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無料勤怠管理システム5選!コストを抑えて導入したい方必見

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更新日:2019年01月31日 | 公開日:2019年01月31日

そろそろ勤怠管理システムを使ってみたいけれど、料金が気になり導入に踏み切れない……という方も多いのではないでしょうか。

もし、費用のことで躊躇しているのであれば、無料の勤怠管理システムを検討してみてください。

「タダより高いものはない」という言葉もありますが、勤怠管理システムに限ってはそんなことはありません。無料でも基本的な管理には十分すぎるほどの機能を兼ね備えています。今回は費用を抑えたい方に向けて、評判の高い無料勤怠管理システムを紹介していきます。

1. 勤怠管理システム導入の一般的なメリット

勤怠管理システム導入の一般的なメリット

最近、様々な企業で利用されている勤怠管理システム。導入することでどのようなメリットがあるのでしょうか。

・労働時間の管理
勤怠管理システムを使って出退勤時刻を記録すれば、労働時間、残業時間、深夜労働、休日出勤など、誰がどれくらい働いているかをリアルタイムで管理することができます。労働時間の正確な管理は勤怠管理の基本中の基本。打刻忘れもすぐに検知してアラート警告がでるので、管理者のチェック作業の負担を軽減することもできます。

・不正打刻防止
勤怠管理システムは、ICカード打刻、生体認証(指紋・指静脈・顔)、GPS機能などの機能があり、なりすましによる不正打刻を減らすことができます。タイムカードで不正打刻に悩まれている方にはまたとないツールです。

・コスト削減
勤怠管理システムで集めた出退勤のデータは自動集計されるので、労働時間の計算をする必要がありません。集計作業がなくなれば管理業務時間を大幅に短縮することができます。その分の人件費は浮くのでコスト削減をすることも可能です。

2. おすすめの無料勤怠管理システム5選

おすすめの勤怠管理システム5選

勤怠管理システムには様々なメリットがありますが、導入にあたって気になるのはやはりコストでしょう。ここではおすすめの無料勤怠管理システムを5つピックアップしました。それぞれの特徴を押さえて、自分に合いそうなものがあればチェックしてみましょう。

2-1.「IEYASU」

IEYASU トップページ

https://www.ieyasu.co/

「IEYASU」はIEYASU株式会社がリリースしている勤怠管理システムです。特徴は次の3つです。 

・全ての機能が完全無料
IEYASUは全ての機能が完全無料で利用することができます。立ち上げ間もない会社でもコストをかけずに最先端の勤怠管理を行うことができます。

・ベンチャー企業に特化
IEYASUはベンチャー企業に特化した勤怠管理システム。勤務形態が不規則になりがちなベンチャー企業の勤怠を自在に管理します。

・人事実務の専門家集団が共同開発
IEYASUは開発段階で、人事実務の専門家集団がベンチャー特有の勤怠管理上の問題点を精査し、必要な機能を厳選して搭載しています。シンプルな仕様でありながら、現場で必要とされる機能は全て揃っています。

IEYASUの情報をさらに詳しく知りたい方はこちら

2-2.「フリーウェイタイムレコーダー」

フリーウェイタイムレコーダー トップページ

https://freeway-timerecorder.com/

フリーウェイタイムレコーダーは東京都千代田区に本社のある株式会社フリーウェイジャパンが運営する勤怠管理システムです。このツールの特徴は次の通りです。

・10人まで永久無料
フリーウェイは従業員10人までならずっと無料で利用することができます。従業員数名の小規模の会社には断然おすすめです。

・打刻機能が豊富
フリーウェイは打刻機能が豊富で、PC・スマホからの手動打刻、ICカード打刻を選ぶことができます。従業員個人の端末、ICカードを利用することで不正打刻を防止することもできます。

・管理者は複数でもOK
管理者は1人でも複数でもOKです。必要な現場、監督者ごとに管理権限を与えることができるので、複数の事業所を抱える会社にとって便利なツールです。

フリーウェイタイムレコーダーの情報をさらに詳しく知りたい方はこちら

2-3.「スマレジ・タイムカード」

スマレジ・タイムカード トップページ

https://timecard.smaregi.jp/

スマレジ・タイムカードは大阪市中央区に本社のある株式会社スマレジが運営する勤怠管理システムです。このツールの特徴は次の通りです。

・60日間無料利用可能
スマレジは60日間全機能無料で利用することができます。無料トライアル期間が長い点も魅力です。本格導入後も無料プランがあるので、予算に限りのある会社でも利用することができます。

