楽楽精算の評判と実態|15個の経費精算システムを試したアイミツが徹底比較!

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更新日:2018年12月29日 | 公開日:2018年12月29日

企業が経済活動するなかで必然的に発生するのが、従業員の営業・出張にともなう交通費・宿泊費・交際費などの経費であり、これを精算して経費計上するのが「経費精算」です。従来の経費精算は、申請・処理のほとんどを手作業で行っており、申請者や経理担当者に大きな負担を強いるものでした。これを効率化し、コスト削減をも実現するのが経費精算システムです。

間接部門の効率化とコスト削減を目的に、多くの企業が導入を進めている経費精算システム。そのなかでも中堅・中小企業を中心に、絶大な支持を得ているのが「楽楽精算」です。なぜ「楽楽精算」が多くの企業から選ばれているのか?他社サービスとも比較しながら、その評判や実態を解説していきます。

<総評> 「楽楽精算」の最大の特徴は国内No.1の導入実績

「楽楽精算」とは、交通費などの経費精算を合理化し、申請者や経理担当者の負担軽減と企業のコスト削減・生産性向上を実現する、クラウド型経費精算システムです。「楽楽精算」の最大の特徴として挙げられるのは、なによりも国内No.1を誇るその導入実績でしょう。

「IRT Market View:予算・経費・就業管理市場2018」によると「楽楽精算」を導入した企業は、約1,650社だった2016年末から、2017年末には約2,650社へ増加しているのがわかります。この結果、SaaS型経費精算システム累計導入社数で4年連続の1位を獲得。特に中堅・中小企業での市場シェアは圧倒的であり、実に50%を超える企業が「楽楽精算」を導入しているのです。

「楽楽精算」がこれほどまでに支持されている理由には、スマートフォンでいつでもどこでも経費申請できるSaaS型の手軽さ、業務効率化を実現する充実した基本機能が挙げられます。ジョルダンの乗換案内を内蔵しているため、定期区間の控除がシステム内でできるなどは、申請者・経理担当者どちらにとっても嬉しいポイントではないでしょうか。

コストパフォーマンスに優れ、法人で使いやすいシンプルな価格体系もポイントです。もちろん、利用者の使いやすさを追求したアップデートも定期的に行われており、交通系ICカード取り込み機能、承認ワークフロー機能、API連携機能など、必要に応じて選択できる豊富なオプションも魅力といえます。

そもそも経費精算システムとは?

経費精算とは、従業員の営業活動で必要になる交通費などの費用を、経費として計上・精算することです。従来の経費精算は出張ごと、もしくは月末に紙の申請書を作成し、上長の承認を得てから、経理担当者が手作業で入力・仕訳するのが一般的でした。

このため、経費精算は申請書の作成と承認に大きな手間がかかるだけでなく、経理担当者の計算ミスが起こりやすく、人件費などのコスト増にもつながるという課題を持っていたのです。こうした経費精算の課題をIT技術で合理化し、生産性の向上と業務効率化を実現するのが経理精算システムです。

現在主流となっている経費精算システムは、クラウド環境でサービスを提供するSaaS型。従業員は、スマートフォンやタブレットなどから時間と場所を問わずに経費を申請することが可能です。従業員から申請のあった経費はシステムで一元管理されるため、整合性を確保するのも簡単。上長承認のワークフロー機能なども利用すれば、経費精算業務全体を合理化できます。

経費を勘定項目ごとに自動仕訳できる経費精算システムもあり、簿記の知識が乏しい経理担当者でも問題なく扱えるため、人件費などのコスト削減効果があるのもポイントでしょう。

他の経費精算システムと比べた評判は?

