まだタイムカードを使っているあなたにおすすめ!勤怠管理アプリ5選

笑顔でスマホを開く女性

更新日:2018年11月22日 | 公開日:2018年11月22日

朝、会社に出社して最初にすることと言えば……タイムカードの打刻です!

毎日当たり前のようにしていることですが、ときどき打ち忘れてしまう人はいませんか?

タイムカードは現在も勤怠管理の主流で、多くの企業で採用されています。時刻の記録には大変便利なのですが、うっかりミスで打刻を忘れてしまう人は少なくありません。それゆえ、全ての社員の勤怠をきちんと管理するのは大変です。

もしそうしたことでお困りの場合は、勤怠管理アプリに注目をして下さい。勤怠管理アプリを使えば、抜け漏れのない打刻管理が簡単にできるのです。ここでは話題の勤怠管理アプリを5つ紹介。最新鋭の機能を搭載したものを厳選したので、ぜひチェックして下さい。

アプリが解決する勤怠管理の課題

勤怠管理アプリとは勤怠管理のために開発されたソフトウェアのことです。タイムカードによる勤怠管理はもっぱら出退勤時刻の記録のみですが、勤怠管理アプリは打刻機能以外に、色んな機能が搭載されています。その機能をフル活用すれば、従来の勤怠管理の課題を全部クリアできるのです。まさに夢のようなシステムで今すぐ紹介したいのですが、その前に、タイムカードによる勤怠管理の問題点を今一度確認しておきましょう。

打刻忘れ

打刻忘れはタイムカードによる勤怠管理の大きなの課題です。出勤簿で勤怠管理をしている場合も同様で、記載を忘れたら記録はできません。これは管理者にとって頭の痛い問題です。

タイムカードに正確な時刻を記録することは、勤怠管理の基本中の基本です。労働時間の記録は働いたことの証明であり、給与計算の根拠となるデータです。従業員はお金をもらうために会社で働いているので、その一番大事な記録が残らないのは、本人にとってマイナスであるだけでなく、会社にとっても大きなダメージです。

なぜなら、記録がないと、働いた・働いてないということで従業員との間でトラブルになります。また、労働基準法で定められた労働時間を守っているのかどうかも証明することができません。労働基準監督署の調査が入った際に、そのことで会社が不利な状況になることもあるでしょう。タイムカードの集計の度に確認、修正するのも大きな負担です。

しかし、どれだけ注意をしても従来型の勤怠管理では100%打刻忘れを防ぐことはできません。効果的な方法としては減給など、打刻忘れに対してペナルティを課す方法もあります。しかし、減給については労働基準法第91条で上限が定められており、任意に減給することはできません。また、そもそも就業規則に定めがなければ、勝手に給与を減らすことはできないのです。

以上のことから、現状の勤怠管理については打刻忘れの特効薬はないのが現実です。しかし、勤怠管理アプリを使えばGPS機能で到着と同時に自動的に打刻されるなど、未打刻を防ぐ機能が搭載されているので、従来型の課題を克服することができるでしょう。

不正打刻

不正打刻もタイムカードによる勤怠管理が抱える深刻な課題です。

タイムカードは基本的に正確な打刻をすることを大前提にしたシステムです。しかし、中には不正打刻をする人もいて、その可能性があることが分かっていても、これといった予防策がないところが厄介です。

不正打刻は主に以下のケースがあります。

・遅刻しそうなときに同僚に打刻を頼む
・退勤時間に打刻をせずに後日手書きでより遅い時間を記入する
・打刻せずに退勤して、外で時間をつぶして終業時刻に戻って打刻する

このように、不正打刻は実際に働いた時間よりも、多くの時間働いたように見せかけるために行われます。不正打刻の目的が実際の労働時間より多くのお金を得るために行われた場合は、法律上は詐欺に該当します。