・主要給与計算ソフトと連携
スマレジは人事労務freee、MFクラウド給与、 弥生給与など、主要給与ソフトと連携可能で、勤怠管理データの記録を自動的に渡すことが可能です。

・勤怠・組織運営・給与を一元管理
スマレジ1つで、勤怠管理から組織運営、給与計算までトータルで管理することができます。

2-4.「Pochikin」(ポチ勤)

Pochikin トップページ

https://pochikin.com/

「Pochikin」(ポチ勤)はずっと無料で利用できるクラウド型勤怠管理システムで、既に登録数4,000事業所を超えており、今密かに注目されているツールです。ポチ勤の特徴は以下の通りです。

・豊富なEXCELテンプレート
勤怠管理で集めたデータを集計するEXCELのテンプレートの種類が豊富です。残業時間、深夜労働、休日出勤などは一目瞭然の分かりやすさです。

・モバイルデバイス対応
打刻はモバイルデバイスに対応しており、スマホ、タブレットをタイムレコーダー端末として利用することができます。個人のものを使うことで不正打刻を防止することができるでしょう。

2-5.「Tablet Time Recorder」(タブレット タイムレコーダー)

Tablet Time Recorder トップページ

https://www.tablet-time-recorder.net/

「Tablet Time Recorder」(タブレット タイムレコーダー)は名古屋に本社のある株式会社ネオレックスが開発・提供している勤怠管理システムです。ユニークな機能を多数搭載しています。このツールの特徴は次の4つです。

・3人までは無料
登録人数3名までは全機能無期限で無料利用できます。タブレットタイムレコーダーもApp Storeからダウンロードするだけ。こちらも無料で利用ダウンロード可能です。

・パーソナル ダッシュボードで自己管理
パーソナルダッシュボードに過去の自分の顔、労働時間などが表示され、自分の近況を把握することができます。前向きに自己管理ができる機能です。

・ビデオメッセージ機能
同僚にビデオメッセージを送ることができます。送られた画像は相手が打刻時に見ることができます。

・「ハワユー」機能で健康管理
出勤時に自分の調子を「◎、◯、△、×」で記録します。毎日記録することで、最近の自分の調子を振り返ることができます。また従業員の調子を管理者がいち早く把握することも可能です。

3. 勤怠管理システムの導入で解決する5つの問題

勤怠管理システムの導入で解決する5つの問題

勤怠管理システムには様々な機能が搭載されていますが、ツール導入により次の課題を解決することができます。

・残業時間の認識漏れ
・法律改正への対応
・不正な打刻
・無駄なコスト
・多種多様な働き方への対応

勤怠管理システムを導入することで、上記の問題がどのようにクリアできるのか詳しく解説します。

3-1. 残業時間の認識漏れ

残業時間の把握は給与額に直結することだけに正確性が求められます。しかし、毎月の集計作業は管理者にとっても大きな負担であり、仮に残業時間の認識漏れがあると以下の問題が発生します。

・長時間労働の蔓延
残業時間の認識漏れがあると、誰が何時間働いているのかそもそも把握することができません。忙しい部署ではエンドレスで働くことになりがちです。しかし、労働時間は法律で決められており、従業員はその枠内で働くのが大前提であり、長時間労働を放置すること自体が違法です。労働基準監督署の臨検が行われれば是正勧告の対象となります。

・未払い給与の発生
残業時間の管理ができていないと、適正な残業代の算出ができないので、労働時間に見合った手当を支払うことができません。未払い給与があると労使トラブルとなり、労働裁判に発展する恐れがあります。勤怠管理ができていない場合は会社側が不利になるので、莫大な解決コストを支払うことになります。

・健康への悪影響
残業時間が把握できず長時間労働が蔓延すると、心身への悪影響も心配されます。従業員が健康を害すると本人の不利益は言うまでもありませんが、会社も退職、休職により貴重な人材を失うことになります。その度に新規採用、教育コストをかけるのは効率的ではありません。また、そこまで至らずとも、体調が芳しくなければ労働生産性は低下するので、時間をかけた割に利益は上がりません。

残業時間をきっちり管理することは決して簡単ではありませんが、管理がずさんだとこれだけの問題を引き起こす恐れがあるのです。

3-2. 法改正への対応

2019年4月施行の働き方改革関連法案により、企業は管理職含む全従業員の勤怠管理を義務化されました。勤怠管理についての法律上の変化は以下の通りです。

・時間外労働の上限規制
従来、時間外労働をする場合は、労使で36協定を締結すれば上限なく働くことができましたが、法律改正以後は時間外労働の上限が導入され、違反者にはペナルティが課されます。

