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更新日:2019年03月19日

【2019年最新版】シフト表を自動作成してくれるおすすめアプリ5選!シフト管理はこれさえ押さえておけば間違いなし

シフト自動作成アプリ5選 トップページ

アルバイトやパートを多く抱えている会社や勤務体系が不規則な職場において、シフト表作成は重要な仕事です。

スキルも経験も異なるスタッフを、ベストの状態で配置することが求められるシフト作成は、まさに人事担当者にとっては腕の見せ所です。

しかし、各従業員の希望を取り入れつつ、現場のニーズ通りに人員配置をするのは大変な工夫と労力を必要とします。それを毎週、毎月繰り返すのを負担に感じている方も多いのではないでしょうか。

もし、そうしたことでお悩みの場合は、シフト表を自動作成してくれるアプリの導入をおすすめします。実際に使ってみると分かりますが、このアプリ1つでこれまでのシフト作成の負担を劇的に減らすことができるのです。

そこで、今回はシフト表を自動作成してくれるおすすめのアプリを5つ紹介し、また現状のシフト管理でありがちな問題とアプリ導入後に解決できることについても併せてお伝えします。

1. シフト表自動作成ツールとは?

1. シフト表自動作成ツールとは?

シフト表を自動作成する機能はそれ独自でリリースされているのではなく、シフト管理アプリに搭載されている機能のうちの1つです。

シフト表自動作成機能を使うと、適切な人員を自動的に各店舗、部署に配置することができます。

この機能は事前に必要な設定をしておくだけで自動的にシフト表を作成でき、以後、担当者はシフト作成に悩むこともなくなるので、シフト管理が大幅に楽になるでしょう。

2. シフト表自動作成ツールが解決するシフト管理の課題

2. シフト表自動作成ツールが解決するシフト管理の課題

シフト表自動作成ツールを導入すると、従来型のシフト管理にありがちなミスを未然に防ぐことができますが、そもそもシフト管理を手作業でする場合にはどのような課題があるのでしょうか。

・担当者の経験不足による配置ミス

シフト作成は各従業員の出勤希望日、スキルレベル、曜日ごとの来客数など様々な要素を考慮して行うべき作業です。こうしたファクターが1つでも欠けてしまうと適切な人員配置ができません。しかし、経験の浅い担当者が作成にあたると、重要な検討事項が抜け落ちてしまい、的外れなシフトを作ってしまう可能性があります。その点、自動作成ツールを使えば、担当者の経験値に左右されずに理想的なシフト作成が可能です。

・引き継ぎが難しい

通常のシフト作成は様々な事項を勘案しなければならないため、担当者の経験や勘に頼る部分が大きい作業です。こうした属人的な作業は引き継ぎが難しいのが難点で、その人がいなくなったら現場は混乱します。しかし、自動作成ツールを使えばその心配もありません。

・人件費がかかる

人事担当者が手作業でシフト作成をする場合、作業中の人件費がかかります。また、判断ミスで余分にスタッフを配置した場合、余剰人員分の人件費もかかってしまいます。人間のやることにはミスがつきものなので、手作業でシフト作成をする限りこうした課題はつきまといます。しかし、自動作成ツールを使えば作業コストはゼロ、不要な人員配置が発生することもありません。

・転記、修正ミスがでる

シフト希望を紙で提出してもらった場合、担当者が転記ミスをしてしまう場合があります。また修正希望があっても適切な処理がなされない可能性もあるでしょう。その点、シフト自動作成ツールを使えばシフト希望は専用アプリから提出できるので、転記ミスがでることはありません。また、シフト表は共有されるので修正時にも正確に反映されたか、従業員本人が確認することができます。

3. シフト表自動作成機能のあるおすすめのシフト管理アプリ5選

3. シフト表自動作成機能のあるおすすめのシフト管理アプリ5選

ここからは今回の本題、シフト表自動作成機能のあるおすすめのシフト管理アプリを5つ紹介します。いずれも業界のなかでは評判の高いものばかりを厳選。それぞれの特徴を見比べてと良いと思ったものがあればぜひ試してみてください。

