あなたの会社は大丈夫ですか?労基法対策チェックリストで確認してみよう

Healthに赤マル

更新日:2018年11月22日 | 公開日:2018年11月22日

ある日突然、うちの会社に労働基準監督署がきたらどうしよう…

会社経営をしている方であれば、そんな不安に一度や二度は襲われたこともあるのではないでしょうか?ちゃんとした経営をしていても、労基署がいきなりやって来たら、誰だってドキドキするものです。

労働基準監督署は法律を守っている限り怖い存在ではありません。しかし、あなたの会社が労働基準法に違反している場合は、立ち入り検査が行われて是正勧告を受けてもおかしくありません。

労働基準法は労働者を保護するための法律で、従業員を雇って就労させる際は、経営者は法律を遵守する義務があります。しかし、中小企業の場合、経営者が法律をを知らないばかりに、違反を犯してしまうケースも少なくありません。

もし、知らないうちに労働基準法の違反をしていたらどうなるのでしょうか?また労基署の立ち入り検査ではどういったことが行われるのでしょうか。この記事では、労働基準監督署が行う検査と、違反の際の罰則、その際に求められる書類について詳しく解説します。

1.労働基準監督署とは?

1.労働基準監督署とは?

労働基準監督署は厚生労働省の機関で、全国の都道府県に321署あります。主な業務は、労働条件の改善および安全の指導、労災保険の給付などです。労働基準監督署の内部組織は以下の4つの部門に別れます。

・方面(監督課)
事業場に立ち入りをして、労働条件の確認を行い、問題があれば改善指導をします。重大な違反があり改善がなされない事業者に対しては捜索、逮捕、送検する権限も持ち合わせています。また、労基法違反の申告・相談の受付も行います。

・安全衛生課
労働者が安全な環境で働ける措置をとっているか、事業所に対して確認を行います。具体的には危険な作業を伴う現場の機器操作、危険物の取扱が適切に行われているかチェックを行い、問題があれば改善指導、再発防止策の指導をします。

・労災課
労働中、通勤途中に負傷があった場合、労働者災害補償保険法に基づいて保障します。労災課は保険給付のための調査を行い、保険料給付を行う部署です。

・業務課
業務課は労基署の庶務経理事務を担当します。

2.労働基準監督署の「臨検」とは?

2.労働基準監督署の「臨検」とは?

近年は労働基準監督署が「臨検(りんけん)」を行う機会が増えています。

臨検とは労働基準監督署が事業場に対して行う臨時監督のことで、定期的に行われるものもあれば、不定期に行われることもあります。臨検が増えているのは従業員や退職者からの通報が増加しているためです。また、労災による事故があったときにも労基署の立ち入りが行われます。

臨検では労働基準法に違反をしていることがないかを調査し、問題があれば指導を行い、改善が求められます。主に残業や賃金の支払いといった一般労働条件のほか、健康管理といった安全衛生に関するチェックが行われます。

何の前触れもなく突然やってくる

労働基準監督署の臨検は前触れなしに突然やってきます。

なぜなら、事前予告をすると不都合なことを隠蔽する恐れがあるから。よって、事業所のありのままの実態を調べるために、抜き打ちチェックを行うのが一般的です。中には事前予告をして、調査日を伝えてからくることもあるようですが、原則抜き打ちだと思っていた方が良いでしょう。

実際に調査が行われる日には、労働基準監督官が通常2名やってきます。

臨検の拒否はできるのか

労働基準監督署の臨検は原則拒否することはできません。

労働基準監督官には事業場の調査を行い、書類の提出を求め、使用者・労働者にヒアリングを行う行政上の権限が与えられています。臨検を拒否した場合は30万円以下の罰金を課せられる可能性があります。

ただし、担当者不在などの理由で、どうしてもその日調査に応じられない事情等がある場合は、改めて準備をして後日実施としてもらうことができます。あくまでも行政上の権限なので、基本的に強制的な立ち入りや捜索を行うことはできません。