・高度プロフェッショナル制度
年収1075万円以上で一部の専門職に従事する人については、裁量労働制を適用することが可能となりますが、長時間労働抑制という点では問題が多く、導入に当たっては勤怠について細かいルールを守る必要があります。

・労働時間把握の義務化
働き方改革の一環として労働安全衛生法施行規則が変更され、管理職含む全従業員の労働時間の把握が必須となり、怠った場合は罰則が適用されます。勤怠は自己申告ではなく、タイムカード、ICカード、パソコンの使用時間の記録など、客観的な記録をもとに労働時間を把握することが求められます。

このように2019年以降は、今まで以上に勤怠管理を適正にしなければなりませんが、タイムカードによる勤怠管理では間に合わない可能性もあります。しかし、クラウド型勤怠管理システムであれば、法改正の度にアップデートされ、法令違反があればアラート表示されるので、何かあってもすぐに対応することも可能です。法改正の度に従業員に周知、教育するのは大変ですが、勤怠管理システムを導入すれば、その負担も大幅に軽減できるでしょう。

3-3. 不正な打刻

不正打刻も企業にとっては深刻な問題です。現在、多くの企業で勤怠管理にタイムカードを使用していると思いますが、誰でも打刻出来てしまうため、従業員を多く抱える企業では不正打刻に常に悩まされます。

不正打刻があると、次の2つのデメリットが生じます。

・給与の不正受給
不正打刻でありがちなのは、遅刻や欠勤などで同僚に打刻を依頼するケースです。また、勤務時間中に外出をして、終業時刻に戻ってきて打刻をするケースもあります。この場合、企業側は働いていない時間の給与まで支払わなければなりません。給与の不正受給は経営上の打撃、コンプライアンス上の問題、労使の信頼関係の崩壊といった問題が生じます。

・労働時間の過少申告
不正打刻で多く働いたように見せかけることは問題ですが、中には働いているにも関わらず、残業をしていないように装うために不正打刻をするケースもあります。

・従業員の士気低下
不正打刻をして給与を多く貰う人がいると、従業員間の中で不公平感が蔓延し、全体の士気が低下します。その結果として労働生産性が下がり、会社の成長を妨げる要因になります。

従来型の勤怠管理にはこのような問題発生の可能性がありますが、勤怠管理システムを導入すれば不正打刻を予防するシステムが整っているので、こうした課題はツール導入と同時にクリアすることができるでしょう。

3-4. 無駄なコスト

従来型の勤怠管理は意外にコストもかかります。

・人件費
タイムカードで勤怠管理する場合、毎月労働時間を手作業で集計しなければなりません。労働時間に加え、残業時間、深夜労働、休日出勤なども正確に算出しなければならないので、場合によっては管理部門の数人が数日係で作業に取り掛かることもあります。その人件費だけでも膨大です。その間、担当者は他の業務ができなくなります。従来型の勤怠管理はシステムそのものに費用はかかりませんが、運用面での人件費が高くつくので、コストパフォーマンスという点ではお得とは言い切れません。

・保管コスト
タイムカードなどの勤怠記録は3年間の保存義務があります。全従業員の出勤記録を保存するには、相応のスペースを確保する必要があり、その保管コストも企業が支払わなければなりません。

勤怠管理システムは毎月の利用料がかかりますが、集計作業は全て自動で行われるため、管理業務の負担を大幅に減らすことができます。また、データはクラウド上で保存されるので保管コストもかかりません。中には無料で利用できる勤怠管理システムもあるので、資金に限りがある方でも導入を諦める必要はありません。

3-5. 多種多様な働き方への対応

働き方改革が進む中、企業も様々な労働形態を導入していますが、働き方が多様化するほど勤怠管理は複雑化します。特にタイムカードの様に紙ベースで出勤管理をする場合、打刻するために必ずオフィスに行かなければなりません。しかし、現在は会社に行くことなく働く人も増えており、特に以下の労働形態をとっている場合、勤怠管理をどの様にするかが課題です。

・テレワーク
テレワークは遠隔業務を意味する言葉で、オフィス以外の場所で働く働き方です。主に在宅勤務やサテライトオフィスでの勤務となり、働き方改革が進められる中、国もテレワーク導入を積極的に推進していますが、企業にとっては勤怠管理をどうするかが課題です。近年は作業中の様子を画像チェックできるタイプの勤怠管理システムも登場し、いつ、どこで、誰が、何をしているかチェックすることができます。