3-1.「Airシフト」

Airシフト トップページ

https://airregi.jp/shift/

Airシフトは東京都千代田区に本社を置く株式会社リクルートが提供するシフト管理アプリです。このアプリ1つでシフト収集、シフト作成、シフト調整、シフト共有を完結することができます。シフト作成関連では以下の機能を搭載しています。

・シフト自動作成
スタッフから集めたシフト希望を元に、基本的なシフトを自動作成。操作はワンクリックで完結するので誰でも簡単にシフトが作れます。

・人員過不足を可視化
時間帯、曜日ごとに必要な人員設定をしておけば、過不足を可視化できるので、状況に応じて速やかに適切な人員配置ができるようになります。早い段階で必要に応じた調整ができるのは大きなメリットです。

・概算人件費可視化
シフト管理アプリを使えば概算人件費も可視化されるので、日ごとの人件費が明らかになります。これによりコスト削減を図ることができます。

その他にも様々な機能を搭載。アプリからシフト提出、確認ができる手軽さは従業員にも好評です。

3-2.「R-Shift(アールシフト)」

R-Shift トップページ

https://www.rshift.jp/

R-Shift(アールシフト)は新潟市に本社を置くオーエムネットワーク株式会社が提供するシフト管理アプリです。

このアプリは各業界のニーズを最大限に考慮して開発されたクラウドシステムで、世界最高速の数理最適化エンジンを搭載。小売業、サービス業のシフト作成に強く、役立つオプションを多くそろえているのが特徴です。シフト作成機能の特徴は次の通りです。

・月間シフト自動作成システム
月間シフト自動作成システムでは必要人数、出勤人数、過不足を自動計算します。MH計算も労基チェックも同時に行い、複雑な条件のシフト作成をボタン一つで行うことが可能です。

・日別シフト自動作成システム
複雑な作業割り当て、レジ割り当てを自動作成します。また、個人のスキルに沿ったシフトを作成することも可能です。

また、このアプリは他社勤怠管理システムとの連携も可能なので、拡張性の高さという点でも有利です。最新鋭のAIが複雑な条件を満たしたシフト作成をすることで、従業員満足度が高くなり、人材の定着に役立てることができるでしょう。

3-3.「Optamo(オプタモ)」

Optamo トップページ

http://www.optamo.jp/

Optamo(オプタモ)は東京都文京区に本社を置く株式会社モーションが提供するシフト管理アプリです。Optamoのシフト作成機能の特徴は次の通りです。

・スタッフ専用画面から希望を出せる

Optamoのアプリにはスタッフ専用画面があり、シフトの希望はそこから直接入力することが可能です。これにより口頭による連絡ミスを防ぐことができます。

・スキルを元にしたシフト作成

管理者が把握している各スタッフのスキルを明確化してアプリにインプットし、最新鋭の統計解析技術を駆使して最適のシフトを自動作成します。

・ヘルプ要請で人材確保

シフト作成時に人員不足が明らかになった場合は、各スタッフや他の事業所にヘルプ要請をする機能も搭載。企業全体で現場のニーズをシェアします。

3-4.「セコムかんたんシフトスケジュール」

セコムかんたんシフトスケジュール トップページ

https://www.secomtrust.net/service/hrtech/shift.html

セコムかんたんシフトスケジュールは、東京都渋谷区に本社を置くセコムトラストシステムズ株式会社が提供するシフト管理アプリです。このツールの特徴は次の通りです。

・シフト自動割付機能

シフト作成の自動割付機能により従業員のスキル、勤務条件、相性を総合的に勘案、ボタン一つで自動的にシフト作成を行います。

・勤務シフト調整支援機能

局所的な人員不足が発生した場合に、速やかな対応を可能にします。

・AIリコメンド機能

AIがシフトに入れそうな社員をピックアップして、交渉のアドバイスをしてもらえます。

警備サービス国内首位で有名なセコムが運営しているこのツールは、データを専用のセンターで管理しているので安全性抜群。シフト管理の他に独自の勤怠管理システムも別途用意しています。

