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【2019年最新版】タイムカードよりも便利!勤怠管理のおすすめアプリ・ソフト7選|選び方も解説

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更新日:2019年06月26日 | 公開日:2015年06月13日

従業員の給与計算の基となる勤怠データ。タイムカードによって勤怠管理を行っている企業もまだまだ多いですが、タイムカードはアナログデータである以上、従業員の数が多くなればなるほど処理業務も膨大になります。そこで、業務効率化を図るうえでおすすめなのが、勤怠管理アプリの導入です。デジタルデータとして扱うことのできる勤怠管理アプリは、データ集計も楽にできるため人事担当者の負担軽減に役立ちます。今回は、タイムカードよりも便利に運用できる勤怠管理アプリをいくつかご紹介していきます。

勤怠管理はタイムカードよりもアプリ/システムで行おう

これまでタイムカードを利用してきた企業担当者のなかには、タイムカードから勤怠管理アプリに代わることで何ができるようになるのかがよく分からないという方も多いのではないでしょうか。
勤怠管理アプリはタイムカードに出退勤時刻を打刻するのではなく、スマートフォンやパソコンの画面上から出退勤時刻を登録したり、ICカードをタイムカード代わりに利用して出退勤時刻を登録します。
デジタルデータとしてコンピュータ内に保存されるため、勤務時間の集計作業が大幅に短縮できるほか、GPSデータとも連動することができるため位置情報との整合性から不正な勤怠登録を防止できるメリットもあります。

アプリ対応の勤怠管理システムを導入するメリット

タイムカードから勤怠管理アプリへ運用を代えることによって、どのようなメリットがあるのでしょうか。もう少し具体的なメリットを解説していきましょう。今回は勤怠管理アプリ対応のメリットとして3つのポイントを挙げてみました。現在自社で抱えている問題や課題と照らし合わせながら検討してみてください。

労働時間の管理がしやすい

働き方改革関連法の施行にともない、企業は従業員一人ひとりの労働時間を厳密に管理しなければならなくなりました。残業時間が厳しく制限され、あまりにも長時間労働が慢性的に続いていると行政機関から指導を受けることになります。労働時間を適切に管理するためには、従来のようなタイムカードでの勤怠管理では判断しにくいものです。勤怠管理アプリは労働時間を一覧で出力したり、残業時間が多い従業員を簡単にピックアップできたりと、管理する側にとってもタイムカード以上にメリットが大きいシステムでもあります。

業務の効率化・コスト削減につながる

勤怠管理アプリによって労働時間が簡単に把握できるようになると、勤務時間の集計作業も大幅に短縮されることが期待できます。管理職や人事担当者の管理業務が減少し、他の仕事に必要工数を割くことができるようになるでしょう。従来のタイムカードからの集計作業は、タイムカードに印字された勤怠時間をエクセルやスプレッドシートに転記するといった機械的な単純作業でもありました。しかし、これは決して生産性の高い仕事とはいえません。単純作業から従業員が解放されることによって、よりクリエイティブな仕事が新たに生まれることにもなります。結果として、これまで多くのコストがかかっていたタイムカードからの転記作業を最小限のコストに置き換えることができます。

残業時間が削減できる

残業時間の削減は企業にとって大きな課題のひとつです。特に外回りが中心の営業社員などは、事務作業をするために一旦会社に戻ることも多いものです。しかし、移動にかかるわずかな時間が積もっていくと、1ヶ月では膨大な時間になります。最近ではサテライトオフィスを設けたり在宅勤務制度を拡充したりする企業が増えていますが、タイムカードで勤怠管理を行っているとそれらの人事施策も実現は難しいものです。勤怠管理アプリを導入することによって、初めてオフィス以外の場所での多様な働き方が実現できます。定時に帰宅することに引け目を感じてしまう社員であっても、自宅やサテライトオフィスであれば仕事を早く切り上げるモチベーションにもつながります。このように、勤怠管理アプリの導入と多様な働き方によって残業時間の抑制にも大きな効果が発揮できることでしょう。

アプリ対応の勤怠管理システムの選び方のポイント

タイムカードの代わりとして勤怠管理アプリを導入する際にはどのようなポイントに注意して選ぶべきなのでしょうか。勤怠管理アプリにもさまざまなものがあり、自社が求める機能に応じて最適なシステムを選択しなければなりません。今回は勤怠管理アプリを選ぶ際に注意すべきポイントを4つご紹介していきましょう。

