ジョブカン経費精算の評判と実態|15個の経費精算システムを試したアイミツが徹底比較!

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更新日:2018年12月29日 | 公開日:2018年12月29日

紙の申請書が使われていた従来の経費精算は、作成に多くの時間と手間がかかるため、従業員に大きな負担をかけていました。また、経理担当者の内容チェックやシステムへのデータ入力が必要、上長不在で申請書がいつまでも承認されないなどの課題も抱えていました。経費精算の一連の流れを一元的に管理・共有することで、これらの課題を解決するのが経費精算システムです。

煩雑だった経費精算を合理化し、生産性の向上、業務効率化、コア業務への集中を実現する経費精算システムは、結果的に大きなコスト削減効果をもたらします。しかし、システムの利用料金がコスト削減分を上回ってしまえば導入効果は得られません。数ある経費精算システムのなかでも、コストパフォーマンスに優れる「ジョブカン経費精算」が注目されているのはこのためです。

急速に導入企業数を伸ばしている「ジョブカン経費精算」の特徴やメリットとはなにか?他のサービスとの比較も交えながら、その評判や実態を解説していきます。

<総評> 「ジョブカン経費精算」の最大の特徴は業界最安値水準の価格とコストパフォーマンス

「ジョブカン経費精算」とは、交通費や物品購入などの経費の申請・承認・処理フローを一元管理することで合理化し、業務効率化と生産性向上を実現する、SaaS型経費精算システムです。「ジョブカン経費精算」の最大の特徴は、経費精算を合理化する豊富な機能を持ちつつ使い勝手をシンプルに絞ることで実現した、業界最安値水準の価格と優れたコストパフォーマンスです。

5,000円という最低利用料金が定められてはいるものの「ジョブカン経費精算」の月額料金は1人あたり400円という圧倒的な低価格を実現しており、初期導入費用もかかりません。製品版リリースが2016年6月と比較的歴史が浅いにもかかわらず、累計導入社数は3,000社を突破。「ジョブカン経費精算」のコストパフォーマンスは、急速な成長を遂げる原動力になっているともいえるでしょう。

もともと「ジョブカンワークフロー」に搭載されていた経費精算機能を独立させ、製品化した「ジョブカン経費精算」は、ユーザーの声を反映した機能追加を積極的に進めているのも特徴です。2017年3月のスマートフォンアプリのリリース、5月の英語切替え機能、仮払い機能の搭載を経て、9月には、遂に交通系ICカードとの連動も実現、ますます使いやすい経費精算システムとして進化しています。

姉妹製品である「ジョブカン勤怠管理」「ジョブカン給与計算」「ジョブカン労務管理」などとの連携もスムーズなため、企業のバックオフィス業務全体を効率化できるのも「ジョブカン経費精算」の大きな魅力です。「ジョブカン経費精算」をワークフローと併用すれば月額で100円の割引、ほかのジョブカンシリーズとの併用でも50円の割引が適用されるため、シリーズ製品導入のハードルも低いといえるでしょう。

機能限定版を利用できる無料プランも用意されているため、従業員数10人以下の企業から1,000人以上の大企業まで、幅広いニーズに応えられるのも「ジョブカン経費精算」ならではの特徴です。

そもそも経費精算システムとは?

紙の申請書を必要とした従来の経費精算は、経費申請する従業員、申請を承認する上長、申請された経費を処理して支払いをする経理担当者それぞれに大きな負担を強いると同時に、さまざまな課題を抱えていました。経費精算の一連の流れをIT技術で一元的に管理・共有することで、これらの負担を軽減して課題を解決するのが経費精算システムです。

経費精算システムを活用すれば、申請者はスマートフォンを使っていつでもどこでも経費申請でき、上長は承認ワークフローによって素早くスムーズに申請内容を確認・承認できます。一元的に集約された経費精算データは経理担当者とも共有されるため、再チェックや計算ミスを排除でき、あらためてデータを入力し直す必要もありません。

経費精算にかかっていたムダな手間や時間をなくし、業務効率化を実現する経費精算システムは、生産性向上とコア業務への集中を実現させることで、大きなコスト削減効果ももたらすのです。

ERPなどの業務システムを導入する企業では、その一部に経費精算機能を持つ場合もあり、従来の経費精算システムは、オンプレミス型でサービスが提供されるケースが多かったといえるでしょう。しかし、ネットワークが高度に整備された現代では、クラウド環境でサービスを提供するSaaS型経費精算システムが主流になりつつあり、その使い勝手の良さから乗り換えを検討する大企業も増えています。

こうした状況を反映するように、市場には数多くのSaaS型経費精算システムが登場しています。しかし、その特徴や優位性はまさに多種多様であるため、最適なサービスをチョイスするのは容易ではありません。経費精算システムに求める自社の要件を明確にしたうえで、どのような要素を重視するかを決定する必要があるでしょう。

他の経費精算システムと比べた評判は?