3-5.「快決!シフト君NEO」

快決!シフト君NEO トップページ

http://products.ndis.jp/shift-neo/

快決!シフト君NEOは大阪市北区に本社を置く株式会社NTTデータセキスイシステムズが提供するシフト管理アプリです。このツールの特徴は次の通りです。

・人工知能「iZ(アイゼット)」によるシフト原案自動作成

シフト希望のデータが揃った段階で、スキルと人員配置基準に応じてシ人工知能「iZ(アイゼット)」がシフト原案を自動作成します。ワンクリックで作成できるので未経験のスタッフでも安心です。

・多業種のシフトに対応

シフト作成は業種によっても内容が変わります。このツールは他業種のシフト作成に対応できる仕様となっており、複雑なシフト作成も難なくクリアします。

人工知能「iZ(アイゼット)」はこれまで国際的なコンペティションで複数部門で金賞を受賞した実績があり、さらなる進化を目指して現在進行形で開発が継続されています。

また、他社勤怠管理システムと連携可能であることから、シフト管理と勤怠管理データを連携させたい方にはおすすめのツールです。

4. シフト管理アプリの導入で解決する5つの問題

4. シフト管理アプリの導入で解決する5つの問題

シフトを自動作成できるシフト管理アプリ。とっても便利なものであることは分かりましたが、アプリ導入によって現行のシフト作成における様々な課題をどのように解決できるのでしょうか。

ここでは従来型のシフト作成でありがちな問題と、シフト管理アプリがどのように問題解決できるかを明らかにします。

4-1. シフト表作成にかかる時間

シフト管理アプリを導入すれば、基本的なシフトは自動作成することができます。これは大きなアドバンテージです。

シフト作成は人事管理業務の中でも特に重要な仕事で、現場の仕事が上手く回るかどうかは、シフトに全てがかかっているといっても過言ではありません。

なぜなら、必要以上の人員配置をすると余分な人件費がかかるので企業にとっては損失です。しかし、必要な人数がいなければ現場は回りません。必要なサービスを提供できないのは企業にとって大きなリスクです。

コスト削減をしつつ、サービスや生産性を向上させるには、スキルの高いベテランスタッフと新人を上手に組み合わせ、適切な人数で回すことが肝心で、現場で求められる適正な人員配置を行うのは、想像以上に重要なことなのです。

このように、シフト作成時には多くの要素を勘案する必要があり、最終的な決定までに多くの時間と労力を要します。それが毎週、毎月あるのですから、管理者がシフト作成に使う総労働時間とエネルギーは莫大なものとなるでしょう。作業にかかる人件費も相当な額になるはずです。

しかし、シフト管理アプリを導入すれば、ボタン1つでシフトが自動作成されます。あっという間にシフト表が作れてしまうので、拍子抜けしてしまうかもしれません。アプリ導入でシフト作成作業から解放されるので、管理者はその時間を本業に費やすこともできます。

4-2. 人的ミス

シフト作成を手作業で行う場合、どうしても人的ミスが発生します。

いくら気をつけていても人間のやることに100%はありません。シフトが複雑になればなるほどミス発生の確率は高くなります。手作業でシフト作成を行った場合に、特にありがちなのは「入力ミス」です。

スタッフからシフト希望が提出されたら、管理者は各人の希望に沿ってシフトを作成していきますが、この際に希望日と違う日程を入力してしまうケースは多く、のちのトラブルの原因となります。

それでもシフトが公表された後に管理者、従業員のどちらかが気がつけば修正もできるのですが、双方に確認を怠ったときには当日まで気がつかず、「出勤するはずのスタッフがこない」という事態になりお互いに大慌てする羽目になります。