すでに解説したように、多くの企業が導入を進める経費精算システムのなかでも、国内No.1の実績を誇るのが「楽楽精算」です。しかし、需要の拡大とともに数多くのベンダーが市場に参入しており、海外製品を含め、数多くのサービスが乱立しているのも経費精算システムの特徴でしょう。

なかでも「楽楽精算」とともに、システム導入時に比較検討されるケースが多いのがDr.経費精算、Concur Expenseなどではないでしょうか?どのシステムも充実した基本機能を持ち、使いやすさを念頭に設計されているという共通点があるものの、それぞれが異なる特徴や強みを持っているのも事実です。

たとえば、中堅・中小企業に絶大な支持を得ている「楽楽精算」は、基本機能を絞ることでリーズナブルな利用料金を実現しています。必要な機能はオプションでチョイスする形になっている「楽楽精算」は、できる限り費用を抑えたいというニーズに応えるとともに、拡張性も確保されているのが特徴です。

一方、ERP大手のSAPが提供するConcur Expenseは、数万人を超える従業員が所属するような大企業に最適化されており、自在なカスタマイズに対応している反面、利用料金が高額になるという声も聞かれます。

両者の中間的な存在ともいえるのがDr.経費精算であり、大企業ほどの規模やカスタマイズは必要ないものの、豊富な機能が標準で用意された経費精算システムを、適切な料金で導入したいという企業に向いているのかもしれません。どのサービスもネガティブな評判は少ないですが、インターフェースなどの使い勝手に個性があり、見やすさという点で「楽楽精算」はほかに一歩譲るという評価もあるようです。

1.「楽楽精算」の5つのメリット

それでは、日本国内でNo.1の導入実績を誇る「楽楽精算」を導入するメリットとはなんでしょうか?重要なポイントごとに解説していきましょう。

1-1.効率的な経費精算の実現

「楽楽精算」導入によって得られるもっとも大きなメリットは、経費精算の効率化です。従業員の経費申請 > 上司の承認 > 経理担当者による精算・支払いというワークフローを電子化して効率的に処理する仕組みが確立されているからです。

ワークフローの承認ポイントも、企業固有の事情にあわせて10ポイントまで設定可能。さらに条件指定で金額によって承認ポイントを分岐させたり、承認者不在のケースで代理承認者を設定するのも可能なため、もう承認のために上長を探しまわる必要はありません。

1-2.煩雑な交通費精算を効率化

従業員がまとめて申請していた従来の交通費精算は、利用した経路を検索して金額を調べ、申請書を作成していました。さらに経理でも金額が正しいかをチェックしていたため、二重の手間がかかっていたのです。

ジョルダンの乗換案内を内蔵している「楽楽精算」であれば、駅名を入力するだけで正確な交通費が自動入力されます。定期区間も自動控除されるため、経理で金額を二重チェックする必要もありません。オプションのICカード取り込み機能を利用すれば、交通費精算をさらに効率化できます。

1-3.仮払金を含めた旅費・出張精算に対応

「楽楽精算」で訪問先や経路、金額などの申請をあらかじめしておけば、そのデータをそのまま出張精算に利用できます。役職や地域などに応じた個別出張手当も、社内規定にあわせて自動計算可能。海外出張などの外貨精算にも対応するほか、事前支払いした仮払金を登録し、差額を精算するのも可能です。

対応クレジットカードであれば、明細を自動読み込みしてそのまま申請・精算が可能なため、コーポレートカードでなくても利用可能。出張者の自己負担を軽減するメリットもあります。

1-4.勘定項目の自動仕訳・会計ソフトとの連携

「楽楽精算」では、申請者が経費入力する際に項目を選択することで、勘定科目や税区分が紐づくように設定可能です。経理があらためて仕訳する必要がないため、工数を大幅に削減できるだけでなく、簿記の知識が乏しい担当者でも正確に経費精算が行えます。

また、蓄積された経費精算データは、勘定項目ごとCSV形式で出力可能なため、ほとんどの会計ソフトで読み込み可能。会計ソフトにデータを入力し直すなどの二度手間も不要です。