すでに解説したように、経費精算システムの有効活用は、業務効率化と生産性の向上をもたらし、それによるコア業務への集中が大きなコスト削減効果を生み出します。しかし、月額費用が高額な高機能経費精算システムを導入しても、従業員数の少ない企業などでは、充分なコスト削減効果を得られない可能性もあります。つまり、機能と価格のバランスが取れた、優れたコストパフォーマンスを持つ経費精算システムのニーズは非常に大きいのです。

「ジョブカン経費精算」が、規模の大小を問わない幅広い企業から支持を得ているのは、まさに機能と価格のバランスが絶妙だからであり、そのコストパフォーマンスが高く評価されているのです。

価格面で「ジョブカン経費精算」と比較されることの多い楽楽精算の場合、ユーザー数50名までの月額料金は1ユーザーあたり600円であり、10万円の初期導入費用も必要です。月額料金が1ユーザー400円で初期費用の必要ない「ジョブカン経費精算」のアドバンテージは明白です。

ユーザー数が100名を超えると両者の利用料金は逆転するものの、大企業で必要とされる機能がオプション扱いになっている楽楽精算は、利用料金の総額が大きくなる傾向もあり、シンプルながらも多機能を誇る「ジョブカン経費精算」の優位性は確保されたままです。

「ジョブカン経費精算」を上回る多機能が売りのMFクラウド経費、Dr.経費精算と比較した場合はどうでしょう?どちらも自動入力を重視した設計で、大幅な業務効率化が期待できるものの、その利用料金は「ジョブカン経費精算」の倍以上です。企業ニーズによっては、必要のない機能が標準搭載されているともいえ、シンプルな経費精算システムを求めるニーズには向いていません。

無料プランも用意された「ジョブカン経費精算」は、規模の大小を問わず、シンプルでコストパフォーマンスの高い経費精算システムを求める、すべての企業に最適なサービスだといえそうです。

1.「ジョブカン経費精算」の6つのメリット

機能と価格のバランスが絶妙な、優れたコストパフォーマンスを誇る経費精算システム、それが「ジョブカン経費精算」です。それでは「ジョブカン経費精算」を利用することで、具体的にどのようなメリットが得られるのか?解説していきます。

1-1.交通費精算を効率化

「ジョブカン経費精算」は、ジョルダンの乗換案内Bizと完全連携しているため、利用した駅を選択するだけで交通費を申請できます。最短経路や料金の検索ができるのはもちろん、定期区間の控除機能が搭載されているため、交通費の二重支払いも避けられるでしょう。経費精算でもっとも利用される交通費精算の合理化ができるのは大きなメリットです。

新たに追加された交通系ICカード読み取り機能で、CSVデータをインポートすれば、リストから申請したい項目を選択するだけで経費精算できます。

1-2.柔軟に設定できる申請・承認ワークフロー

「ジョブカン経費精算」は、経費申請を効率化する申請・承認ワークフロー機能を搭載しており、社内規定や企業ごとの事情に沿った承認経路を柔軟に設定できます。上長全員の承認が必要な経路、一部の上長の承認のみが必要な経路など、申請書の目的にあわせて複数パターンのワークフローを設定可能、作成数の上限もありません。

もちろん、申請書の金額や目的に応じ、承認ポイントを分岐させるのも可能。3万円以内なら課長決裁でOK、10万円以上は社長決裁が必要など、条件に応じた柔軟な分岐を数クリックで設定できます。

ジョブカンワークフローを併用すれば、経費申請の承認ワークフローだけでなく、稟議書や見積書の社内承認にも利用でき、あらゆる申請・承認ワークフローをジョブカンだけで構築可能です。

1-3.スマートフォンで簡単経費申請

レスポンシブ対応のシンプルでわかりやすいインターフェースを備え、アプリもリリースされている「ジョブカン経費精算」は、スマートフォンを使っていつでもどこでも簡単に経費申請できます。申請者は空いた時間を使って経費申請できるため、溜まってしまった経費を出張後に申請する、などの面倒な作業は必要ありません。

アプリはプッシュ通知にも対応するため、ワークフローに乗った申請を承認者へ通知するのもリアルタイムで実現。アプリ内で申請の承認・差し戻しもできるため、承認者が外出中でも経費申請が滞ることもありません。

