領収書をなくした!再発行のやり方と紛失対策総まとめ

整理された領収書

更新日:2019年01月10日 | 公開日:2019年01月10日

費用を支払った際に受け取る領収書は、経費精算時に必須の重要な証明書です。

「整理や申請をしないと」と思いつつも、忙しさのあまり後回しにして、いつの間にか膨大な領収書が溜まってしまったという人もいるでしょう。領収書を溜め込むことは、紛失、汚れ、破損などにつながる可能性もあります。

そこで今回は、もしも領収書を紛失したり、破損した時の対処法をお伝えしていきます。領収書に関する様々なトラブルについて説明していくので、もしもの時には参考にしてください。

そもそも領収書とは?

そもそも領収書とは?

領収書は、金銭の支払い・受け取りと引き換えに、商品・サービスなどを提供・受け取りしたということを証明する証書です。

金銭を受け取る商品・サービスの提供者は、民法486条で領収書を発行する義務が定められており、反対に金銭を支払う人は、領収書の発行を請求できる権利が定められています。

領収書は英語で「レシート(Receipt)」といいますが、日本では手書きのものを「領収書」レジスターなどでプリントされたものを「レシート」と区別して表現する場合が多くなっています。

何に使うの?

営業活動するうえで、必要な経費を計上する企業や個人事業主では、領収書は確実に経費を支払ったことを証明するのに使われ、法人税申告や確定申告、税務調査などの際に必須の証書となります。

また、発行者・受領者双方にとって、領収書は代金の二重請求や過払いなどのトラブルを防ぐ役割も持っています。発行者は領収書の控えを保管することで、確実に代金を受け取っていることを確認でき、受領者は領収書を保管することで、代金の支払いが済んでいることを確認できます。

いつ発行される?

領収書の発行は、金銭の授受が完了したタイミングで行われます。

また、商品・サービスの受け渡しが完了しただけでは、領収書は発行されません。つまり、企業間取引で契約が成立しても、売掛金の回収が完了するまでは領収書は発行されないことを意味します。

領収書の書式・必須記入事項

領収書は、市販の物を使って発行される場合もありますし、特にサイズなどのフォーマットが定められてはいません。しかし、改ざんを防ぐための書式ルール、必ず記載しなければならない必須事項は定められています。

必須事項としては、以下の項目を記載する必要があります。

文書のタイトル

発行する文書が「領収書」であることが明確にわかるようにしなければなりません。文書の中央上部に大きな文字で記載し、だれが見ても領収書だと判別できるようにします。

宛名

領収書には支払者名が記載されていなければなりません。個人の場合はフルネームで、会社名や屋号の場合は正式名称で記載しましょう。株式会社を(株)などに省略するのも好ましくありません。

金額

領収書に記載する金額は、改ざんを防ぐためにもいくつかのルールに従う必要があります。具体的には「金額の頭に¥を記載する」「金額の最後に(-)または(※)を記載する」「金額は3桁ごとに(,)を記載する」です。

但し書き

提供した商品・サービスの内容を具体的に記載します。「お品代として」のような曖昧な記載になっていると、税務処理の際に証書として認められない可能性があります。

発行者

領収書の発行者を記載します。会社名、住所、電話番号などを手書き、もしくは社判・プリントで記載します。

収入印紙

領収金額が5万円以上の場合、金額に応じた収入印紙を貼り、消印します。

発行日

領収書を発行した日付を記載します。領収書を税務処理する際には絶対必要になります。

領収書の保管義務

領収書は、法人税申告・確定申告・税務調査の際に必要となるため、法律で一定期間の保管が義務付けられています。法人が領収書を保管しなければならない期間は7年間とされ、青色申告をする個人事業主も同様に7年間の領収書保管義務があります。

白色申告をする個人事業主の場合、領収書の保管が義務付けられているのは5年間ですが、ほかの帳簿の保存期間が7年間になっているため、領収書も7年間保管するケースが多くなっています。

いずれの場合も、領収書の保管義務が生じるのは「法人税申告・確定申告の期限日」が起点とされ、領収書の発行日ではないことに注意が必要です。

印紙の必要性

印紙の必要性

ところで、5万円以上の金額が記載された領収書に、収入印紙を貼らなければならないことを知っていますか?領収書は印紙税法で定められた「課税文書」の対象であり「印紙税額17番」に相当する「印紙税」を支払わなければならない義務があります。

