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クラウドPBXとは?|IP-PBXやビジネスフォンとの違いまで徹底解説

電話しようとしている人

現在さまざまな企業で、クラウドPBXが注目を集めています。

これまで、電話回線をつなぐ主装置を社内に設置するのが従来のPBXの運用が主流でした。しかし、社内にPBXを設置するのではなく、クラウド上にPBXを設置し、インターネットを利用して回線を繋げるという新しい方法が登場したのです。

クラウドPBXとは、どのようなサービスで、従来のPBXとの違いはどこなのでしょうか。この記事では、クラウドPBXについて詳しく解説します。自社のニーズに見合った最適なPBXを選択するためにも、じっくり読んでみてください。

目次

1.PBXとは

PBXとは、企業内部に設置された電話回線の交換機(主装置)のことを指します。PBXがあることで、電話の回線接続を自由にコントロールを実現しています。

また、内線同士の接続内外線の受発信も、コントロールできます。離れた場所にあるPBX同士を繋げることで、広域内線網を構築することも可能です。

実際、コールセンターやサポートセンターなどで、PBXは利用されています。UnPBXでは、着信制限を行うことができますが、小規模のPBXでは制限をかけられないため注意しましょう。

また、最近では、VoIPの機能を持ったPBXも登場しており、IP電話と繋げることもできるようになりました。

1-1.PBXの種類

PBXの種類は、大きく次の3つの種類に分けられます。

1.レガシーPBX
1890年から導入された歴史が長いPBXです。レガシーPBXは、何度も改良されていて、建物内の主装置という現在の形態に至っています。

レガシーPBXは、電話機を接続して、電気信号を流し通信を行うスタイルのPBXです。拠点ごとにレガシーPBXを設置する必要があり、電話回線が届く範囲でしか電話機を接続できません。

2.IP-PBX
IP-PBXは、外線をIP電話に振り分けることができます。また、インターネット回線を利用することで、内線通話システムが構築可能です。

複数の拠点を持っている場合は、拠点間同士で内線電話をかけられるため、大変便利です。

3.web上クラウドPBX
web上クラウドPBXは、クラウド上にPBXを設置して、インターネットを利用して運用します。インターネットに接続した端末を内線化することができます。

制御などもIPベースで処理できるため、大変便利です。

1-2.PBXの機能

内線電話の魅力は、通話料が無料になるという点が大きいでしょう。PBXで各拠点の電話回線を結べば、他拠点と内線通話ができます。通信料のコストダウンだけではなく、PBXにはビジネスで役立つ機能が豊富に用意されています。

たとえば、しつこい電話営業をかけてくる会社に対して、1回1回応答していたら、業務効率が下がることもあるでしょう。また、拠点によって営業日が異なるため、事務所内の従業員が定休日の際に、着信電話を他拠点へ転送したいという思うこともあるのではないでしょうか。

そのような悩みは、PBXに付いている機能を利用することによって、解決できます。ここから、PBXの機能について詳しくお伝えします。

1-2-1.発着信制御

会社には取引先の電話以外にも、営業電話がたくさんかかってきます。営業電話の応対をすることによって、業務の効率が下がってしまうという悩みを抱えている人も多いでしょう。

また、発信をする場合でも、従業員の私用で電話を利用されたくないと考えている人もいると思います。そのような会社の悩みを解決する機能として、発着信制御の機能が用意されています。

発信制限機能では、電話帳に登録されている相手にだけ電話をかけられるように設定することも可能です。着信制限では、電話帳に登録されていない相手からの着信を拒否したり、指定した電話番号からの着信を拒否したりすることが可能です。発着信制限の操作は簡単で、設定を解除することもできます。

1-2-2.転送機能

転送機能は、別名ボイスワープとも呼ばれ、事務所にかかってきた電話を、あらかじめ設定した電話番号へ転送するサービスです。誰でも簡単に転送設定ができます。

転送方法は、無条件転送と無応答時転送の2つの転送方法があります。無条件転送とは、転送元の電話を呼び出さずに、即座に設定した電話機を呼び出す転送方法です。無応答時転送とは、天草原の電話を1度呼び出して応答がない場合に設定した電話機を呼び出す転送方法です。