不正打刻が明らかな場合は懲戒解雇が妥当ですが、会社側の勤怠管理がずさんである、あやふやな記憶を基に書いただけで積極的に騙そうとしてはいない、従業員の社会経験が浅い……といった事情がある場合には解雇は無効となります。こうした事例で従業員と会社が争い、会社側が裁判で負けた事例も多く、解雇を巡って損害賠償を命じられることもあります。

裁判沙汰になるだけでも、会社側が支払うコストは甚大です。労務問題で争うとなると社会的なイメージダウンも避けられません。しかし、タイムカードによる勤怠管理では、不正を防ぐ手立てはありません。

こうした不正打刻の問題も勤怠管理アプリを使えば解決します。最近の勤怠管理アプリは顔認証、指紋認証、静脈認証などの機能があり、本人以外が打刻することはできません。また、GPS機能もつけば位置情報も都度確認できます。こうした機能をフル活用すれば不正打刻を根絶させることができるのではないでしょうか。

業務負担

タイムカードによる打刻は管理業務の負担が大きい点も課題です。

タイムカードのデータは給与計算の土台となるため、毎月集計作業をしなければなりません。タイムカードを集めて計算をするのは全て手作業。給与に直結するので、計算ミスは絶対に許されません。とはいえ、どれだけ万全を期しても人間のやることですから、全ての作業を完璧にこなすには不可能です。ときには計算ミスが出ることもあるでしょう。

しかし、従業員は給与をもらうために働いているので、間違いでしたでは済まされません。未払いがあった場合は最悪裁判沙汰になることもあります。そこまでいかずとも、トラブルがあれば労使間の信頼関係は崩壊してしまいます。

このようにミスが発生したときのコストは甚大ですが、タイムカードを使う限り100%集計ミスを防ぐ特効薬はありません。管理者もその点は承知しているため、正確さを求めると、集計作業だけで何日もかかることもあるでしょう。それだけでも大きな負担です。

また、タイムカードによる勤怠管理は労働時間をリアルタイムに管理することができません。集計時点までは長時間労働が野放しになる可能性があります。働き方改革が進み、長時間労働の根絶が求められる今、労働時間の管理が遅れるのは管理者としては致命的です。

その点、勤怠管理アプリを使えばこうした管理負担も大幅に軽減できます。労働時間の集計作業および給与計算は自動で行われるので、人為的なミスが発生する余地はありません。また、労働時間の管理もリアルタイムすることが可能で、長時間労働が発生した場合はアラート警告が出るシステムも搭載されています。勤怠管理アプリ導入で間違いなく管理業務の負担は軽減されるでしょう。

法律改正への対応

タイムカード打刻の場合、法律改正への対応も全て人の手で行わなければなりません。

法律上、雇用者は従業員の労働時間を適切に管理する義務があります。労働基準法では法定労働時間は1日8時間、1週間で40時間と決められており、これを超える場合は、時間外労働の上限について労使間で予め協定を結び、労働基準監督署に届出をしなければなりません。このルールは労働基準法36条に定められいることから、三六協定と呼ばれているのはご存じの通りです。

近年、働き方改革が進む中、労働基準法が頻繁に改正されており、その都度対処するのは非常に大変です。法改正に対処をしようと思っても、従業員の周知に時間がかかり、現場に徹底されるまでに法律違反の状態が放置されることもあるでしょう。特に長時間労働是正は働き方改革の本丸であり、労働基準監督署も厳しく目を光らせています。それだけに、何かあったときに知らなかった……では済まされません。

その点、勤怠管理アプリは日々アップデートされるので、法律改正にも自動的に対応します。労働時間の取り扱いについても、違反があればアラートが表示されるので、管理者も従業員も素早く状況認識をすることができるでしょう。

