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文書管理システムGaroon（ガルーン）の評判と実態｜徹底した比較・調査結果をご紹介！
- 目次
社内に膨大な書類があって、情報管理ができていないと悩みを抱えている企業は多いです。
社内の情報共有は、会社の規模が大きくなるほど難しくなっていきます。しかし、適切な文書管理システムを導入すると、そのような問題を瞬時に解決することができます。
この記事では情報共有の悩みを抱えている企業にオススメの文書管理システム「Garoon（ガルーン）」を紹介します。
この記事では、サイボウズ社の文書管理システム「Garoon」の評判と実態を徹底的に解説していきます。文書管理システムの導入を検討している方は、ぜひ参考にしてみてください。
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＜総評＞「Garoon」はグローバル対応で画期的な文書管理システム
結論からお伝えすると、「Garoon（ガルーン）」は海外拠点を持っている企業や情報共有者が多い中堅企業や大手企業に最適な文書管理システムです。
「Garoon」は文書管理だけではなく、従業員のスケジュール情報、勤怠管理、電子メールなどの社内情報を1つに集約可能なグループウェアとして提供されています。
バラバラになっている情報を1つに集約することにより、情報整理をしながら他部署や他拠点間の情報共有が強化できます。結果として生産性の向上につなげていくことができます。
「Garoon」は、サイボウズ社が開発した国産のグループウェアですが、日本語だけではなく、英語や中国語の3ヵ国の言語に対応しています。そのため、海外拠点がある企業にオススメのシステムです。各拠点のタイムゾーンがシステムに反映されるので、その点でも海外拠点を有する企業におすすめと言えるでしょう。
カスタムアプリが作成できる点も大きな魅力です。サイボウズ社は「kintone」というクラウドサービスを提供しており、連携することでカスタムアプリを簡単に作成できます。その点で「Garoon」はグローバル対応で、画期的な文書管理システムであるといえます。
他の文書管理システムと比べてどうなのか
「Garoon」はグループウェアで、文書管理だけではなく、スケジュール、メール、ワークフローなど社内のあらゆる情報を集約して共有することができる画期的なシステムです。
「Notes」「Exchange Server」など、他のグループウェアにはない「Garoon」ならではの強みとして、カスタムアプリの作成のしやすさが挙げられます。
グループウェアを長期間運用していると、書類作成の効率化やシステムの連携などカスタマイズをしたい事柄が出てくると思います。サイボウズ社は、「kintone」というクラウドサービスを用意しているためカスタムアプリを簡単に作ることができるのです。
| Garoon | |
|---|---|
| 総評 | 社内の情報を1つに集約できるグループウェア。 日本語だけではなく、英語や中国語にも対応しているため海外拠点がある会社に適しています。 カスタムアプリが作成しやすいことが大きな強みです。 |
| 機能性 | ★★★★★ 5点 |
| サポート体制 | ★★★☆☆ 3点 |
| 料金 | ★★★☆☆ 3点 |
| 使いやすさ | ★★★★★ 5点 |
| 導入実績 | ★★★★★ 5点 |
| 特徴 | タイムゾーン対応のスケジュール管理表が完備！海外拠点がある企業に最適 |
| 文書管理にとどまらない社内情報を1つに集約するグループウェア | |
| サイボウズ社のアプリを活用してカスタムアプリも簡単に作成可能 | |
| メリット | タイムライン型の情報共有が可能 |
| 海外の各拠点のタイムゾーンに対応 | |
| 他社のグループウェアからの移行も簡単 | |
| プラン名 | クラウド版プラン・セキュアアクセス・ディスク増設 |
| 対応デバイス | PC・スマホ・タブレット |
| 使用をおすすめする会社の特徴 | 中堅規模・大規模の会社 |
| 海外拠点がある会社 | |
| 導入実績 | 4,100社 |
| 企業名 | サイボウズ株式会社 |
| サービス開始日 | 2002年2月 |
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1.「Garoon」の3つのメリット
まずは、「Garoon」のメリットについて解説します。
1-1. 3ヵ国語に対応している
「Garoon」は、日本語・中国語・英語の3ヵ国語に対応しています。海外に拠点がある企業の場合は、さまざまな言語に切り替えて利用することができます。また、スケジュール機能も備えています。スケジュールは各人のタイムゾーンで表示されるため、海外拠点とのスケジュール調整もスムーズに行えます。
1-2. タイムライン形式のスピーディーな連絡が実現
「Garoon」の魅力はグループウェアということ。文書管理の機能を備えつつも、組織でスケジュールや情報共有を行うこともできます。例えば、フォルダに新しいファイルをアップロードした後、通常は相手にファイルをアップロードしたことを報告しなければいけません。
しかし、「Garoon」であれば「通知の設定」という機能を利用することで新しいファイルをアップロードした際に更新通知が自動的に送信されます。そのため、ファイルをアップロードした報告の必要がなくなります。人的ミスの防止にもつながるでしょう。
アプリも用意されているため「自動プッシュ通知」設定も可能です。アプリを使いこなすことができれば、タイムライン形式のスピーディーな連絡が可能となります。
1-3. 他社のグループウェアからの移行が簡単に可能
