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公開日:2020年07月03日 更新日:2020年07月03日

「クラウドサイン SCAN」の評判と実態【2020年最新版】

クラウドサイン SCAN

「クラウドサイン SCAN」は、東京都港区に本社を置く弁護士ドットコムが運営する、契約書に特化した文書管理システムです。膨大な手間と時間がかかりがちなスキャンやデータ入力の作業をすべて任せられるので、既存の紙の契約書のデータ化を容易に行うことができます。

この記事では、10万件以上の利用実績をもつ発注業社比較サービス「アイミツ」が、「クラウドサイン SCAN」について徹底調査。サービスの特徴や利用するメリット、導入事例などを紹介していきます。

目次
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<総評>「クラウドサイン SCAN」は契約書管理を効率化するサービス

事業を拡大させるなかで、契約を締結するたびに増えていく契約書。重要な書類であるからこそ、管理には労力とコストがかかってしまいがちです。

「クラウドサイン SCAN」は、そのような悩みを解決できる文書管理システムです。紙の契約書を簡単にデータ化できるので、スキャンやデータ入力といった煩雑な業務を手放すことが可能。契約書の検索ができるのはもちろん、契約更新・終了を知らせるアラート機能も搭載されているので、ストレスフリーな契約書管理が実現するでしょう。

以下からは「クラウドサイン SCAN」を導入するメリットを紹介しますが、「とにかく急ぎで自社にぴったりな文書管理システムが知りたい」という場合は、「アイミツ」までお気軽にお問い合わせください

「クラウドサイン SCAN」の5つのメリット

紹介したような特徴がある「クラウドサイン SCAN」ですが、活用することで次のようなメリットがあります。

契約書のスキャン・データ入力の手間が省ける

「ペーパーレス化の流れに乗って契約書をデータ化したいが、スキャンやデータ入力に割ける時間や人員が足りない……」という悩みを抱える会社は少なくないのではないでしょうか。

「クラウドサイン SCAN」を利用すれば、紙の契約書のスキャンからクラウドサイン上への情報入力、データのインポートまでをすべて任せることができます。一切の手間をかけずに契約書がデータ化でき、効率的な書類管理環境が整えられるのは大きな魅力です。

探している契約書がすぐに見つかる

文書管理システムを選定する際は、検索生の高さも大切なポイントの1つです。

「クラウドサイン SCAN」では、契約締結日や自動更新の有無、部署名といった情報から契約書の検索が可能。さまざまな部署から契約書照会を依頼された場合でも、スピーディーに作業を進めることができます。
契約書を探す時間が大幅に削減されれば、そのぶん本来の業務にあてられる時間が増えるので、業務効率の向上にも効果的だといえるでしょう。

契約更新日・終了日の管理が可能

「クラウドサイン SCAN」は、契約書だけでなく、契約そのものの管理にも役立つ文書管理システムです。

契約の更新や終了の管理機能が搭載されており、更新日や終了日が近づくと管理者に自動でアラートメールが送信されます。この機能を活用すれば、契約の延長や終了にともなう業務漏れを未然に防ぐことが可能です。

また、意図しない自動更新を回避するためのストッパーとしても頼りになる存在といえるのではないでしょうか。

契約書を安全に守れる

契約書には機密情報が含まれていることも多いので、文書管理システムを選ぶ際にはセキュリティ面も重要な要素だといえます。

「クラウドサイン SCAN」では万全のセキュリティ対策を施し、顧客企業の大切な情報を守っています。アップロードされた契約書データは暗号化して保存されるほか、顧客企業と「クラウドサイン SCAN」間の通信もSSL/TLSで常に単号されているため、盗聴や傍受・改ざん・なりすましなどのリスクを回避できます。

紙の書類を倉庫に預けることも可能

事業を続けるなかで、契約書が蓄積していくのは避けられないものです。重要な情報が多く含まれている書類なので、データ化したあとにどこに保管すべきかを迷っている方もいるでしょう。

「クラウドサイン SCAN」は、そうした悩みにも応えられる文書管理システムです。契約書のデータ化したあとに、紙の契約書を倉庫に預けられるオプションが用意されているので、常にコンパクトなオフィスを保ちたいという方にもうってつけといえます。

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徹底調査で分かった「クラウドサイン SCAN」を使うべき人・会社

紹介したメリットを踏まえ、「クラウドサイン SCAN」は一体どんな人・会社が使うべきなのか、具体的にお伝えします。

業務効率化を進めたい会社

「クラウドサイン SCAN」は、一切の手間をかけることなく紙の契約書をデータ化できるため、「紙の契約書をデータ化したいけれど、時間と手間を考えるとなかなか踏み切れない」という会社におすすめです。データ化された契約書の情報は簡単に検索することができるので、過去の契約書の内容を確認する場合の手間と時間の大幅な削減が可能となります。

くわえて、契約の更新日や終了日のアラート機能など、契約そのものの管理がスムーズになる機能が搭載されているのも魅力的なポイント。「クラウドサイン SCAN」は、契約に関するさまざまな業務をストレスフリーにしてくれる文書管理システムだといえるのではないでしょうか。

契約書の保管に困っている会社

契約書の保管場所や保管方法に課題を抱える会社にも、「クラウドサイン SCAN」がおすすめのサービスです。データ化した紙の契約書を倉庫で保管するオプションが用意されているので、オフィスのスペースを圧迫することなく契約書を保管することができます。

