合の効果を紹介します。

4-1. ISO文書管理の効率化

製品のマニュアル書や工程表は正しく管理する必要があります。特に、ISO文書は正しく紐づけ、必要な書類を瞬時に取り出せるようにしておかなければなりません。OCR機能や属性項目による紐づけなどの機能が付いているため、「楽々Document Plus」はISO文書管理の効率化に最適です。

製造業などで多く採用されている文書管理システムで、検索した資料だけではなくて、関連資料も取り出せるということで、導入した企業は生産性が上がったことを実感しています。

4-2. 検索時間の高速化

他の文書管理システムと比較しても、「楽々Document Plus」は、高速な書類検索を実現しています。また、フォルダ名やファイル名での検索だけではなくて、全文検索や属性検索もできるため、さまざまな方法での検索が可能です。

そのため、大量の個人情報を扱う人材紹介会社などで。は活用されています。住所ごとのお客様情報や、勤務日ごとのお客様情報に絞り込みができるので大変便利と評判です。

5.「楽々Document Plus」の効果的な使い方

5.「楽々Document Plus」の効果的な使い方

さまざまな会社で利用されている「楽々Document Plus」ですが、より便利に利用するための効果的な使い方を確認しておきましょう。

5-1. 複合機との連携

「楽々Document Plus」を導入した際は、複合機を連携させましょう。複合機で読み取った資料は、全てシステムでデータ化されて自動保存されます。

複合機で読み込んだデータをWordやExcelなどのデータで出力できるため便利です。

5-2. スマホやタブレットからアクセスする

「楽々Document Plus」を導入した場合は、スマホやタブレットからもシステムへログインできるように設定しましょう。スマホで書類を取り出す際は検索機能が大活躍します。

必要な資料に関するワードを入力するだけで、関連書類を簡単に取り出すことが可能。外出先や出張先で、いつでも必要な文書を取り出せるようになるので、業務効率化が大幅にアップします。

5-3. セミナーの活用

「楽々Document Plus」は、頻繁にバージョンアップしており、その都度、便利な新機能が付いています。

他の文書管理システムと比較しても、新機能が追加されるスピードは非常に速いので、開発会社が主催するセミナーへ参加することで、「楽々Document Plus」の効果的な活用方法を学習できるでしょう。

6. まずは「楽々Document Plus」の無料体験を

6. まずは「楽々Document Plus」の無料体験を

文書管理システム「楽々Document Plus」が気になった方は、問い合わせをしてみましょう。

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7. まとめ

7. まとめ

「楽々Document Plus」は、ISO文書管理や契約書管理など、正しい保管方法が求められる書類を大量に取り扱う企業にオススメの文書管理システムです。

フォルダ名やファイル名での検索だけではなくて、属性項目での検索や全文検索によって、必要な書類や関連書類を瞬時に取り出すことが可能です。文書検索や文書作成を強化したい場合は、「楽々Document Plus」の導入を検討してみましょう。

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著者

imitsu編集部

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