Dr.経費精算の評判と実態|15個の経費精算システムを試したアイミツが徹底比較!

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更新日:2018年12月29日 | 公開日:2018年12月29日

営業活動を継続していれば、交通費や物品購入などに必要な経費が発生します。こうした必要経費は不定期に発生するため、営業担当者が立替払いするケースが多く、月末などに「経費精算」という形で会社から払い戻しを受けるのが一般的です。

しかし、領収書の整理・申請書の作成など、時間も手間もかかる経費精算業務は、担当者に大きな負担をかけていました。業務の立て込む月末に経費精算処理しなければならない、経理担当者の負担も同様です。このような経費精算業務の課題をIT技術で合理化し、担当者の負担軽減と生産性向上を実現するのが「経費精算システム」です。

間接費の合理化にも効果的な経費精算システムのなかでも、高機能と使い勝手の良さで注目を集めるのが「Dr.経費精算」です。その特徴とはなにか?他社サービスとも比較しながら、その評判や実態を解説していきます。

<総評> 「Dr.経費精算」の最大の特徴は領収書の正確な自動入力機能

「Dr.経費精算」とは、交通費や物品購入など、必要経費の精算業務にかかる時間や手間を大幅に削減し、生産性の向上とコスト削減を実現する、SaaS型経費精算システムです。「Dr.経費精算」の最大の特徴は、スマートフォンのカメラで領収書やレシートを撮影するだけで、正確な内容がシステムに自動入力されることでしょう。

その秘密は、専任のオペレーターが領収書の画像を一つひとつ確認しながら、ユーザーの代わりにシステムへ入力する代行入力です。さらに「Dr.経費精算」では、駅すぱあととの連携による運賃の自動計算機能、交通系ICカード履歴を自動登録するオプション機能も用意されています。つまり「Dr.経費精算」では、入力の自動化・省力化に重点が置かれているのが特徴です。

経費申請者の負担軽減につながる「Dr.経費精算」の特徴は、使いやすいスマートフォンアプリ、シンプルでわかりやすいインターフェースデザインにも表れています。このことからも「Dr.経費精算」が、経費精算の省力化とユーザーフレンドリーな使い勝手の両立に注力しているのがわかります。

「Dr.経費精算」が重視するのは、申請者の負担軽減だけではありません。大企業にも対応する「Dr.経費精算」のコーポレートプランでは、経理担当者、申請承認者の負荷も軽減できるワークフロー機能、申請内容をチェックできる自動監査機能も搭載。海外出張の多い企業でも安心して利用できるよう、外貨対応も実現しています。

多くの企業が間接業務の合理化・コスト削減を目的に、経費精算業務の効率化に取り組んでいるため、キーとなる経費精算システム市場にも、さまざまなベンダーが参入しているのが現状です。そのなかでも「Dr.経費精算」は、高機能と使いやすさの両立を求める企業をターゲットとし、順調な成長を遂げている経費精算システムなのです。

そもそも経費精算システムとは?

経費精算システムとは、申請者がスマートフォンを使っていつでもどこでも経費申請でき、蓄積されたデータを承認者・経理担当者と共有して一元管理することで、効率的な経費申請業務を実現するものです。近年では、クラウド環境でサービスを提供する、SaaS型システムが主流になっています。

記事冒頭でも触れたように、従来の経費精算は、従業員が立替払いした経費を精算するために、経費の詳細を記入した申請書を作成し、領収書とともに提出する必要がありました。数時間を要することもある煩雑な申請書の作成・承認・処理は、申請者・承認者・経理担当者に大きな負担を強いていたのです。こうした課題をIT技術で解決するのが、経費精算システムです。

規模の大小を問わず、多くの企業が経費精算の課題解決に取り組み、経費精算システムを導入する理由は、間接業務である経費精算を合理化して従業員の負荷を軽減することで、大きなコスト削減効果と生産性向上が期待できるからです。

一般的に、従業員数の多い大規模企業ほど、経費精算合理化によるコスト削減効果は大きくなります。そのため経費精算システムの導入費用が高額であっても、高機能で効率的な運用ができれば、相対的に大企業が得られるメリットはより大きくなるといえるでしょう。

一方、規模の小さな中小企業でも経費精算の業務内容自体は変わらないため、システム導入による合理化のメリットは得られます。しかし、スケールメリットを活かせる大企業と異なり、中小企業の場合は機能・価格のバランスを考慮したシステム選定をしなければなりません。市場に数多くの経費精算システムが存在し、ターゲットも特徴も異なるのはこのためです。

他の経費精算システムと比べた評判は?