「結局違反をしても30万円の罰金で済むのか……」といえば、実はそうではありません。

労働基準監督官は行政上の権限だけでなく、司法警察職員同様の権限も持ち合わせています。そのため、裁判官の捜索差押許可状があれば強制的な立ち入り捜査をすることもできるのです。

強制捜査が行われた場合、捜索、差押えだけでなく、悪質なケースでは逮捕、起訴に発展する恐れもあります。よって、労働基準監督官が臨検に来た際は、最悪の事態になる前に、調査に応じることをおすすめします。

労働基準法違反とみなされたらどうなるのか

労働基準法に違反をした場合はどのようなペナルティがあるのか、経営者としてはそこが一番気になるところでしょう。

労基法違反については以下の4つの罰則が設けられています。

・1年以上10年未満の懲役、または20万円以上~300万円以下の罰金
・1年以下の懲役、または50万円以下の罰金
・6ヶ月以下の懲役、または30万円以下の罰金
・30万円以下の罰金


どの程度のペナルティが課せられるかは違反内容によって異なります。懲役刑が課された場合は刑務所に行き、出所後も前科がつくので、労基法違反は決して軽い罪ではありません。

労基法違反で罰せられるのはもっぱら「使用者」で労働者が罰せられることはありません。使用者は経営者だけでなく、部長、所長などの指揮命令権限をもつ人が違法行為を行っている場合は、その人が被雇用者でも「使用者」とみなされ、ペナルティの対象となります。

加えて、使用者だけでなく会社も対象となりので、法律違反があれば両方がペナルティを受けることになります。違反が多いのは長時間労働、給与、残業代、休日手当などの賃金、労災などに関することがらです。

3.調査内容1:一般労働条件

3.調査内容1:一般労働条件

労働基準監督署の臨検の主な調査内容は一般労働条件と安全衛生に関する事柄です。順番に解説していきます。一般労働条件は多岐に渡りますが、調べられる内容は大きく分けて以下の4つです。

・事業場・労働者関係
事業者、事業場の内容及び、労働者に関する調査です。労働者関係では社員の情報、派遣労働者、外国人労働者、技能実習生の有無などが調べられます。

・労働条件
労働条件が労働基準法に違反していないか調査します。労働条件通知書、就業規則の内容について調べ、ルールが従業員に周知されているかどうかもチェックします。

・労働時間
労働時間の管理ができているか、時間外労働の上限が守れているか、三六協定届が出されているかといったことを調査します。

・賃金
賃金台帳、時間外労働の手当の支払い、最低賃金などを調査します。

・年次有給休暇
年次有給休暇の取得状況をチェックします。

臨検では会社の中の資料チェック、経営者・労働者へのヒアリングを通じて、その会社の労働条件を明らかにしていきます。明らかな法令違反があった場合は、違反時効と是正期日を提示して改善指導を行います。

4.調査内容2:安全衛生

4.調査内容2:安全衛生

安全衛生に関する調査内容は主に以下の2点です。

・安全衛生面
安全衛生管理体制を調べるために、安全管理に関する責任者、産業医の選任状況をチェックします。また、安全委員会・衛生委員会の開催、議事録の保管状況も調べられます。

・健康管理
健康管理は健康診断の実施、健康診断の結果報告を行っているかどうかを調べます。また、長時間労働を行った従業員、健康診断で異常アリと認められた従業員に対して必要な措置を講じていたか、労災事故防止のための法律を遵守しているかどうか、といったことも調査対象となります。

例えば、運送業界は交通事故防止、建設業界は転落事故防止、製造業は巻き込まれ事故防止などの措置がとられていたかどうかがチェックされます。

安全衛生、健康管理上危険があると判断された場合は、機器・設備の使用停止命令書が出されることもあります。危険度が非常に高い場合は、その場で使用停止処分が下されることもあります。