おすすめの勤怠管理アプリ5選

ここからはおすすめの勤怠管理アプリの紹介です。今、話題沸騰のアプリを5つピックアップしました。

初めての勤怠管理アプリは「ジョブカン」がおすすめ

初めて勤怠管理アプリを導入する方は「ジョブカン」を検討してみて下さい。ジョブカンはこれまで2万5000社が利用しており、数ある勤怠管理アプリの中でも最高水準の実績を誇ります。大企業だけでなく中小企業の勤怠管理にも適しており、従業員は5名~1万名まで対応可能です。

ジョブカンがおすすめである理由は3つあります。

1.機能が網羅的である
打刻管理、出勤管理、シフト管理、休日管理、給与システムとの連携、英語対応など、勤怠管理に必要あベーシックな機能はほぼ網羅。仕様があらゆる業界に対応しているので、どの分野でも使いこなすことができますが、特別機能として医療機関特化機能があるので、クリニックや病院の勤怠管理では特に重宝するでしょう。

2.操作が簡単である
勤怠管理システムは誰でも使えることが必須条件です。詳しい説明がなくても直感的に誰でもサクサク使えることが重要で、その点でジョブカンは非常に優れています。画面はシンプルで分かりやすく操作も簡単。色んな年齢層、様々な雇用形態を抱える企業には最適のシステムです。

3.サポート体制が充実している
分からないことがあれば電話、チャット、メールですぐにスタッフに質問ができるので、利用が初めての方でも安心して使うことができるでしょう。

ジョブカンは最初の30日間は無料で全機能制限なく使うことができます。まずはお試し感覚で導入してみてはいかがでしょうか。

シンプルかつわかりやすい料金プランの「キングオブタイム」

勤怠管理アプリは「料金プランの分かりやすさ重視!」という方にはキングオブタイムが断然おすすめです。利用料金は1ユーザーあたり月額300円。これ以外に初期費用やオプション料金など一切かからないので、ランニングコストの計算も簡単にできます。また、支払は従業員の数ではなく利用者数なので、稼働していない従業員の分まで料金がかかることはありません。

現在、勤怠管理アプリは沢山あり、中には利用料金が無料のサービスもあります。しかし、無料プランは大抵機能が制限されており、十分な勤怠管理を行う上では制限を感じる場面も出てきます。もっと便利に使いたいと思うと、有料のオプション機能が必要となり、後から料金がかさんでしまうケースも少なくありません。

しかし、キングオブタイムではそうした心配なく利用することができます。モバイル、GPS、生体認証など打刻機能に加え、シフト管理、管理者権限機能、残業時間設定・管理、休日管理、長時間労働アラート機能、給与計算ソフトとの連携など、1人当たり300円でこの全ての機能を利用することができます。導入に踏み切ればこれまでの管理業務の負担を相当軽減することができるでしょう。リーズナブルかつ充実した機能を搭載している勤怠管理アプリを探している方はぜひチェックしてください。

大手企業への導入実績あり!「バイバイタイムカード」

「大手企業への導入実績を重視」したい方には「バイバイタイムカード」がおすすめです。

これまでに西武グループ、IKEAジャパン、キャメル珈琲、伊東園ホテルズ、プリンスホテル、東洋観光事業、メルパルク、日本郵政、アディダスジャパンなど名だたる一流企業が続々導入。千人以上規模の市場で3年連続シェア1位を獲得しています。また、その他、医療法人、介護施設、スポーツ施設、学童保育、各種士業にも強く、これまで導入した企業は枚挙にいとまがありません。

これだけの支持を得ている理由の1つは「充実した打刻機能」にあります。打刻方法はiPad、QRコード、ICカード、スマートフォンなどから選ぶことができ、その職場に最もあった方法で記録をすることができます。また、打刻漏れも発見できるので、これまでの様にタイムカードの打ち忘れのフォロー等も要りません。さらに、労務管理、休暇管理も自動で行います。三六協定、社会保険、長時間労働など様々な観点から、労基法遵守の有無をチェックできる仕様になっているので、働き方改革を進めたい企業にも適したアプリです。