市場に存在するさまざまな経費精算システムのなかでも、導入検討時に多くの企業が候補として挙げるのが、楽楽精算、コンカー(Concur)、MFクラウド経費、そして「Dr.経費精算」ではないでしょうか。

このうち「Dr.経費精算」は、領収書・レシートの正確な自動入力という特徴で、高機能でありながら使いやすさをも求めるユーザーにアピールできています。反面、高機能な経費精算システムという側面を持つため、競合システムと比べてやや利用料金が高額に設定されています。

利用料金が高額という点でいえば、大規模企業向けとしてグローバルに展開するコンカー(Concur)も同様ですが「Dr.経費精算」には、1人からでも利用できるパーソナルプランも用意されているため、より万人に使いやすいシステムだともいえるでしょう。

一方、安価な利用料金で中堅・中小企業に絶大な支持を得ているのが楽楽精算です。しかし、楽楽精算がベーシックな経費精算機能に特化しているのに対し「Dr.経費精算」は、チャット機能も併用できるワークフロー機能など、標準でもより多くの機能を搭載しているのが大きな違いです。

スマートフォンアプリがなく、ブラウザの表示が崩れてしまうこともある楽楽精算に比べ、スッキリと整理され、使いやすいインターフェースデザインが採用されているのも「Dr.経費精算」のアドバンテージでしょう。「Dr.経費精算」は、ランニングコストを抑えながらも、充実した機能を持ち、使い勝手のいい経費精算システムを求めている企業・個人事業主に最適なのです。

1.「Dr.経費精算」の6つのメリット

それでは、高機能と使い勝手の良さで、幅広い層にアピールする「Dr.経費精算」の導入メリットとは、どのような要素があるのでしょうか。具体的に紹介しましょう。

1-1.領収書・レシートの自動入力

すでに解説したように「Dr.経費精算」では、領収書・レシートをスマートフォンのカメラで撮影するだけで、専任のオペレーターが内容を確認し、システムに代理入力してくれます。領収書を撮影して自動入力する手法には、アプリに内蔵されたOCR機能を利用するサービスもありますが、機械読取のため精度は60%程度です。

99%の精度を誇る「Dr.経費精算」の代理入力であれば、正しく入力されているかチェックする必要もないため、申請者の負担を大幅に軽減できます。領収書・レシートの自動入力およびデータ保存は、数量・容量無制限になっているため、領収書を何枚撮影しても追加料金がかからないのも魅力でしょう。

スマートフォンでの撮影、スキャナーでの取り込みが難しい場合は、スキャン代行オプションを利用し、領収書のスキャニングからシステム入力までを一任してしまうのも可能です。

1-2.交通費の自動計算・自動入力

駅すぱあとと連携する「Dr.経費精算」では、利用した駅名を選択するだけで、運賃を自動計算して入力できます。もちろん、出張時などの経路や交通費の検索に、駅すぱあとを利用するのも可能です。

さらに、オプションのICカード取り込みを利用すれば、スキャナーとセットで専用タブレットがレンタルできます。このタブレットに交通系ICカードをかざせば利用履歴が表示されるため、利用した項目のみチェックするだけで、システムへの自動入力がされるほか、定期区間の控除も自動で行われます。

1-3.申請・承認・汎用ワークフローの活用

申請・承認・支払いというステップが必要な経費精算に欠かせないのが、それぞれの担当者間のスムーズな意思疎通を実現する、承認ワークフローです。「Dr.経費精算」の承認ワークフローは、社内規定に沿った申請・承認のフローを柔軟に設定でき、金額・条件によって承認先を分岐させることもできます。

ワークフローにチャット機能を搭載しているのも「Dr.経費精算」ならではの機能です。これによって、申請差し戻しの際にコメントを追加するなど、申請者と承認者間での素早く密な意思疎通が実現します。