休日の際は事務所にかかってきた電話を取れないため、無条件転送に設定。従業員が少なく、着信電話に出られないこともある場合は、無応答時転送など利用用途に応じて、転送機能を使い分けるようにしましょう。

1-2-3.内線同士の通話機能

内線同士の通話機能とは、PBXで繋がれた電話機同士で通話できる機能を指します。PBXで接続されている電話機同士であれば、通話料は基本的に無料となる点が大きな魅力です。

利用方法は、電話機を取り内線番号のダイヤルを回して相手を呼び出し、相手が内線に応じたら、内線ボタンが点灯して内線通話が開始されます。内線に該当する種類の電話に内線をかけた場合は無料となりますが、外線に該当する種類の電話に内線をかけた場合は有料になるので注意が必要です。

【内線の種類に該当する電話機】
多機能電話機、一般電話機、IP多機能電話機、PHS、SIP内線、デュアル携帯端末

【外線の種類に該当する電話機】
アナログ回線、ISDN回線(INS64、INS1500)、ひかり電話、IP電話(050番号)

1-2-4.パーク保留機能

パーク保留機能とは、内線や外線での通話を一度保留にする機能のことを指します。通話中は、外線発信や外線着信のボタンが点灯しています。パークと書かれているボタンを押すことで、外線発信や着信で点灯していたランプがパークボタンで点灯します。パークボタンが点灯したら、通話の保留が完了です。

再度、点灯しているパークボタンを押すことによって、相手との通話を再開できます。通話の保留の解除は、それまで通話をしていた電話機以外の機器からも行えます。そのため、外線の取次の際に良く利用される機能です。

また、外線の保留だけではなく、内線の保留も行えます。ビジネスシーンでは通話を保留して確認業務を行ったり、他部署の担当者に電話を取り次いだりするケースが多いので、非常に便利です。電話機器に応じて、パーク保留ボタンの数が異なり、パーク保留ボタンの数だけ、通話を保留にすることが可能です。

2.クラウドPBXとは

クラウドPBXは、クラウド上にPBXを設置するため、ネットが繋がる場所であれば、どこでも自由にPBXを操作できます。これまで、オフィスに主装置や電話機を設置するのが一般的でしたが、クラウドPBXはこのようなオフィス環境を大きく変えることができる存在です。

インターネットを利用して通信回線を結ぶため、ネットが繋がっている端末であれば、電話回線をつなげられます。PBXには、発着信制御、転送機能、内線同士の電話機能、パーク保留機能など便利な機能がたくさんついていますが、機能の設定もネット上やアプリ上で管理できます。

従来は電話機にあるボタンを押して、転送を設定していたと思いますが、電話機の近くにいなくても機能の設定が行えます。メンテナンスの際も同様です。主装置はクラウド上にあるため、場所を選ばずにメンテナンスが行えます。

また、ハードウェアを導入する必要はないため、導入費用を大幅に下げられることも魅力です。このように、従来のPBXと比較することができれないぐらい、クラウドPBXは画期的なシステムなのです。

2-1.仕組み

クラウドPBXは、クラウドにPBXを構築します。そのため、場所を選ばずどこからでも、ネットからクラウドにログインしてPBXを操作できます。PBXで障害が出た場合は、サービス提供者がメンテナンスを実施するのが通常です。

従来の主装置を社内に置くPBXの場合は、メンテンナンスをするために出張を必要としていました。しかし、クラウド上にPBXを置けば、サービス提供会社もクラウド上でメンテナンスを行えるのです。実際クラウドPBXは、通常のメンテナンスよりも迅速に対応してもらえるでしょう。

PBXには、さまざまな「発着信制限」「転送機能」「内線同士の通話機能」「パーク保留機能」などの機能が用意されていますが、これらの機能の設定もwebやアプリ上で設定できるため、クラウドPBXは大変便利です。

2-2.特長

インターネットが繋がる端末であれば、電話回線を構築できるため、スマートフォン、携帯電話、PCを活用したソフトフォン、web会議システムに接続することが可能です。外出先であっても、会社の代表電話番号を利用して電話をかけられます。会社に着信があった電話を、取り次ぐことができる点も大きなメリットです。

また、クラウドPBXの最大の魅力は「UC機能」と言っても過言ではありません。UC機能は、これまで分割されていたコミュニケーション手段を統合するという意味合いを持っています。近頃の連絡手段には、電話、メッセージ、チャット、web会議、メールなどさまざまな方法があります。これらのサービスを統合できるのです。

