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勤怠の意味とは?意外と知らない出勤・出社や退勤・退社などの用語の違い

電車で出勤している様子

更新日:2019年03月19日 | 公開日:2019年01月31日

働き方改革が推進される昨今「勤怠管理」が俄然注目を集めています。今のところ、勤怠管理にはタイムカードを使っている方が大半だと思いますが、雇用形態、労働形態が複雑化する中、これまでのやり方では限界を感じている方も多いでしょう。

勤怠管理の方法を見直すには、そもそも「勤怠」とは何であるのか、なぜ重要なのかという根本的なことを、今一度確認しておく必要があります。

今回は、勤怠に関して普段使っている言葉の意味を徹底解説するとともに、勤怠管理上の問題点、おすすめの勤怠管理ツールについて紹介します。

1.そもそも勤怠とは?

そもそも勤怠とは?

働き方改革が進む中、企業における勤怠管理の重要性は増すばかりですが、そもそも「勤怠」とはどんな意味なのでしょうか?ここではその意味、会社での役割を解説します。

1-1.勤怠の意味

勤怠の意味は「出勤と欠勤」で、出退勤時間や休暇・休憩など社員の出勤状況を表す言葉です。誰が何時に会社に来たか、何時に帰ったか、いつ休んだか、こうした出勤状況を記録し、就業規則通りに働いているか管理することを勤怠管理と言います。

1-2.会社での役割

会社は従業員の勤怠をしっかり管理する義務があります。その理由は次の3点です。

・給与計算
勤怠管理を行うことで社員の労働時間、残業時間、休日出勤等を把握することができます。労働時間の正確なデータがないと労働時間に見合った給与を支払うことができません。労働時間の管理がずさんで未払い給与が発生した場合は、労使トラブル、訴訟に発展することもあります。

・就業規則の遵守
労働時間や休暇の取得状況の管理をすることで、従業員が就業規則通りに働いているか確認をすることができます。

・健康管理
残業時間や休日出勤の管理ができていないと、長時間労働が常態化し、やがて社員の健康状態にも悪影響がでます。健康が損なわれると離職や過労死を招く恐れがあります。

以上のように、勤怠管理を怠ることは企業としても大きなリスクを抱えることがお分かり頂けたと思います。

2.知っていましたか?出勤・出社や退勤・退社の違い

知っていましたか?出勤・出社や退勤・退社の違い

ここからは、勤怠に関わる言葉の意味を解説します。いつも何気なく使っている「出勤・出社」と「退勤・退社」は混同して使われがちですが、厳密には意味が異なります。

2-1.朝一で取引先の会社に足を踏み入れても、出社にはならない!?

まずは「出社」の意味について解説します。出社は会社員であれば日常的に良く使う言葉だと思いますが、正確な意味は「自分が在籍しているオフィス、事業所に到着すること」です。自社に一歩足を踏み入れれば「出社」したことになり、仕事を開始の有無は特に関係ありません。

出社扱いとなるのはあくまでも自分が籍を置いている会社に出向いたときのみで、同じ会社でも他社に出勤したときは「出社」したことにはなりません。朝一で取引先に到着したときなどは、出社したことにはならないのです。

ちなみに自分が在籍する会社から帰宅するときは「退社」と言い、出社と同様、取引先から直帰するときには「退社」とは表現しません。

2-2.実際に労働した時間を指す時は出◯・退◯が使われる

先ほど「出社」は仕事の開始とは無関係という話をしましたが、実際に労働した時間を表すときは「出勤」「退勤」という言葉が使われます。

朝8時30分に会社に到着して、9時から仕事を始めるときは出社時間が8時30分、出勤時間が9時です。また、18時に仕事が終わり、18時30分に家に帰るときは、退勤時間18時、退社時間18時30分となります。

朝一で取引先の会社に出向いた場合「出社」扱いにはなりませんが、勤務開始しているので「出勤」扱いにはなります。同様に直帰するときも「退社」にはなりませんが、仕事を終える事には変わりないので「退勤」扱いにはなります。在宅勤務の場合も同様に「出社・退社」はありませんが、仕事を始めれば「出勤」、仕事を終えた時点で「退社」となります。

2-3.気をつけなければ、10分前出勤を強制すると違法になる?!

