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おすすめのクラウド型勤怠管理アプリ4選!外勤が多い企業に重宝されること間違いなし

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更新日:2019年03月22日 | 公開日:2019年01月31日

現在、沢山のクラウド型勤怠管理アプリがリリースされていますが、どれにしようか迷っている方も多いのではないでしょうか?

勤怠管理アプリには運営会社ごとに強みがあり、自社のニーズにマッチするものを選ぶ必要があります。特に外勤が多い企業については、オフィス外でも打刻できる機能があるものを選ぶのが一番です。

今回は外勤の多い企業特有の勤怠管理上の問題点、必要な機能、おすすめの勤怠管理アプリを紹介します!

勤怠管理アプリを導入する理由

勤怠管理アプリを導入する理由

勤怠管理アプリが多数リリースされている現在でも、全国的に見れば勤怠管理の主流はタイムカードです。タイムカードは操作が簡単で、出退勤時刻を随時確認できるので、非常に便利なアイテムです。

しかし、タイムカードを使った勤怠管理はオフィスに出勤するのが前提であり、社外で働く人の勤怠をカバーすることはできません。その点は大きなデメリットで、どこで何をしているか虚偽申告をしても分からないので、本当の意味で勤怠管理をすることは困難です。

その点、勤怠管理アプリを導入すれば、モバイル端末のGPS機能を使って打刻できるので、外勤社員の位置情報も特定することができます。オフィスにいない人についても勤怠管理できるのは画期的で、外勤スタッフの多い企業は導入するメリットは大きいでしょう。

クラウド型勤怠管理アプリが解決する外勤特有の課題

クラウド型勤怠管理アプリが解決する外勤特有の課題

外勤の社員は直行直帰のことも多く、オフィスに出勤できないので、タイムカードを使っている場合は代理打刻をお願いすることになります。しかし、それでは正確な勤怠管理はできません。

そうした外勤特有の問題を解決するには、クラウド型勤怠アプリが役立ちます。クラウド型アプリはネットワークに接続していればどこでも利用可能で、自分のスマホやタブレットから打刻することができます。またGPS機能があれば位置情報も記録できるので、外勤の従業員がいつどこで働いているかまでチェックすることができます。

おすすめのクラウドアプリ4選

おすすめのクラウドアプリ4選

現在、多くの運営会社からクラウド型勤怠管理アプリがリリースされていますが、ここでは特に外勤の勤怠管理に役立つ勤怠管理アプリを5つピックアップ。いずれもネットワークの接続さえあればどこでも使えます。実績・機能・評判も高いものばかりなので、ぜひ注目して下さい!

「ジョブカン」

ジョブカン トップページ

https://jobcan.ne.jp/

ジョブカンは株式会社Donutsが提供しているクラウド型勤怠管理アプリ。数ある勤怠管理アプリの中でも使いやすいと評判で、豊富な機能を持ちつつ、誰でも簡単に扱える操作性が人気を集めています。打刻機能も多彩でマルチデバイス対応。モバイルGPS打刻を使えば外出先からも、時刻と場所を同時に記録することができます。この機能があれば、会社も安心して外勤に送り出すことができるでしょう。

これまで30,000社以上の利用実績があり、東横イン、ナムコ、チャットワーク、ランサーズ、クックパッドTVなど有名企業が多数導入。5名から1万名まで利用可能なので、中小企業から大企業まであらゆる規模の会社のオフィス&外勤の勤怠管理をカバーします。

ジョブカンの情報を更に詳しく知りたい方はこちら

「jinjer勤怠」

jinjer勤怠 トップページ

https://hcm-jinjer.com/service/kintai/

jinjer勤怠は株式会社ネオキャリアが運営しているクラウド型勤怠管理アプリ。業界最高峰の機能数を誇るこの勤怠管理アプリは外勤スタッフの出退勤管理もお手のもの。打刻機能はPC・スマホ・タブレットに対応しており、お手持ちの端末を使って打刻をすることができます。また、アプリ連携によりGPS機能も使えるのでいつでも、どこでも打刻できるのも強みです。その他、ICカード打刻、チャットシステム、Apple Watch、Google homeでも打刻できるので、外勤からオフィスの勤怠管理まで完全カバーします。