導入の際は専門のコンサルティングチームが安定稼働まで完全サポート。導入後も相談、設定のマイナーチェンジなど随時対応。大企業導入実績に加え、充実した機能とサポートを求めている方に適しています。

充実した機能が便利な「jinjer勤怠」

勤怠管理アプリを導入するなら、「充実した機能を求めたい!」という方には「jinjer勤怠」が一押しです。

この勤怠管理アプリは業界では後発組ながら内容は先発組に全く引けをとることはありません。機能数にかけては業界最高水準で、打刻管理、シフト管理、労務管理、休暇管理、スケジュール管理、集計機能、予実管理、アラート機能、アプリ対応が可能。これ一台で勤怠管理に必要なあらゆる業務を網羅することができるのです。

特筆すべきは多彩な打刻機能です。マルチデバイスに対応しておりPC、スマホ、タブレットいずれでも打刻が可能。さらにチャットツール、Apple Watch、Google homeでも打刻が可能。外回りの社員についてはGPS機能も組み合わせて位置情報と時刻を同時に管理できるので、オフィスにいなくても正確な勤怠管理をすることができるのです。

また、システムのアップデートも随時行われているので、頻繁に行われる労働基準法の改正にも都度対応。法改正の度に担当者、従業員が対応する必要がなくなるので、この点も非常に便利です。

この他、長時間労働の抑制と社員のモチベーション管理も得意としており、三六協定の上限を超えた場合はアラート表示されるので、長時間労働を迅速に発見、すぐに対処することが可能です。また、業界初のエンゲージメントアラート機能があり、AIが勤怠管理データを分析し、モチベーションが低下している従業員をいち早く見つけて、人事に報告を上げるシステムも搭載しています。この機能により退職を未然に防ぎ、離職率を下げることが可能です。

「Gulf CSM 勤怠管理」はプラスアルファの機能が魅力!

「従来の勤怠管理にはないプラスアルファの機能」を求める方には「Gulf CSM 勤怠管理」がおすすめです。

打刻機能、休暇管理、シフト管理、給与計算、雇用管理、労務管理など採用から退職まで従業員の勤怠をトータルマネジメントする機能が搭載されており、ベーシックな部分だけでも非常に優れています。

この勤怠管理アプリは上記の機能に加え、以下の3つの特徴があります。

1.生産性の向上
Gulf CSM 勤怠管理にはポイント制度があり、従業員の勤怠評価をポイントに変えて付与。もらったポイントは電子マネーや有名ポイントに交換できるのです。もちろんネットやコンビニでの買い物、航空券購入などに使うことができるので、モチベーションも高くなること間違いなし。他にはないユニークなシステムで従業員のやる気を引き出したい企業にはおすすめのアプリです。

2.多様な働き方に対応
正社員、パート、アルバイトなど多様な雇用形態でも、勤怠管理を柔軟に行うことができます。また、外国人労働者の採用に関する書類チェック、就労ビザの残日数管理など、英語対応など国際化時代に即したシステムも完備しています。

3.コンプライアンス対策
生体認証など不正打刻防止システムを完備しており、本人以外が打刻することを防止します。また、社会保険、加入保険の加入補助を行う機能もあるので、加入漏れを防ぐことも可能です。さらに長時間労働抑制アラートも充実しているので、働き方改革を進める企業には大変おすすめです。

まとめ

いかがでしたか。タイムカードは使いやすい反面、打刻忘れや不正打刻、集計作業の負担など勤怠管理上様々な問題を抱えています。しかし、勤怠管理アプリを使えばタイムカードが抱えていた課題は一挙解決します。勤怠管理でおすすめのアプリはジョブカン、キングオブタイム、バイバイタイムカード、jinjer勤怠、Gulf CSM 勤怠管理の5つ。それぞれの特徴を見比べて、自社のニーズにマッチするものを選んで下さい!

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