自社との勤務体系との相性を確認する

まずは自社の勤務体系が勤怠管理アプリ導入にマッチしているかを確認する必要があります。オフィスの外に出て勤務する職種が多かったり、在宅勤務制度やサテライトオフィスの新設を検討していたりする企業であれば、すぐにでも勤怠管理アプリを導入したほうがメリットは大きいといえるでしょう。しかし一方で、コールセンターなどのように自社のオフィス内でしかできない仕事が中心であったり、従業員の数が数名程度の職場の場合は選択する勤怠管理アプリによってはマッチしない可能性もあります。

費用に合わせて選ぶ

勤怠管理アプリの料金体系は提供事業者やサービス、機能によってもさまざまです。無料で利用できるもの、1ユーザー単位で利用できるもの、最低利用金額が定められているものなど、一概にどのパターンが適しているかは断言できないものです。数名程度の限られたユーザーしか利用しないのであれば、無料で利用できるものや1ユーザー単位での導入が可能なものを選択したほうが良いでしょう。しかし一方で、大企業の場合は1ユーザー単位での導入となるとコストが高くついてしまう可能性もあります。利用するユーザー数に応じてコストとのバランスを見極めましょう。

従業員のスマホにアプリ導入が必要かを考える

多くの勤怠管理アプリはスマートフォンに対応していますが、なかにはパソコン向けのシステムとして提供されているものもあります。従業員のスマホにアプリとして導入が必要であれば、それに対応したシステムを選択する必要があります。オフィス内での勤務がほとんどで、外に出る機会が少ない場合はスマートフォンアプリの導入は必要性が低いといえるでしょう。反対に出張や外回りが多い場合はアプリ導入が必須と考えることもできます。

iPhone、AndroidなどのOSに対応しているかを確認する

スマートフォンへ勤怠管理アプリのインストールが必要な場合は、iOSやAndroidなどOSを事前に確認しておきましょう。勤怠管理アプリはOSによっても対応可否が分かれるため、非対応のOSであった場合はスマートフォンで勤怠登録ができなくなってしまいます。特に会社としてスマートフォンを支給しておらず、従業員の私用スマートフォンにインストールするという前提で考えている場合は注意が必要です。そもそも私用のスマートフォンへ勤怠管理アプリをインストールするという方法はセキュリティ上から考えてもおすすめできる方法ではないため、会社としてスマートフォンの貸与も併せて検討してみましょう。

おすすめ勤怠管理アプリ/システム7選

ここでいくつかおすすめの勤怠管理アプリを実例としてご紹介していきましょう。今回は代表的な7つの勤怠管理アプリを取り上げてみました。提供されている機能にも違いが見られるため、それぞれの特徴を見定めたうえで、自社にとってどのシステムがマッチしてるのかを検討してみてください。

ジョブカン勤怠管理

ジョブカン勤怠管理は3万社以上に採用されている勤怠管理アプリです。タイムカードのような基本的な勤怠管理はもちろん、工数管理やシフト管理まで対応でき、労務管理をオールインワンのパッケージとして提供しています。DDoS攻撃対策などセキュリティ対策も万全で、クラウド上に保存されたデータが消失するリスクも最小限に留められています。導入時の初期費用は無料。1ユーザーあたり200円から500円までのプランが用意されており、利用する機能の数に応じてプランを自由に選択できます。1ユーザー単位での導入が可能ですが、最低利用金額は月額2,000円となっており、複数ユーザー分を導入することが前提となっています。無料プランも用意されていますが、機能制限があるためトライアル的に利用してから有料プランに移行するのがおすすめといえるでしょう。

シュキーン

シュキーンはiPadなどのタブレットで利用できる勤怠管理アプリです。出退勤の打刻時に自身の顔写真が撮影されるため、タイムカードで起こり得るような不正な勤怠打刻を未然に防ぐことができます。タブレットでの利用を想定しているため、従業員の数が多くタイムレコーダー代わりの運用を検討している場合におすすめです。アルバイトの従業員のようにスマートフォンの貸与が難しい場合であっても、これまでのタイムレコーダーに近い使い方で運用することができるでしょう。もちろん、管理者はパソコンから勤怠データの管理、編集が行えるだけではなく、従業員もパーソナルダッシュボードという機能で月間の勤務時間を視覚的に把握することができます。また、退勤時には指定した相手にビデオメッセージを送ることもでき、従業員同士のコミュニケーション活性化にも貢献します。シュキーンは3ユーザーまでであれば無料で利用でき、10ユーザーごとに10,800円の月額料金が発生します。