1-5.内部統制の強化

交通費、出張費、物品購入などは、管理者が油断をすると不正の温床になってしまう可能性があります。しかし「楽楽精算」には社内規定を反映させ、申請内容によって有効・無効の設定を承認ワークフローに盛り込めるカスタムチェック機能があります。

これによって、自動で規程に反する申請に警告を出す、申請を無効にするなどが可能になり、内部統制の強化ができます。経理担当者の申請書チェック業務も軽減でき、申請書の差し戻しなどのムダな業務も減らせるでしょう。

1-6.コストパフォーマンスに優れた料金体系

「楽楽精算」が中堅・中小企業から絶大な支持を得る理由のひとつが、コストパフォーマンスに優れた利用料金と、法人でも使いやすいシンプルな料金体系です。特筆すべきは、1ユーザーあたりの月額利用料金を安価に抑えられること。初期費用などは他社とほぼ同じ10万円であるものの、1〜50ユーザーまでであれば月額3万円で利用でき、100ユーザーの場合でも4万円の月額料金で利用可能。同等の条件であれば、月額料金が10万円近くになる他社サービスに比べると、その差は歴然です。オプションを追加しなければ、ユーザー数に応じた月額料金を支払うだけ、というシンプルさも好評の要因でしょう。

2. 「楽楽精算」の3つのデメリット

充実の基本機能を持つ「楽楽精算」ですが、コストパフォーマンス優先に起因するデメリットが指摘されることもあります。そのいくつかを紹介してみましょう。

2-1.初期設定代行費用が高額

システムの担当者が、経理の仕組みに精通していてもITに詳しくない、またはITに精通しているが経理の仕組みは詳しくないなどの場合、簡単に利用できる「楽楽精算」でも、運用開始までの初期設定で手間取ってしまうかもしれません。

このような場合、ベンダー側で初期設定を代行するサービスを利用したいところですが「楽楽精算」の初期設定代行費用は100万円〜と、かなりの高額です。無料で初期設定を代行するベンダーもあるなか、これは大きなデメリットかもしれません。

自社で簡単に初期設定が可能かどうか、無料トライアルを試しながら検討する必要があるでしょう。

2-2.スマートフォンアプリがない

「楽楽精算」はスマートフォンアプリがリリースされておらず、レスポンシブ対応もしていないため、Web経由でのスマートフォン利用に適していません。他社の経費精算システムと比較した場合「楽楽精算」がインターフェースの見やすさという点で一歩譲る評価になってしまうのは、このデメリットによるところが大きいといえます。

iPhone用のアプリ自体はリリースされていますが、これはカメラで撮影したレシートをOCR読み取りするものであるため、使い勝手の改善には役立ちません。Android端末を含め、スマートフォンアプリの早急なリリースが望まれます。

2-3.オプション扱いの機能が多い

競合の経費精算システムと比べた場合、他社で標準扱いの機能が「楽楽精算」ではオプションとされているケースが多く、必要な機能を追加していくと月額料金が高額になってしまう場合があります。

たとえば、経費精算に関連する承認ワークフローは標準で搭載しているものの、汎用ワークフローは「楽楽精算」では月額3万円のオプションです。そのほかにも、撮影した領収書を添付する「ファイル添付機能」や「英語対応機能」「API連携」などもオプションです。

「楽楽精算」の導入を考える場合、自社で必要とする機能はなにかを洗い出し、オプションとして追加した場合の総額がいくらになるのかを把握したうえで、他社製品とも比較する必要があるでしょう。

3.徹底調査でわかった「楽楽精算」を使うべき人・会社

ここまで「楽楽精算」の特徴やメリット・デメリットを詳しく解説してきました。これらの情報を踏まえ、どんな会社が「楽楽精算」の導入に最適なのかを考えてみましょう。

3-1.ランニングコストを抑えて運用したい会社

「楽楽精算」では、オプションとされている機能が多い分、コストパフォーマンスを重視した料金体系が採用されています。「楽楽精算」の充実した基本機能のみに特化した運用ができれば、ランニングコストを抑えつつ経費精算業務の効率化が実現するのです。