1-4.仕訳データ・FBデータを自動作成

「ジョブカン経費精算」は、経費の申請内容をもとに、仕訳データ・振込用のFBデータを自動的に作成できます。これによって、申請内容をもとに仕訳データを手動で打ち込む、従業員ごとに支払い金額を確定させてFBデータを作成するなどの手間がなくなり、経理担当者の負担を大幅に削減できます。

仕訳データはCSV形式での書き出し、FBデータは全銀フォーマットでの書き出しに対応するため、ほとんどの会計ソフトと連携できる、インターネットバンキングに取り込むだけで振込業務が完了する、などのメリットも得られます。

1-5.電子帳簿保存法に対応

電子帳簿保存法に対応している「ジョブカン経費精算」は、データ化された領収書・レシートの保存と活用、および原本破棄が可能です。アプリのインストールされたスマートフォンで撮影した領収書・レシートは、データとしてアップロードする時点で自動的にタイムスタンプが付与されます。

電子帳簿保存法に対応したほとんどの経費精算システムで、タイムスタンプ付与機能が有料オプションになっているのに対し、無料で利用できるのが「ジョブカン経費精算」の大きなメリットであり、魅力です。

1-6.アラート設定で申請漏れを排除

「ジョブカン経費精算」は、条件を細かく設定できるアラート機能が搭載されており、対象者へのメール通知と注意喚起ができます。これによって、期限を過ぎた申請書提出などを排除でき、うっかりミスによる申請漏れなどを防げます。

たとえば、申請書それぞれに承認期限を設定し、期限3日前にアラートを出す、期限を過ぎた申請書にアラートを出すなどの設定が可能です。もちろん、アラートメールの配信は設定に従って自動で実行されるため、担当者が配信状況を逐一チェックする必要もありません。

2. 「ジョブカン経費精算」の3つのデメリット

それでは逆に、シンプルで優れたコストパフォーマンスを誇る「ジョブカン経費精算」 を利用するデメリットには、どのようなものが考えられるのでしょうか?そのなかには、経費精算システムの導入を考える一部企業には、致命的なものも含まれているといえます。

2-1.領収書・レシートの自動入力に対応していない

電子帳簿保存法に対応している「ジョブカン経費精算」は、スマートフォンのカメラで撮影した領収書・レシートの画像をデータ化して保存できますが、OCR機能などは搭載されておらず、内容の自動読取・システムへの自動入力もできません。つまり、申請時に領収書を添付する必要こそないものの、申請者は領収書の内容を手動でシステムに入力しなければなりません。

これは領収書などを伴う経費申請が「ジョブカン経費精算」ではほとんど合理化できないことを意味し、OCR機能や専任オペレーターによる代理入力に対応するMFクラウド経費、Dr.経費精算などに比べ、明確にデメリットだといえるポイントでしょう。

2-2.交通系ICカードへの対応が限定的

2017年9月に、交通系ICカード対応を果たした「ジョブカン経費精算」ですが、その対応状況は限定的であり、単独でストレスなく使える機能だとはいえません。具体的には、対応するICカードリーダー、ソフトウェアを使ってWindowsマシンに読取システムを構築し、書き出したCSVファイルを「ジョブカン経費精算」にインポートする必要があるのです。

ICカードデータの読み込みは「ジョブカン経費精算」の標準機能であるため、追加のオプション費用は必要ないものの、ICカードリーダーやWindowsマシンの用意、システム構築の手間がかかるうえ、使い方も簡単とはいえないでしょう。

「ジョブカン経費精算」で、ICカードデータをシームレスに読み込むには、別の方法が残されてはいるものの、ジョブカン勤怠管理との連携が必須です。つまり「ジョブカン経費精算」単独での交通系ICカードデータ読み込み・自動化は難しいといわざるを得ません。

2-3.クレジットカード連携ができない

多くの経費精算システムでは、クレジットカードやETCカード、電子マネーの情報や銀行口座をシステムに登録し、自動で利用履歴や明細を取り込んでシステムに表示できます。使用用途が経費に限定されるコーポレートカードを登録しておけば、項目を一括して経費計上できるため、非常に便利な機能だといえます。

しかし「ジョブカン経費精算」では、この便利なクレジットカード連携ができません。もちろん、ETCカードなども連携できません。出張などが多く、コーポレートカードを頻繁に利用している企業などでは、致命的なデメリットともいえるのではないでしょうか?ユーザーの声を取り入れて改善を続けてきた「ジョブカン経費精算」の今後の対応に期待しましょう。

3.徹底調査でわかった「ジョブカン経費精算」を使うべき人・会社

優れたコストパフォーマンスで急成長を遂げる「ジョブカン経費精算」にはどのような特徴があるのか、メリット・デメリットとともに紹介してきました。これらを踏まえ、どのような企業が「ジョブカン経費精算」のメリットを享受して、効果的に使えるのかを考えてみました。