「Notes」「Google Apps」「desknet’sNEO」「Exchange Server」などのグループウェアから、「Garoon」への移行が簡単に行えることもポイントです。各種アクセス権限も設定できるのでセキュリティ対策もできます。
先述した通りカスタムアプリが作成できるので、業務効率化を図りたいという企業から、「Garoon」は高評価を獲得しています。
2. 徹底調査でわかった「Garoon」を使うべき会社
紹介したメリットを踏まえ、実際に「Garoon」の導入に向いている会社を確認していきましょう。
2-1. 海外に拠点がある会社
「Garoon」は日本語、中国語、英語の3ヵ国語に対応しているグループウェアです。3ヵ国語に対応しているグループウェアは数少なく、魅力的といえます。国に合わせたタイムゾーンに対応していることもポイントでしょう。
各人のタイムゾーンに合わせてスケジュール表の空き時間が表示されるので、直感的な操作で海外拠点の人ともスケジュール調整を行うことができます。拠点のタイムゾーンを気にしないでアポイントを取ることができて大変便利です。
2-2. スピーディーな情報共有を希望する会社
「Garoon」には、専用アプリが用意されています。専用アプリには自動プッシュ通知の設定が用意されているため、うまく活用できれば業務効率化につながるでしょう。
2-3. 社内情報を一元的に集約したい会社
書類、電子メール、各従業員のスケジュールなど1つのシステムに集約することができることも「Garoon」の魅力です。
1つのシステムに社内情報を集約させることによって、業務効率化につながります。また、プロジェクトの進捗管理状況などもチームで共有できるようになるでしょう。単なる文書管理にとどまらず、あらゆる連絡をスムーズに行えるようになります。
3.「Garoon」の料金プラン
次に「Garoon」の料金プランを見ていきましょう。
「Garoon」には「クラウド版」と「パッケージ版」の2種類が用意されています。
パッケージ版を利用したい場合はサイボウズ社へ問い合わせをして見積依頼してみてください。
クラウド版はユーザー数に応じて月額利用料金が変わります。追加オプションで、セキュアアクセスやディスク増設が可能です。クラウド版の価格は以下の通りです。
【クラウド版価格表】
月額利用料金：845円（税抜） / 1ユーザー
※契約プラン：1～300ユーザー
※ディスク容量は、1ユーザーあたり5GBが用意されます。
【追加オプション】
セキュアアクセス・・・月額利用料金：250円（税抜） / 1ユーザー
ディスク増設・・・月額利用料金：1,000円（税抜） / 10GB
4.「Garoon」の導入実績・効果
ここまで「Garoon」の実態について説明をしてきました。「Garoon」は5,000社以上の企業に導入されている実績がありますが、実際にどのような効果があったのかを見ていきましょう。
4-1. 基盤を構築して理想のチームワークを実現
「Garoon」はKDDI株式会社やSBSホールディングス株式会社などの大企業や中堅企業に導入されています。とくに大企業はメーカー、ベンダー、ユーザーなど多くの人と情報を共有していく必要があります。
「Garoon」を利用することで情報をタイムライン型で共有できるようになるので、時差のあるメンバー同士でもストレスレスで状況の共有が可能になります。「Garoon」を活用してグループウェアの基盤を構築することで理想のチームワークが実現可能です。
5.「Garoon」の効果的な使い方
数多くの企業が「Garoon」を導入して業務効率化しています。ここでは、各社の導入実績をもとに、「Garoon」をより効果的に使う方法について紹介します。
5-1. タイムゾーン対応のスケジュール表を活用する
「Garoon」は、海外拠点との情報共有に優れています。それぞれのタイムゾーンに対応したスケジュール管理表は直感的な操作性で、誰でも簡単に使いこなせます。国内外にたくさんの拠点がある企業の場合は、大幅な業務効率が見込めるでしょう。
5-2. タイムライン型の連絡手段を活用する
「Garoon」はアプリが用意されており、スマホやタブレットなどからもログインできます。アプリには自動プッシュ通知機能がついているため、リアルタイムでメールの受信やファイルの更新情報、スケジュール調整の通知が届きます。
リアルタイムで状況共有できる環境が整備されていくことで、ストレスのない社内コミュニケーションが実現できます。
5-3. グループウェアの性能の向上
パソコン以外からのデバイスからもログインできるため、他のグループウェアから「Garoon」に移管する企業も多いようです。サイボウズ社はアプリの開発に強い会社で、「Kintone」のクラウドサービスと連携させることによって、カスタムアプリも作成することができます。
6. まずは「Garoon」の無料体験を
「Garoon」の導入を検討している方は、「クラウド版30日間無料お試し」「パッケージ版60日間お試し」のトライアル体験へ申し込みをしましょう。
30日間のトライアル期間後に本契約をした場合は、そのままデータを引き継いで利用が可能です。申し込みは「Garoon」の公式サイトからできます。
7. まとめ
「Garoon」は文書管理だけではなく、スケジュール・勤怠管理・メールなどの社内情報を1つに集約することができるグループウェアです。導入することで情報共有が難しいと言われている中堅企業や大企業での情報共有の問題も改善されるでしょう。
カスタムアプリの作成が容易にできることも魅力です。文書作成を効率化したい、データを連携させたいなど、運用している最中に様々なニーズが出てくることもあると思います。カスタムアプリの作成が安易であればそのような要望にも対応できます。業務効率化や生産性を意識したい人は「Garoon」の導入を検討してみましょう。
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