印紙税とは、経済活動で作成された不動産売買、賃貸契約書、売買契約書、領収書、手形、株券などの「課税文書」に課される税金です。一部の例外を除き、対象となる課税文書の印紙税額に応じた金額の収入印紙を貼付け、消印して届け出ることで納税されます。

収入印紙には1万円から10万円までの31種類があり、領収書の作成・授受に備えて準備しておく必要があるため、事前に購入されているのが一般的でしょう。この場合、収入印紙を購入した時点で印紙税の納税は完了したことになり、領収書に貼られた収入印紙が、納税を証明するための証票となります。

金額の大きな契約書などの場合は、印紙税の額も小さくないため、当事者同士が話し合って収入印紙代金を折半するケースもありますが、領収書にかかる印紙税の負担は、金銭を受け取る発行者が負担するというのが国税庁の見解です。

【トラブル回避】領収書はしっかり管理しよう

【トラブル回避】領収書はしっかり管理しよう

領収書は、受領者にとっては経費計上などの税務処理に欠かせない証書であり、印紙税を負担する発行者にとっても、その控えは税務調査時に必要とされる証書です。両者にとって二重請求や過払いを防ぐための証書でもあるため、正確な記載内容によって社内ガバナンスを強化するのにも役立ちます。

領収書の重要性を理解せず、雑な管理や保管で紛失や破損などが発生してしまうと、思いもしないトラブルに発展してしまう可能性すらあります。

トラブルを未然に防ぐためにも、領収書の管理・保管を厳格化し、紛失や破損などが発生しないよう、各々が対策しておく必要があります。

領収書再発行について

それでは、もしも領収書を紛失や破損した際の再発行についてお伝えしていきます。

結論から言うと、発行者に領収書を再発行してもらうのは、極めて難しいといわざるを得ません。その理由は、領収書再発行に関する法的な問題と、発行者・受取者双方が追わなければならないリスクが絡み合っているからです。以下から、具体的に解説していきましょう。

領収書再発行に関する法律

民法468条で、金銭を受領した者は領収書発行の義務があり、金銭を支払った者は領収書発行を請求する権利があることは解説しました。これは、支払人の領収書発行請求に対し、受取人が領収書発行を拒否すれば、支払人は金銭の支払いすら拒否できるほどの義務だといえます。

一方で、既に受取人が領収書を発行していた場合、支払人からの領収書再発行請求があっても、受取人はこれを拒否できます。実際に、領収書の再発行を依頼しても、応じてくれる受取人は極めて少ないといえるでしょう。

もちろん、支払人と受取人が懇意にしているようなケースでは、再発行に応じてくれるケースもあります。しかし、基本的には領収書の破損や汚れなどのいかなる理由であっても、受取人は領収書の再発行をする義務はないのです。

領収書再発行の危険性

発行者側から見て、領収書の再発行は「不正使用」される危険性があるため、再発行を断るのが基本です。

もし同じ領収書が2つあれば、支払っていない架空の金額まで節税の対象として経費計上できてしまうため、再発行をなかなか承諾しないのです、

領収書再発行に関するペナルティ

もし、領収書の再発行による経費の二重計上などの不正使用が発覚した場合、その金額がわずかだったとしても、領収書の受領者に、差額に応じた法人税、消費税、事業税などが請求され、延滞税など本来支払わなくても済む税金まで課されてしまいます。

さらに、要注意の法人・個人事業主として税務署から目を付けられ、税務調査が入ってしまう可能性も考えられるでしょう。

また、領収書を再発行した側もリスクを負わなければならない可能性があります。領収書の発行者が不正使用の共犯者だと税務署に判断されれば、私文書偽造罪に問われてしまう危険性があるでしょう。その量刑は3ヵ月以上5年以下の懲役となっており、実刑を受けてしまう可能性もあるのです。

領収書の再発行を断るのは、まさにこうしたリスクのためであり、社会的信用の喪失から事業継続が困難になってしまうからなのです。

領収書を紛失してしまったら……

領収書を紛失してしまったら……

いくら管理や保管が重要と分かっていても、不測の事態は起こってしまうものです。

実際、領収書を紛失してしまった時の対処法をいくつか紹介していきます。

レシートで代用

商品・サービスの購入時に領収書を受け取っていれば、通常はレシートを受け取ることはありません。しかし、なんらかの事情によって手元にレシートが残っている場合は、領収書代わりに使える可能性があります。

