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社内Wikiとは?メリットや使い方、おすすめのツール5選を徹底比較

更新日:2018年12月20日 | 公開日:2018年12月20日

総務省が推進する「働き方改革」の実現。企業における業務改善や、属人化からの脱却が注目を浴びています。ただ、社内情報の共有化が課題となっている企業が多いのが現実のようです。その課題を解決するツールとして、社内Wikiが注目されています。

この記事では社内Wikiとは、どのようなものなのか、メリットや注意点、活用事例などを紹介。さらにおすすめの社内Wikiツールについても、比較・紹介していきます。
社内Wikiツールの導入を検討している方は、ぜひ各ツールを比較して参考にしてください。

1. 社内Wikiとは

1. 社内Wikiとは

ハワイ語で「速い」を意味する「wikiwiki」。「Wiki」は、その言葉が元になっています。
「社内Wiki」とは社内にある情報を体系的にまとめ、ブログ形式で内部公開。そのシステムを用い、社内における情報共有と、円滑なコミュニケーションを実現するツールです。「Wikipedia(ウィキペディア)」をご存知の方は、多いと思います。イメージとしては、Wikipediaの社内版のようなものです。

「あの人がいないと分からない」「あの人がいないとできない」……。働いていると、よくある問題です。特定の人に依存してしまう主な原因は、情報が共有されていないこと。あるいは、やり方が分からないという点にあります。

社内Wikiを導入することで、社内のノウハウや共有事項などを一つに集約することが可能。いつでも誰でも、閲覧・参照ができるようになります。仕事をする上で分からない点があったり、忘れたりした際に社内Wikiを確認。欲しい情報を、得ることが可能です。また、社内の情報が集約しているため、メンバー間のコミュニケーションが円滑。ほかにも、情報伝達の効率化なども期待できます。

有料で高機能のものから、オープンソースで無料で使えるものまで。社内Wiki用のツールは、さまざまなものがあります。

1-1. 社内ノウハウなど、情報が蓄積できる

社内Wikiを利用することで、一部の部署や個人しか知らなかった情報を1つの場所に集約することが可能。社内全体で、情報共有が実現できます。この情報の共有化を継続していくことで、社内に情報が蓄積。会社の貴重な財産となります。

「新人が入社するたびに、毎回説明しないといけない」「どこに何の資料があるのか分からず、毎度探している」などの状況を解決。社内Wikiで情報やファイル、仕事のノウハウややり方などを共有。必要なとき、すぐに閲覧することができます。

たとえば、紙ベースで情報を管理する場合。その情報を編集するのに、時間も手間もかかります。それと比較して社内Wikiだと簡単に編集し、すぐに新しい情報を共有することができます。

1-2. ほしい情報をすぐに手に入れることができる

企業設立からの年月の経過や企業規模の拡大にともない、社内のルールやマニュアルなどもますます増える傾向に。そして情報が多くなるほど、欲しい情報を見つけることが難しくなります。

社内Wikiには、検索機能があります。情報量が多くなっても、欲しい情報を簡単に閲覧することが可能です。仕事のやり方が分からないとき、社内wikiで検索するだけで簡単に解決につながることもあります。

社内Wikiの導入前と比較すると、大きな差があることに気がつくでしょう。それまでは人に聞いたり、自分で探したりしないと分からなかった情報をすぐに確認。仕事の効率化につながります。すでに共有された情報についても、後で簡単に編集や更新することが可能です。

また、タグ機能がついている社内Wikiツールもあるので、さまざまな活用ができます。

2. 社内Wikiを活用する際の注意点は?

2. 社内Wikiを活用する際の注意点は?

社内Wikiでできることやメリットについて、お分かりいただけたと思います。それでは、注意すべき点としてどのようなものがあるのでしょうか。ここでは社内Wikiを活用する際の注意点について、説明します。

2-1. 書き込みを習慣づけないと、効果が得られない

社内Wikiは、導入することがゴールではありません。情報が蓄積されて、はじめて社内Wikiは情報共有ツールとして活用することができます。そのため情報がある程度蓄積されないと、その効果は実感できません。

まずは、書き込みを習慣づける必要があります。その施策として、以下のようなものが挙げられます。
■利用ルールやひな形(テンプレート)を作る
■社内メンバーがアクセスせざるを得ない目的を作る
■気軽に書き込める環境を作る