・直行直帰
直行直帰の営業社員についても、従来型の勤怠管理では正確な出退勤時刻を把握することができません。しかし、勤怠管理システムを導入すればGPS機能がついているため、誰が、何時に、どこで勤務をしていたのかまでチェックすることができます。

・フレックスタイム制度
フレックスタイム制度は従業員が様々な時間に出勤をするので、勤怠管理が複雑になりがちですが、勤怠管理システムを使えば、誰がいつ働き、総労働時間は何時間か自動集計できるので、管理者も集計の手間がかかりません。

4. 勤怠管理システムを選ぶ際の4つのポイント

勤怠管理システムを選ぶ際の4つのポイント

現在、様々な勤怠管理システムが市場に出回っており、決め手に欠けるとつい「どれも同じかな?」と思いがちです。しかし、システム選びは最初が肝心で、一度使い始めてしまうとわざわざ新しいものを取り入れるのは想像している以上に面倒です。よって、新規導入で最適のツールを手にするには、次にとりあげる4つのポイントに気を付けてください。

4-1. 自社の勤務ルールとの相性

勤怠管理システムを選ぶときは、自社にとって都合が良いものを選ぶのが基本です。特に注意をしたいのは自社の勤務ルールに対応したものを選ぶことです。勤務形態、規則が複雑であれば多機能で細かい設定ができるものを選ぶのが適当で、そうでなければよりシンプルなツールの方が使いやすいでしょう。機能は多ければ良いという訳ではなく、あくまでも自社の管理に必要な機能がそろっていれば十分であり、自社に相応のスペックのものを選ぶのがベストです。

4-2. クラウド型・オンプレミス型の選択

勤怠管理システムにはクラウド型とオンプレミス型があります。クラウド型はインターネットを介してサービスを利用するタイプの勤怠管理システムです。自社でサーバーを設置する必要がないので、導入コストや労力がかかりません。無料で使えるものもあるのでコスパが良く、最短で申し込んだ日から使うことができます。大企業でも導入されていますが、人数の中小企業に特に適しています。

一方、オンプレミス型は自社でシステムを構築する必要があり、そのための専門家、数十~数百万円単位の費用、設置までの時間を必要とします。またメンテナンスも自社対応が必要です。一見デメリットだらけに見えますが、オンプレミス型はセキュリティ面がしっかりしており、自社仕様で構築することができるので、拡張性が高いので他のシステムとの連携をお考えの方にはおすすめです。また、利用人数が多ければ最終的にクラウド型より安上がりになることもあります。
オンプレミス型は企業の情報管理に力を入れている方、初期費用に余裕のある方、多くの従業員を抱える大企業に適しているでしょう。

4-3. サポート体制

勤怠管理システムを選ぶときは、サポート体制にも注目してください。

自社で豊富な技術スタッフを抱えられる大企業であれば、オンプレミス型を導入しても、何かトラブルがあった際も十分に対応することができるでしょう。また、法改正の度にシステムをいじることも可能だと思います。しかし、中小企業で専門スタッフを抱えられる余裕がない場合は、サポート体制のしっかりしているクラウド型勤怠管理システムを選ぶのが安全です。操作が分からないときや、トラブルの際にすぐに対応してもらえないのは非常に不便です。

勤怠管理システムは毎日全従業員が使うものだけに、何かあった際にはすぐに対応できるものを選ぶことをおすすめします。サポートの内容、方法は運営会社や料金によっても異なるので、内容をよく吟味して、比較検討して選ぶと良いでしょう。

4-4. 打刻方法の使い勝手

現在、様々な勤怠管理システムがありますが、いずれのツールも実に豊富な打刻機能を取り揃えています。ICカード、生体認証、GPSなど様々な打刻方法があり、本人確認や位置確認をしつつ出退勤管理ができるので、不正打刻の防止も容易です。

しかし、どんなにすばらしい打刻システムも従業員が使いこなせなければ意味がありません。特にタイムカードに慣れ親しんだ世代の人は、新しい打刻方法になじめない可能性があり、その場合は不評を買うことになるでしょう。