3-1.なによりもコストパフォーマンスを重視する会社

何度も触れてきたように「ジョブカン経費精算」は機能と価格のバランスが取れた、優れたコストパフォーマンスを持つ経費精算システムです。価格を安く抑えた代わりに機能が省略されたということもなく、初期費用をゼロにしたことで、導入へのハードルも低く保たれています。つまり、経費精算を合理化したいものの、なによりもコストパフォーマンスを重視したい会社に「ジョブカン経費精算」は最適です。

サービス開始以来、ユーザーの声を反映した細かなアップデートが繰り返され、次々に新機能を搭載してきた「ジョブカン経費精算」だからこそ、今後の進化も期待できます。

3-2.シンプルな経費精算システムを求める会社

経費精算を合理化するのに必要な機能をまんべんなく搭載する「ジョブカン経費精算」は、一方で、それぞれの機能を必要十分なものに絞っており、シンプルなインターフェースと使い勝手を実現しています。経費精算に複雑な処理を必要とせず、シンプルでわかりやすい経費精算システムを求める会社に「ジョブカン経費精算」のシンプルさはピッタリでしょう。

全体的なシンプルを保ちながらも、条件に応じた分岐ポイントを柔軟に設定できるワークフロー機能を搭載するなど、必要とされる機能はきちんと強化されているのも「ジョブカン経費精算」の特徴です。

3-3.ジョブカンシリーズの連携を考える会社

「ジョブカン経費精算」には、バックオフィスのさまざまな業務を効率化する、ワークフロー、勤怠管理、給与計算、労務管理、採用管理などの姉妹製品があり、ジョブカンシリーズが構築されています。いずれかのジョブカンシリーズを利用している、もしくは利用を検討していて、経費精算の合理化も考えている会社は、シームレスな連携のできる「ジョブカン経費精算」が必須です。

特にジョブカン勤怠管理の併用を考えているならば、出勤時・退勤時の交通系ICカード読み取りと同時に交通費履歴も取り込めるため「ジョブカン経費精算」に自動で経費データとして登録できます。

4.徹底調査でわかった「ジョブカン経費精算」を使うべきでない人・会社

それでは逆に「ジョブカン経費精算」ではなく、ほかの経費精算システムの導入を検討した方がいいのは、どのような会社でしょうか?

4-1.クレジットカード連携が必要な会社

従業員の出張が多く、クレジットカードを利用する機会が多い会社は、現時点では「ジョブカン経費精算」を検討対象から外した方がいいかもしれません。すでに解説したように「ジョブカン経費精算」は、クレジットカードをシステムに登録できないため、利用履歴や明細を自動で取得できないからです。

もちろん、明細から手動で該当する項目を登録するのは可能ですが、経費精算を合理化できるとはいえないでしょう。ユーザーの声を反映させてきた「ジョブカン経費精算」だけに、将来的には対応する可能性はあるものの、現時点で対応予定のアナウンスなどもされていません。

4-2.経費精算を徹底的に合理化したい会社

経費精算をまんべんなく合理化できる仕組みを持つ「ジョブカン経費精算」ですが、機能が絞られていることから、一部業務の効率化は充分なレベルだとはいえません。経費精算にかかわる一連の業務すべてを徹底的に合理化し、最大限の省力化を実現したい会社は「ジョブカン経費精算」以外の経費精算システムを検討した方がいいでしょう。

特に領収書・レシートなどの自動入力を推進するOCR機能、オペレーター代理入力の仕組みがないのが「ジョブカン経費精算」の大きな弱点であり、申請者の負担を充分に軽減し、合理化できるとはいえないのです。

5. 5分でできる!「ジョブカン経費精算」の登録方法

優れたコストパフォーマンスを誇る「ジョブカン経費精算」ですが、クレジットカード連携ができないなどの弱点もあり、自社が経費精算システムに求める要件によっては、こんなはずじゃなかった・・・ということにもなりかねません。

こうしたミスマッチを避けるため「ジョブカン経費精算」では、全機能にアクセス可能な30日間の無料お試し期間が設けられています。無料期間を過ぎても、機能限定された「無料プラン」に切り替わるだけで課金もされないため、気軽に試してみてはいかがでしょうか?