つまり、経費精算の効率化を考えながらも、予算がそれほどかけられないような中小企業などでは「楽楽精算」のデメリット面を逆手に取り、メリットとして導入できる可能性があるでしょう。

3-2.安定したサービスを利用したい会社

すでに解説したように、経費精算システムへの需要は大きく拡大しており、市場に参入しているベンダー数も膨大です。その数は40社を超えるともいわれており、さまざまな特徴を持つ経費精算システムから、自社に最適なひとつを選択するのは容易ではありません。

こうしたケースでは、数ある経費精算システムのなかでも圧倒的なシェアと導入実績を誇る「楽楽精算」を選択するという判断もあるでしょう。実績に裏打ちされた安定のサービスが得られるのはもちろん、追加機能が必要になった場合は、オプションによる対応も可能なのです。

3-3.経理担当者の少ない会社

営業部の人員に対して相対的に経理担当者が少ない中小企業、成長に向けて営業担当を増員しているスタートアップなどでは、経理担当者が複数の業務を担当している場合が多く、大きな負担がかかっている可能性があります。

経理担当者にかかる負担を軽減させ、コア業務にリソースを割り振りたいと考える会社に「楽楽精算」はピッタリです。経費精算のために経理担当者を増員する必要がないどころか、リソースの投入を最小限まで抑えられるでしょう。

4.徹底調査でわかった「楽楽精算」を使うべきでない人・会社

業界No.1のシェアと豊富な導入実績を誇る「楽楽精算」も、会社の事情やニーズによっては、ほかのサービスを検討した方がいい場合もあります。

4-1.システムのカスタマイズが必須な大企業

中堅・中小企業で圧倒的な支持を得る「楽楽精算」も、大企業への導入実績がないわけではありません。しかし、従業員数が数万人にもおよぶ規模になると、どうしても企業のカラーや社内規定にあわせたカスタマイズが必要になってきます。

企業ニーズにあわせた柔軟なカスタマイズは、SaaS型サービスでは難しい場合が多く、「楽楽精算」も例外ではありません。自社のニーズや社内規定に沿ったカスタマイズが必須の会社は、ほかの経費精算システムを検討した方がいいでしょう。

4-2.スマートフォンでの利用を重視する会社

デメリットのひとつとしても解説しましたが「楽楽精算」ではスマートフォンアプリがリリースされておらず、レスポンシブ対応もしていません。このため、スマートフォンのWebアプリで見た場合、レイアウトが崩れてしまうケースもあるようです。

なによりも、外出中の営業部員が快適に使えるシステムを重視する会社であれば「楽楽精算」はおすすめできないといわざるを得ないでしょう。しかし、これはあくまでも現時点でのことであり、将来的にスマートフォンアプリがリリースされれば、解決される問題だとも言及しておきます。

5. 5分でできる!「楽楽精算」の登録方法

「楽楽精算」では無料トライアルへの申し込みを受け付けており、導入前に使い勝手を確認できます。しかしながら、経費精算システムの性格上、提供されるサービスそのままでは運用できないため、登録完了後に即運用とはいきません。

ただし、無料トライアルの申し込み自体はすぐに完了するため、登録方法とその後の流れを簡単に紹介しておきましょう。

5-1.公式サイトにアクセスして「無料トライアル」をクリック

「楽楽精算」の公式サイトにアクセスし(https://www.rakurakuseisan.jp/)、「無料トライアル」をクリックします。表示されたページで必須項目を入力し、お問合わせ内容の項目にある「無料トライアル」にチェックを入れます。最後に(「個人情報の取り扱いについて」に同意して送信)をクリックすれば完了です。