その意味では、勤怠管理システム導入の成否は「打刻機能の使い勝手」にかかっているといっても過言ではありません。従業員のIT力も考慮して選ぶことをおすすめします。

5. 無料で試せるおすすめ勤怠管理システム5選

無料で試せるおすすめ勤怠管理システム5選

勤怠管理システムには、期間を設定して無料トライアルを行っているものが少なくありません。
どれだけ優れたツールでも、使い勝手が良いと感じるかどうかは人によって異なります。導入に失敗しないためには、無料トライアルを利用して使ってみるのがいいでしょう。

ここでは、無料で試せる勤怠管理システムのなかでも、評判の高いものを5つ紹介します。

5-1.「ジョブカン勤怠管理」

ジョブカン勤怠管理 トップページ

https://jobcan.ne.jp/

「ジョブカン勤怠管理」は東京都渋谷区に本社のある株式会社Donutsがリリースしているクラウド型勤怠管理システムです。ジョブカンは使いやすさでは定評があり、PCに詳しくない方でも直感的にサクサク操作することができます。ベーシックな機能はフル装備で、コスパも良好。これまで導入企業は30,000社以上で、日本経済新聞など有名メディアでも多数掲載されています。電話、メールサポートありで、30日間は全機能無料お試しができます。勤怠管理システム選びの際にはぜひ一度チェックしていただきたいツールです。

ジョブカン勤怠管理の情報をさらに詳しく知りたい方はこちら

5-2.「jinjer 勤怠」

jinjer 勤怠 トップページ

https://hcm-jinjer.com/kintai/

「jinjer 勤怠」は東京都新宿区に本社のある株式会社ネオキャリアがリリースしているクラウド型勤怠管理システムです。機能数の豊富さにかけては業界屈指のツールで、あらゆる業界で勤怠管理に必要とされる機能はほぼ取り揃えています。jinjerシリーズで使えば勤怠管理だけでなく、人事、労務、モチベーションなど様々な情報を一元管理することも可能です。今だけ無料トライアルを実施。興味のある方はお早めに申込されることをおすすめします。

jinjer 勤怠の情報をさらに詳しく知りたい方はこちら

5-3.「AKASHI」

AKASHI トップページ

https://ak4.jp/

「AKASHI」は東京都品川区に本社のあるソニーネットワークコミュニケーションズ株式会社が提供しているクラウド型勤怠管理システムです。豊富な機能を取り揃えており、幅広い業種の勤怠管理に適しており、大企業から少数精精鋭のベンチャーまでオールマイティに活躍します。勤怠管理だけでなく業務効率UP、経営改善にも役立つので、ぜひその使い心地を一度試してみてください。初期費用0円、外部機器の準備不要、30日間は無料トライアルを実施しています。

5-4.「Zoho People」

Zoho People トップページ

https://www.zoho.com/jp/people/

「Zoho People」はゾーホーコーポレーションおよびゾーホージャパンが運営するクラウド型勤怠管理システムです。勤怠管理に必要な機能はほぼ完備しており、出退勤管理はもとより、社員の目標達成度を測る人事評価機能、生産性を把握できる工数管理機能などユニークな機能も取り揃えています。また自社のルールに合わせて柔軟にカスタマイズできるので、使ってみるとその便利さを実感できるはず。従業員5名までならずっと無料、また全プラン最初の15日間は無料トライアルを実施しています。気になる方はぜひ一度使ってみることをおすすめします。

5-5.「kinkone」(キンコン)

kinkone トップページ

https://www.kincone.com/

「kinkone」(キンコン)は東京都新宿区に本社を置く株式会社ソウルウェアが運営しているクラウド型勤怠管理システムです。毎朝従業員が交通系ICカードをタッチするだけで、出勤管理と交通費清算を同時に行います。目に見えない管理コストがなくなることで、業務負担軽減&経営効率化を実現することができます。料金は1ユーザーあたりわずか200円。今なら最大2ヶ月無料トライアル可能なので、この機会にぜひ利用してみてはいかがでしょうか。

6. まとめ

まとめ

いかがでしたか。勤怠管理システムを導入すると、残業時間の正確な把握、法律改正の自動対応、不正打刻防止、経営コスト削減、多様な働き方への対応…こうした課題を克服することができます。いずれもタイムカードではできないことですが、ツールを使えば難なく行うことができるでしょう。

導入の際は、自社との相性、サポート体制、使い勝手の良さなどを総合的に勘案して決定するのがベストですが、やはり実際に使ってみて決めるのが一番です。その場合は、無料トライアルを実施しているものを試しに使ってみましょう。百聞は一見にしかず、まずは実際に見て、触れてから一番使いやすいものを選んでください。

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