ここまで、出社は「会社に到着すること」出勤は「実際の労働を開始すること」というのはお分かり頂けたと思います。この2つは一見似ていますが、賃金が発生するのは出勤時間であり、出社しただけでは賃金は発生しません。

よく問題になるのは「10分前出勤」など規定の就業時間より早く出社することを従業員に求めることです。例えば朝9時に仕事開始のところを、8時50分までに出勤を求める会社は少なくありません。

ただし知っておいてほしいことは、法律的な観点からお伝えすると「10分前出勤を強制するのは違法」ということです。

例えば、10分前出勤をして会議や打ち合わせなど、明らかに業務を開始している場合、出勤時間を9時とするのは違法です。また、10分前出勤しないことで懲罰対象とするのもNGです。どうしても10分前出勤にしたいのであれば、8時50分から賃金を支払わなければなりません。

しかし、10分前出勤というのが「就業時間於少し前には会社に到着して、余裕を持って仕事に取り掛かるように」という心構えの話であれば違法ではありません。要するに10分前出勤が義務、命令であれば違法であり、単なる呼びかけであれば違法ではないということです。経営者の方はここをよく押さえて、出勤時間より早い出社を強制するのは控えるようにして下さい。

2-4.誤解を招く2つの「退社」

退社には次の2通りの意味があります。

退社が持つ2つの意味
  • 1日の仕事が終了して帰宅すること
  • 会社を退職すること

大抵の場合、前後の文脈で1か2は理解できますが、気を付けなければならないのは他部署や他社の人など、社員の近況を知らない人との会話です。

Aさんが帰宅した旨を伝えるのに、取引先の人に「Aは退社しました」と言ってしまうと、相手に「Aさんは会社を退職した」と思われることもあります。この場合、どちらにとられる可能性もあるので、帰宅したことを伝えるときには「Aは○時に退社しました」など、退社時刻を併せて伝えように心がけ、誤解を与えることのないようにして下さい。

2-5.職場によってかわる出社・退社の言い方

会社に行くことを「出社」会社から退出することを「退社」と言いますが、勤務先によっては別の言葉を使用することもあります。

例えば官公庁の場合は会社ではないので、出社の代わりに「登庁」という言葉を使います。また、業務を終了して帰宅するときは「退庁」と言います。また、事務所や研究所などに行くときには「出所」と言うのが一般的です。帰るときは「退所」です。

なお、出勤、退勤については業務に就くこと・終えることを意味するので、すべての職場において共通で使用されます。

3.出退勤時間のグレーゾーン

出退勤時間のグレーゾーン

出社、退社、出勤、退勤についての正しい使い方について見てきましたが「出社・退社」の時間と「出勤・退勤」時間は必ずしも一致しないことがお分かり頂けたと思います。

先ほど10分前出勤の強制は違法である、という話をしましたが、従業員が就業時間ギリギリに到着したのでは、時間通りに仕事を始められない業務もあります。では就業時間前に仕事の準備をしなければ業務を始められない場合はどうしたら良いのでしょうか。

ここではありがちな例をもとに、出退勤時間を巡るグレーゾーンについて、その是非を判定していきます。

3-1.始業前の準備

最初は始業前の準備は仕事開始に当たるのか?という点についてです。

朝9時から仕事が始まる場合、多くの人は時間ギリギリに到着するのではなく、実際には8時30分~8時50分頃には会社に到着して仕事に取り掛かる準備をするのではないでしょうか。その時間が出勤扱いになるのは、始業時間前の出勤を強制される場合と、上司の指揮監督命令下に置かれる場合です。

例えば、始業前に自主的に早く出社し、珈琲を飲んだり、談笑してくつろいでいる場合は出勤扱いにはなりません。しかし、その間に上司が業務に関わることの命令をした場合は、出勤扱いとなり、賃金を支払う必要があります。

それが「この書類コピーしてくれない?」といった軽いお願いでも、上司が命令をしていることには変わりないので、会社は時間外手当を支払う義務があります。ちなみにパソコンを立ち上げてメールを見ていたり、業務の計画を立てていたりする場合はグレーゾーンで、どちらにもとれます。