また「Dr.経費精算」では、承認ワークフローだけでなく、汎用ワークフローの構築機能も標準で搭載。有給休暇、稟議書、請求書など、経費精算以外にも自在にワークフローをデザインして活用できます。

1-4.自動仕訳・会計ソフトとの連携

経費申請の処理をする経理担当者にかかる負担として考えられるのは、経費を勘定項目ごとに仕訳する、経費精算データを会計ソフトに移すことでしょう。「Dr.経費精算」であれば、独自アルゴリズムによる経費の自動仕訳、API連携、またはCSVデータ出力による会計ソフトとの連携が簡単にできます。

特に強力なのは経費の自動仕訳機能です。「Dr.経費精算」独自のアルゴリズムが商品名、店名などから勘定項目や税区分を自動で提案。ユーザーは候補のなかから適切なものを選ぶだけです。さらに、一度正確に分類してしまえば、同じデータは「Dr.経費精算」が自動で分類するため、使えば使うほど業務工数を減らせます。

1-5.ニーズで選択できる2つのプラン

すでに解説したように「Dr.経費精算」は法人向けのコーポレートプランのほか、1人でも利用できるパーソナルプランが用意されています。申請・承認フローが必要なく、海外出張も想定されないパーソナルプランでは、ワークフロー機能、外貨対応、全銀フォーマットでのFBデータ出力、自動アラート機能などが省かれているものの、個人利用ではまったく問題にならないでしょう。

最低利用IDが決められている他社サービスに比べれば、1人からでも利用できる「Dr.経費精算」は、汎用性の高い経費精算システムではないでしょうか。

1-6.クレジットカードなどの電子明細を自動取得

「Dr.経費精算」は、クレジットカード、電子マネーなどをシステムに登録し、利用明細を自動取得できます。交通系ICカードと同様、取り込んだ電子明細は項目ごとに選択できるため、個人利用・会社利用を確認しながら、登録する項目を選択するだけで経費を自動取得できます。

あらためてコーポレートカードを用意する必要がないため、個人事業主の利用にも最適であり、出張先での個人カード利用を躊躇する必要もありません。

2. 「Dr.経費精算」の3つのデメリット

領収書・レシートの正確な自動入力という特徴と、高機能な経費精算システムというメリットを持つ「Dr.経費精算」ですが、その特徴やメリットがデメリットとして作用してしまう場合もあります。

2-1.やや高めの利用料金

専任オペレーターの人件費がかかり、標準でさまざまな機能を搭載する「Dr.経費精算」は、相対的に利用料金がやや高めに設定されています。

たとえば、安価な価格設定で好評の楽楽精算の場合、ユーザー数100人で月額4万円、1ユーザーあたり400円で利用することが可能です。同じ条件で「Dr.経費精算」を利用する場合、割引の適用される年間払いを選択しても月額料金換算で9万8,000円、1ユーザーあたり980円となってしまいます。

しかし、最低価格が3万円に設定され、50ユーザー単位でしか利用できない楽楽精算は、ユーザー数10人の場合であれば、1ユーザーあたり3,000円になってしまいます。一方の「Dr.経費精算」では月額料金換算で9,800円、100ユーザー時と同じ1人あたり980円で利用できます。

さらに、楽楽精算導入時は初期費用10万円が必要ですが「Dr.経費精算」は初期費用無料です。企業規模やユーザー数によって、利用料金が大きく変動するため、自社の要件を伝えて見積もりしてもらうことをおすすめします。

2-2.用途によっては必要ない機能も

企業が手がける事業や営業スタイルによって、必要経費の内容は大きく異なります。つまり、企業の事業内容によっては「Dr.経費精算」は使わない機能が多過ぎる可能性もあります。

たとえば、領収書・レシートの正確な自動入力が特徴の「Dr.経費精算」ですが、経費のほとんどが外回り営業の交通費で、物品購入はしないのであれば、せっかく準備された代行入力も使う必要がないでしょう。

標準搭載される機能が豊富な「Dr.経費精算」だからこそ、導入検討時には、自社で必要とする機能はなにかを見極めておく必要があります。

2-3.領収書・レシートの自動入力に時間がかかる

「Dr.経費精算」では、専任のオペレーターが撮影された領収書画像を確認し、システムに代行入力しています。つまり、スマートフォンで撮影した領収書がオペレーターに届き、内容を確認してデータ入力するため、システムにデータが反映されるまでにタイムラグが生じます。