しかし、シフト管理アプリを導入すれば、従業員は自分のアプリからシフト希望を提出できるので、担当者の入力ミスが発生する余地はありません。

また、シフト表は管理者、従業員の両方で共有されいつでも見ることができるので、仮に間違いがあってもお互いに気がつきやすいでしょう。

さらに、シフト管理アプリを使うと、シフト作成時、修正時にミスがあればアラート警告が出されるので、何か問題があってもその都度発見されます。修正も容易に行うことができるので、トラブルも未然に防ぐことができきるでしょう。

4-3. 均等なシフトを割り振り

均等なシフトを割り振り

シフト管理アプリを使えば、均等なシフトを割り振ることもできます。

管理者がシフト作成を自力で行う場合、従業員に均等にシフトを割り振るのも一苦労です。

特に夜勤を伴う複雑な勤務形態をとっている職場では、シフトが網の目の様に複雑で、労働時間の割り振り、公休取得などを均等に設定するのは大変困難です。

こうした作業は手作業はもちろん、エクセルを使っても限界があるので、やはり専用のツールを使うのが確実です。

自社で専用ツールを開発すると、開発費用だけで数百万~数千万、大規模なものになると数億~数十億円かかることもあります。

しかし、クラウド型シフト管理アプリは運営会社がシステムを提供するので自社で用意する必要がありません。非常にリーズナブルな費用で難しいシフトを作成できるのは、人事担当者にとっては大きなメリットです。

4-4. シフト表へ反映漏れ

シフト作成を手作業ですると、シフト表への反映漏れが起こることもあります。

特にスタッフがシフトの申請をする際に、口頭で希望を伝えると連絡ミスが起こりやすくなります。口頭で伝えることの問題は、自分が言い間違えることもあれば、相手が聞き間違えることもあり、そうしたミスの発生確率も高くなる点です。

そうなると、あとで「シフトに入る」と言った、言わないで揉める可能性があるので、シフトの反映漏れという点で大いに問題があるのですが、スタッフが少ない現場ではそうしたシフト管理が行われていることもあります。

その点、シフト管理アプリを利用すれば、シフト希望を入力するのは従業員本人、シフト作成するのはツールなので、使用者との間でトラブルになる可能性は限りなく低くなります。また、何か異常があればアラート警告がでるので、大事に至る前にデータを修正することができます。

4-5. 急な変更への対処

シフト管理アプリを導入すれば、急用ができたり、風邪をひいた、こうした突発的な事情で欠勤がでたときにも、素早く対処することが可能です。

シフト管理を手作業でしている場合は、急な欠勤がでたら控えのスタッフがいない限りは、急きょ代理を探す必要があります。その場合、候補者の選定作業も大変なうえ、休日の予定を変更してまで急な出勤要請に快く応じるスタッフは限られるので、出勤交渉は非常に厳しいものとなります。

そんな日はスタッフが不足したまま現場を回さざるを得ないことも多いでしょう。当然、現場は混乱し、サービスの質も低下します。

また、急な欠勤によりシフト修正の必要がでたときも要注意で、慌てた状態で対処するとミスがでやすく、きちんと人員配置ができていなかったり、逆にシフトが被ってしまうこともあります。

しかし、シフト管理アプリを利用すれば、こうした問題もクリア可能です。シフト管理アプリの中でも最新型のAIが搭載されているものであれば、急な欠勤がでても、手の空いているスタッフを検出すことが可能です。出勤要請の交渉の仕方まで提案してくれるツールもあるので、万が一の際にも安心です。

5. シフト管理アプリを選ぶ際の3つのポイント

5. シフト管理アプリを選ぶ際の3つのポイント

シフト管理アプリを導入すれば、シフト作成の際にありがちな課題の大半をクリアすることができます。しかし、シフト管理アプリなら何でも良いと言うことではありません。数あるシフト管理アプリから選りすぐりのものを見つけるためには、次に挙げる3つのポイントに注意することをおすすめします。