インターネットにつながる環境であれば、設定の切り替えができるため、クラウドPBXの場合は増設などもスピーディーに対応できます。

2-3.費用

クラウドPBXは従来のPBXよりも安く導入できます。クラウドPBXは、インターネットサービスのため、主装置となるハードウェアを購入する必要がありません。主装置のPBXを社内に設置する場合は、業者に工事を依頼する必要があります。従来のPBXを導入する場合は、主装置を導入する費用だけでなく、出張工事費やメンテンス費用が高くついてしまうのです。

クラウドPBXは、インターネットサービスのため、従来の導入費用から大幅な削減を実現できます。また、電話回線の増減などの設定もwebで行えるため、手続きも簡単でスムーズです。社内の電話回線を構築したいけれど、構築費用や運用費用を安く抑えたいと考えている人にクラウドPBXがおすすめです。

クラウドPBXは、毎月ランニングコストがかかります。初期費用は安く収まりますが、利用期間が長くなってしまう場合は、従来のPBXの利用料金よりも高くなってしまう恐れもあります。しかし、クラウドPBXの機能性やメンテナンス性を考えれば、費用対効果が高いPBXと言えそうです。

3.ビジネスフォンとの違い

ビジネスフォンは、PBXの種類の1つですが、業界では区別されることが多いです。ビジネスフォンは、数台から数十台の電話線を収容しています。そのため、中規模程度の中小企業を対象に販売されています。ビジネスフォンを導入すれば、拠点内で接続された電話機同士で内線通話が可能です。

一方で、PBXは数百台以上の電話線を収容できる機器です。そのため、大企業を対象として販売されています。内線通話を設定することによって、複数拠点間同士の通話が行えるメリットもあります。複数間の拠点で内線通話が行えるようになると、内線通話にかかる通話料が無料になるため、通信費のコストダウンの効果も見込めるでしょう。

4.IP-PBXとの違い

IP-PBXは、各拠点に主装置を設置し、複数の拠点間を回線で結ぶサービスです。初期費用が高くかかってしまいますが、複数拠点を持っている企業から人気を集めています。しかし、主装置にエラーが出た場合などは業者が各拠点へ出張してメンテナンスを実施しなければいけません。そのため、修理されるまで時間がかかってしまうという問題が発生する恐れもあるのです。

それに反して、クラウドPBXはクラウドにログインをして主装置のメンテナンスを行うだけなので、出張しての修理を依頼する必要がありません。web上で修理が行えるので、迅速なサポートが期待できるでしょう。

主装置に障害が出て、電話がつながらないとなると仕事に大きな影響が出ます。社内では電話が使えなくなると、想像以上に大変なことになってしまいます。トラブル時は、サポート会社に連絡を入れればすぐに対応してもらえるため、払拭してくれるサービスがクラウドPBXなのです。

5.まとめ

クラウドPBXは、クラウド上にPBXを設置することで、ネットが繋がる端末を電話回線で結ぶことができる画期的なサービスです。自宅の電話機や、外出先で利用するスマートフォンなどを電話回線で結ぶことが可能です。

また、PBXの機能には便利な機能が豊富に用意されていますが、それらの機能の設定もネットやアプリ上で変更できるのです。クラウドPBXに障害が出た場合も、クラウド上にあるPBXの修理を行うことになるため、販売会社は出張せずに済み、クラウド上で素早い修理を行ってもらえるでしょう。

クラウドPBXは、他のコミュニケーションツールとの連携も可能などの魅力があります。しかし、クラウドPBXはクラウドサービスとなるため、毎月ランニングコストがかかります。クラウドPBX長期的に利用する場合は、ハードウエアを導入するよりも費用が高くなってしまう恐れがあるのです。

一概にクラウドPBXが良いとは言えません。そのため、それぞれのPBXの導入方法のメリットやデメリットを良く理解して、自社に合ったPBXを導入するようにしましょう。

弊社アイミツでは、経験豊富なコンシェルジュがあなたの要望をうかがった上で、最適なサービスを提供している業者を紹介することが可能です。社内の業務効率化のために、ビジネス電話の導入や現在使っているサービスの変更を検討している方はぜひお気軽にお問い合わせください

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著者

imitsu編集部

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