jinjerシリーズは勤怠管理以外にもあり、労務管理、人事管理、モチベーション管理などを利用すれば、データを一元管理することも可能。jinjerでオフィスの全ての業務を完結させることができます。これまでの導入企業は5,000社を突破。WOWOW、All About、愛知日産、銀のぶどう、メガネストアなど実績は申し分なし。外勤の勤怠管理+機能数重視の方におすすめのアプリです。

jinjer勤怠の情報を更に詳しく知りたい方はこちら

「タッチオンタイム」

タッチオンタイム トップページ

https://www.kintaisystem.com/

タッチオンタイム株式会社デジジャパンが運営する勤怠管理アプリ。クラウド型勤怠管理システムでは市場シェアNo1 を獲得し、これまでの利用者数75万人を突破している業界屈指のアプリです。タイムレコーダーの種類が豊富なことで知られ、携帯・スマホも利用可能。モバイル端末のGPS機能を使えば、どこで打刻をしたのか一目瞭然。虚偽打刻をすることはできないので、外回りの営業社員の多い会社の方にはピッタリです。

打刻できるのは本人の端末に限られるので不正打刻をすることもできません。社員1名から使うことができるので、人数の少ない会社の方にも注目して頂きたい勤怠管理アプリです。

「F-chair+」

F-Chair+ トップページ

https://fchair-plus.jp/

F-chair+は 株式会社テレワークマネジメントが提供する勤怠管理アプリ。このツールはGPS機能こそありませんが、オフィス外で働くスタッフの様子をカメラで撮る機能があるのです。「みんなの仕事がきちんと見える」をモットーに、従業員の働く時間だけでなく、何をしているかまで管理。ランダムで作業中の様子が自動撮影され、管理者はその画面キャプチャでその様子を確認することができます。この機能により従業員は緊張感を持って働くことができ、管理者は安心して社外での労働を認めることができます。

テレワーク導入を検討している企業には一押しのツールで、集中して働けると従業員にも好評なのです。最初の1ヶ月は無料トライアルがあるので、働き方改革を進めたい方はぜひ使ってみて下さい。

クラウド型勤怠管理アプリの導入で解決する5つの問題

クラウド型勤怠管理アプリの導入で解決する5つの問題

外勤の多い企業の勤怠管理は、いつでも、どこでも打刻できることが必須条件。そのニーズを満たせるのはクラウド型勤怠管理アプリです。ツールを導入することで、企業が抱える課題をどのように解決できるのでしょうか?

残業時間の認識漏れ

勤怠管理が正確にできていないと、残業時間の認識漏れが起こります。その場合、次の3つの問題が起こります。

・労使トラブルを招く
残業時間の把握ができていないと、残業手当の算出を正確に行うことができません。未払い給与は労使トラブルの種で、裁判沙汰になることもあります。その際に勤怠管理がずさんで記録が残っていない場合、会社側が不利な立場になります。長期間の未払い給与の支払いを多くの従業員から求められた場合、経営にも大打撃を与えることになります。

・健康管理上の問題がでる
残業時間の管理ができていないと、長時間労働を発見することができず、疲労により従業員が健康を害する恐れがあります。健康上の問題がでると労働生産性が低下するだけでなく、離職者を増やすことになります。また病気、過労死など労災リスクも上がります。従業員、会社側双方にとってリスキーであり、残業時間はしっかり管理しなければなりません。

2019年に働き方改革関連法案が施行されたのちには、時間外労働の上限が設けられ、全従業員の労働時間の管理も義務化されます。勤怠管理アプリは打刻情報から残業時間を自動管理できるので、システム導入により外勤社員についても残業時間の認識漏れを防ぐことができます。

法律改正への対応

・時間外労働に対する規制

2019年4月に施行される働き方改革関連法案の最大の目玉は時間外労働の上限規制です。これまで時間外労働の上限を定めた法律はありませんでしたが、法改正以後は新たな上限を超えて働くことはできません。勤怠管理アプリを導入すれば、労基法違反の際はアラート警告が表示されるので、知らないうちに働き過ぎてしまうということもありません。

・労働時間把握義務

働き方改革関連法案施行と同時に労働安全法も改正され、企業の労働時間の把握が義務化されます。労働時間の把握はタイムカード、ICカード、PCの使用時間、クラウドアプリなど客観的な方法で記録することが明記されています。手書きなど後から修正できるものはNGです。勤怠管理システムを導入すれば、打刻時間から労働時間を自動集計して結果を一覧表にできるので、誰が何時間働いているのか管理者は一目瞭然です。