5-1. 自社の勤務ルールとの相性

シフト管理アプリを選ぶ際は、自社の勤務ルールとの相性を慎重にチェックすることが肝心です。

例えば従業員の殆どが9時~18時勤務の正社員だけならベーシックな機能を搭載していれば事足りますが、アルバイト、パートが多い業種や、これから事業拡大をしていく場合は、相応の細かい設定が可能なアプリを選ぶ必要があります。

例えば、医療業界なら夜勤含む複雑なシフトを管理できる機能が必要ですし、学習塾なら授業ごとの座席管理、人員配置、教師の休憩時間の設定も必要です。飲食業なら店舗を横断して欠勤時にスタッフの補充ができるシステムを搭載したものが望ましいでしょう。

自社のシフト管理に必要なのは何か、という点を明らかにしておけば、相応しいシフト管理アプリを選ぶことができます。

5-2. 勤怠管理システムとの連携

シフト管理アプリ選びの際は、自社の勤怠管理システムとの連携が可能かどうかもチェックしてください。

勤怠管理システムとの連携ができれば、シフト管理アプリで自動作成したシフトデータをそのまま勤怠管理システムに反映することが可能です。

勤怠管理システムで管理しているデータをシフト管理アプリに送ることもできるので、計画と実績を比較することもできます。連携用のCSV形式標準フォーマットが搭載されていれば、データの共有が可能なので、既に勤怠管理システムの導入をしている企業は必ず確認しておきたいところです。

5-3. サポート体制

シフト管理アプリ導入の際はサポート体制も確認しておきましょう。

シフト管理アプリで扱うデータは運営の要であり、不具合があれば従業員は自分の勤務日を確認できず、使用者も誰がどこで何時に働くべきか把握ができません。一度問題が起これば現場は大混乱に陥るでしょう。

しかし、サポート体制がしっかりしていればすぐに対処してもらうこともできます。分からないことがあっても速やかに回答をしてもらえるでしょう。

シフト管理アプリを選ぶ時は機能面にばかり目が行きがちですが、導入後は案外こうしたことが重要になりますので、後々のことを想定して、何かあってもすぐにサポートしてもらえるアプリを選ぶことをおすすめします。

6. シフト管理アプリと勤怠管理アプリの違いとは?

6. シフト管理アプリと勤怠管理アプリの違いとは?

ここまでシフト管理アプリの必要性、選び方について解説してきましたが、アプリ導入によってシフト作成、管理作業が大幅に軽減されることがお分かり頂けたと思います。

管理者の方は、アプリ導入によりこれまでシフト作成に費やしていた時間を、本業に使うことができるようになります。複雑なシフト作成で毎月お悩みであれば、ぜひ取り入れて頂ければと思います。

しかし、ここでもう1つ、勤怠管理アプリにも注目をしていただきたいのです。実は勤怠管理アプリにもシフト管理機能があるからです。

ここでシフト管理アプリと、シフト管理機能のある勤怠管理アプリとの違いを明らかにしておきます。

勤怠管理アプリは主に従業員の出退勤状況(=勤怠)を管理するのが目的で、多くの場合シフト管理機能も含まれています。

勤怠管理システムのシフト管理機能を使えば、シフト希望収集、シフト作成、シフト共有を行うことができます。人員の過不足判定なども可能なので、基本的なシフト管理であれば、シフト管理機能のある勤怠管理システムを導入すれば十分事足りるでしょう。

勤怠管理システムの中の1機能であるので、当然勤怠データをそのまま使うこともできます。

よって、シフト管理アプリの導入をお考えの方は、シフト管理機能のある勤怠管理アプリを導入するのも一手です。1つのツールで勤怠もシフトも両方管理できるのは大変便利です。

6-1. 無料で試せるおすすめ勤怠管理アプリ4選

本特集もいよいよ最後、ここからは勤怠管理アプリを4つ紹介します。ここで紹介するのは全て無料お試しできるものばかり、シフト管理機能を搭載しているものもあるので要チェックです。それぞれの特徴を解説するので、シフト管理アプリと併せてぜひ内容をチェックしておいてください。