スマレジ・タイムカード

スマレジ・タイムカードもiPadなどのタブレット端末で利用する勤怠管理アプリです。出退勤の打刻時には写真が撮影され、タイムカードで発生し得る不正な勤怠登録を防止できます。サービス業などアルバイトの多い職場におすすめのアプリで、出勤前に顔認証システムを利用して笑顔検知が可能。売り場に出る前に表情のセルフチェックが可能です。スマートフォンアプリにも対応し、GPSによる位置情報検知も可能。研修や出張などで店舗以外の場所で勤務する場合にも柔軟に対応できます。スマレジ・タイムカードは勤怠管理のみ30ユーザーまでであれば無料で利用が可能。31ユーザー以上の場合は1ユーザーあたり100円の月額料金となります。このほか、給与計算やシフト管理機能が加わったプレミアムプランは10ユーザーまで月額2,000円。11ユーザー以上の場合は1ユーザーあたり300円が加算となります。最上級プランのエンタープライズプランにはプロジェクト管理やワークフロー、年末調整の機能も追加されており、10ユーザーまで月額6,000円で利用可能。11ユーザー以上の場合は1ユーザーごとに600円が追加となります。

バイバイ

バイバイタイムカードは大規模な事業所における勤怠管理に適したアプリです。パソコン、タブレット、スマートフォン全てのデバイスに対応したシステムで、勤怠の打刻の際もICカードや静脈認証、PCへのログインなどさまざまな方法に対応。勤怠データはクラウドで共有されるため、本社や営業所、工場など、複数の遠隔地でも従業員の勤怠データを一元的に管理することができます。バイバイタイムカードの導入企業には、IKEAや西武鉄道などが名を連ねており、信頼性が高く使い勝手の良いシステムであることがうかがえます。大規模向けの勤怠管理システムであるため、1ユーザーあたりの月額料金が明示されているものではありませんが、導入事例を見てみると1ユーザーあたり200〜300円程度の費用となるようです。

CLOUZA(クラウザ)

クラウザはパソコン、タブレット、スマートフォンのマルチデバイスに対応したクラウド型勤怠管理システムです。基本的な勤怠登録はもちろん、シフト管理や承認ワークフローなどの労務管理にも対応。小規模から中規模の企業や組織に適したシステムです。クラウザのもっとも大きな特徴として挙げられるのは、フレキシブルな料金体系です。初期費用は無料で、1ユーザーごとに200円。500ユーザーまで対応できます。多くの勤怠管理アプリは事前に登録したユーザー数に応じて料金を支払う仕組みが一般的ですが、クラウザは実際に利用したユーザー数分だけの支払いでOK。そのため、繁忙期などで一時的にアルバイトやパートなどの人員が増えた場合であっても臨機応変に対応できます。

人事労務 freee

人事労務freeeは給与計算や労務管理などの機能がパッケージとして提供されているシステムです。あくまでもメインは給与計算と労務管理であり、そのなかのひとつの機能として勤怠管理機能が提供されているという位置づけのものです。他のアプリやシステムはそのほとんどが勤怠管理をメインとして提供していますが、人事労務freeeの場合は少し役割が異なります。freeeはもともと人事や経理などの業務効率化に特化したサービスであるため、信頼性が高く細かな機能にも対応します。ライトプランとビジネスプランという2つのプランが存在し、ライトプランは3ユーザーまで月額1980円から利用することができます。勤怠管理アプリとして利用するのであれば上位プランであるビジネスプランの契約が必要ですが、こちらは別途見積もりが必要です。

jinjer勤怠

jinjer勤怠は5,000社以上に導入されている勤怠管理アプリです。1ユーザーあたり月額料金300円で導入でき、基本的な勤怠管理アプリとして利用するのであれば低料金での利用が可能です。Apple WatchやGoogle Homeなどの先進的なデバイスでの打刻にも対応。もちろん従来のようにブラウザ上の打刻からチャットツールまでさまざまな手法にも対応したアプリでもあります。jinjer勤怠アプリのもっとも大きな特徴は、コンディション管理システムが搭載されている点にあります。コンディション管理とは従業員のモチベーションを可視化するツールで、モチベーションや士気の低下を可視化することができます。従来のサーベイ管理よりもさらに細かなケアを可能にし、従業員の離職率低下に貢献してくれる勤怠管理アプリといえます。

まとめ

これまでの勤怠管理システムといえばタイムカードが一般的でしたが、働き方改革の実現に向けて多くの企業は勤怠管理アプリを続々と導入しています。勤怠管理アプリの多くは低価格であるためタイムカードからの切り替えも容易で、業務時間の管理にかかる工数も削減できるメリットがあるのも事実。タイムカードに変わる勤怠管理方法として、ぜひ導入を検討してみてはいかがでしょうか。

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