・法律改正の都度アップデート

クラウド型勤怠管理アプリは、法律改正の度にアップデートされるので、その都度管理者が対応する必要もありません。法改正の知識は必要ですが、従業員の労働時間、残業時間に違反があれば自動的に検知、アラート警告してもらえるので、その点では安心です。

不正な打刻

不正打刻で多いのは遅刻、欠勤、早退で、同僚に代理打刻を頼むパターンや、外出していて終業時刻の頃に戻ってきて打刻して帰るパターンです。中には残業をしていないように見せかける不正打刻もありますが、いずれもコンプライアンス上問題です。

一般的に不正打刻で起こりがちな主な問題は次の通りです。

・給与の過大請求
不正打刻で多いのは、働いていない時間に働いているように見せかけ、実労働時間より多くの給与を受け取ろうとするパターンです。その場合、会社は従業員に不当に多くの給与を払わなければなりません。それが1人や2人でなく、全社的に横行していたら、経営に与える影響は甚大です。

・労使トラブルの恐れ
不正打刻が疑われ、給与を過大請求していることが明らかな場合は、企業は当該従業員を解雇することができます。しかし、企業の労務管理に問題があった場合は、解雇を巡って裁判になったときに「不当解雇」とされる恐れがあります。その場合は未払い給与の支払いを求められることもあり、裁判費用を含めても問題解決のために莫大なコストが必要となります。

・従業員のモチベーション低下
不正打刻がまかり通り、働いていない人が多くの給与を貰える状況になると、真面目に働いている人のモチベーションが下がります。職場全体のモラル、労働生産性も低下し、長い目で見ると企業の発展・成長が損なわれることになります。

現在、勤怠管理に最も多く使われているタイムカードは、扱いが簡単ですが、誰でも打刻できてしまうので、不正打刻を防止する手立てはありません。また、直行直帰の外勤の場合は代理打刻が通常なので、悪意がなくとも正確な勤怠管理は難しく、勤怠管理をどうするかは企業にとっても大問題です。しかし、勤怠管理アプリを使えばGPS機能もついており、本人の端末でしか打刻できないので、なりすましによる不正打刻を容易に防止することができるでしょう。

無駄なコスト

勤怠管理アプリを導入すると費用がかさむのでは?と心配している方も多いと思いますが、実はアプリ導入がコスト削減につながることも多いのです。

・管理コストの削減
現在もタイムカードや出勤簿への記録で勤怠管理している企業は多いと思いますが、こうした従来型の方法は手軽な反面、労働時間の集計が手作業になるので管理者の負担が大きいのが難点です。労働時間の計算は給与に直結するだけに計算ミスは許されません。会社によっては数名がかりで何日もかけて集計するので、冷静に考えれば勤怠管理自体のコストはかかっていなくても、管理には莫大な人件費を払っていることになります。

・保管コストの削減
タイムカードや出退勤に関する記録は、法律上3年間の保存義務があり、全社員の記録をとっておかなければなりません。従来型の勤怠管理はデータを記した紙を置いておくスペースが必要で、社員数が多い場合は保管コストもかかります。

クラウド型勤怠管理アプリは集計作業が全て自動で行われるので、管理者が計算をする必要はありません。また、データの保存もクラウド上でできるので、従来型のように保管スペースを確保する必要がありません。勤怠管理アプリは無料のものもあるので、費用を最小限に抑えて利用することも可能で、従来型に比べてもコスパ面でもお得になります。

多種多様な働き方への対応

インターネット環境の発展、少子高齢化が進む中、多種多様な働き方へのニーズは高まる一方です。働き方改革でも従来の枠にとらわれない多様な働き方を後押ししており、今後ますますその傾向が強くなるでしょう。

多種多様な働き方は、潜在的な働き手を労働市場に呼び戻すことができますが、勤怠管理は複雑化します。特に在宅やサテライトオフィスで働く人や、直行直帰の営業組などオフィスに出勤をしない人たちについては、タイムカードでは勤怠管理ができません。