社内Wikiを定着化させるためには、利用する側のハードルを大きく下げること。それが、有効な方法といえるでしょう。

2-2. 社内Wikiの管理者を決めておく必要がある

権限設定にもよりますが、社内Wikiは誰でも入力でき、いつでも閲覧ができます。ただし、各メンバーが好きなように入力・編集をした場合は、間違った情報をそのまま放置する可能性があります。また誤って情報を削除したりすることもあるでしょう。

社内Wikiの導入・運用に際し、管理者を必ず決めるようにしましょう。管理者は投稿された情報を確認したり、さまざまなテンプレートを作ることが必要です。そして、社内Wikiを利用しやすい環境を作り、使ってもらうよう呼びかけていく必要があります。

また、セキュリティ的に問題ないかどうかについても、社内Wikiの導入時に確認しておかなければなりません。

3. 社内Wikiを活用すべき人は?

3. 社内Wikiを活用すべき人は?

社内Wikiのメリットや注意すべき点について、紹介しました。それらを踏まえて、どんな人が社内Wikiを活用すべきなのか、説明していきましょう。
組織の現状と照らし合わせ、社内Wikiを活用すべきかどうか検討してみてください。

3-1. 属人化を防ぐ仕組みを作りたい人

社内Wikiは、情報共有をすることに適しています。会社のルールやマニュアル、各メンバーのノウハウや知識の集積に役立つでしょう。各メンバーの能力に依存していた部分を、情報として共有。会社全体のノウハウとして残るともに、他のメンバーのスキルアップにもつながります。属人化を防ぐために、社内Wikiは会社・組織に適したツールと言えるでしょう。

また社内Wikiを、組織・プロジェクト単位でも活用。情報の共有化だけではなく、業務改善にもつなげることができます。
制限なく書き込みができる場を用意することで、個人の気づきによる業務改善が期待できます。また、コミュニケーションの活性化などの効果も見込めるでしょう。

3-2. 何度も繰り返している作業を効率化したい人

社内のルールやマニュアルは、理解してもらう必要があります。その都度、文書の印刷や配布を行うのは、非常に大変です。また会社には、山積しているものの一本化されていない情報も少なくありません。
このような状況を打開するために、社内Wikiに必要な情報を明文化・集約するのは有効な手段です。

社内Wikiに情報がまとまっていれば、「ここに資料があるので参照してください」の一言ですませることができます。社員の入れ替わりが激しい会社の場合、教育・研修は重要な経営課題になるはずです。社内Wikiの導入・運用は、その解決に一役買うに違いありません。

4. 社内Wikiの活用事例

4. 社内Wikiの活用事例

社内Wikiをより効果的に活用するために、どのような方法があるのでしょうか。ここでは社内Wikiの活用事例について、説明していきます。

4-1. プロジェクト管理に利用する

社内Wikiは、プロジェクトの進捗管理表として利用できます。社内Wikiを開けば、プロジェクトの進捗が一目瞭然。下にスクロールしていくと、タスクごとに状況が把握できます。

社内Wikiは、全員参加型のツールです。プロジェクトに携わる全員が情報を入力・閲覧できます。情報を体系的に見ることで全体のプロジェクト進捗状況を把握。またメンバーが自分の進捗状況を日々更新することで、それが個人の進捗報告書にもなるでしょう。

RSSフィードによる、更新情報配信が可能なツールもあります。これを活用することによって、チーム間の連携もスムーズに図ることが可能。また、プロジェクトのデータベースとして、複数チームで社内Wikiを活用するのも有効な手段です。

4-2. 社内用語集として利用する

企業や組織・プロジェクトにはそれぞれ固有の、または業界特有の用語が存在する場合があります。入社したばかりの社員は、その意味を理解するのに苦労することでしょう。先輩社員は、その都度それを教えるのを煩わしいと感じるかもしれません。社内Wikiは、そんな場合にも役立ちます。
情報は、プロジェクトやチーム内のものだけではないはずです。他の職種や事業部に用語の意味を理解してもらいたい場合にも、大いに役立ちます。作成された用語集は、そのまま貴重な成果物になるでしょう。組織やプロジェクトに関連するメンバーで、共有することも可能です。