3-2.着替え

次は着替えの時間です。業務によっては始業前に私服から制服に着替えなければなりません。その時間は出勤時間として扱われるのでしょうか。

着替えの時間が労働時間に当たるかどうかは、着替えが義務であるか否かで変わります。制服着用が義務であれば、着替えの時間は労働時間に含まれるので賃金は支払わなければなりません。しかし、制服着用が任意であれば着替えの時間は労働時間には含まれません。ヘルメット着用なども同様です。

3-3.ラジオ体操

ラジオ体操が強制であれば、間違いなく労働時間として扱われなければなりません。しかし、任意参加であれば労働時間には含まれません。労働時間に含まれるのは「必須である」「義務化されている」場合に限られます。

注意が必要なのが「全員参加するのが当然という雰囲気がある場合」です。参加をしないことで上司から怒られる、職場に居づらくなる、評価が下がる、といったことがあれば事実上義務化しているので、労働時間とみなされます。

4.勤怠管理の必要性

勤怠管理の必要性

ここからは勤怠管理の必要性についてです。

労働基準法第108条及び同法施行規則第54条では、労働時間、労働日数、時間外労働、休日出勤、深夜労働時間を記載することが義務付けられており、違反した場合、または虚偽記載をした場合は30万円以下の罰金に処せられる可能性があります。

また、2019年4月から新たに労働安全衛生法関連省令が改正され、以後は管理職を含む全従業員の労働時間を適性に把握することが求められ、怠った場合は罰則が適用されることになります。これまで一般従業員については労働時間の把握を求められていましたが、義務化はされていませんでした。しかし、法改正以後は勤怠管理が法律上の義務となります。

特に管理職の勤怠管理を義務化したことは画期的で、実質的に一般従業員と同じ労働をしているのに、「名ばかり管理職」にして過重労働を強いることを防ぐ狙いもあります。よって、実質的には会社が勤怠管理をすることは義務であると捉えておいた方が良いでしょう。

ここでは、労働時間について定めた法律と、法律遵守に必要な勤怠管理項目について解説します。

4-1.労働基準法第32条

労働基準法第32条では、1日8時間、1週間に40時間を法定労働時間とし、これを上回ることを禁止しています。この上限を超えて労働をさせる場合は、労働者の代表と協議をして、時間外労働について協定を結ぶ必要があります。これは労働基準法第36条に定められていることから、三六協定と呼ばれています。また、その協定内容については労働基準監督署に届出をする義務があります。

労基署に届出を行わなかった場合、使用者や残業命令のできる上司は「6ヵ月以下の懲役または30万円以下の罰金」に処せられる可能性があるので、時間外労働をさせる場合は必ず届出を行って下さい。

4-2.勤怠管理の管理項目

勤怠管理の管理項目は次の通りです。

勤怠管理の管理項目
  • 出退勤時刻
  • 労働時間
  • 残業時間
  • 有給休暇
  • 代休、振休
  • 欠勤

上記事項の管理ができていない場合、誰が何時間働いたのかが分かりません。残業、深夜労働、休日出勤についても管理ができないので労働時間に見合った給与を支払うこともできません。

勤怠記録の不備により未払い給与があると疑われる場合、退職した社員については過去2年に遡って残業代を請求できます。請求は遅延損害金を含むので、その金額は決して小さくありません。企業にとっても勤怠管理を疎かにすることは大きなリスクを背負うことになるのです。

5.勤怠管理に役立つ勤怠管理システム4選

勤怠管理に役立つ勤怠管理システム5選

勤怠管理の重要性は理解できたけれど、十分に管理する余裕がない、手が回らないという方も多いと思います。もしそうしたことでお悩みの場合は、勤怠管理システムの導入を検討してみましょう。タイムカードに比べると格段に勤怠管理の効率がUPします。ここでは特に評判の高いおすすめの勤怠管理ツールを4つ紹介します!