一般的に、レシートには宛名が記載されることはほとんどないものの、逆に但し書きにあたる商品明細は詳細に記載されています。宛名がなければ領収書としての要件は満たされませんが、支払い金額が大きく、不審な点などがなければ、税務署に証書として認められる可能性があるのです。

しかし、レシートは感熱紙タイプの場合も多いため、7年間の保存期間に耐える保存性に劣ります。念のため慎重に保管するようにしましょう。

出金伝票で代用

すでに解説したように、3万円以下の経費支払いに関しては、領収書の保管義務がありません。つまり、支払い金額が少額の領収書を紛失した場合は、出金伝票に必要事項を記載することで領収書代わりに使えます。これは、電車賃やバスなどの細かい交通費、ご祝儀や香典など、領収書の発行されない経費を出金伝票で処理するのと同様です。

経費支出が3万円以上の領収書を紛失した場合でも、出金伝票とともに、帳簿にも不測の事態の理由などを記載しておけば、税務署から認められる場合もあります。紛失した領収書に関連する納品書、発注書などが残っていれば、あわせて保管しておくのがいいでしょう。

再発行を依頼する

リスクのある領収書の再発行は、法的な義務もないため、依頼を受け入れてもらえることはほとんどないと言えます。

しかし、場合によっては対応してもらえる可能性もあるため、一度は領収書再発行をお願いしてみるのもいいでしょう。

汚れ・破損時の再発行

領収書が汚れてしまった、破れるなどで破損してしまい、証書として使えなくなってしまっても領収書自体は存在しているため、紛失した場合に比べれば再発行を受け入れてもらえる可能性が高くなります。懇意にしている取引先であればなおさらでしょう。

しかし、この場合でも金銭の受領者である発行者に、領収書再発行の義務がないことには変わりありません。元の領収書があるからといって、必ずしも再発行してもらえるわけではないことに留意が必要です。もちろん、再発行してもらった領収書と引き換えに、破損した領収書は発行者に返却しなければなりません。

紛失時の再発行

領収書の再発行は、法的な義務がなく、再発行する側もリスクを伴うため、ほとんどの場合で応じてもらえない可能性が高いことは解説しました。

しかし、新幹線や飛行機などの高額な交通費の領収書に関しては、期限内であれば再発行に応じてもらえることもあります。健康保険の記録が絡む医療関係に関しても、おおむね領収書の再発行に応じてくれる場合が多いようです。

ただよほど懇意にしている取引先でもなければ、一般的には再発行は難しいと考えた方がいいでしょう。また、再発行に応じてもらえた場合でも「再発行された旨」が記載された領収書を受け取ることになります。

支払い証明書をもらう

領収書の再発行を断られてしまっても、企業や販売店によっては、領収書とは違ったフォーマットの証明書を発行してくれる場合もあります。

領収書という名称がなくても、領収書の要件を満たす「支払先の宛名」「商品・サービスの但し書き」「支払い金額」「日付」「発行者の名称・住所」さえあれば、税務署でも領収書の代わりとして認めてくれます。「購入証明書」「支払い証明書」のような、なんらかの形で証書を発行してもらえないか、交渉してみるといいかもしれません。

証明書の発行を受け付けてくれる場合でも、有償扱いになる可能性もあるため、この点は留意が必要です。

領収書の再発行を依頼されたら……

領収書の再発行を依頼されたら……

それでは反対に、金銭の受領に伴って領収書を発行したにもかかわらず、支払者から領収書の再発行を依頼された場合、どのように対処すべきでしょうか?