社内Wikiには、オートリンク機能を持つものもあります。関連するページに、自動でリンクを貼ることも可能。情報の蓄積と更新を、進めていくことができます。

5. おすすめの社内Wikiツール5選

5. おすすめの社内Wikiツール5選

ここまで、社内Wikiのメリットや注意点、活用すべき人・活用事例などについて紹介してきました。社内Wikiの導入・運用によるメリットについては、理解していただけたと思います。
社内Wikiツールには、ざまざまな種類があります。ここでは、人気の高い5つの社内Wikiツールについて、紹介していきます。

5-1. Confluence

Confluence

「Confluence」を開発・販売している「アトラシアン(Atlassian)」。オーストラリアのシドニーに本社を置くソフトウェア企業で、法人向けのソフトウェアを開発しています。

Confluenceは、Java言語で作成された社内Wikiで、インストール型・クラウド型の製品があります。プロジェクトの作成や共有、コラボレーションを一元管理。プロジェクトをより速く前進させることのできるツールです。日本でもヤフーやリクルートライフスタイルなどの大企業をはじめ、多くのベンチャー企業でも導入されています。

ミーティング議事録や製品要件など、さまざまな種類のフォーマットが用意されていること。それが、Confluenceの特長の一つです。ドキュメントを簡単に作成・共有し、それにコメントをつけて議論をすることもできます。また、自分が関係するドキュメント類を「ウォッチ」しておけば、更新が発生するたびに通知。オンタイムで、情報を得ることができます。

5-2. Crowi

Crowi

「Crowi」は、「Crocos Wiki」からはじまったオープンソフトウェアの社内Wikiツール。料金はもちろん、無料です。インストール型のアプリだから、すぐに使えます。

Crowiは、コミュニケーションツールとしてのWikiという思想で開発。シンプルで見やすいデザインが特長の一つです。またツリー形式で記事を紐づけられるため、情報が見やすく探しやすいと言えるでしょう。

全文検索やユーザー管理、マークダウン記述や資料のプレゼンテーション機能も装備。カスタマイズもしやすくなっています。たとえば上位ページで一つのテンプレートを用意すれば、下位のページでもそれらが適用可能。日報やタスク管理などの連絡用ツールとしても使えます。

記事を閲覧した人のアイコンが並ぶ「見た人機能」や、「いいねボタン」もサポート。すべての形式のファイルが、アップロードできることも魅力です。

5-3. Docbase

Docbase

「Docbase」は「株式会社クレイ」が開発・販売する、有償のクラウド型社内Wikiツールです。「小さくはじめて、情報を育て、チームを育てる」をコンセプトに開発。さまざまなグループを作成して、情報共有できることが特長です。たとえば組織を成長させるための情報を、社内外を問わず共有できます。

Docbaseは、グループ作成が可能になっています。そのため、グループ単位・ドキュメント単位での権限が設定でき、セキュリティにも配慮した設計がされています。

組織全体で使える、柔軟な権限設定と利便性。そして高い安全性。DocBaseが選ばれている理由は、そこにあります。マークダウンにも対応しており、使いやすい検索機能や柔軟性に富んだ通知機能も装備。

また、メールやSlack、Chatworkなどのツールと連携。リアルタイムで、情報やドキュメントを社内全体に共有できるという特長も持っています。

5-4. NotePM

NotePM

「NotePM」は「株式会社プロジェクト・モード」が2016年4月にリリースした、クラウド型の文書管理システム。「ほしい情報、すぐ見つかる」をコンセプトとしたドキュメント専用で、有償の情報共有サービスです。

ミーティング議事録や設計書、社内マニュアル、ノウハウ集…。さまざまなドキュメントをWebで効率的に管理することができ、以下の特長があります。
■Webで文書が作成でき、気軽に情報共有できる
■フォルダで階層化でき、情報を整理しやすい
■ファイル全文検索により、欲しい情報を探せる
■既読状況が分かり、ページを見た人や参照時間の閲覧履歴を一覧表示できる
■人気のチャットサービス「Slack」「HipChat」「ChatWork」と連携できる

NotePMでページ作成やコメント追加などがあった際は、チャットサービスへの通知も可能です。また、SSL暗号化通信や2段階認証、アカウントロック機能…。さまざまな角度からセキュリティ面での対策・運用を実施していることも、特長の1つです。