また、顧客の契約書データをセキュアな環境で保管しているのも「クラウドサイン SCAN」の魅力の1つ。データや通信の暗号化はもちろん、2段階認証によるアカウト保護など、万全のセキュリティ対策を講じています。また、保管されているデータのバックアップも入念に行われているので、万一の事態でもデータ紛失のリスクがありません。

文書管理システム「クラウドサイン SCAN」は、大切な契約書を便利に・安全に保管したい方に適したサービスだといえるでしょう。

契約書の検索性を上げたい会社

「クラウドサイン SCAN」は、「契約書探しをスムーズにしたい」と考える会社にもおすすめできる文書管理システムです。

契約書の数が多い企業では、求めている契約書を探すのに手間と時間がかかりがちです。法務部門ですべての契約書を管理している場合などは、他部署から照会依頼があった際の対応が大きな負担となっているケースもあるのではないでしょうか。

「クラウドサイン SCAN」では、契約締結美や自動更新の有無、部署名などの情報から契約書の検索が可能です。探している契約書をスピーディーに見つけることで本来の業務に集中できるようになるため、組織全体の生産性向上にも役立てられるでしょう。

「クラウドサイン SCAN」の料金プラン

「クラウドサイン SCAN」の利用料は、当初は都度見積もりとなっていましたが、2019年からはパッケージ型の料金体系での提供を開始しています。

【シングルプラン】
費用:320円/1部
1部あたりのページ数:1ページ

・プラン内容
スキャン作業、ファイル名付け作業に対応
付与される書類情報:契約者名、契約相手の名称、管理番号、契約締結日、金額

【マルチプラン】
費用:600円/1部
1部あたりのページ数:〜10ページ

・プラン内容
スキャン作業、ファイル名付け作業に対応
付与される書類情報:契約者名、契約相手の名称、管理番号、自動更新の有無、契約締結日、契約開始日、契約終了日、解約通知期限

いずれのプランも最低発注部数は400部です。また、スキャンした書類の保管には1,000部あたり1万円の書類保管費用がかかります。書類の返送料については、東京23区内は送料無料、その他の地域は送料別となります。

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「クラウドサイン SCAN」の導入実績・効果

ここからは実際に「クラウドサイン SCAN」を導入した企業の例を取り上げ、システム導入後にどんな効果があったのかをお伝えします。

株式会社A

「クラウドサイン SCAN」の導入事例ページ(弁護士ドットコム株式会社 https://www.cloudsign.jp/case/2019/10/16/scrap/ 参照)によると、体験型・参加型のゲームイベントの企画・制作を手がけるAでは、事業規模が拡大するなかで契約書の管理に課題を感じるようになったといいます。

これまでAには契約書をしっかりと管理する体制がなく、契約書がまとめられたバインダーが積み上げられているような状態でした。当時はデジタルデータとしての契約書の蓄積がなく、顧問弁護士に問い合わせをする際にも、弁護士側のもつデータを検索・参照していたそうです。

そうした状況を打破するべく、Aでは多くの社員が簡単に参照できるデータベースを作成することに。そこで導入したのが「クラウドサイン SCAN」でした。まずは、それまでにバインダーにまとめられていた約800件の契約書をデータ化。多くの社員が手軽に契約書を検索できるようになり、導入の効果を実感したとのこと。

今後は、さらなる検索生の向上のため、タイトルやメタデータの設定を工夫していくそうです。

B株式会社

「クラウドサイン SCAN」の導入事例ページ(弁護士ドットコム株式会社 https://www.cloudsign.jp/case/2019/05/15/nestle-scan/ 参照)によると、Bは世界最大級の食品飲料グループの一員として飲料や菓子、ペットフードなどの製造を行う会社です。

Bでは従来から「クラウドサイン」による契約書の電子化を進めていましたが、紙の契約書の管理には別のソフトウェアを用いており、事業部門から閲覧請求があった際には多くの時間と手間をかけて契約書を見つけ出す必要がありました。監査のある時期にはこうした業務が多く発生し、作業負担が大きいだけではなく、時には大切な契約書の原本を紛失しかけたことも。

そうした課題の解決のため、Bでは「クラウドサイン SCAN」の導入を決定。簡単に契約書が検索できるようになり、業務が劇的に変化したといいます。また、「クラウドサイン SCAN」で契約書データを取り込む際は、独自の項目の追加もできるため、この機能を活用してさらなる効率化を図っています。

くわえて、すべての契約書がクラウド上で管理できるようになったことで、在宅勤務がしやすくなったのもうれしい効果でした。更新期限のアラートにも大いに助けられているそうです。

まずは「クラウドサイン SCAN」の見積もりを

「クラウドサイン SCAN」は、手間をかけずに紙の契約書がデータ化できるサービスです。契約書の検索も容易に行えるほか、アラート機能も搭載されているので、契約書管理の効率化が実現するでしょう。

しかし、この記事でお伝えした情報はほんの一部にすぎません。「クラウドサイン SCAN」についてより詳しい情報が知りたいという方は、「アイミツ」から見積もりをとることをおすすめします。

まとめ

手間をかけずに紙の契約書がデータ化できるだけでなく、検索機能や高いセキュリティを備えた「クラウドサイン SCAN」は、「紙の契約書をデータ化したいけれど、手間と時間がかけられない」という場合におすすめのサービスだといえるでしょう。

しかし、文書管理システムの導入にあたっては、複数社のシステムを比較して検討することも大切です。アイミツ」では、「クラウドサイン SCAN」を含むおすすめの文書管理システムを比較した記事も公開していますので、あわせてご覧ください。

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著者

imitsu編集部

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