臨検で改善点が認められた場合は、後日、指定の期日に是正勧告書などが交付されるのが一般的です。書類は労働基準監督署に出頭して受け取ります。

是正勧告を受けた場合は、期限までに違反事項の改善をしなければなりません。改善がなされた事柄については、是正報告書(改善)にまとめて労働基準監督署に提出します。

5.労基の立ち入り調査の際に求められる書類14種

5.労基の立ち入り調査の際に求められる書類14種

労働基準監督署の立ち入り調査の際は、会社の書類を調査されます。臨検の際に求められる書類は14種類で、いつでも出せるように準備する必要があります。どのような書類が必要なのか詳しく解説します。

会社組織図

会社組織図は会社の部門編成、責任者、人数などを記した書類です。会社組織図は業務内容に対し人員配置、人数が適切かどうかをチェックするために必要で、臨検で提出を求められます。

長時間労働の温床となっていると判断された場合は、是正勧告・指導をされます。会社組織図は勤怠管理システムの組織図ツールを使えば簡単に作成することが可能です。

労働者名簿

労働者名簿は従業員の氏名、生年月日、履歴、住所、性別などを記したもので、労働基準法第107条により作成、保存することが義務付けられています。

名簿は正社員だけでなく、アルバイト、パートを含めて作成しなければなりません。内容に変更があれば都度訂正する必要があります。退職後3年は保存義務があるので、いつ調査がきても問題のないようにしっかりと整備しておきましょう。

就業規則

臨検では就業規則の届出がなされているか、法令改正に対処できているかどうかも確認します。違反があればペナルティの対象となるので、就業規則は法律改正の度に内容を確認し、必要に応じて再整備する必要があります。内容に変更があれば都度労働基準監督署に届出を行います。

雇用契約書(労働条件通知書)

雇用契約書(労働条件通知書)は、労働契約期間、就業場所、従事する業務、労働時間、賃金、昇給、退職に関する事項が記された書類です。労働基準法第15条で、労働者を雇用するときは、会社はアルバイトを含むすべての従業員に対し、雇用契約書を交付・明示することが義務付けられており、臨検でも調査対象となります。

雇用契約書は労働条件を巡って労使間で言った、言わないということを防ぐ意味でも、重要な書類です。

賃金台帳(賃金明細書)

賃金台帳は労働日数、労働時間数、休日労働、深夜労働、および賃金の額などについて記載するもので、労働基準法第108条により作成が義務付けられています。賃金台帳は全ての労働者の賃金を支払うたびに記載する必要があり、データが膨大になることから、記録をPC保存することが認められています。

賃金台帳は最後の記録の後、3年間は保存する義務があるので、記録はきちんと保存しておきましょう。賃金台帳を見て不適切な点があれば是正勧告の対象となります。

タイムカード(出勤簿)

タイムカード(出勤簿)は労働時間を確認するための重要な書類で、労働基準法第109条により3年間の保存が義務付けられています。タイムカードには氏名、出勤日、出退勤時間、休憩時間を記録します。タイムカードの管理、保存については勤怠管理システムを利用することで負担を軽減できるでしょう。

時間外・休日労働に関する協定届

時間外・休日労働に関する協定届はいわゆる「三六協定」の届出のことです。三六協定は「法定労働時間を超える分の労働については予め労使間で協定を結ばなければならない」というルールで、労働基準法第36条に規定されていることからその名がつけられています。

法定労働時間は1日8時間、一週間で40時間。その範囲を超える場合、または休日労働させる場合には協定を結び、書面を労基署に提出する義務があります。三六協定の締結をせずに、時間外労働をさせた場合は「6カ月以下の懲役または30万円以下の罰金」が課せられるので、十分注意してください。

変形労働時間制など、当該企業で必要となる労使協定

変形労働時間制は労働時間を週単位ではなく、月単位・年単位で決められる制度で、繁忙期にはフレキシブルに時間外労働を行える制度です。しかし、変形労働時間制であっても、月単位・年単位の中では週平均労働時間は法律の範囲内でなければならず、超えた分については残業代の支払いが求められます。