ここからは、領収書の発行者側の対応について説明していきます。

【依頼されないために】再発行できないことを事前に告知しておく

まずは、顧客に領収書再発行の依頼をさせないためにも、事前に手を打っておくのがいいでしょう。たとえば、領収書に「領収書の再発行はできません。大切に保管してください。」などの文言を明記しておくのです。加えて、領収書を相手に手渡す際に、同じ文言を口頭でひとこと添えるのもいいでしょう。

もちろん、領収書に携わって作成・手渡しする従業員にも、課税文書であるが故の重要性を普段から周知させ、事前告知を徹底しておく必要があります。

【断ろう】再発行に義務はない

領収書の再発行を依頼されても、義務はないですし、リスクを避けるためにも断るのが基本です。

この場合でも、上述したような事前対策を施し、再発行できない旨の領収書への記載や口頭での事前告知を行っておけば、顧客からの依頼を断りやすくなり、相手方との余計なトラブルも避けられるでしょう。

別の書式の支払い証明書を発行する

金銭の支払者が領収書を紛失したケースでも紹介しましたが、どうしても顧客が困っている場合の次善の策として、領収書とは別のフォーマットで、証明書を用意して発行するという方法があります。

項目には「支払先の宛名」「商品・サービスの但し書き」「支払い金額」「日付」「発行者の名称・住所」があれば、領収書代わりとして効力を持つため、「支払い証明書」「購入証明書」などの名称とともに、準備だけはしておいた方がいいかもしれません。

どうしても領収書を再発行しなければいけないとき

今後も取引を拡大していきたい顧客などから領収書再発行依頼があれば、断りにくいのも事実でしょう。支払い証明書など、別フォーマット書式での対応もムリなのであれば、領収書の再発行に応じなければならないかもしれません。

やむなく領収書を再発行する場合は、必ず「再」「再発行」などを領収書に記載し、あくまでも再発行された領収書であることがわかるようにしておきましょう。もちろん「今回だけ」の特別措置であることを強調し、何度も再発行を依頼されないように、予防線を張っておかなければなりません。

再発行する領収書が収入印紙の必要な課税文書だったとき

再発行する領収書の器楽が5万円以上だった場合、通常の考えでいけば、顧客に収入印紙代金を支払ってもらいたいところです。

しかし、国税局の見解は異なります。再発行であろうとなかろうと、領収書は印紙税の対象となる課税文書であり、印紙税額17番に従った税金分の収入印紙を「発行者」が負担して貼らなければならないのです。

このように、領収書再発行は発行者にとって大きなリスクと負担を強いるものです。あらゆる事前対策を講じて、できる限り領収書再発行の依頼を受けないようにするのがいいでしょう。

その他の領収書に関するトラブル

その他の領収書に関するトラブル

それでは最後に、領収書に関するその他のトラブルを紹介しておきます。

トラブルに関して事前に理解を深めておけば、あらゆる対策を講じることができるので、参考にしてください。

宛名に関するトラブル

領収書の宛名は正式名称で記載するのが基本であり、株式会社を(株)などと略すのも好ましくありません。ましてや宛名を空欄にしておくのは絶対に避けるべきでしょう。

宛名を「上様」にする場合も見受けられますが、できる限り正式名称で記載するのが無難です。領収書の金額が少額であれば認められることはあるものの、金額によっては「だれが代金を支払ったのかが不明」になってしまい、証書として認められない、宛名改ざんなどのトラブルにつながる可能性もあります。

領収書を作成する受取者も、作成を依頼する支払者も留意しておかなければなりません。

但し書きに関するトラブル

但し書きに「お品代として」などと記載するのは、宛名に「上様」と記載するのと同様「どんな商品・サービスを購入したのかが不明」になってしまい、証書として認められないケースがあります。

商品・サービスが複数の要素で構成されているケースなどでは、納品書などを添付するなど、対策を考えた方がいいでしょう。

また、クレジットカード決済で領収書を求められた場合は、但し書きにその旨を記載する必要があります。なぜなら、クレジットカード決済の場合は利用明細書が領収書代わりになるため、本来は領収書を発行する必要がないからです。

まとめ

まとめ

普段から領収書の授受に慣れているビジネスマンでも、重要性やリスクを理解し、宛名や但し書きなどの項目にまで気を付けている人は多くないかもしれません。

領収書を作成する側にとっても同じことであり、領収書の紛失や破損、不備などによる不測の事態が発生した際に、トラブルを起こさないためにも、普段から対策を練っておく必要があります。

今回説明した通り、レシートや支払い証明書、請求書、納品書などが領収書代わりに使えるなど、不測の事態が発生しても解決方法がないわけではありません。重要なことは、領収書に関する正確な知識を身に付け、正しい扱いを心がけ、管理・保管を徹底していくことです。

いま知りたいこと
コンシェルジュが解決します!

コンシェルジュサービスは
5万社以上が利用している無料の相談サービスです。

コンシェルジュ