その点、勤怠管理アプリはオフィス外で働く人の勤怠管理を得意としており、外勤スタッフについてもGPS機能を駆使することで、場所を特定して打刻できるので虚偽申告はなくなります。また、最近では遠隔業務でも作業中の様子を記録できるアプリも登場し、誰がいつ何をしているかまでチェックできる機能することも可能です。これにより在宅勤務でもオフィス同様の勤怠管理を実現します。

勤怠管理アプリを選ぶ際の4つのポイント

勤怠管理アプリを選ぶ際の4つのポイント

現在、様々な運営会社から多くの勤怠管理アプリが提供されており、便利な機能を豊富に搭載しているものも続々リリースされています。その中から自社にベストマッチするアプリを選ぶには、次の4つのポイントに注意をしてみて下さい。

自社の勤務ルールとの相性

勤怠管理アプリを選ぶ際に一番重要なのは自社の勤務ルールとの相性です。どんなに優れた機能を持つアプリでも、自社にとって必要のない機能であればそれは宝の持ち腐れ。勤怠ルールは会社ごとに異なるので、外勤が多い場合はGPS機能があるかどうかが重要ですが、全員がオフィス勤務であればその機能は必要ありません。在宅勤務が多ければGPS機能いらない代わりに作業画面の撮影機能があれば重宝します。それぞれの会社によってニーズは細かく異なるので、自社にとって必要な機能は何かよく精査し、本当に必要な機能を搭載しているアプリを選ぶことをおすすめします。

クラウド型・オンプレミス型の選択

勤怠管理ツールにはクラウド型とオンプレミス型があり、どちらが良いかも慎重に検討する必要があります。それぞれの特徴は次の通りです。

・クラウド型
クラウド型はネットワークが接続されていればどこでも使うことができます。打刻機能がマルチデバイス対応であれば、大抵はGPS機能もついているので、外勤が多い企業の勤怠管理には断然便利です。クラウド型は導入費用もリーズナブルで、無料で使えるものも沢山あります。システムは運営会社が提供するので自社で構築する必要もありません。非常に手軽に使えるので、中小企業から大企業まで多くの会社で導入が進められています。

・オンプレミス型
オンプレミス型は自社でシステムを構築するので、導入コストが高く、使い始めるまでに時間がかかります。またインターネットを介したシステムではないので、利用場所が限定されます。オンプレミス型はセキュリティ面がしっかりしているのでメリットもありますが、外勤スタッフが多い企業にはクラウド型をおすすめします。

サポート体制

勤怠管理アプリを選ぶときはサポート体制にも注目をして下さい。こうした製品を選ぶときは、機能面ばかりに目がいきがちですが、分からないことや不具合が生じたときに速やかにサポートをしてもらえるかどうかは死活問題です。クラウド型アプリはサーバー管理を全面的に運営会社に依存しているため、何かあったときに自社で解決できることは少ないです。多くの運営会社ではメール、電話などでサポートをしていますが、どの程度のサポートが受けられるかは会社によって千差万別です。勤怠管理アプリを選ぶときは、サポート内容もよく見比べて下さい。
一般的には無料より有料プランの方が手厚いサポートを受けられるので、費用に余裕があればバージョンアップすることをおすすめします。

打刻方法の使い勝手

外勤スタッフの勤怠管理に力を入れたい企業であれば、打刻方法の使い勝手も押さえておきたいポイントです。特にスマホ・携帯・タブレットなど、GPS機能を搭載した打刻機能があるかどうか入念にチェックして下さい。外勤の場合、打刻と位置情報を一緒に記録することで虚偽申告はなくなります。また、打刻できるのは本人所有の端末に限定されるのでなりすまし打刻も予防できるでしょう。

あなたの会社にとって最適な勤怠管理アプリとは?

あなたの会社にとって最適な勤怠管理アプリとは?