変形労働時間制は所定労働時間があいまいになりやすく、法律違反が起こりやすいので注意が必要です。実施する場合には予め労使間の協定が必要で、協定を結ばずに「忙しいから」と言う理由で一方的に長時間労働させることはできません。

変形労働時間のシフト票

変形労働時間制の労使協定を届け出る際には、シフト表も添付することが義務付けられています。事前にシフトを決められない場合は変形労働時間制を取り入れることはできません。

臨検では従業員の勤怠管理ができているかどうか、シフト表もチェックされるので、あらかじめ完備する必要があるでしょう。

有給休暇の取得状況の管理簿(有給休暇届)

有給休暇の取得状況の管理簿(有給休暇届)は、有給休暇の取得状況をチェックするための書類です。出勤簿に休暇取得状況を記すこともでき、そのデータは3年間の保存義務があります。臨検で有給の取得率が低いことを指摘された場合は、是正勧告・指導をされることもあります。

健康診断個人票

会社は1年に1回以上、従業員の健康診断行うことを労働安全衛生法により義務付けられています。臨検では週に30時間以上業務に従事している従業員の健康診断状況をチェックされるので、健康診断個人票はいつでも出せるように用意しておきましょう。ちなみに従業員50人を超える場合は、「定期健康診断結果報告書」を労基署に提出する義務があります。

総括安全衛生管理者の選任状況のわかる資料

一定の規模の事業者は、総括安全衛生管理者を選任しなければなりません。これは労働安全衛生法第10条で定められており、管理者は労働者の危険回避に努めなければなりません。総括安全衛生管理者が選任されていない場合は、臨検で指導をされます。また、適切に任務遂行しているかどうかも調査されるでしょう。

安全委員会・衛生委員会の設置・運営状況のわかる資料

臨検では安全委員会・衛生委員会の設置・運営の状況が分かる資料も必要です。会議の議事録など、安全・衛生委員会における話し合いの内容が分かる資料は保存しておきましょう。

産業医の選任状況のわかる資料

労働安全衛生法第13条により、一常時50人以上の労働者を雇っている場合は必ず産業医を選任し、従業員の健康管理に当たってもらうことが義務付けられています。産業医の選任は業種、規模によっても規定が異なります。産業医の選任に関することも臨検でチェックされるので、選任状況の分かる資料は用意しておきましょう。なお、違反した場合は指導の対象となります。

6.対策チェックリスト

6.対策チェックリスト

臨検の立ち入り調査は突然やってきます。必要な書類を常に準備しておくことに加え、是正勧告を受けないために、日頃から以下のことに気を付けておきましょう。

☆労基法対策チェックリスト

・労働時間の把握ができているか?
・違法な長時間労働が行われていないか?
・法定休日、有給休暇はとれているか?
・労働者名簿、賃金台帳、出勤簿を作成・保存しているか?
・就業規則、雇用契約書の内容が適切か?
・三六協定の届出をしているか?
・健康診断は実施しているか?
・安全衛生管理者の選任、安全・衛星委員会の設置・運営は適切か?
・産業医の選任はしているか?


労基署の臨検をパスするには、法に則って、上記のことを全てクリアしなければなりません。これらを全て管理するのが大変な場合は、勤怠管理システムを導入することで、管理業務の負担を大幅に減らすことができるでしょう。

7. まとめ

7. まとめ

働き方改革が推進されている中、今後ますます労働基準監督署の監視の目は厳しくなることが予想されます。近年は従業員や退職した職員が労基署に駆け込んで申告するケースも増えているので、会社としては万全の体制で労働環境を整える必要があるでしょう。

労基法対策をしっかりするには、従業員の勤怠管理をしっかりすることが不可欠です。最新式の勤怠管理システムでは労基法対策の機能を搭載したものもあるので、管理業務の負担を感じている経営者の方は導入を検討してみてはいかがでしょうか。

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