「Dr.経費精算」の専任オペレーターは、24時間態勢でデータ化に対応しているものの、長い場合は反映までに30〜40分程度かかるケースもあります。99%の精度を誇り、入力内容のチェックをするまでもないため、大きなデメリットとはいえないかもしれませんが、留意しておくべきポイントです。

3.徹底調査でわかった「Dr.経費精算」を使うべき人・会社

ここまで解説してきた「Dr.経費精算」の特徴やメリット・デメリットを踏まえ、どのような企業が「Dr.経費精算」を利用し、経費精算を合理化すべきなのかを考えてみました。

3-1.多機能な経費精算システムを求めるすべての会社

「Dr.経費精算」は、競合他社サービスがオプション扱いにしている多くの機能を標準で搭載する、多機能経費精算システムです。たとえば、領収書画像などのファイル添付機能、汎用ワークフロー機能、会計ソフトとのAPI連携機能、英語対応、グループ管理など、楽楽精算でオプションになっている機能は、すべて「Dr.経費精算」に標準搭載されています。

もちろん、楽楽精算でもオプションを追加すれば、望む機能は得られるでしょう。しかし、オプションを追加すれば、それだけ利用料金は高額かつ複雑になってしまいます。シンプルな料金体系で、多機能な経費精算システムが必要なすべての会社は「Dr.経費精算」を選択すべきです。

3-2.使い勝手の良さを求める少人数の会社

すでに解説したように、多くの経費精算システムは最小契約金額、もしくは契約に必要な最小ユーザー数が決められており、楽楽精算の場合は50ユーザーまでで月額3万円が契約に必要な最小数にされています。一方「Dr.経費精算」のコーポレートプランでは、最小10ユーザーからの契約が可能です。

つまり、経費精算システムを利用するのが10ユーザー程度の会社であるなら、1ユーザー当りの月額料金が安くなり、豊富な機能と使い勝手の良さを誇る「Dr.経費精算」を選択すべきです。

レイアウトの崩れないスマートフォンアプリがあるのも「Dr.経費精算」のアドバンテージであり、シンプルなデザインは使用方法に迷うこともないでしょう。

3-3.青色申告をする個人事業主

青色申告をする個人事業主は、税制面でのさまざまなメリットが得られます。そのひとつが各種必要経費の控除です。一方で、青色申告の要件を満たした帳簿を作成する必要があり、1人ですべてを取り仕切る個人事業主は、経費精算をきちんと行うだけでも大きな負担になるでしょう。

「Dr.経費精算」のパーソナルプランであれば、年間1万1,760円、月額換算980円で利用できます。ワークフロー機能などは省かれるものの、領収書・レシートの正確な自動入力という「Dr.経費精算」の特徴は存分に活かせるため、経理業務を代行してくれる人のいない個人事業主は「Dr.経費精算」のパーソナルプランを導入すべきでしょう。

4.徹底調査でわかった「Dr.経費精算」を使うべきでない人・会社

それでは逆に「Dr.経費精算」ではなく、ほかの経費精算システムの導入を検討した方がいいのは、どのような会社でしょうか。

4-1.シンプルな経費精算システムを求める会社

交通費などの経費精算に特化した、シンプルな経費精算システムを必要とする会社は「Dr.経費精算」以外を検討した方がいいかもしれません。交通費の精算だけであればワークフローや領収書・レシートの自動入力は必要ないからです。

しかし、すでに解説したように、利用する人数によっては「Dr.経費精算」が割安になる可能性もあるため、それぞれのベンダーへの見積もり依頼をおすすめします。

4-2.コストパフォーマンスを重視する会社

高機能であるため、やや割高な料金になりがちな「Dr.経費精算」は、なによりもコストパフォーマンスを重視する会社には向かないかもしれません。

たとえば、50ユーザーで利用する場合、楽楽精算が1ユーザーあたり月額600円であるのに対し「Dr.経費精算」は月額980円になってしまいます。初期費用を考慮に入れても、継続的に利用することを前提にすれば「Dr.経費精算」のコストパフォーマンスは高いとはいえないでしょう。