5-2.「楽楽精算」から連絡・プレゼンテーション

無料トライアル申し込み時に、メールアドレス・電話番号の入力が必須であることからもわかるように、受付後は「楽楽精算」からメール、もしくは電話で連絡がきます。無料トライアルの申し込みが運営会社であるラクス近隣からであれば、アポイント後に来社プレゼンテーションをしてくれる場合もあります。

「楽楽精算」の概要説明を含むプレゼンテーション後、無料トライアルが開始されます。

手順3

6. 「楽楽精算」の効果的な使い方

経費精算を合理化するのが目的である「楽楽精算」の場合、申請者・承認者・経理担当者が、どれだけ経費精算にかける手間を省いて効率化できるかがカギになります。標準で用意されている基本機能以外に、オプションを利用した場合も含め、その効果的な使い方を解説してみましょう。

6-1.承認ワークフローの活用

外回りの営業に必要な交通費などはともかく、物品購入などの経費精算、出張に伴う旅費・宿泊費などの精算時は、申請者と経理担当者以外にも、承認者である上長が関係します。こうしたケースでは、標準で用意された承認ワークフローを最大限活用しましょう。

「楽楽精算」では、導入企業の事情にあわせて承認ワークフローを設定でき、10万円以上なら部長決済などの金額に応じた承認者の分岐や、承認者が不在の場合の代理承認者も設定できます。このため、出発が迫っているのに上長の承認が取れないなどで申請者が慌ててしまうこともありません。もちろん、承認済みの出張精算であれば、再度の承認を得る必要がないため、経理担当者もスムーズに処理できます。

また、経費申請の承認がどこで滞っているのか、経費精算の処理はどの程度進んでいるのかなどもシステムで一目瞭然のため、申請者・承認者・経理担当者それぞれがムダな問い合わせをする必要もなくなります。

6-2.電子帳簿オプションでペーパーレス

オプションとはなるものの「楽楽精算」は、電子帳簿保存法によるスキャナ保存要件に対応しており、領収書・請求書へのタイムスタンプ付与機能、伝票の検索機能を追加できます。このオプションを追加すれば、iPhoneアプリによる領収書OCR撮影機能も利用できるため、経費精算関連書類をデータ化し、ペーパーレスでの帳簿保存が実現します。

もちろん、スキャナで過去の領収書などを電子化するのも可能なため、原本の保存が必要ありません。それだけでなく、複数拠点で「楽楽精算」を利用していれば、伝票の郵送も不要になり、空いた書類の保存場所を有効活用できるなどで、コスト削減効果も期待できます。

税務調査などの場合でも、伝票の検索が簡単にできるため、経理担当者の不可も軽減できるでしょう。

6-3.取引先への支払いにも活用

「楽楽精算」は、取引先からの請求書に対する支払いも、経費精算と同様の申請・承認ワークフローを活用することで対応できます。売掛・買掛などの売買契約を結んでいない、ピンポイントの取引などに最適な使い方です。

支払った費用を計上する部署、プロジェクトなども自由に設定できるため、経費計上先が曖昧になることもありません。源泉徴収にも対応しているため、報酬の発生する外部人員を起用する場合にも都合がいいでしょう。

7. まとめ

コストパフォーマンスに優れた「楽楽精算」は、さまざまな企業が使いやすいよう、経費精算に機能を絞りつつ、基本的な使い勝手に磨きをかけてきた経費精算システムだといえるでしょう。もちろん、企業規模や個別のニーズに応じられるよう、オプションで追加できる機能も豊富に用意されており、総合的な機能や使い勝手で、競合システムに見劣りするようなこともありません。

圧倒的な市場シェアと豊富な導入実績はその裏付けでもあり、むしろ、多くのユーザーから寄せられる要望を反映した定期的なアップデートが、新たなユーザーを掘り起こしているといえるでしょう。

スマートフォンでの使い勝手に課題があるのは事実であるものの、実際そのインターフェースを体験してみなければ判断できません。この機会に「楽楽精算」の無料トライアルを活用し、その一部でも体験してみてはいかがでしょうか。

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