「ジョブカン」

ジョブカン トップページ

https://jobcan.ne.jp/

ジョブカンは株式会社Donutsが提供する勤怠管理アプリ。使いやすさでは業界随一、誰もが直感的に使いこなせるので、オフィスはもとより飲食、医療など様々なスタッフを抱える業種におすすめです。

便利なシフト管理機能もあり、スタッフは無料通話アプリLINE(ライン)からシフト申請可能、曜日ごとに必要な人数を設定してシフトを自動作成することもできます。基本的なシフト管理であればこれで十分なので、シフト管理、勤怠管理ツールを同時に導入したい方には得意おすすめです。

ジョブカンの情報を更に詳しく知りたい方はこちら

「jinjer勤怠」

jinjer勤怠 トップページ

https://hcm-jinjer.com/

jinjer勤怠は株式会社ネオキャリアが提供する勤怠管理アプリです。業界最高水準の機能数を誇るこのアプリは、シフト管理機能も充実。シフトの申請、承認もこのアプリ1つで管理可能で、人員過不足を補う機能も完備、ポジション、能力も考慮して調整を行うので無駄のない理想的なシフトを組むことができます。マルチデバイス対応であるため、いつでもどこでも利用可能。外出が多いスタッフを抱える企業でも重宝することでしょう。

jinjer勤怠の情報を更に詳しく知りたい方はこちら

「IEYASU」

IEYASU トップページ

https://www.ieyasu.co/

IEYASUは株式会社IEYASUが提供する勤怠管理アプリ。ベンチャー企業向けに開発されたこのアプリは、ベンチャーを知り尽くした人事実務の専門家集団と共同開発しただけあり、無駄な機能は一切なし、必要な機能だけを厳選して搭載しています。シフト管理機能もあり、シフトで働く社員のデータを予め入力しておくことで、適切なシフトを自動的に作成することができます。無料プランもあるので、立ち上げ間もなく資金力に余裕のない企業にも好評です。

IEYASUの情報を更に詳しく知りたい方はこちら

「kinkone」(キンコン)

kinkone トップページ

https://www.kincone.com/

kinkone(キンコン)は株式会社ソウルウェアが提供する勤怠管理アプリです。このアプリは交通系ICカードをタッチするだけで、勤怠管理と毎日の交通費清算を同時に行えるので、外出の多い営業社員を多く抱える企業には最適でしょう。kinkoneにはシフト管理機能はありませんが、姉妹製品のkintone(キントーン)にはシフト管理機能があるので、同時に申し込むことでシフト管理も楽々クリアすることができるでしょう。

7. まとめ

7. まとめ

いかがでしたでしょうか。シフト作成はどの企業にとっても負担の大きい作業で、多くの管理者の方が毎週、毎月の作業を軽減したいと考えていることでしょう。

そうした場合は、シフト自動作成機能のあるシフト管理アプリの導入を検討してみてください。

シフト作成には長年の経験が必要で、属人的な要素が強いことから、引継ぎが難しいのがネックです。経験豊富なスタッフがやっているうちは問題ないのですが、キーパーソンが退職したら大混乱になることも考えられます。

また、シフト作成を手作業で行うと、人的ミスの発生が起こりやすく、間違いを放置していると現場のトラブルにつながります。

しかし、アプリを使えばシフト作成は自動でやってくれます。誰でも管理ができるようになるので、企業にとってはリスクヘッジにつながります。

今回紹介したシフト管理アプリは外部の勤怠管理アプリとも連携できるものも多いので、データを共有により管理業務を軽減することもできるでしょう。また相互に得たデータを企業戦略にも役立てることもできます。

ただ、そもそも勤怠管理アプリ自体にシフト作成・管理機能がついていることが多いので、基本的なシフト作成だけなら、勤怠管理アプリがあれば十分カバーできます。今回紹介した勤怠管理アプリは全て無料で試せるので、自社に合いそうなものがあればぜひ一度試しに使ってみることをおすすめします。

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