5. 5分でできる!「Dr.経費精算」の登録方法

高機能で使い勝手の良い「Dr.経費精算」ですが、実際にインターフェースに触れ、操作してみないと、自社に最適な経費精算システムなのかの判断は困難です。このため「Dr.経費精算」では、15日間すべての機能にアクセスできる無料トライアルを用意しています。その登録方法を紹介しておきます。

5-1.公式サイトにアクセスして「新規登録」をクリック

「Dr.経費精算」の公式サイト(https://www.keihi.com/)にアクセスし、トップ右上にある「新規登録」をクリックします。入力画面が表示されたら、法人か個人事業主どちらかにチェックを入れ「ユーザー名」「会社名」「メールアドレス」「パスワード」を入力し「登録」をクリックします。

登録完了後、入力したメールアドレスに登録メールが届きます。手順に従って登録を完了させましょう。

5-2.「Dr.経費精算」にログイン

登録完了すると「Dr.経費精算」の公式サイトからログインできるようになります。サポートページにあるマニュアルを参照しながら、初期設定や使い勝手を体験できます。

「Dr.経費精算」は、ウィンドウ左に設定や項目などが集められたメニューがあり、右に、選択したメニューに関連する項目が表示されるシンプルなインターフェースになっています。左にあるメニューから「基本設定」「事業所設定」をクリックすれば、各種設定が行えます。

「Dr.経費精算」の使い勝手を確認し、本契約したい場合は、無料トライアルの設定をそのまま引き継ぐのも可能です。

手順3

6. 「Dr.経費精算」の効果的な使い方

高機能な経費精算システムである「Dr.経費精算」にも、オプション扱いの機能がいくつか存在します。すでに紹介した、交通系ICカード読み込み可能な専用タブレットのほかに、電子帳簿保存法対応がそれにあたります。こうしたオプションの活用も含めた「Dr.経費精算」を効果的に使う方法をいくつか紹介しましょう。

6-1.電子帳簿保存法対応でペーパーレス

「Dr.経費精算」は、電子帳簿保存法の必要要件を満たしているため、領収書やレシートをデータ化して保存すれば原本の破棄もできます。つまり、スマートフォンで領収書・レシートを撮影するだけで自動入力・データ保存してくれる「Dr.経費精算」は、ペーパーレス経費精算に最適なのです。

これを実現するには、データ化した領収書・レシートにタイムスタンプを埋め込む必要があります。このために「Dr.経費精算」の電子帳簿保存法オプションが必要なのです。これは1ユーザーあたり100円のオプションとなりますが、税務調査時に原本を探しまわる必要がない、必要なデータを検索できる、原本保管の場所がいらないというメリットを考えれば、決して高くはないでしょう。

6-2.コーポレートカード活用で経理業務効率化

多くの経費精算システムがクレジットカードに対応しており、コーポレートカードを登録するのも可能です。しかし、クレジットカードを経理処理する場合、多くのシステムが連携カード欄に利用明細が表示され、経費計上する項目を一つひとつ登録していかなければなりません。

「Dr.経費精算」であれば、コーポレートカードの利用はすべて精算する必要のない経費とみなし、登録画面に利用明細を表示することなく、すべての項目を直接経費登録できるのです。

会社の規定で、コーポレートカード利用時にも領収書を受け取っていた場合、データ化された領収書とカードの明細を自動で紐づける機能も「Dr.経費精算」は持っているため、処理の間違いが起こることもありません。

使い方

7. まとめ

間接費の削減と業務効率化を求め、規模の大小を問ず、数多くの企業が経費精算の合理化に取り組んでいます。しかし、本文でも触れたように、事業の種類や企業規模、営業スタイルによって経費精算をどのように合理化したいかは、まさに千差万別だといえるでしょう。

こうした多種多様な企業ニーズに万遍なく対応し、個人事業主やフリーランサーから、事業規模の大きい大企業まで、安心しておすすめできるのが「Dr.経費精算」です。

デメリットとも思える料金体系も、ユーザー数での金額からすれば、場合によっては安くも感じられるかもしれません。なによりも自動入力に重点を置いた使い勝手の良さと、豊富な機能は魅力的です。まずは無料トライアルで「Dr.経費精算」を試してみてはいかがでしょうか?

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