外勤の多い企業の勤怠管理は、クラウドアプリが便利であることがお分かり頂けたと思います。しかし、会社によっても勤怠管理の事情は異なるので、評判が良いものでも自社に合うかどうかは実際に使ってみないと分かりません。いきなり本格導入するのではなく、まずトライアルで試してみてから利用するのがベストです。

無料で試せるおすすめ勤怠管理アプリ5選

ここからは、外勤スタッフのいる会社や、様々な雇用形態の社員を抱える企業向けの勤怠管理アプリを5つ紹介。いずれも無料お試しできるので、ぜひ使い心地を試してみて下さい。

「シュキーン」

シュキーン トップページ

https://www.shukiin.com/

「シュキーン」は株式会社インフィニットループが運営するタイムマネジメント型勤怠管理アプリです。GPS機能はありませんが、スマホでの打刻は可能です。労働時間がバラバラの従業員の勤怠管理が得意で、労働時間を自在に管理。また、働き過ぎの社員については瞬時に検出します。あらゆる勤怠データを集計しているので、シフト作成や経営判断に役立てることができるでしょう。タイムマネジメントに必要な機能は全て搭載しているので、導入すれば便利になることは間違いなし。最大2ヶ月間無料お試しキャンペーンを実施しており、期間中は全ての機能を無料で利用できます。

「リクナビHRTech勤怠管理」

リクナビHRTech勤怠管理 トップページ

https://hrtech.rikunabi.com/time/

「リクナビHRTech勤怠管理」は株式会社リクルートホールディングスが運営する勤怠管理アプリ。打刻機能が豊富で、自社の就業ルールにあった打刻方法を選ぶことができます。外勤スタッフはモバイル打刻を使うことができるので、いつでも、どこでも打刻することができるでしょう。アラート機能やエラーチェックもあるので、従業員の働きすぎも防ぎます。30日間は無料お試しできるので、ぜひ使い心地を試してみて下さい。

「AKASHI」

AKASHI トップページ

https://ak4.jp/

「AKASHI」はソニーネットワークコミュニケーションズ株式会社が運営する勤怠管理アプリ。豊富な打刻機能の中にはスマホ打刻機能もあり、GPS機能を使うことで位置情報も記録できるので、外回りのスタッフも正確に打刻をすることが可能です。また、会社のルールに合わせて細かい設定もできるので、従業員、管理者どちらにとっても使いやすいアプリです。30日間の無料トライアルがあるので、興味のある方は気軽に申し込みをしてみましょう。

「Zoho People」

Zoho People トップページ

https://www.zoho.com/jp/people/

「Zoho People」はゾーホーコーポレーションおよびゾーホージャパンが運営する勤怠管理アプリ。スマホ打刻機能があり、従業員はスワイプするだけで出退勤時刻を記録することが可能。予め地理的制限を設定することができるので、適切な位置からでないとチェックインができません。この機能により虚偽申告は予防できます。また、外出中の部下にいつでもコンタクトをとれるので、外勤社員もオフィスさながらの勤怠管理を行うことができます。最初の15日間は無料トライアルを実施しているので、ぜひチェックしてみて下さい。

「kincone」(キンコン)

kincone トップページ

https://www.kincone.com/

「kincone」は株式会社ソウルウェアが運営する勤怠管理アプリ。従業員は毎朝交通系ICカードをかざすだけで、打刻と交通費清算をすることができます。外勤社員の交通費計算は管理者にとっても大きな負担ですが、「kincone」なら打刻と清算を同時にできるので、管理者の負担を大幅に減らすことができます。

まとめ

まとめ

いかがでしたでしょうか。

今回は外勤の多い企業に向けて、勤怠管理アプリの重要性について解説しました。

従来型のタイムカードの勤怠管理では外勤スタッフの勤怠管理を正確に行うことはできません。しかし、勤怠管理アプリを使えば、モバイル端末のGPS機能を利用して位置情報の申告と打刻を同時に行うことができます。実際に導入した企業では、時間と場所を特定することで、虚偽申告が大幅に減ったとの声もあります。

勤怠管理アプリは様々ありますが、外勤が多い場合はGPS打刻機能が必須であり、その機能を搭載したものの中から選ぶのが適切でしょう。その他、クラウド型であること、自社勤務ルールとの相性が良いこと、サポート体制が充実していることも外せない要件です。勤怠管理アプリを選ぶときはぜひこうした点に注目をしてみて下さい。

また、どんなに評判の良いものでも、実際に使ってみないことには始まりません。最初はお試しで使ってみて、相性が良さそうなら本格導入に踏み切るのが得策です。無料お試しできるアプリも沢山あるので、興味のあるものはぜひ一度トライしてみて下さい。きっと自社に最適の勤怠管理アプリを見つけることができるでしょう。

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