以下の手順で進めれば、登録自体はすぐに完了します。

5-1.公式サイトにアクセスして「無料で試してみる」をクリック

「ジョブカン経費精算」 の公式サイト(https://ex.jobcan.ne.jp/)にアクセスし、トップ中程にある「無料で試してみる」をクリックします。別ページで「ジョブカンを無料で試してみる」が表示されたら必要事項を記入します。必須事項は「会社名」「氏名」「メールアドレス」「電話番号」「パスワード」「パスワード(確認)」です。

登録するサービスから「経費精算」にチェックを入れ、利用規約の同意事項もチェックしたうえで「アカウント発行」をクリックします。

5-2.発行されたアカウントでログイン・初期設定

登録が完了するとすぐにアカウントが発行され、メールで通知されます。専用ページから「メールアドレスもしくはユーザーコード」「パスワード」を使って「ジョブカン経費精算」にログインします。

サポートページにある資料をもとに、従業員登録などの初期設定を済ませば、すぐに「ジョブカン経費精算」を利用できます。

5-3.有料版に移行して本格運用したい場合は?

無料お試し期間の30日を過ぎても、機能限定された「無料プラン」に移行するだけで、なにもしなければ課金されることもありません。では、使い勝手の確認ができ、本格的に「ジョブカン経費精算」を利用したい場合はどうすればいいでしょう?

無料で利用している「ジョブカン経費精算」の管理画面から、直接、有料プランへの申し込みができます。有料プランに切り替えても、無料お試しで使っていた設定はそのまま流用できるため、あらためて設定し直す必要もなく「ジョブカン経費精算」を使い続けられます。

6. 「ジョブカン経費精算」の効果的な使い方

「ジョブカン経費精算」の弱点でもある、OCR機能が搭載されていない、クレジットカード連携が使えないなどをカバーする方法はなく、今後のアップデートを待つしかありません。「ジョブカン経費精算」を効果的に使うには、そのメリットをより活かす方向で考える必要があるでしょう。

6-1.Chatwork・slackで通知機能を拡張する

「ジョブカン経費精算」には、アラートをシステムからメール送信する「メール通知」スマートフォンアプリを使って通知する「プッシュ通知」が標準搭載されています。これは申請・承認ワークフローにも有効であり、承認者不在でいつまでも申請が承認されない、などのムダな時間を排除するのに有効です。

さらに「ジョブカン経費精算」は、経費精算の効率化に欠かせない通知機能を、Chatworkやslackを使って拡張できます。プッシュ通知では一部対応していないアラートがあるのに対し、Chatworkやslackではほぼメール通知と同様のアラート通知が受け取れるため、経費精算業務をより円滑に進められます。

設定方法もそれほど難しいものではありません。Chatworkの場合はAPIトークンの取得、slackの場合はWebhook URLを取得し「ジョブカン経費精算」の通知設定から外部連携タブをクリックし、それぞれの通知をONにしたうえでAPIトークン、もしくはWebhook URLをコピーするだけです。

6-2.ジョブカンシリーズと連携する

「ジョブカン経費精算」の弱点のひとつに、交通系ICカードとの連携が限定的であることが挙げられますが、すでに解説したように、これはジョブカン勤怠管理と連携させることで解決できます。実際の連携方法は、Chatworkの場合と同じように「ジョブカン経費精算」のAPIトークンを取得し、ジョブカン勤怠管理とAPI連携をさせる形になります。

同様のAPI連携は、ジョブカンシリーズの多くで可能であるため、経費精算だけでなく、勤怠管理の自動化や給与計算の効率化なども考える企業にとっては、シリーズ併用が大きなメリットとなり得ます。

たとえば、ジョブカン勤怠管理の月額料金は1ユーザー200円ですが、月額料金1ユーザー400円の「ジョブカン経費精算」と併用することで50円以上の割引特典も得られます。つまり、勤怠管理と経費精算を同時に合理化しながら、交通系ICカード読み込みで交通費精算の手間も軽減でき、なおかつ月額料金1ユーザー500円代の低価格が実現するのです。

使い方

7. まとめ

絶妙な機能と価格のバランスで、優れたコストパフォーマンスを発揮する「ジョブカン経費精算」は、あらゆる企業におすすめできる経費精算システムであると同時に、未解決の弱点を抱える一面も持っています。クレジットカード連携が必須な企業など、用途によってはおすすめしにくい場面があるのも事実です。

しかし、シンプルなインターフェースと明快な使い勝手は高く評価されており、ユーザーの声を反映させた新機能の搭載にも積極的です。これからさらに高機能に、使いやすくなりそうだと期待させてくれるのも「ジョブカン経費精算」ならではといえるでしょう。

機能限定版ながら無料プランも用意された「ジョブカン経費精算」。期限を過ぎても、課金されることは一切ないため、まずは30日間の無料お試しを利用してみてはいかがでしょうか。

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