5-5. Slack

Slack

Slack」は、2013年にアメリカでリリースされたビジネスチャットツールです。社内Wiki用のツールではありませんが、人気のツールです。2018年現在、全世界で800万人以上のユーザーが利用しています。

Slackの人気の理由は、圧倒的な柔軟性にあります。Slackなら、単なるチャット機能だけではなく、外部サービスと連携することで仕事を進めることが可能。Twitterやメール、Googleなどの各種アプリやツールとの連携機能が、大変充実しています。

その連携機能の一つとして、SlackにWikiの機能を搭載できるボットサービスがあります。「Slicki」というサービスを利用することで、グループ内でさまざまな情報を編集しながらwebページを作成。共有できるWikiの機能を、Slackに搭載できます。
使い方は至ってシンプル。「/slicki」というコマンドを入力するだけです。Slackには無料版もあります。使いやすいツールのため、社内Wikiとしての利用も選択肢の1つとなるでしょう。

6. まとめ

6. まとめ

社内Wikiを活用することで、社内にノウハウや情報が蓄積されます。また業務改善や属人化を防ぐ手段になることも、理解していただけたと思います。

一般的に規模の大きい企業ほど、横の連携が取りにくいものです。また、必要な情報にアクセスすることも難しくなる傾向にあります。働き方改革が進む昨今、情報の共有化を行うことで業務の効率化を図ることが重要です。
社内Wikiは大規模な投資を必要とせず、気軽に導入することが可能。企業体質を改善してくれる可能性を持ったツールです。

しかしながら、社内Wikiを導入しても情報が入力されず、情報の共有化が進まないケースもあります。自社に適した使いやすい専用の社内Wikiツールを使い、入力の手間を軽減することが求められるでしょう。

また、いずれかのWikiで運用を開始すると、他のWikiツールへの移行が難しくなります。あらかじめ会社の規模やスキル、目的に合わせた最適な社内Wikiツールを選択することが重要です。
情報共有による業務効率化の実現に加え、企業体質改善のためにも社内Wikiの導入を検討してください。

【番外編】社内でのコミュニケーション不足を解消したいならビジネスチャットツールという選択肢も

社内でのコミュニケーション不足を解消したいならビジネスチャットツールという選択肢も

社内Wikiの概要やメリット・注意点について、紹介しました。情報の共有化やノウハウの蓄積において、社内Wikiは大きな力を発揮してくれるでしょう。
ちなみに社内情報を共有化するツールとしては、社内Wiki以外にも「社内チャット」や「社内SNS」があります。単に社内でのコミュニケーション不足を解消したい場合は、「ビジネスチャットツール」を利用するという選択肢もあります。
ここでは、ビジネスチャットツールの中でも人気の「チャットワーク(Chatwork)」と「LINE WORKS(ラインワークス)」の概要やメリットなどを紹介しておきましょう。

チャットワーク(Chatwork)

チャットワーク(Chatwork)

チャットワーク(Chatwork)」は、ChatWork株式会社が2011年にリリースしたクラウド型のビジネスチャットツール。他のビジネスチャットツールと比較して「機能が充実していて使いやすい」と評判です。
現在では196,000社(2018年10月末日時点)に導入。国産のビジネスチャットツールのNo.1へと成長を遂げました。

チャットワークのメインの機能である「グループチャット機能」。それを利用することで、任意のグループ内でリアルタイムにコミュニケーションをとることができます。

ほかにも、仕事の効率化を実現するためのさまざまな機能があります。コミュニケーション不足を解消したい会社・組織には、大きなメリットのあるツールです。

LINE WORKS

LINE WORKS

LINE WORKS(ラインワークス)」は、ワークスモバイルジャパン株式会社が2017年に提供を開始した「ビジネス版LINE」といえるビジネスチャットツール。LINEをベースとした、UIになっています。他のビジネスチャットツールと比較すると、「カジュアルで汎用性が高く、使いやすいUIが魅力」と評判です。

まだリリースして間もないLINE WORKSですが、2018年2月時点で導入社数はグローバルで1万社にのぼります。

LINE WORKSでは「トーク機能」と呼ばれる機能により、リアルタイムにコミュニケーションをとることが可能。LINEでお馴染みのチャットやスタンプ、既読機能も使うことができます。LINEを使用している人には、大変使いやすいツールです。

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