5-1.使いやすさが魅力の「ジョブカン」

使いやすさが魅力の「ジョブカン」

https://jobcan.ne.jp

ジョブカンは株式会社Donutsが提供する勤怠管理システムで、これまで3万社以上の導入実績を誇ります。

使いやすさでは定評があり、豊富な機能を搭載しているにも関わらず、捜査は直感的に行える点が好評です。勤怠データを一元化し、管理業務を全て自動化。細かい勤怠ルールに対応できる仕様になっており、あらゆる勤務形態の勤怠を自在に管理します。東横イン、ランサーズ、ナムコ、イトキンなど有名企業も多数導入をしており、実績重視の方におすすめの勤怠管理システムです。

ジョブカンについて詳しくはこちら

5-2.大手企業も厚い信頼を寄せる「バイバイタイムカード」

大手企業も厚い信頼を寄せる「バイバイタイムカード」

https://www.byebye-timecard.net

バイバイタイムカードは株式会社ネオレックスが提供する勤怠管理システムで、これまで大企業を中心に約110社に導入され、計20万人の利用実績があります。

多彩な打刻方法と柔軟なカスタマイズには定評があり、西武グループ、イケア・ジャパン、日本郵政(かんぽの宿)、キャメルコーヒー、伊東園ホテルズ、東洋観光事業など錚々たる企業で導入が進められており、1,000人規模以上のマーケットでは3年連続シェア1位に輝いています。大手企業にも導入されている勤怠管理システムを導入したい方には最適のツールでしょう。

バイバイタイムカードについて詳しくはこちら

5-3.業界最高水準の機能数を誇る「jinjer勤怠」

業界最高水準の機能数を誇る「jinjer勤怠」

https://hcm-jinjer.com/kintai/

jinjer勤怠は株式会社ネオキャリアが提供する勤怠管理システムで、これまでの導入企業は5,000社を突破。数ある勤怠管理システムの中でも、機能数にかけては業界最高水準であらゆる機能を搭載しています。

多彩な打刻方法、柔軟なシフト管理、休暇管理、時間外労働管理もお手のもので、三六協定アラートもついています。勤怠管理に関してできないことは殆どゼロと言っても過言ではありません。医療、福祉、飲食、小売など雇用形態が複雑な現場の勤怠管理におすすめのツールです。

jinjer勤怠について詳しくはこちら

5-4.多様な働き方に対応する「Gulf CSM 勤怠管理」

多様な働き方に対応する「Gulf CSM 勤怠管理」

https://www.gulfnet.co.jp/csm_kintai/

Gulf CSM 勤怠管理は株式会社ガルフネットが提供する勤怠管理システムで、これまで大手チェーンストアを中心に300社、20,000店舗の導入実績があります。

Gulf CSM 勤怠管理の特徴は多様な働き方に対応していることですが、加えて労務リスク軽減、生産性向上のための機能が豊富で、他の勤怠管理システムにはない特徴を兼ね備えています。ユニークなのは社員の貢献を目に見える形で評価する点。評価に見合ったポイント付与があり、買い物をすることができます。社員のモチベーションが上がるので、離職者を減らすこともできます。ほかにもまだまだ沢山の機能があり、他にはないプラスαの機能に魅力を感じる方は、ぜひGulf CSM 勤怠管理の利用も検討してみて下さい。

Gulf CSM 勤怠管理について詳しくはこちら

6.まとめ

4. まとめ

いかがでしたか。普段何気なく使っている、勤怠、出社、退社、出勤、退勤という言葉。それぞれの意味の違いがあることはお分かり頂けたと思います。

しばしば問題となるのは、出社時間と出勤時間のタイムラグで、実際に働き始める出勤時間より早く出社を強制するのは違法です。もし始業前に出社を強制したり、業務命令をしたるする場合は時間外労働手当を支払わなければなりません。しかし、始業前に早く来て準備する、ということが心構えとして伝えられる程度であれば問題はありません。

グレーゾーンは始業前の準備、服装の着替え、ラジオ体操などです。始業前の準備については自主的に行っている分には問題ありませんが、業務命令がある場合は手当てを払うのが本来です。着替えは制服着用が義務であれば労働時間とみなされ、着替えが任意であれば労働時間には含まれません。また、ラジオ体操は義務である場合はもちろん、参加しないと怒られたり、ペナルティを課せられたりするようであれば、体操時間も労働時間とみなされます。

このように勤怠管理については法律上も細かい規定があり、遵守しないと労使トラブルに発展する恐れもあります。しかし、管理業務が追い付かないということもあるでしょう。その場合は勤怠管理システムを導入することをおすすめします。勤怠管理システムを取り入れれば、会社の実情に合った勤怠管理を自動的に行うことができます。集計作業も自動でできるので、管理者の負担を大幅に減らせるでしょう。

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